时间管理——华为成功之宝

时间管理——华为成功之宝[2]
一、界定“时间管理”的两大误区
“华为”时间管理培训的第一部份，就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区：
误区一：工作缺乏计划
大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。
误区二：不会适时说“不”
“时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人认为，人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已，往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。
量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。
所以“华为”一向强调，接到别人的委托，不要急于说“是”而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻，要敢于说“不”。
二、掌握“时间管理”的四大法宝
“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。 “华为”对于时间管理有4大法宝。
法宝一：以SMART为导向的“华为”目标原则
“华为”的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：
具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。
可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳成员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。
相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。
及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。
法宝二：关注第二象限的华为四象限原则
根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），见下：
类别                            特征                    相关事宜
第一象限   “重要紧迫”的事件      处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二象限 “重要但不紧迫”的事件    防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三象限 “不重要但紧迫”的事件    不速之客、某些电话、会议、信件。
第四象限 “不重要且不紧迫”的事件或者是“浪费时间”的事件        阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。
第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的自信。
法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则
日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。
华为培训也认识到：“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。
法宝四：执着于流程优化的华为精简原则
著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”
无论对于1部门的工作流量，还是7部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。
综上所述，通过研究和剖析华为的时间管理，华为给我们一个重要的启示：时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。