公文写作与处理（第1－6章提要）

公文写作与处理
第一章 公文
一．什么是公文
1． 含义：是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中开成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
2． 可以从几个方面来理解：
1） 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织
2） 公文形成的条件是行使职权和实施管理
3） 公文是具有法定效力和规范体式的文书
4） 公文是进行公务活动的重要工具
二．公文的产生与发展
1． 在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的方式，产生了表意与表声的原始刻写符号与文字
2． 在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代
1） 三千多年前的商代后期，出现了体式较为完整的甲骨文书
2） 西周的“五日府”“六日史”作为国家管理工具的官文书的产生已经有三千多年历史了
3） 商周战国期间长期汇集而成的《书》，〈尚书〉是我国最早的一部政治文件汇编本
3． 秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”是我国最早的上行公文
4． 汉代及稍后，又出现了“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”等上行文
5． 辛亥革命以后，行政公方分为“令”、“咨”、“呈”、“表”、“笺”五种
6． 汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，其中竹木的使用延续数朝，直至东晋末年，太尉桓下令公文统一用纸
三．文书、文件和公文P5-7
1． 概念：
1） 文书：作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书
2） 文件：既可以指公务文件，也可以指私人文件，有时也可以指文件材料的总称，文件主要指机关、组织制成和发布的有文件版头等固定格式的正式行文
3） 公文：它的特指范围是很清楚的，是指各机关单位进行公务活动而形成的文件材料
2． 在不同的历史时期出现的：
1）“文书”一词，最早见于西汉贾谊
2）“文件”一词，出现于东汉末年和三国时期
3）“文件”一词，大约在清代末年才出现
四．公文的特点：P8-10
1． 公文有法定的作者
2． 公文有法定的权威
3． 公文有特定的效用
4． 公文有规范的体式
5． 公文有规定的处理程序
五．公文的作用：P10-13
1． 领导与指导作用
2． 行为规范作用
3． 传递信息作用
4． 公务联系作用
5． 凭据记载作用
六．公文的分类：P14-19
1． 从公文的来源来划分
1） 对外文件
2） 收来文件
3） 内部文件
2． 从公文的行文关系上来划分
1） 上行文
2） 平行文
3） 下行文
3． 从公文的秘密程度和阅读范围来划分
1） 秘密文件
2） 普通文件
3） 公布文件
4． 从公文制发机关的性质来划分
1） 法律、法规文件：A法律文件，B法令文件，C行政法规与规章文件
2） 行政文件
3） 党的文件
5． 从公文内容的性质与作用来划分
1） 指挥性公文
2） 规范性公文
3） 报请性公文
4） 知照性公文
5） 记录性公文
七．公文的文种：P19-24
1． 概念：公文的文种也就是每份公文的名称，人们把这些公文名称统称为文种
2． 2000年8月24日，国务院以国发[2000]23号文发布了新的〈国家行政机关公文处理办法〉（自2001年1月1日起起施行）调整后的13种现和公文文种是：
1）行政公文：
A命令  B决定  C公告  D通告  E通知  F通报  G议案  H报告  I请示  J批复  K意见  L函  N会议纪要
3．1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了〈中国共产党机关公文处理条例〉并规定了党的机关公文文种有14种：
2）党的文件：
1） 决议  2） 决定  3） 指示  4） 意见  5） 通知  6） 通报  7） 公报  8） 报告  9） 请示  10） 批复  11） 条例  12） 规定  13） 函  14） 会议纪要
第二章 公文写作
一．公文写作是代机关立言P26-28
1． 含义：公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，现机关领导意图和愿望的写作活动
2． 公文写作包括：
1） 起草初稿  2） 讨论修改
二．发挥公文效用，把好公文质量关
1． 公文的质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面
2． 公文效用是指公文对于机关公务活动所起的作用，公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导的作用、法规和准绳作有、沟通和联系作用以及依据和凭证作用
三．公文写作的特点：P30-32
1． 被动写作，遵命性强
2． 对象明确，针对性强
3． 集思广益，群体性强
4． 决策之作，政策性强
5． 急迫之作，时限性强
6． 讲究格式，规范性强
四．公文写作的基本要求：P32-35
1． 要保证公文内容在政治上的正确性
2． 要实事求是，在业务上符合客观规律
3． 在文字表述上准确，鲜明，生动，符合语法与逻辑
4． 公文起草要符合统一规定的体式与程序
5． 要注意选用书写的载体材料与字迹材料
五．明确发言主旨：35-36
1． 公文主旨体现了机关领导意图和发文目的
2． 内容：
1） 公文的中心内容是什么？
2） 根据公文内容，准备采用什么文种
3） 要明确公文发送范围和阅读对象
4） 明确发文的具体要求
六、、收集有关材料的内容：P36-37
1． 收集、阅读和研究有关的文件材料
2． 深入下去，收集有关的实际材料
七．认真起草正文的注意事项：P37-38
1． 把握公文主题，选好用好材料
2． 观点正确，情况确实
3． 内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见
4． 文字表述要简练，交代问题要清楚
八．反复检查修改：P38-39
1． 关于主题的修改
2． 关于观点的修改
3． 关于材料的修改
4． 关于结构的修改
5． 关于语言的修改
九．公文写作人员的素质修养主要体现在：P41-43
1． 政治素质好
2． 有一定的政策理论水平
3． 熟悉业务和机关工作情况
4． 有较宽的知识面
5． 有较好的文字功底
十、公文写作人员加强修养的途径：P43-44
1． 与时俱进，勇于创新
2． 博览群书，增长知识
3． 深入实践，勤学苦练
第三章 公文的体式与稿本
一．公文体式的概述：P45-47
1． 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排
2． 作用：公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性，正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便
3． 1992年12月27日国家质量技术监督局对试行了十年的该标准进行了修订并发布，新的国家标准改名为GB/T974-1999《国家行政机关公文格式》，简称《格式》于2000年1月1日起实施
二．公文的文体：P47-57
公文文体的含义：是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题甩采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征
1． 公文的表达方式：
1） 叙述  2） 说明  3） 议论
2． 公文的语言特点：
1） 准确  2） 简明  3） 庄重  4） 得体
3． 公文中几种常见词语的运用：
1） 公文的特定用语
2） 惯用语
3） 缩略语
4） 成语
5） 引用语
几种情况：一是引用名人名言；二是引用古书上的现成语句；三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句
三．公文的文面形式：P59-82
1． 含义：公文的方面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式
2． 《格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分，置于公文首页红色反线以上的各要素统称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各个要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记P58
3． 公文的各构成的要素顺序：
1） 眉首部分：公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项
A公文份数序号
B秘密等级和保密期限
C紧急程度
D发文机关标识
E发文字号
F签发人
2） 主体部分：公文的主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件成文时间、公文生效标识、附注等项
A公文标题
① 省略公文机关名称的
② 省略事由的
③ 机关名称和事由同时省略的
B主送机关
① 上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任
② 下级机关向上级机关发出的请求或报告等上行公文，在一般情况下都只有一具具体的主送机关
③ 直接向社会公众公布的公文
C正文
① 正文的结构一般分为导语、正文主体、结束语三个部分
D附件
① 公文的附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料
E成文时间
① 成文时间要用汉字小写，年、月、日要写齐全，不得有任何省略，不得将阿拉伯数字与汉字混用
F公文生效标识：是指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，它是证明公文效力的表现形式
① 单一发文机关印章
② 联合行文印章
③ 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明
G附注：一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，附注应用圆括号括入，左空2字标误用在成文时间下一行
3） 版记部分
A主题词
① 公文标注主题词的作用；一是公文标注主题词；二是公文标注主题词（表现在一是快，二是准，三是全）；三是公文标注主题词
②公文标注主题词应当注意：一是必须在公文主题词不达意表中选用主题词；二是公文主题词表中的类别标题不作主题词用；三是主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词；四是一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引；五是在公文上标注主题词不达意，要直接反映出该份公文所说明的总是或论述的事物
B抄送机关
C印发机关和印发说明
四．公文的特定格式：
1． 信函式格式
2． 命令格式
3． 会议纪要格式
五．公文的排版形式：P85-87
1． 公文用纸尺寸与规格
2． 公文的书写形式
1） 标式：第一级用：一、二、三、四……；第二级用：（一）、（二）、（三）、（四）……；第三级用；1、2、3、……；第四级用：（1）、（2）、（3）、（4）……
六．公文的文稿：P96-96
1． 草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件
1）特点：尚未定型、非正式、无效力
2． 定稿：指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿
1）区别：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过情况的记载
七．公文的文本：P96-98
1． 正本
2． 副本
3． 存本
4． 修订本
5． 试行本
6． 各种文字文本
第四章 公文的行文规范
一．公文的行文的含义：是指发文机关与收文机关之间的公文往业关系P100
二．确定行文关系的基本原则：P100-103
1． 国家行政机关的隶属关系和职权范围
2． 党的各级机关的隶属关系和职权范围
三．公文的行文方式：P104-106
1． 下行文：指上级领导领导或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文
1） 逐级下行文
2） 多级下行文
3） 直达基层组织和群众的下行文
2． 上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文
1） 级上行文
2） 多级下行文
3） 越级上行文
3． 平行文：平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文
第五章 机关法定公文的写作（上）
一．命令的概述：P114
1． 含义：命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文
二．命令（令）的特点：P116
1． 权威性
2． 指挥性
3． 强制性
三．命令（令）的类型：P117
1． 公布令，行政令，嘉奖令，任免令，动员令，戒严令，通缉令，特赦令等，最常用的是：
1） 公布令
2） 行政令
3） 嘉奖令
四．命令（令）的写作：P117-121
1． 必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令
2． 要注意各种类型命令写作的共同点和不同点
1） 公布令的正文很能短，只要说明公布什么法规，什么机构什么时候通过，什么时间开始施行，就可以了
2） 行政令的正文一般由命令事由、命令事项、执行要求三部分构成
3） 嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成（号召部分表达发布命令者对于有关人员的期望，一般应具体指出要向嘉奖人学习什么，不可泛泛地叫几句口号）
4） 最后的命令是签署，包括署名和日期
3． 语言要准确、凝炼、庄重、有力
五．议案的概述：P121-123
1． 议案，是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文
2． 可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表
3． 议案是一种特殊的公文，它是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件
六．议案的特点：P123
1． 行文关系及办理程序的法定性
2． 行文内容的单一性和可行性
七．议案的类型：P123-124
1． 由职能机构提出的议案（职能机构主要指国家权力机构的办事或执行机构）
2． 由人民代表提出的议案
八．议案的写作：P124-125
1． 提出的问题重要且已具备解决的条件
2． 要注意提出的权限和时限
3． 要注意行文格式和办理程序
1） 标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成，中间一般要加“提请审议”、“提请审议批准”、“提请审议决定”
九．决定：
1． 决定的概述：P126
决定是党政机关对重发事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文
2． 决定的特点：P126-127
1） 内容重要
2） 有约束力
3． 决定的类型：P127
1） 指挥性
2） 个案型
3） 知照型
4． 决定的写作：P127-133
1） 决定的标题，由决定机构、决定事由、文种三部分构成，在标题下成用括号标出作决定的日期，有的还标明由什么会议通过
2） 决定的正文，三种类型的写法略有不同
A指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组在
B个案型的决定，一般由个案事实分析、决定事项、期限望要求三部分组成
C知照型的决定，只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了
3） 决定的文字，要准确、鲜明、简洁，以便于领会和执行
十．决议：
1． 决议概述：P133
决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文
2． 决议的特点：P134
1） 表达群体意志
2） 有权威性和约束力
3． 决议的类型：P134
1） 决策部署型
2） 结果公布型
4． 决议和决定的异同：P135-136
1） 相同：决议和决定都是下行的指挥性公文，侧重于对重要事项的决策，在文字表达方面，风格也一样，都要求准确、鲜明、简洁
2） 不同：A开成的程序不完全一样；B内容的范围不尽相同；C发布形式略有不同
十一。指示：
1． 指示的概述；P136
指示是上级机关对下级机关指导工作的公文，《条例》规定：“指示用于对下级机磁布置工作，提出开展工作的原则和要求
2． 指示的特点：P136-137
1） 针对性
2） 原则性
十二。意见：
1． 意见的概述；是党政机关对重发事项发表的对工作有指导性质的文件
2． 意见的类型和特点：P140-141
1） 直接指导型；领导机关直接对重要总是发表意见，经指导下级的工作，其性质相当于“指示”
2） 批转执行型；这类“意见”是由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发各下级部门执行
第六章 机关法定公文的写作（中）
一．公告、通告
1． 公告、通告概述：P146
1） 公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件
2） 通告：是机关、团体在不定期范围内公布事项的告知性文件
3） 《办法》规定：“‘公告’适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。‘通告’适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”
2． 公告、通告的特点和差异：P147
1） 发布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守，差别在于公告涉及的范围广，通告涉及的范围小
2） 事项的重要性：公告公布的都是比较重大的事情，通告公布的事情一般，但也是比较重要的事情
3） 操作性严肃性：公告必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告，通告要注意自己的权限范围，不能超越权限办事
3． 公告、通告的类型：P147-1150
1） 涉及法定事项的公告、通告
2） 知照性公告、通告
4． 公告、通告的写作：P150-152
1） 符合权限，一事一告
2） 内容明确，语气庄重
3） 注意格式
A公告、通告的标题有：发文单位加事由加文种；发文单位加文种；事由加文种
B正文的最后，可加“现予公告”、特此公告“、特批通告”、“本通告自公布之日起施行”
二．公报：
1． 公布的概述：P152-135
1） 含义：公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件
2） 公报的特点和公物接近，都具有内容的开开性和重要性，发布机关的权威性
3） 两者的区别：A从发布机关来说，党的领导机关用公报，政府机关用公告
B从内容说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报
C宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报
2． 公报的类型：P153
1） 会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定
2） 统计公报：发布国发经济和社会发展各方面情况的统计数字
3） 外交公报；涉及两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识
3． 公报的写作：P153-155
1） 会议公报因发布目的的不同而有不同的定法
2） 统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机关不得随意发布全国性、工区性的统计数字
3） 外交公斤涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径
三．通知
1． 通知概述
1） 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文
2） 通知是机关使用最频繁的公文文种
2． 通知的类型：P158-159
1） 发布性通知
2） 批转性通知
3） 转发性通知
4） 批示性通知
5） 任免性通知
6） 事务性通知
3． 通知的写作：P159-162
1） 标题：多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种式
2） 正文：
不同类型通知的正文有不同的写法：
1． 发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可以了
2． 批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了
3． 指示性通知写法相对比较复杂
4． 任免性通知写法不复杂一般只在写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了
5． 事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了
四．通报
1． 通报的概述：P162
1） 含义：通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件
2． 通报的特点：P163
1） 周知性
2） 指导性
3． 通报的类型：P163
1） 表彰先进型
2） 批语错误型
3） 传达事项型
4． 通报的写作：P164-169
1） 格式：标题多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”
2） 正文，类型不同要注意：
1． 表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤写
2． 批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、外分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚
3． 传达事项的通报，一般由两部分组成；一部分是通报事项的情况或者精神，第二部分要不要或要多少，视实际需要决定