巧用Word中文字转表格功能 - IT空间站

利用Word表格菜单中的“将文字转换为表格”功能可以方便地将具有分隔符文字转换为表格。但是，对于一些专用程序编制的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则Word的“将文字转换为表格”功能变得无能为力。如果在数据之间采用手工加入常规的分隔符，那么可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中打开此文件，再转换为表格。行距的调整当某一行文本中含有某些特殊符号，如用公式编辑器编辑的分数，采用缺省行距(单倍行距)时，该行的行距会增加。此时，可以采用固定行距使所有的行距变为相同。其方法是选定要改变为相同行距的文本，选择“格式”菜单中的“段落”项，在随后出现的对话框“行距”选择项中的下拉列表中选择固定值，并在设定值文本框中设定适当地值。
值得指出的是，对于某些公式的编辑器编辑的公式，选择行距为固定值后，公式的上下两边会出现被裁掉的现象，此时，应对公式行恢复单倍行距选择。格式刷的使用格式刷的功能是将某一格式运用到其他文本。若在文本中有若干部位需要变为同一格式时，采用格式刷比常用先选中(涂黑)要改变格式的文本，再选择字体和字号的方法要简便得多。格式刷的使用方法是选定要复制的格式的文本；单击或双击“格式刷”按钮，此时光标变为刷子的形状。若单击“格式刷”，格式刷只能应用一次；双击“格式刷”，则格式刷可以连续使用多次，直到再次单击“格式刷”或进行其他的编辑工作为止；然后将光标移到要改变格式的文本处，按住鼠标左键，选定要应用此格式的文本，即可完成格式复制。
使用格式刷在编辑具有很多上标或下标的文件时特别方便。在输入文本时，上标或下标可以先按一般的文本输入。但整个文章输入完毕后，首先用常规的方法形成一个上标(或下标)，然后采用上述格式刷的方法依次涂刷要改变为上标(或下标)的文本，即可将一般格式的文本转变为上标(或下标)。使用记录宏在使用Word时，有时候可能要重复进行一些具有相同步骤的工作，例如，由格式相同的数据生成多个相同类型的图形。因为每个图形形成的过程都是相同的，因此，只要将形成其中一个图形的步骤用记录宏的方法记录下来，对于其他图形，只要选定数据，然后运行所记录的宏，则Word将自动完成所有的步骤，形成形状相同的图形。此举可以大大提高效率。(小新)非常规分隔符文本的表格转换
利用Word表格菜单中的“将文字转换为表格”功能可以方便地将具有分隔符文字转换为表格。但是，对于一些专用程序编制的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则Word的“将文字转换为表格”功能变得无能为力。如果在数据之间采用手工加入常规的分隔符，那么可以先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中打开此文件，再转换为表格。行距的调整当某一行文本中含有某些特殊符号，如用公式编辑器编辑的分数，采用缺省行距(单倍行距)时，该行的行距会增加。此时，可以采用固定行距使所有的行距变为相同。其方法是选定要改变为相同行距的文本，选择“格式”菜单中的“段落”项，在随后出现的对话框“行距”选择项中的下拉列表中选择固定值，并在设定值文本框中设定适当地值。
值得指出的是，对于某些公式的编辑器编辑的公式，选择行距为固定值后，公式的上下两边会出现被裁掉的现象，此时，应对公式行恢复单倍行距选择。格式刷的使用格式刷的功能是将某一格式运用到其他文本。若在文本中有若干部位需要变为同一格式时，采用格式刷比常用先选中(涂黑)要改变格式的文本，再选择字体和字号的方法要简便得多。格式刷的使用方法是选定要复制的格式的文本；单击或双击“格式刷”按钮，此时光标变为刷子的形状。若单击“格式刷”，格式刷只能应用一次；双击“格式刷”，则格式刷可以连续使用多次，直到再次单击“格式刷”或进行其他的编辑工作为止；然后将光标移到要改变格式的文本处，按住鼠标左键，选定要应用此格式的文本，即可完成格式复制。
使用格式刷在编辑具有很多上标或下标的文件时特别方便。在输入文本时，上标或下标可以先按一般的文本输入。但整个文章输入完毕后，首先用常规的方法形成一个上标(或下标)，然后采用上述格式刷的方法依次涂刷要改变为上标(或下标)的文本，即可将一般格式的文本转变为上标(或下标)。使用记录宏在使用Word时，有时候可能要重复进行一些具有相同步骤的工作，例如，由格式相同的数据生成多个相同类型的图形。因为每个图形形成的过程都是相同的，因此，只要将形成其中一个图形的步骤用记录宏的方法记录下来，对于其他图形，只要选定数据，然后运行所记录的宏，则Word将自动完成所有的步骤，形成形状相同的图形。此举可以大大提高效率。
（出处：上海计算机报 ）