魔具来了，提高办公效率

无论12生肖如何变迁，对于办公一族来说，永远不变的是忙碌。每当手忙脚乱、头晕脑涨时，是不是恨不能拥有魔法，只要很酷地来一个转身，就能瞬间把一切搞定？
当然，魔法是没有的，但魔具真实存在。它们其实很容易获得，且免费、操作简单，而最最重要的是，它们的确可以给你非凡的助力。在虎年，让你如虎添翼。

    解决沟通难题——谷歌文件
    你一定尝试过自己给自己抄送邮件，只是为了能在另一台电脑上打开使用。
    你也很可能曾负责做一项计划，在做好初步文件后召集大家集体会议讨论，或者发送给团队中的每个人征求意见，然后再逐一修改——当然，这个过程通常要反复若干次才能彻底完工。老天保佑，希望这是在你还没彻底崩溃之前。
    更便捷的工具其实早就有了，只是你可能还没尝试过。那就是谷歌文件。与其它网络存储空间不同的是，谷歌文档提供在线编辑和管理，既是存储空间，也是工作平台。运用它的成本是要先拥有一个gmail账号。收益如下：
    无论你人在何处，只要手头有台可以上网的电脑（这台电脑可以是任何人的），就可以调用、编辑自己的文件，这意味着，再也不用自己给自己发邮件了。
    同事之间可以同时在线创建、编辑或修改同一份文件，并且还能同时使用“讨论”功能，相当于大家都站在一面黑板前，各执一笔，一边商量一边修改，而且比黑板更好的是，修订和整理都是实时完成，你看到的直接就是最终版本了。当然，文件的查看权和修改权是可以限定的。想让谁看谁才能看得到，改得了。
    文档可以直接生成PDF格式，这可是最通用的免费格式，谁都会用。

    更有效的时间管理——DIPS
    虽说管理的最基本内容应该首先是自我管理，其中之重则为有效地管理自己的时间，但实际工作中，能做到这点的人寥寥无几。工人的工作节奏可以跟着流水线走，白领员工没有流水线，则常常会把时间弄得一团糟。
    如果对自己的自制力没有太大把握，那不如就先给自己制造一条虚拟流水线。其实简单的表格就可以解决问题。有了它，你的时间安排大可井井有条。
    这个表格是业务分解专用表格（Task Breakdown Sheet），学名“TB表”（详见P42），即任务分解表，来源于DIPS，是一种起源于日本的针对白领员工的系统方法。DIPS的基本法则是：针对大目标给自己分解小目标，并可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好的管理环境。
    利用任务分解表，每个人在领受工作时就依据H（hear 听取）、E（examine 调研）、N（negotiate 协商）、I（inform 联络）、R（request 委托）、O（operate 操作）六个角度对自己的业务进行合理分解，能极大地提高工作效率。尤其是对管理者来说，运用任务分解表进行合理的业务分解，然后把任务层层落实，并有针对性地对任务领受者进行指导，会提高整个团队的工作效率。

    颠覆式创新——思维导图
    据说，美国波音公司在设计波音747飞机时，如果使用普通的方法，要花费六年的时间。但是，因为使用了一个小工具，他们的工程师只用了六个月的时间就完成了波音747的设计！并节省了1000万美元。
这个威力惊人的小工具，就是思维导图。它的原理是充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。它可以让复杂的问题变得非常简单，简单到可以在一张纸上画出来，让你一下看到问题的全部。它的另一个巨大优势是随着问题的发展，你可以几乎不费吹灰之力地在原有的基础上对问题加以延伸，从而提高工作效率。（详见下页图）
    赶快来看一下制作方法：
    首先需要准备制作工具，包括：白纸、笔、四支以上不同颜色色彩明亮的涂色笔。然后开画，把表达主题的关键词放在思维导图的中央；表达次主题的关键词放在主题放射出来的线条上，依次类推；主题、次主题等关键词可用数字编号，以增强顺序性；尽可能用图形、色彩来配合或代替所有关键词，可大大加深记忆。若为求快捷方便，也可省略图形。
    国内思维导图软件主要有XMind，两个版本：XMind和XMind Pro。前者是开源软件，后者是一款租赁式的收费软件。

    最好的“秘书”——搜索百宝箱
    自从有了搜索，整个世界都向我们打开。当然，这个世界往往过于庞杂了，以至于我们常常一时找不到自己真正想要的信息。以往，我们常用几个关键词连用的方式来缩小搜索范围，但得到的结果仍是无序的，其实还有更多的小工具可以让搜索变得更便捷、更有效。
    打开谷歌搜索页面，在熟悉的搜索框下面，可能有个你不曾注意过的小按钮“打开百宝箱”，别犹豫，打开它，百宝箱里整整齐齐，已经将视频结果、论坛结果，以及按照时间范围分项整理的结果一一排列，还有神奇罗盘，将你的关键词进一步细化，最奇妙的是时光隧道，打开就能呈现你所搜索的关键词的编年史。对于那些急于为完成一份报告寻找资料的人格外有帮助。