我很小,可是我很IT

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我很小,可是我很IT

作者:SUSAN TSANG

来源: 《世界经理人》杂志
发表时间: 2007-05-08    商业世界里,规模就是效益。企业寻求IT方案的不同做法就是一个说明。对中小企业来说,它们不具备大公司的资金实力,因此比大企业更倾向于保守,更愿意自行开发相应系统。但是,随着规模的不断壮大,越来越多的中小企业也正在转向完备的第三方IT方案。

  以菲律宾的Glee Electronics公司为例,这是一家个人电脑、电脑元器件以及外围设备制造商和批发商。从1994年创立到2004年底,它已经先后使用了三个自行开发的IT系统,其中包括其IT团队于2002年开发的ERP系统。公司总经理Jason Cheng忧虑地说,这一系统“不是很成功,也不够稳定,存在漏洞,并且过于依赖当时开发它的IT团队”。

  公司决定要引入第四套IT系统,于是开始四处寻找。它考虑了三家供应商的产品,其中首先排除了一个基础会计软件,因为“五年后,这个软件就不能满足我们的需求了”。

  Glee最后选定了甲骨文的系统,看重的是其商务智能功能。Cheng解释说:“我们相信,像甲骨文这种更为完善的系统是基于最佳业务实践而设计出来的。”2004年12月,公司在财务、会计、制造、订单管理、库存和物流等部门安装使用了甲骨文电子商务套件特别版。

  高品质也要求高投入。“不仅是在IT基础设施方面,从全局角度看,这都是我们至今最大的投资。因此这一步很关键。投入如此之大,以至于很多人都说我疯了,”Cheng说。

  但是在经过一番成本效益分析之后,他们认为该系统带来的好处值得做出投入。Cheng说:“能节省运营成本吗?并不是那么明显,但你要换个角度看问题。采用了甲骨文系统,运营更透明。而且有实时数据支持管理活动,能加强管理力度。”

  Cheng表示:“标准的ERP系统可以帮助我们引入跨国管理,将业务过程精益化。由于新引入的管理流程和ERP系统基于国际认可的管理实践,所以我们原有的流程必须做出调整。这样我们就可以采用最佳实践来管理公司。这是业务发展计划的一部分,是向跨国公司转型的捷径。”

  寻求运营的透明化

  1994年,Cheng单枪匹马创办了Glee公司。发展至今,公司在马尼拉和宿务岛两地共有员工120人。Cheng称自己已感觉到了“企业家面对可能失控局面时的恐惧”。他认为,从事存货周转率高的业务,任何错误的决策都可能导致灾难。“如果你不清楚库存状况和营运费用,不清楚在有限时间内能有多少货物脱手,只凭直觉或交易商的目标下订单,你就有库存积压的风险。”

  有了ERP系统,Cheng觉得,“我们不用控制得太紧,就能知道公司里发生的一切,如什么人在什么时候执行了什么交易。有了数据支持,基层的决策变得更合理,我们现在就可以进行授权决策。这种模式对我们的发展起到了推动作用。”

  新系统不仅消除了Cheng的“恐惧感”,公司运营的两个方面,即销售流程和会计工作也出现了明显改观。在这两方面,公司的自有系统从来没有起到很大作用。此前,因为公司的IT团队没能为公司开发出自己的财务模块,所以“财务工作都是人工执行”。

  公司现有500个客户,客户的支付习惯及收款状况各不相同。要逐个进行分析相当困难。现在有了新系统的财务控制功能,公司的业务就可以免受呆账和现金流问题的影响。

  同样,销售流程中的麻烦也减少了。Cheng说,以前只要公司库存不足,大家都来争着要现货。销售人员上交订单,专门有一位销售协调员负责拍板谁先提货。现在,Glee通过甲骨文系统实行先入先出原则,既方便又有序。

  公司物流效率的提高也让Cheng欣喜。他说:“从录入销售订单到发货,以往平均需要四五个小时。现在由于简化了流程,平均只需两个小时。过去,一有订单,仓库工作人员就要来回跑,匆忙配货。现在甲骨文系统可以打印批次拣货单,这样就提高了相关工作人员的效率。”

  Cheng坦言,新系统运行初期还有一些问题,希望这些问题能尽快解决。他对新系统为公司带来的竞争优势很有信心。“如果我们的竞争对手是人工作业或使用自有IT系统,随着行业要求的提高和运营进一步复杂化,我们一定会发挥这方面的优势,把它们都甩在后面,”Cheng表示。  该系统可以升级,所以Glee发展为跨国公司时,系统仍将有效。“关于甲骨文系统,我们还有很多功能没有涉及,但公司扩张过程中,这些功能能够召之即来。世界500强都在用甲骨文。或许,五十年后我们跻身世界500强的时候,仍然能够继续使用甲骨文。”

  免费软件未必适用

  免费软件在一些中小企业的IT部门应用较为普遍,但免费软件也有其局限。

  新加坡摩通科技有限公司(MOZAT)在使用了Linux系统一年后意识到了这一点,于是决定转向专有软件。摩通是一家为企业提供无线解决方案的高科技初创企业,总部位于新加坡。

  摩通的CEO殷信义(Michael Yin)坦言:“我喜欢免费资源,而且我们有一位Linux专家。”殷信义和他的员工是来自新加坡国立大学计算机学院的研究员和教师,都是学Java程序编写出身的。这也是选用Linux的另一原因。

  虽然摩通公司喜欢免费资源,但殷信义和他的同事也看重效益。也正是这方面的考虑促使他们决定改用微软系统。

  殷信义表示:“我们以追求利润为出发点。许多初创公司拥有革新的技术,但都夭折了,因为它们不赚钱。它们的想法虽好,却太阳春白雪,不注重与客户沟通。我们不仅要创新,而且要能带来利润的创新。”

  本着这一原则,他们最初使用Linux编写程序,通过移动设备帮助扩展企业的管理能力。例如,通过使用他们的解决方案,客户公司的员工可以通过手机访问自己公司的系统后台。

  然而,使用Linux编写程序有其局限,问题很快接踵而至。殷信义解释说:“向客户推销Linux产品很困难,因为客户都使用Windows平台。他们可没有兴趣去了解如何使用指令界面,如何编写程序。客户的需求促使我们做出改变。他们没有直接说要兼容,只是问,‘什么平台?’如果告诉他们是Linux和Java,他们就不知所云。”

  起初,为了尽量满足客户要求,摩通公司的Linux产品采用类似于微软系统的形式,只是在系统后台使用Linux。“我们首先必须保证,我们的网关产品能够在所有的Windows系统中正常运行,”殷信义说。

  但是情况并不令人满意。“有太多诸如支持之类的问题阻碍了我们业务的发展,例如客户不懂后台技术。有一次我们甚至派人到中国,就为了解决一个技术问题。”

  摩通公司在新加坡有十名员工,只有六名销售和技术支持人员在上海。这次事件暴露了公司资源的紧张。即使不用长途奔波到国外,也还有其他诸多问题。

  殷信义说:“使用Linux,总是找不到一个系统的开发方式,而只能单兵作战。如果出现毛病,就必须找到源程序的编写者。而大多数情况下,他们无法及时帮你解决问题。”

  升级也是个问题。Linux方案只适用于中小企业,它无法升级到能满足三万名使用者需求的水平。殷信义说:“Linux领域中没有大企业,都是在小群体或小范围内进行开发。他们只研究感兴趣的应用功能,大家各自为战。因此这些系统无法升级。”这同样影响了企业盈利。殷信义还表示:“使用Linux的确能开发出创新的应用程序,但这些程序究竟能带来多少效益,还要打个问号。”

  微软看到有机可乘,推出了一套专为初创企业设计的服务。摩通支付少量费用就得到了一套开发工具。殷信义称:“除了Xbox游戏,所有微软程序应有尽有。”

  于是,摩通公司开始使用这套软件。他们使用微软的开发工具Visual Studio和开发架构.Net研发应用程序。

  殷信义认为,这次系统的转换让摩通赢得了竞争优势,因为公司很多方面的效率都得到了提高。“我们不用再去提供不必要的技术支持了,我们终于有了一个平台,我感觉如释重负。”  在微软架构内开展研发,除了可以节省花费在提供技术支持方面的时间,还带来了标准化的好处。使用Linux写程序,个人色彩过于浓重。一个人需要统领整个项目,要面面俱到地考虑用户互动、产品说明、项目交付等各个问题。这样就限制了每个项目的规模。

  现在,几个开发人员可以合作完成大型方案。大家各有所专,有人专管数据安全,有人负责数据交换。殷信义说:“在我们的魔橙项目(mOrange,针对黑莓装置的)中,共有8个开发人员一起合作。微软系统的架构保证了项目工作的整合。”

  同时,客户的接受情况也得到了改观。殷信义解释说:“我们只要告诉客户,产品具有黑莓的所有功能,并且可以在所有Windows系统中使用。对客户说‘兼容’比说‘个性化整合’更能赢得他们的信任。”

  摩通公司正在积极扩大客户群,准备争取中国移动和新加坡电信有限公司(Singtel)购买他们的网关和MMS运营方案。

  殷信义表示:“之前,大公司看到你用的是Linux,就没兴趣和你谈。现在,微软给我们推荐了几个潜在客户。我们可能中标,也有可能失败,但至少我们有争取的机会了。”

  关注基础设施建设

  技术的传播甚至让发展中国家也能接触到越来越多的技术。中小企业将会更多地引入第三方技术,以建立强大的技术支持。国际数据集团(IDG)的子公司IDC的亚太区资深分析师Lau Tong Yen认为,小公司在考虑使用软件或IT方案来简化流程之前,应该首先建设基础IT设施。员工人数在500人以下的公司“在技术引进方面通常落后5到7年”。因此,IDC认为硬件是主要投入对象。

  IDC预测,随着印度和中国的移动和固话通讯设备生产的不断扩大,通信、银行、制造等行业在IT方面将有强劲的投入。金融服务公司必须开展风险控制管理,制造企业也要简化运营流程以控制成本。

  IDC还预测,“由于越来越多的中小企业寻求用IT方案解决行业或企业的相关问题,应用软件市场将会有强势增长”。

  即使在中小企业群体内部,规模仍是技术投入的一个因素。Lau指出,即使小公司可以借钱来投入IT建设,其信用额度下所能借来的钱,也不大可能保证建设的质量与档次。员工人数少于100人的企业在IT方面的投入将“相对滞缓”。但Lau预计,员工人数在100人至499人之间的中等规模企业,在IT方面的投资会有更大增长。

  通常中小企业部署某一方案是因为该方案能够简化流程,降低成本和提高员工工作效率。如Lau所言,“回报的快速实现也是促使企业做出投入的重要因素。”

  原文经许可摘自MIS Asia杂志2005年8月期。Fairfax 2005年登记版权。艾芮译。