鲜为人知的email的秘密(转自青年文摘)

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2021/03/07 17:34:42
看不见的“邮”戏规则
90%的职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要忍不住登录公司邮箱,生怕错过什么要命的任务。好吧,就算我们有电邮依赖症,这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。当你启用一个电子邮箱时,那些看不见的“邮”戏规则也随之在你的周围延展开来。
原来,它不是我的邮箱
Linda从毕业起进入一家货运公司,一干就是五年。这五年里,她使用着公司分配的邮箱。
当公司裁员的风声日益逼近,Linda想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位,并试着发送了几封求职简历。没想到,用人单位的电话没有等到,她却被请进了公司人事部办公室。
Linda百思不得其解,自己并未向同事透露过任何风声,人事部门怎么会知道她的跳槽打算?虽然她确萌生去意,但在完全没有心理准备的情况下,被效力五年的公司不动声色地辞退,Linda还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时,突然好像悟出了点什么。
美国Proofpoint公司曾对406家员工千人以上的美、英公司进行调查,发现超过三分之一的公司曾雇人监控员工的电子邮件,据说是为了防范法律、财务和管理等方面的风险。
其实就这么简单,Linda五年来一直使用公司邮箱,工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到,会有人经常“偷看”自己的电子邮件,直到被解雇之后,她才意识到:“原来,它不是我的邮箱。”
君子有所抄,有所不抄
Jack刚从国有单位跳到了外企,最大的一个变化是每天收到的邮件数量大大增加。Jack处理问题的习惯是,不紧急的邮件,暂且放一放,遇到紧急任务,主动跑到老板处汇报工作进度,至于一些他可以独立完成的工作任务,尽量不去麻烦其他同事。
但才过了两周,老板就找Jack谈话了,并向他提出三个问题:第一,为什么不及时回复客户和同事的邮件?第二,为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事?第三,为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况?
一向我行我素的Jack这才明白,自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为,及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项,事实上,他只需简单回复一句:“收到,谢谢。”他以为,一个客户既然由自己负责,就没必要事无巨细抄送其他同事。而事实是,同事需要知道他在做什么,更需要知道客户在做什么。至于老板,每天工作千头万绪,很难把你的口头汇报牢记心间,要想不忘事、不误事,还是通过邮件书面记录来得保险。
醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法,老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”。终于有一天,老板忍不住了:“那些鸡毛蒜皮的邮件,你能不能不抄送我啊?给客户的邮件抄送给我,可不可以用密送功能?否则在客户面前,我连打哈哈装不知道的权利都没有。”
Jack终于明白,君子有所抄,有所不抄。该抄送时不抄送,有了成绩你就自己偷着乐吧,出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送,惹恼的是别人,吃亏的是自己。
起手无回,悔之晚矣
Kevin是一位年轻的公关人,深得大老板赏识。但奇怪的是,Kevin在客户那儿总讨不到好,经常还会碰一鼻子灰。原来,Kevin是个急性子,发给客户的邮件经常出现拼写错误,或者发错了附件,搞得对方打开后一头雾水。
一位一贯挑剔的客户,向Kevin的团队提出一项不合理要求,令他颇为恼火。Kevin通过邮件和同事讨论工作任务时,忍不住抱怨了几句,说这位“超级变态”客户的要求简直是“胡搅蛮缠”,最好的解决方法就是“不理她”。这封邮件被人回复来回复去,最后转到了大老板那里,大老板看了很生气,把Kevin叫到办公室批评:“我们和客户是亲密战友,是战略伙伴,有时甚至是像谈恋爱一样,她对你态度不好,你就当她是使小性子,给点甜头哄哄就好了,何必到处去说对方的不是?”
Kevin还想争辩,老板继续说:“你有没有想过,这封邮件如果被人转发给了那位客户,结果是你一定会被换掉。转发一封电子邮件不费吹灰之力,你怎么知道别人不会存心害你?你要知道,想坐你这个位子的人多的是,要坐稳这个位子,需要的不是抱怨,而是智慧。”
一席话令Kevin心服口服。从那时起,每次点击发送重要邮件之前,手指会微微颤抖,再三检查邮件正文和抄送对象是否正确,再次打开附件确认没有问题,然后才小心翼翼发出去。他懂得了一个道理—每个人的电邮都是一张通行证,只有善用你的通行权,才能在职场上畅通无阻!
网络中每天邮件翻飞,其中故事不可胜数。随着邮件系统的发展,一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能,还增加了很多新型“秘密武器”,如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能,“不得回复”的霸权功能,甚至还有“阅毕自行删除”这样令人无语的功能。设计者深谙现代电邮战争的奥妙,才能做出这么贴心的服务项目。
作为每日与电邮打交道的办公人,如果不好好玩转电邮,还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。