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湘潭市人民代表大会常务委员会机关公文处理办法
来源：湘潭人大　 发布时间：2008-9-5 16:46:37
第一章  总  则
第一条 为使市人大常委会机关的公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据全国人大办公厅《人大机关公文处理办法》的规定，结合我市实际，制订本办法。
第二条 市人大常委会机关公文，是市人大及其常委会以及市人大及其常委会各委室在依法行使各项职权过程中形成的、具有法定效力和规范格式的文书，是发布决议、决定、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条 办公室秘书科是负责机关公文处理、协调和指导本机关各委室公文处理的工作机构。机关各委室科应配合秘书科做好本部门公文处理工作，努力提高工作效率和质量。
第四条 市人大常委会机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关的规定，确保国家秘密的安全。
第二章  公文种类
第六条 市人大常委会机关的公文种类主要有：公报，公告，决议，决定，审议意见、议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要，任命书等。
公报  适用于印发会议形成的主要文件。
公告  适用于公布会议通过的重要人事任免、选举等重要事项。
决议  适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。
审议意见  适用于市人大常委会或主任会议对“一府两院”专题工作报告提出建议，并要求反馈的事项。
议案  适用于根据法定程序，有关机构或市人大代表联名依法向市人大及其常委会提请审议的事项。
建议、批评和意见  适用于市人大代表向市人大及其常委会提出，由常委会工作机构交由有关机关组织研究处理并负责答复的事项。
请示  适用于请求指示、批准事项。
批复  适用于答复请示事项。
报告  适用于汇报工作、反映情况、提出建议，或答复询问等。
通知  适用于传达指示，转发公文，传达需要执行或周知的事项、任免人员等。
通报  适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流情况等。
函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门提出请求事项等。
意见  适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。
会议纪要  适用于记载会议情况和议定事项。
任命书  市人大常委会依照法律规定任命某个干部担任某项职务
第三章  公文格式
第七条 市人大常委会机关的公文，一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
（一）版头  版头由发文机关全称或规范化简称组成。联合行文时，主办机关应该排列在前。
（二）秘密等级  秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页左上方。“绝密” 、“机密”级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。
（三）紧急程度  紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文字号  发文字号由机关代字、年份、序号组成。“文件”的发文字号应当排列于版头之下，横线之上居中处。“函”的发文字号应当排列于版头之下，横线之下层右侧。联合发文，只标明主办机关发文字号，横线中央不嵌五星。
（五）签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
（六）标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。标题中除法律、法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于主送机关或正文之上正中间。
（七）主送机关  主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称，位于正文上方，顶格排列。
（八）正文  公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。
（九）附件  公文附件，应当在正文之后，发文机关署名之前注明附件顺序和名称。附件应当在正文之后下空1行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。
（十）发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。
（十一）成文时间  应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。人大机关公文成文日期参照党的机关公文日期用阿拉伯数字标注。成文日期右空4字。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
（十二）加盖印章  公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖部门印章。印章必须与署名相符。
（十三）附注  公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号，标识在成文日期下1行。
（十四）主题词  主题词是经过规范化的词或词组，用于文献的主题标引和检索。主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体等；词目之间空1字。
（十五）抄报、抄送机关  指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文；“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。应当排列于公文末页下端。“抄报”、“抄送”两字在首行空1个字标注，移行时平行书写，末尾不标注“存档”。抄报、抄送单位按机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系依次标注全称或规范化简称。
（十六）印制版记  由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成。标于公文末页下端，行首和行尾均应空1个字。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。版记应置于公文最后一面。
（十七）市人大机关公文用纸为A4型（210mm×297mm）。每页22行，每行28字，左侧装订。
公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字，主送机关、正文使用3号仿宋体字，文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件，发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。
第四章  行文规则
第八条 行文要注重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的公文不发。凡是通过口头、电话或　其他便捷方式能够解决的问题，一般不要行文。
（一）市人大常委会机关各委室在本委室职权范围内，可向下一级人大机关的有关委室行文。必要时，应当抄送其直接上级机关。
市人大机关委室之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
（二）市人大常委会机关各委室在本委室职权范围内，可对外向不同隶属关系的部门行文。重要的问题，应当与有关部门协商一致后行文。
（三）市人大常委会机关各委室可联合行文，也可与市委、市政府的部门及其他部门联合行文。
第九条  请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示，或多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。向上级机关的请示，不可同时发送下级机关，向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。
向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送办公室秘书科按规定程序办理，不应直接送领导本人。
第五章  公文办理
第十条  公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅传批、请办、承办和督办等程序；发文办理主要包括：公文的起草、校核、审签、印制和分发等程序。
一、收文的办理
（一）签收  收文时应逐件清点，重要文件逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题（如散包、被拆、错送、错投等）须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
（二）登记  公文办理过程中对公文的特征和办理情况作记载。登记应将公文发文机关、发文字号、公文标题、密级、份数、成文时间、主送机关、收到时间及处理情况逐项填写清楚，以利管理、查询和催办。
（三）分发  秘书科根据有关规定，按秘书长或分管副秘书长提出的办理意见，将公文分送有关领导同志和机关各部门批示、阅知或研办。
分发公文要严格按照有关规定和领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。
（四）传阅、传批  对需送几位领导同志传阅或传批的公文，由秘书科按顺序送有关领导同志阅知或批示。传阅件按领导排序由前向后递送，传批件按领导分工和排序由后向前递送。紧急、重要公文要首先报送常委会党组书记、秘书长阅知。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予以记录，避免漏传、误传、延误和积压。公文传阅、传批不横传，以免传阅失控或造成丢失。需要送请领导阅批的传真件，应复印后办理，以利保存。
（五）请办  收文后，除直送常委会领导同志亲启或相关委办科室的以外，一律由秘书科拆封，附上必要的背景材料，由秘书长或分管副秘书长按分工和职责，交有关承办单位在规定时限内提出处理意见。
（六）承办  承办部门要尽快办理，不得延误、推诿；有会办单位的，主办单位应主动征求意见。单位之间意见不一致的，应将不同意见及依据一并附上。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的，要及时退回交办部门，并说明理由。
对需报请领导同志批示的重要公文，应由承办单位提出解决问题的方案、意见和主要的背景材料，并尽量减少二次审批。秘书科对领导同志的批示件要认真登记，需要行文的，应及时处理。
（七）督办  秘书科对办理中的公文应当进行督办、查询。督办贯穿于公文办理的各个环节。紧急、重要的公文应及时、重点督办，一般公文也应当定期督办，做到件件有交待，事事有交办，中间有检查，办理有结果。
二、发文的办理
（一）起草  草拟公文应当做到：
1、符合国家的宪法、法律、行政法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。
2、使用机关统一拟稿笺，从左至右书写。做到情况真实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，用词和标点准确、规范，篇幅力求简短。
3、人名、地名、单位名称、数字、时间的书写要准确。数字的书写，除了文内部分结构层次的序数和作为词素的数字使用汉字以外，一般使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应当前后一致，计量单位的使用必须符合国家法定的名称。
4、引文要核对原文，做到准确无误，删节得当，引用其它公文应先列出该文标题，并注明文号。
5、文字结构层次的序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1、”；第四层为“（1）”。
6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。
（二）校对审核  公文文稿送领导审批之前，应当认真细致地逐级校对审核。
公文校对审核的内容及责任：
1、报批程序是否符合规定；
2、内容是否符合国家的法律、行政法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文和规定相衔接；
3、所提措施和办法是否切实可行；
4、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
5、人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词和文字表述是否准确、恰当；
6、汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合公文印制规范。
7、已经领导审批的文稿，在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的，须报原审批领导复审。
文稿内容由起草单位的负责人审校负责。文种、公文格式、行文规则、印制质量由秘书科负责。
（三）审签  公文须经领导同志审批签发方能生效。市人大机关的公文按照下列程序签发：
1、市人大常委会党组文（函）件。由承办部门主要负责人核稿，党组书记签发。
2、市人大常委会文件。由承办部门主要负责人核稿，经常委会主任或分管副主任审核，秘书科复核，由秘书长签发。
3、市人大常委会办公室文（函）件。由承办部门负责人核稿，秘书科复核，秘书长或分管副秘书长签发。
4、市人大常委会主任会议纪要。由办公室秘书科起草，分管副秘书长审核，秘书长签发。
5、市人大常委会公告。经市人大常委会会议通过，由承办部门主要负责人审核，交秘书科送秘书长复核，常委会主任或委托副主任签发。
6、市人大专门委员会、常委会工作机构联合发文。由承办部门主要负责人核稿，有关委、室负责人审批并联合签发。
7、市人大专门委员会、常委会工作机构函件。由承办委、室指定专人起草，各委、室负责人审定签发。
8、市人大专门委员会、常委会工作机构，常委会机关党委文（函）件。由承办科室起草，分别由各委、室、机关党委负责人审定签发。重要文件报常委会党组或常委会领导审签。
9、已经领导同志审签的文稿，在印发之前应由承办科室再作复核。经复核如需修改的，须报请原审批领导人或上一级领导人复审同意。
（四）印制
1、市人大常委会党组、市人大常委会、市人大常委会主任会议及市人大常委会办公室、机关党委印发的公文，由秘书科负责登记、编号、确定份数印制。
2、市人大专门委员会、常委会工作机构印发的公文，分别由该部门负责登记、编号、确定份数，送秘书科交文印室印制。
3、公文印制要力求高质量，高效率。文印的格式要符合规范，布局要得体、美观，字迹要清晰。要注意保密，文件校稿要妥善保管，定期销毁。
4、市人大常委会机关各部门复印一般文件要在文印室进行登记，写明分发范围和份数。复印机密文件要经发文机关批准，并严格控制复印数量和发放范围。密码电报、绝密文件不准复印。
（五）分发
1、市人大常委会党组、市人大常委会及市人大常委会办公室的编号公文，由秘书科按规定统一登记分发，并将文件原稿及正式文件2份交秘书科存档。发本机关的其它文件，由承办委、室、科分发。
2、“三密”文件（即绝密、机密、秘密文件）、挂号信（函），由承办委、室、科按规定封装，加盖密件章后，送秘书科签收，按规定送发。
3、秘书科机要人员要按照规定，认真填写“机要文件交寄清单”或“交寄挂号邮件清单”，办理签字手续，及时准确地发出。
第十一条  传递管理秘密级以上的公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。不得密电明传，或者明、密电混用。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。
第六章  公文立卷、归档和销毁
第十二条  公文办理完毕后，秘书科与机关各委、室的文秘专（兼）职人员应按照档案法及机关档案管理制度的规定，将公文和有关材料立卷归档，并定期向档案部门移交，到上级开会带回的公文，要及时交机关公文管理人员登记保管，部门和个人不得私自保存应当归档的公文。
第十三条  联合办理的公文，由主办单位负责立卷，相关单位如需要可保存复印件。
第十四条  市人大专门委员会、常委会工作机构当年制发的文件，主卷归档后，于次年一季度移交秘书科档案室统一管理。立卷归档工作接受同级档案部门的指导、协调和监督。
第十五条  没有归档和存查价值的公文，经鉴别并经分管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到指定的保密地点，由两个以上人员负责监销，确保不丢失、不泄密。