Workflow vs. RDBMS positioned in the hype-curve

 在本文中，我首先解释什么是工作流管理系统，然后介绍业务流程管理的优点。接下来描述一下为什么工作流市场乍看起来如此混乱。本文给出的主要结论是：选择工作流系统是想用工作流系统的公司，将要面对的最困难的事情。为此，本文的核心部分描述了一个流程定义（process definition）的四个层次，为你选择工作流提供一个基础。本文还用中立的语言描述了工作流和BPM的通用概念。最后，给出了一些规范和工具的指导性描述。

什么是工作流管理系统（WFMS）

 定义

工作流系统是以规格化的流程描述作为输入的软件组件,它维护流程的运行状态,并在人和应用之间分派活动。

 为了后面的描述，我们先定义一些基本的术语：流程定义（process definition）和流程实例（process instance）. 一个流程定义是一个业务流程或过程的规格化描述。一个流程实例是流程定义的一个运行实体。 都目前为止，概念还比较清晰是不是？但当再深入一步时，我们就要小心使用文字了。如何阐述流程中的步骤，现在还没有一个统一的方式。这是各种工作流规范和工具之间主要的分歧。

 为什么应当禁止使用术语“活动（activity）”...

 流程定义通常用一些活动表述。我认为这是导致工作流领域所有混乱的主要原因。我告诉你为什么：因为术语“活动”混淆了状态（state）和动作（action）之间的差异。在流程中，状态 (或者说等待状态)代表了一种对外部参与者（actor）的依赖。在流程运行时，这意味着流程引擎必须等待，直到外部参与者通知工作流管理系统指定的状态完成了。比如，等待可进一步运行的认可。动作是在流程运行过程中，工作流系统为响应指定事件（event）运行的一段程序逻辑（programming logic）。当流程运行过程中指定的事件发生时，工作流系统启动并执行这些动作。比如，当状态分配给一个参与者时，发一封Email。你也能看出，状态和动作是如此不同，因此使用同样的术语去描述这些概念是一个坏习惯。我的建议是避免使用术语“活动”，使用“状态”或者“动作”代替它。

 工作流系统另一个重要的职责是维护每一个流程运行的上下文信息。 流程上下文变量（process context variable） ，或简称变量，是与流程实例相关的变量。如，休假申请的开始日期、数据库中一条记录的键值、文档管理系统中一篇文档的索引等。通常在流程定义中声明这些变量，然后在流程实例生成时，这些流程变量被实例化。所有成熟的工作流管理系统都支持定制的变量类型。

目标领域（Target usage）

 使用工作流管理系统的目的之一是作为企业应用系统集成（EAI）的平台。在当前大部分企业级IT架构中，各种各样的异构（heterogeneous）应用和数据库运行在企业内网中。在这些系统被应用到组织时，都有一个清晰的目标。例如，客户管理、文档管理、供应链、订单、支付、资源计划等等。让我们称这些系统为专门应用（ dedicated applications）。每一个专门应用都包含它们所支持业务流程的领域知识。这些专门应用中的自动化流程，被拼装到企业中更大的非自动化流程中。每当一个这样的专门应用安装并投入使用，都会带来涉及其他多个应用的新功能需求。

 企业应用系统集成（EAI）就是通过使用多个专门应用满足软件新需求的方法。有时，这只需要在两个应用之间提供数据通讯的通道。专门应用将很多业务流程硬编码在软件中。可以这么说，在你购买专门应用时，你是购买了一组固定的自动化业务流程。而工作流管理系统是不必事先知道问题域的相关信息的。工作流系统将业务流程描述作为输入并管理流程实例的执行，这使得它比专门应用更灵活（当然你也要花精力编写业务流程的规格化描述）。这就是为什么说工作流系统和专门系统是相互补充的。工作流系统可以用来管理全局的业务流程。如果专门应用支持你所需要的业务流程，那么使用专门应用。在此讨论的工作流系统的第一种使用方式就是：结合所有的专门应用，使用工作流系统构建一个EAI平台。

 工作流系统能够发挥很大价值的第二个使用方式是：协助涉及多人相关任务工作流软件的开发。为了达到这个目的，大部分工作流系统都有一个方便的机制，来生成执行任务的表单。对于专注于ISO 或者CMM认证的组织，采用这种方式使用工作流系统能够显著提高生产率。 不用将过程用文字的形式写在纸上，工作流系统使你通过流程定义建模实现过程的自动化（如使用基于Web的应用）。

 工作流系统的第三种使用方式是：将工作流引擎嵌入到其他应用中。在前面我们谈到，专门应用将指定问题域相关的业务流程固化在软件中。开发专门应用的公司也可以将工作流引擎嵌入到他们的软件中。在这里，工作流引擎只是作为一个软件组件，对于应用的最终用户是不可见的。将工作流引擎嵌入到应用中的主要原因是为了重用（不重复发明轮子）和应用软件的可维护性。

The case for workflow

 对于引入工作流的组织，能够在软件开发和业务两个层次受益。

 方便开发

工作流管理系统能够简化企业级软件开发甚至维护。 降低开发风险 - 通过使用状态和动作这样的术语，业务分析师和开发人员使用同一种语言交谈。这样开发人员就不必将用户需求转化成软件设计了。

 实现的集中统一

业务流程经常变化，使用工作流系统的最大好处是：业务流程的实现代码，不再是散落在各种各样的系统中 。

 加快应用开发

你的软件不用再关注流程的参与者，开发起来更快，代码更容易维护。

 业务流程管理 (BPM)

 在自动化业务流程之前，分析并将它们规格化是一件艰苦但会有很好回报的工作。e-workflow.org对于分析流程能够带了的益处有不错的阐述：

 提高效率 - 许多流程在自动化过程中会去除一些不必要的步骤

较好的流程控制 - 通过标准的工作方法和跟踪审计，提高了业务流程的管理

改进客户服务 - 因为流程的一致性，提高了对客户响应的可预见性

灵活 - 跨越流程的软件控制，使流程可以按照业务的需要重新设计。

业务流程改进 - 对流程的关注，使它们趋向于流畅和简单

 我认为他们还遗漏了一个使用工作流系统最重要的因数：提高对迭代开发的支持。如果软件中业务流程部分不容易更改，组织就会花很大的精力在开发前的业务流程分析中，希望一次成功。但可悲的是，在任何软件项目开发中，这都很少能实现。工作流系统使得新业务流程很容易部署，业务流程相关的软件可以一种迭代的方式开发，因此使用工作流系统使开发更有效、风险更低。

 缺失的一环（Missing link）

 我确实认为工作流系统是企业应用开发中缺失的一环。将企业业务流程逻辑在企业级软件中实现的缺省方式是分散的。这意味着业务流程逻辑散布在各种系统中，如EJB、数据库触发器、消息代理等等。这样得到的软件难于维护，结果，企业只能将改变业务流程软件作为最后的选择。他们经常能够做的是，改变流程以适应软件。上述问题也适用于采用大型外部ERP软件包的企业。进一步，假设我们认识到这个问题，并打算将一个流程相关的代码都集中起来。对于一个流程来说这很不错，但当你要实现多个流程时，你会看到管理状态和流程变量的代码被到处复制。最后，我们会整理这些代码放到一个集中的库中。好，...这就是一个工作流管理系统了，不用费心自己来实现，你可以从本文后面的列表中选择一个。

A closer look 

 WFMS interfaces

 一个工作流管理系统以流程定义作为输入。在这里，可以将流程定义看作UML活动图、UML状态图或者有限状态机。在提交一张费用单据、申请休假、要求一个报价、...之后，工作流系统负责维护这些流程定义的执行状态和上下文。为此，需要通知工作流系统状态的变化。运行流程的状态变化可以记录下来，以备监控管理。