行政公文成文时间的书写方式及错误分析

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[ 作者:万乔     来源:应用写作杂志社     点击数: 2867     更新时间:2006-9-2     文章录入:jihua918 ]
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(《应用写作》2002年第7期)
成文时间是行政公文主体中必不可少的一部分,是公文查考的重要依据之一。但是,这部分与主体中的正文比较起来,在内容上就显得过于简单了,因此,人们在研究公文写作时,往往不大注意探究它的书写规范,以致一些不合要求的写法常常出现在公文上。为了使公文的书写符合国家规范化的要求,笔者认为有必要强调成文时间书写的规范性。
一、成文时间的标识数字
《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)第二十五条第九款指出:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”《国家行政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704-1999)对成文时间的规定是:“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’。”根据上述要求,公文成文时间的数字标识应注意以下几点:
1.用汉字而不用阿拉伯数字。
2.年、月、日要标全,不能省略年份,也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。
3.用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字,与汉字中的其他大写数字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字,与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。这样说是有理论根据的。《现代汉语词典》(商务印书馆,1983年1月第2版)第1070页:“汉字的数字有小写、大写两种,‘一二三四五六七八九十’等是小写,‘壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾’等是大写。”第719页对“○”的注音及解释是:“líng数的空位(同‘零’),多用于数字中:三~六号|一九八~年。”可见“○”是一个独立的汉字,并且与汉字的小写数字搭配使用。国家标准规定用“○”而不用“零”,说明成文时间应用汉字的小写数字标识。
在标识成文时间时,最容易出错的是将“○”写为“0”,如将“二○○二年”误写为“二00二年”。“0”是阿拉伯数字,属于阿拉伯文字系统,应与其它阿拉伯数字“1、2、3”等搭配使用,而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写,所以“○”不能写为“0”。
为什么会出现上述错误?芽首先是许多人没有意识到“○”与“0”是分属于两个完全不同的文字系统,把它们混为一谈,于是以“0”代替“○”。其次是在电脑输入的过程中,输入“0”可直接在键盘上按“0”即可,而输入“○”则必须到符号栏里去找,一些人为了方便就直接从键盘上把“二○○二”敲成了“二00二”。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字“○”,就干脆以“0”代替“○”了。
二、成文时间的标识位置
依据《国家行政机关公文格式》,成文时间的标识位置有三种情况,下面予以说明。
1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字,与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文2mm~4mm,当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。
2.当联合行文需要加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字,与上面正文的距离和第1种情况相同。
3.当联合行文需要加盖三个以上印章时,成文时间标识在最后一排印章的下面,右空2字。
成文时间标识位置比较容易出错的主要有三种情况:一是左右空格不按要求,或多或少;二是不管印章下弧有无文字,与上面正文的距离都一样;三是两个机关联合行文时,未将成文时间按要求拉开,致使印章的横轴超出时间之外,或一个印章压在成文时间上,而另一个印章未能压住成文时间。这三种情况都使文面不美观,也不符合公文的格式规范。
造成这些错误的原因主要有两点:一是没有认真学习《国家行政机关公文格式》,对成文时间标识位置的规范不清楚。二是对成文时间的标识规范不重视,认为成文时间的标识位置并不影响公文的质量,所以大致差不多就行了。这种观点是不正确的。《国家行政机关公文处理办法》指出:“行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”可见,“规范体式”是公文区别于其他文体的一个重要特征,如果不按国家规定的公文格式书写,就会破坏公文的规范性,从而影响公文的严肃性。