公文标注主送机关必须注意的几个问题

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[ 作者:王 凯     来源:应用写作杂志社     点击数: 5973     更新时间:2006-9-2     文章录入:jihua918 ]
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(《应用写作》2003年第7期)
公文的主送机关是主要受理公文,并对公文负有主办或答复责任的机关。在公文格式中,它是一个非常重要的项目。主送机关标注正确,就为公文事项的迅速处理奠定了必要的基础;标注错误,便会贻误工作。因此,文秘工作人员在文稿拟写、审核及复核等发文办理的环节中必须对主送机关的标注给予充分的重视。
一、选准文件主送的对象
收文机关主要分为主送机关和抄送机关。主送机关对收到的文件负有主办、答复之责,抄送机关只有了解与配合执行之责。因此,行文首先要选准主送机关。
选择主送机关的依据是文件内容、职权范围和隶属关系。一般情况下,依据前两点就可以确定一个文件的主送机关。如某省政府为“地市合并”一事请求批准,此事的管理权限在国务院,故这个请示的主送机关自然是国务院;国务院拟兴建长江三峡工程需经审议批准,此事的审批权限在全国人大,故这个议案的主送机关必须是全国人大。在某些情况下,选择主送机关还要考虑到隶属关系。如国务院的某个部欲向“各省、自治区、直辖市人民政府”行文布置某项工作,但按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》) 关于政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文”的规定,只能把文件呈报给自身的上级机关——国务院,由国务院批转或者国务院办公厅转发给“各省、自治区、直辖市人民政府”。
要选准主送机关还要注意如下几点:
一是避免出现行文中的党政不分现象。行政机关与党委机关分属于不同的组织系统,自上而下各有各的隶属关系,各有各的职权范围。按照中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)和《办法》的规定,两者都应该“根据各自的隶属关系和职权范围”行文,即在各自的系统内部行文。也就是说,上下级政府之间可以就行政工作相互行文,上下级党委之间也可以就党务工作相互行文。不应打乱正常的行文秩序,尤其要防止出现行政机关以政府的名义向上级党委机关行文请示或报告工作、或者向下级政府布置工作把下级党委也列为主送机关的现象。
二是仔细斟酌上行文的主送机关。首先,行政公文的请示、党委机关的所有上行文种,都只能标注一个主送机关;其次,行政机关的工作部门可以直接把上级业务主管部门列为上行文的主送机关,党委各部门未经本级党委同意不得向上级党委主管部门请示重大问题;第三,发文机关正式行文,应该把机关名称而不是某个人名列在主送机关的位置上,上行文时尤要注意;第四,受双重领导的机关向上行文,必须根据公文内容明确标注一个主送机关,如果必要可将另一上级机关列为抄送机关,不可两者一并主送;第五,上行文尤其不可随意越级标注主送机关。
三是联合向下行文的主送机关基本上与发文机关一一对应。若干个同级部门联合向下行文,其主送机关通常应是与发文部门一一对应的下级部门。例如人事部与监察部联合向下行文,其主送机关通常应为各省部级机关的人事、监察部门。这样标注主送机关,有利于收、发文双方的相互沟通以及文件的贯彻执行。
二、选对主送机关的形式
确定文件的主送机关后,还要正确选择标注主送机关的形式。主送机关常见的标注形式有三种:
一是全称。如《国务院关于太原市城市总体规划的批复》(国函〔2000〕75号),其主送机关“山西省人民政府”即为全称。只要主送机关名称不是很长,都可以采用这种形式,但普发性文件除外。
二是规范化简称。如《国务院关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场通告的批复》(国函〔2000〕13号),其主送机关之一“国家经贸委”,就属规范化简称。这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称,使之简练上口。
三是统称。统称就是同级或者同类型机关概括性的总称,一般用于下行文。统称具体又分两种:一种为“泛称主送”,指文件主送给同一级的各单位,如“各省、自治区、直辖市人民政府”;另一种为“递降称主送”,指文件主送给垂直几级的同类各单位,如“各行政公署,各市、县人民政府”。
“泛称主送”是下行普发文件经常使用的主送形式。它时常涉及到同一级不同类的若干机关,必须注意排列顺序。一般来说,它有如下排列原则:
首先是“先外后内”,即把同是下一级的各地方政府放在前,本机关的职能部门放在后。如国务院下行文常用的主送形式“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”,就是地方政府在前、部委在后。各省政府下行文经常用的“各行政公署,各市、县人民政府,省政府各直属单位”作为“递降称主送”也体现了这一原则。
其次是依党政军群之先后顺序。这个原则在党的文件中体现最明显。如中共中央办公厅、国务院办公厅联合行文的中办发〔2000〕16号文件,其主送机关排列是:“各省、自治区、直辖市党委和人民政府,中央和国家机关各部委,军委总政治部,各人民团体”。再如中共中央普发文件常用的主送形式“各省、自治区、直辖市党委,各大军区党委,中央各部委、国家机关各部委党组(党委),军委各总部、各军兵种党委,各人民团体党组”更是“先外后内”与“党政军群”两条排列原则有机结合的体现。
在“泛称主送”中,标点符号的使用也是有规律的。通常是同级同类机关之间用顿号,同级不同类的机关之间用逗号,主送机关结束之后用冒号。
至于“递降称主送”的排列,起突出作用的还是按级别排列的原则。
一个文件的主送机关采用何种形式标注,取决于行文方向、主送机关数量、主送机关名称的长短等多种因素,文秘人员必须在综合考虑的基础上加以确定。
三、选好主送机关的位置
国家质量技术监督局发布实施的《国家行政机关公文格式》为公文的主送机关安排了前后两个位置:
一是在正文之前、公文标题下空1行处。从左侧顶格用3号仿宋体字标印,回行时要顶格;最后一个主送机关名称后标冒号。这是标注主送机关的常规位置,绝大多数文件的主送机关都在这个位置。
二是在文件的版记处。当主送机关过多而使公文首页不能显示正文时,应把主送机关名称移至文尾,放在版记的主题词之下、抄送机关之上的位置。由左空1字用3号仿宋体字标注“主送”,其后标注冒号及主送机关名称;主送机关名称回行时与冒号后的主送机关对齐;各机关名称之间用逗号分隔;在最后一个主送机关后标句号。这是主送机关标注的一个特殊位置,只有在文件必须标注主送机关、而又不能出现在首页时才可标注于此。
四、公文并非都标注主送机关
公文的一些文种通常是不需要标注主送机关的,例如直接向社会公众发布的周知性文件如公告、通告、公报,规范性文件如章程、条例、规定、办法,计划性文件如方案、规划、计划,还有决议、决定、会议纪要,等等。
要把这些无主送机关的文件发出去,除了公开发布的形式以外,其他文件多是被作为上行报告或者下行通知的附件来发布、传递的,而报告和转文性通知是必须标注主送机关的。