谈谈公文体式特征

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[ 作者:郭志林     来源:应用写作杂志社     点击数: 3557     更新时间:2006-9-29     文章录入:SHY ]
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(《应用写作》2005年第1期)
公文体式指的是公文作品的体裁、样式,涉及文体系统、结构形态、表达方式、语体风格及其书写格式、附加标识等方面内容。公文体式特征是在长期公文写作实践中形成的,表现在公文体式上的共同之点,也是与其他文章体式上的不同之点。决定公文体式选择及其体式特征的内在因素是公文的性质、功能和效力,是公文写作关系及其所造成的特殊环境和背景。实践证明,公文体式的规范是必要的,公文体式的创新也是必要的,公文体式特征主要表现在公文体式的规范上面。
一、公文的文体系统。公文写作拥有庞大的文章系统,从公文的特殊功能、特定效力及与之相适应的规范体式出发,公文有不同类别也有不同文体、文种。公文文体系统是公文文体的类聚和类分,既有不同层次上的类属关系,又有同一层次上的平行展开。在公文文体系统里,文体处于中心地位,往上分析可以归属于不同类别,往下分析则包含着体现机关具体职能行为的若干文种。
公文文体系统的主要特点有三:第一,公文文体系统发展的根本动力源自公文的功能效力,公文文体系统与公文功能效力系统之间具有一致性、对应性;第二,公文文体系统是在长期公文写作实践中形成的,从为文尚体到文有定式,公文文体系统一旦形成就具有稳定性、规范性;第三,公文文体系统在适应公文功能效力系统的需求中,有不变的部分也有变的部分,在强调稳定性、规范性的同时必须承认其相对性、通变性。
为展示公文文体系统的整体风貌,以通用式文体为主,可以列表如下:
过去,本人曾经把计划体、契约体公文纳入公务文书之中。经过比较研究,感到其施治的功能、施治文件的体式特征更强烈些。因此,归入施治文件里,更觉合理。
二、公文的结构形态。公文的结构形态是公文的框架、层次以及框架、层次的有机结合和前后衔接。如果用房屋作比,就是建筑结构;如果用人体作比,就是人体的骨骼。公文,在反映社会生活中求真,在作用社会生活中求实,在实施机关管理职能中具有特定的效力。因此,公文的结构形态,必须体现逻辑思维的力量,必须执行逻辑思维的路线、运用逻辑思维的方法。
公文的结构方式:一是纵向联接式结构,或者采取步步深入的办法或者采取以时为序的办法向前推进,各个部分之间不是平等、平行的关系,而是层层递进、先后有序的关系,各个部分不能独立地与公文的主题发生直接的作用,只有把各个部分联接起来才能体现完整的效果;二是横向展开式结构,或者采取分散铺陈的办法或者采取空间分布的办法组合成文,各个部分之间呈平等、平行的关系,任何一部分都能对公文的主题产生直接的作用,没有必然的顺序,也不求紧密的衔接,只要求对同一主题的作用程度大致相当,不交*、不重复;三是有总有分式结构,也称演绎式或归纳式,有时采取先总后分的写法,有时采取先分后总的写法,在分的部分里,可以采取纵向式也可以采取横向式,只要求总与分之间配合有力,总得准确精当,分得条理清晰;四是三段组合式结构,按照提出问题、观察或分析问题、解决问题的思维程序结构公文,三部分之间可以平均着墨,也可以根据写作需要有轻有重、有长有短、有详有略,甚至有的部分很重、很长、很详,而有的部分则点到而止,不必强求划一。
为了充分发挥公文在实施管理职能中的功能、效力,为了保证公文的读者能够易晓易记,公文的结构形态常常采取直接显示的办法,力戒隐晦。其显示办法主要有标题式显示、标序式显示、条款式显示,以条文化为主要特征使公文读者对公文的主题构成、成文思路、主要观点一目了然。公文结构形态的外显是为公文结构形态的内在质量服务的,其内在质量的标准是骨架支撑必须有力,不能倾斜或倾倒;层次安排必须从简,不宜过多过细;同级目之间必须平衡,不能重迭交*。在同级目里结构方式的选择常常以一种为主,在不同级目里则灵活多样,兼用其他,既不杂乱也不单调、呆板。
三、公文的表达方式。公文的表达方式有广义理解也有狭义理解。广义理解包括公文表现形式的全部内容,狭义理解则只限于说明、议论、记叙、抒情、描写及其相关的修辞方法。在这里,我们取狭义理解的范畴讨论公文表达方式上的基本特点。
特点之一,公文的表达方式以说明为主,充分利用绍介说明法、阐释说明法、数字说明法、引用说明法、举例说明法,绍介、解说、阐释客观事物的存在状况、本质特征、基本范围、主要类型、内在联系、发展规律;绍介、解说、阐释法定作者的施治路线、方针、政策、规制、办法、措施、步骤、目标及其解决问题的原则、方式、方法;绍介、解说、阐释人类文明的思想成果及某种认识、某种思想、某种观点、主张、意见等。说明是公文表达方式中最基本的手段,离开说明无法体现公文写作的根本目的、最终目的。
特点之二,在有些公文或者有些公文的某些部分里,运用议论和记叙的方法以体现共识的力量和共识的过程,也是公文表达中不可或缺的重要手段。从本质上分析,议论和记叙是为说明服务的,是为说明提供理性论证、事实过程及其背景因素的。议论的结果不是写作理论文章,记叙的效果也不在于以情节感人。议论的方法很多,可以立论也可以驳论,要保证论点的鲜明、论据的可*、论证的严谨;记叙的方法也很多,可以顺叙也可以倒叙、补叙、插叙,可以总叙也可以分叙,要保证事实清楚、过程不繁、详略得当。
特点之三,公文的表达方式和公文的文学色彩,是辩证统一的关系。一方面鼓励公文要有一定的文学色彩,写得生动些、鲜活些,不能干瘪乏味;一方面要强调公文的权威性、严肃性,不能弹性很大,界限不清。一般说来,在说明、记叙、议论中常用设问、诘问、排比、对比手法,而描写、抒情特别是象征、夸张、虚拟等文学手段要慎用、少用或不用。总之一句话,在公文里综合运用各种表达方式,必须时刻注意公文写作的特殊性,只能有助于、不能有伤于公文的性质、功能和效力,只能在这个前提下增强公文的文学色彩,提高公文的表达水平。
四、公文的语体风格。公文的语体风格是公文体式特征的重要组成部分,与公文的文体系统、结构形态、表达方式相结合,更显示出公文体式与其他文章体式的不同之点。公文语体与文学语体迥然不同,与应用写作中的生活语体、科技语体、新闻语体也有明显差别。公文语体风格,包括公文语体的基本特征、模糊语言的普遍运用和准确选择以及若干模式语汇、语式的反复出现等。
构成公文语体的基本特征是公文语言的准确、平实、简明、庄重。公文语言的准确性是公文语言含义的明确、语言逻辑的谨严、语言诉求的合体,是概念、判断、推理的准确无误、确定无疑,是语言色彩的鲜明,是近似命题、近义词语的比较选择;公文语言的平实性是公文语言的通俗易晓、平易近人、朴素实在、深入浅出,是通俗而不粗俗,是实在而少虚饰,是深刻而不深奥;公文语言的简明性是公文语言简与明的结合,清楚明白是前提,惜字如金是水平,不留无用的文字,删掉可有可无的段、句、字;公文语言的庄重性是公文语言的庄严、稳重,是书面语言的提炼,强调严肃有力,一语、一字千钧。
在公文语言里,模糊语言的普遍运用和准确选择也是公文语体的重要特征,具有概括性、抽象性、定向性、伸缩性。模糊和明确是两个相对的概念,在抽象与具体、泛指与确指上面有很大区别。但是在公文里的模糊语言决不是语义不清、范围不定、朦朦胧胧、含含混混,概括的严密性、抽象的深刻性、定向的目标性、伸缩的有限性,能够在更高层次上反映公文语体的基本特征。必须强调模糊语言并不模糊,在一定条件下、一定意义上是更加明确的语言表述。模糊语言在公文作品里使用的频率很高,用得好能够提高公文语言运用的质量。当然,用得不好,则可能出现假大空的倾向,可能出现照抄照转、生搬硬套的问题。
公文语言的若干模式也是公文语体的特征之一。公文语言的若干模式是公文的功能效力反复作用于公文的产物,指的是在相同类别及其相同文体、文种的不同公文里反复出现的、约定俗成的常用词语和常用语式。模式化词语、语式的反复使用,在公文的标题里常有这种情况,在公文开头、结尾处常有这种情况,在正文之中前后过渡衔接里也常有这种情况。其规范有致,简洁明白,不但能够体现不同文体、文种的写作特点,而且能够体现法定作者的诉求根据、理由、过程和意向。在公文里,在相同类型的不同模式化语汇、语式中,只有认真比较和选择,才能用得恰到好处。
公文是执政的工具、领导的工具、管理的工具。执政职能、领导职能、管理职能的政治倾向和时代特色,对公文语言必然产生极大的影响。在公文语言运用中,需要大量吸收能够体现执政者、管理者信仰、精神、意志的概念、术语、词汇和句式,一方面要为传统语言赋予新的含义和活力,一方面要注意选择在现实生活中创造出来的新鲜的语言材料和语言方式,以体现公文语言的政治色彩和时代色彩。公文语言的政治色彩和时代色彩强烈而鲜明,是公文语言的特征,但是不能把公文写成政治文章,不能为追赶时代潮流而把不明确、不规范或者尚未取得共识的概念、术语、词汇和句式盲目地引到公文里来。
(《应用写作》2005年第1期)
作  者:吉林师范大学教授
责任编辑:刘 韦