个人知识管理方法策略(转)

2009-06-08 17:43:21 来自:洋渔
IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓"创新工作"是重复工作，因为这些知识已经存在（存在于组织内部或组织外部）。
另一份研究报告显示：知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上。
我们认为：造成个人工作中效率低下的原因是因为没有对个人的知识进行有效的管理。
一、 个人知识管理的概念
当今时代，信息的数量十分庞大，我们工作中需要的知识也很广泛，作为知识工作者，大部分工作是要去做那些创新性的工作而不可能去日复一日的重复某项活动或操作，因此我们每个人工作都会用到各种知识，对知识的数量和质量要求很高，而我们对这些众多的知识无法进行管理，最后造成工作的低效率。
个人知识管理（PKM）有各种版本的定义，但其实质却在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。
个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。这种技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的。
个人知识管理的含义
A. 时间控制
B. 工作空间舒适度
C. 快速阅读、备注和研究
D. 备案和文档管理
E. 信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用）
F. 有目的的写作
G. 知识/信息处理设施（通常指PC等IT设备）
H. 知识/信息过滤技能
个人知识管理战略
A. 明确自己的信息需求
B. 制定一个(知识)获取战略
C. 设定信息的优先级，确定哪些信息可以丢弃，哪些信息可以收取
D. 确定如何和何时处理手上的信息
E. 为需要归档和保存的知识建立规范
F. 创建个人的文件系统，可以兼顾（管理）自己的工作、生活和其它知识活动
G. 为不同用途建立信息目录（书签）和索引
H. 经常评估/评价所存储信息和目录的价值
二、 个人知识管理的实施步骤和方法
1. 分析个人对知识管理资源的需求
2． 建立个人知识管理结构和专业知识体系
A. 人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）
B. 通讯管理（书信、电子信件、传真等）
C. 个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）
D. 网络资源管理（网站管理与连接）
E. 文件档案，个人知识库管理
既然要建立自己的知识库，那么首先要考虑的就是你个人知识的分类。分类学是一门学问，当然不需要每个个人都去研究分类学的知识，但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。
3． 建立个人知识管理的准则和文档命名规范
建立起个人文档的命名规范非常重要。可以类似与：
竞争对手市场活动分析_20041202_市场部_小黄.doc
看上去比较麻烦，但这是进行有效的个人文档管理的基础。
4． 选择进行个人知识管理的工具
对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用统一的入口，只要简单易用，适合自己就行，比如邮件管理，通讯录管理，这是最常见的个人知识管理的一部分。还有就是知识内容的管理，可以采用WIKI和BLOG。
简单说：
Outlook: 充分利用你手头的工具，Outlook就是一个很有用的工具，其功能很强大而我们日常工作中对其功能却用得很少，好好学习一下Outlook的应用对你的工作和生活一定会有帮助。
本人多年坚持用Outlook管理个人通讯录，应长期积累，各种人脉关系全部管理有序。
资源管理器
Google Desktop
不要用什么所谓专业的个人知识管理系统，他们普遍存在一个问题：和其他工具软件兼容性不好，大大限制了你将来对手中资源的调动能力。
浏览器收藏夹，博客
其实真正会用IE收藏夹的人未必很多。大多数用收藏夹是为了收藏网站。其实，每天为了一个主题用Google在网上搜索时，你可以将看到的哪怕有一点价值的网页都分类放在收藏夹里，然后整理。
博客可以将自己对某一主题的研究记录下来，并拿出来分享。首先是对个人的记录，然后才是分享。
5． 维护，持之以恒地维护个人专业知识体系
三分建设，七分维护。最难的也是持之以恒。
A. 添加新的知识源和知识分类；
B. 更新、修改和删除部分知识源；
C. 调整共享的位置；
D. 与他人进行互动的知识资源交流；
E. 不断完善个人知识管理的各项准则。
6． 在实际工作中应用个人专业知识资源
我们所有的知识只有一个唯一的目的：使用它，利用知识创造效益。
个人知识管理最终目的，在提高工作效率的基础上，提升能力，促进创新，这就要求在个人知识的知识流中，知识管理要有助于个人知识流的流动，促进新知识的不断获取，促进显性知识向隐性知识的转化。
个人为中心，不断向外延生，个人的实践领悟等，使知识流有助于个人隐性知识的获得。
在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，譬如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。
知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。但在实践中不同个人可以总结自己有效的方法，并多于交流，促进自己拥有知识的充分利用，只有这样才能真正提高自己。
附录：
个人知识管理的七种技巧和方法为：
○ 检索信息的技巧
○ 评估信息的技巧
○ 组织信息的技巧
○ 分析信息的技巧
○ 表达信息的技巧
○ 保证信息安全的技巧
○ 信息协同的技巧
以下对七种技巧与方法进行表述：
（1）检索信息的技巧：在个人知识管理中，检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握检索信息的技巧，个人有必要对搜索的概念、布尔逻辑、搜索的实践等充分的掌握。
（2）评估信息的技巧：这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的关系。这并非是说个人应该去了解计算机评估信息的机理（尽管互联网的搜索引擎已经实现了最原始的评估功能），但在这个信息过量的社会中，信息评估的技巧对个人是越来越重要。
（3）组织信息的技巧：这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息，在现代的高科技环境中，我们用电子文件夹、相关的数据库和网页的办法来组织信息。有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应该便于有效的利用。
（4）分析信息的技巧：分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格和各种统计软件提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件的模型的工作中，人还是最重要的。
（5）表达信息的技巧：表达信息的最重要方面是你的观众。信息的表达，无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本，大部分的工作应该围绕如何让观众理解、记住、能与表达者互动上。许多有关网站风格和网站设计的论文中经常有关于如何更好的表达信息的论述。
（6）保证信息的安全：虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同，但这并不表明保证信息的安全就不重要。保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。
（7）信息协同的技巧：信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具，而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。譬如E-mail的礼节就是个人知识管理中信息协同的一个潜在重要知识。
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