办公小秘诀——Word及Excel

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/28 19:18:36
http://www.hnhysc.com/htdocs/XXLR1.ASP?ID=5761
1、Word下如何使用着重号
在Word中我们可以把着重号请到工具栏上。打开“工具—自定义”命令选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。此时在右边“命令”栏中会出现按字母升序排列的所有命令,我们找到ABC头上有三点的“DotAccent”命令,选中后按下鼠标左键,将它拖到工具栏上,释放鼠标。当你在Word中选中要着重标示的文字后,再点击这个“着重号”命令就可以了。
2、让Word表格快速一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
3、Word中巧用Alt键
按住Alt键再拖动左右(上下)边距,可进行精确调整,在标尺上会显示具体值。
4、巧用定位选条件单元格
Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果对它们进行修改,那么首先得选中它们。可是,在工作表中,它们经常不是处于连续的位置。按住ctrl键逐列选取恐怕有点麻烦,其实,我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑—定位”菜单命令,在弹出的“定位”对话框中,选中“条件格式”单选项,此时,下方的“全部”和“相同”单选项成为可选。选择“相同”则所有赋予相同条件格式的单元格会被选中。
5、在不同单元格快速输入同一内容
Excel表格中,首先选定要输入同一内容的单元格区域,然后输入内容,最后按ctrl+回车键,即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。
6、快速返回上次编辑点
在编辑文档的时候,如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点,我们可以按下“shift+F5”组合键。
7、多个单元格数据巧合并
在编辑了一个Excel工作表后,如果又需要把某些单元格中的数据进行合并,那么我们可以请“&”来帮忙,比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据,就在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。
8、Excel中巧用双击定位
在使用Excel时,当你想定位到行首或列首时,将鼠标指向任意一个单元格的上边框,然后双击鼠标左键即可。
9、Word准确移动文本
选中要移动的文本,再按“F2”键,此时光标会自动变成灰色,将输入光标定位到目的地,按回车键便可准确移动文本。
10、“相中”垂直文本块
当我们想选定Word文档中的一个垂直块时,可以先按下Alt键,然后将鼠标拖过要选定的文本。
11、Excel避免计算误差
利用Excel制作财务报表,常要进行一些复杂的运算,可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致,这主要是由于Excel本身不能对数据自动进入四舍五入造成的,为了更简便的解决误差问题,我们可以进行如下操作:依次在Excel菜单栏中点击“工具—选项—重新计算”,将“工作薄选项”中的“以显示值为准”复选框选中,确定退出即可。
也可以用函数,方法:round((计算公式),2),其中的“round”是四舍五入函数,其中的“计算公式”中输入你的计算算式,例如A1*A2,其中的“2”是代表你四舍五入后小数点的位数,这里是两位。
12、让Word打印自动按序排列
在打印文件时,点击“文件—打印”,在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮,在上面选中“逆页序打印”,这样先打印第一页,再打印最后一页,就无需动手分页了。另外还可以设置奇偶页打印,实现纸张的正反面成批打印。
13、Excel中快速绘制文本框
通常在Excel中使用文本框来进行表格内容注释,如果按住Alt键不放再绘制文本框可实现文本框与单元格边线的重合,从而减轻调整文本框位置的工作量。
14、快速更改英文大小写
选中要改变大小的字母或单词,按下shift以后按F3,每按一次F3,字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。
单击“格式/更改大小写”,可以进行更复杂的大小写更换。
15、让窗口这样固定
在Excel中编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向右滚动屏幕,而顶端标题行或左端标题行也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息,可以先选定要锁定的标题,假如我们要将表格的顶端的第一行和左边第一列固定,那么单击B2单元格,然后单击“窗口”菜单的“拆分”命令,拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令,即可完成标题的固定。
16、快速输入省略号
在五笔字型状态下输入“shift+6”,另外按下“Ctrl+Alt+.”组合键可以在任何输入法状态下输入。
17、轻松搞定单元格数据斜向排
在Excel中打开“工具—自定义—命令—类别—格式”,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮拖到工具栏的合适位置,然后选中需要斜排的单元格,执行命令即可。
另外,也可以选择“格式/单元格/对齐/方向”,旋转红色的指针或直接输入度数。
18、快速去掉页眉的横线
在利用Word插入页眉后,页眉信息下总会有一条横线,如果希望将它去掉,可以打开“格式—边框和底纹”,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”安钮即可。
还有一种方法就是在字体左边的“标题”中选“正文”即可。
最后一种方法就是选择“格式/样式”命令,弹出“样式”对话框,在“样式”项中选定“页眉”,再点击“更改”按钮。接着点击“格式”按钮,在弹出的菜单中选“边框”命令,弹出“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡中选定“无”即可。
19、为奇偶页制作不同的水印
首先,执行“文件—页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,点击“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”前面的复选框,单击“确定”按钮关闭该对话框。然后再执行“视图—页眉和页脚”命令。进入页眉和页脚编辑状态,在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印,再到某偶数页页面编辑区编辑设置偶数页的水印。
20、快捷绘图
在绘图中,如果要利用一个工具按钮来绘制多幅图,只要用鼠标左键双击此图标即可。
21、快速去除超链接
想取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可将下划线取消。
22、如何避免标题排在一页的底部
在排版文件时,有时发现一个标题出现在一页的底部,而它的正文出现在新的一页中,很不美观。为了使标题能够与它的正文排在一起,可以将光标移到该标题所在的段落中,选择“格式”菜单中的“段落”命令,出现段落对话框,在段落对话框中单击“换行和分页”标签,选中“与下段同页”复选框,然后单击“确定”按钮。
另外,为了防止一页顶端单独出现某段的最后一行文字,或者在某一页底部出现某段的第一行文字,或者在一页底部出现某段的第一行文字,只要把光标移到该段中,然后在窗口中选中“孤行控制”复选框,系统将自动向下页移一行文字。
23、如何将文档中的某一页改为横向
在排版某些文档时,要在文档中插入一个很宽的表格,需要把纸张改为横向。为了保证表格前后的内容仍为纵向,可以将光标移到表格之前,选择文件菜单中的“页面设置”命令,单击“纸张大小”标签,在“方向”区中选择“横向”单选按钮,从“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项,然后单击“确定”按钮。
24、如何将一个表格垂直拆分为两个的表格
选择需要拆分的列,选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令或在右键菜单中选择“边框和底纹”,单击“边框”标签,在预览区中单击顶边框、中边框和底边框,以将其边框线删除,保留左边框线和右边框线,单击“确定”按钮即可完成。
25、巧用Word的扩展选定功能
将光标定位在你需要选取的部分之首,按“F8”启动“扩展”,此时你会看到底部状态栏中的“扩展”由灰色变为黑色,再按一下“F8”,将选取一个字或一个词,按二下“F8”,将选取一句,按三下“F8”,将选取一段;按四下“F8”,全选。按ESC键或者按F6键即可关闭扩展功能。
26、Excel单元格多于15位数字的输入
先选定需输入数字的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,找到“数字”项中的“自定义”命令,然后在其右面的“类型”框中选择“@”项,“确定”之后再输入即可。
27、Word中磅与厘米的换算
1磅约等于0.03527厘米,1厘米约等于28.35磅。
28、计算机中容量单位的换算
1GB=1024MB,1MB=1024KB;1KB=1024字节。
29、在Excel中复制上一单元格
在Excel的某一单元格中,按住“Ctrl”键的同时,按下“ ’”(单引号)键,可复制上一单元格的内容。
30、清除拼写功能
我们使用Word时,往往出现录入几个字后个别字的下方出现波浪线的情况,有时就会影响到视觉。要想彻底解决这个问题可单击“工具—选项”,然后选择“拼写和语法”取消所有的可选项,点确定便完成了。
31、Word表格后空白页的处理
在Word中,如果一篇文档的最后一页是表格,并且这个表格占满了一整页,就会在其后产生一张雪空白页。虽然该页只含有一个段落标记,但却是没有办法删除的。在打印时,该页照样会使打印机走一页纸,因而会造成不必要的浪费。解决这个问题的办法其实很简单:把光标置于最后这一段,然后把行间距设置成“1”(Word允许的最小值)即可。
32、改变图片形状
要对一个图片进行不规则的编辑,可以打开绘图工具,选取任意的自选图形,然后在这个图形上点击右键,选取“设置自选图形格式”,在“填充颜色”中点击下拉箭头,选取“填充效果”,并选中“图片”选项卡,在“选择图片”按钮上点击。然后在硬盘文件夹中选取喜欢的任何图片,点击确定后图片的外形即为该自选图形。
33、编辑线段顶点
如果是用线条工具生成的图形可以编辑顶点。方法是选定该线条,点击鼠标右键,选择“编辑顶点”,再需要改变的地方点击鼠标右键,选择“添加顶点”,
选中该点,点击鼠标右键选择“平滑顶点”等自己需要的方式,拖动鼠标到自己需要的图形。按下ctrl单击顶点则可以删除该顶点。
34、开关网格线
在Excel中,要去掉网格线,在“工具—自定义—命令”类别中找到“窗体”,在右边找到“网格线开关”(Excel中是“切换网格”),把它拖到工具条上,关闭对话框,以后在需要去掉网格线时,单击一下,想恢复,再单击一下。
35、在Word中快速改变行距
全选你想要改变行距的文本段落,按ctrl+1键,可将该段落设置为单倍行距;按按ctrl+2键,可将该段落设置为双倍行距;按ctrl+3键,可将该段落设置为1.5倍行距。
36、在Word中快速选取段落
将光标放在需选取的段落中的某行的左边空白处,单击左键一次,选取该行,单击左键二次,选取该段落,单击左键三次,选取全文。
37、在Excel中实现自动换行
选择菜单栏中的“格式—单元格—对齐”,接着选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框即可(打勾)。如果单元格中还要将文字分段,按Alt+Enter键来实现硬回车换行操作。
38、汉字输入法的若干诀窍
固定使用某一种汉字输入法的人,希望一打开电脑就有这种输入法在伺候。要实现这一点,只需要打开“控制面板”中的“键盘”,调出“语言”页,在“语言”栏中选中你需要的汉字输入法,然后点击“设成默认值”和“确定”按钮,最后重新开机即可。
使用Ctrl+Shift组合键可以在英文和所有汉字输入法中进行循环切换。为了得到我们需要的汉字输入法,往往要连按几下Ctrl+Shift,显得很不方便。其实我们可以将经常使用的汉字输入法定义成热键,需要时按一下即可。比如,欲将“王码五笔输入法86版”定义成Ctrl+Shift+8,可以打开“控制面板”中的“输入法”,调出“热键”页,在“项目”中找到“切换到王码五笔输入法86版”,然后在“组合键”中选中“Ctrl”、“左键”、“右键”,在“基本键”中选8,最后按“确定”即可。
39、用Word2000对称页边距进行双面打印
工作中为了节省打印纸,经常使用Word双面打印文档,但打印出的文稿正面和背面的页边距很难左右对齐。对策:首先,选择“文件/页面设置/页边距”选项卡,选中“对称页边距”复选框,清除“拼页”复选框,在“内侧”和“外侧”框中,输入对称页边距值,比如都为3.17厘米。然后,插入页码。最后,先打印奇数页再打印偶数页。
40、Excel玩“转置”
对于Excel工作表中的数据,有时需要将其进行行列转换,即将原来的列变为行,原来的行变为列。方法:选中要进行操作的单元格,点“复制”,然后确定需要“转置”操作的目标位置,单击菜单中的“编辑/选择性粘贴”,然后勾选“转置”,点“确定”即可。
41、Excel轻松排序
当我们需要将Excel工作表中的人事数据按照人员职务的大小或者职称的高低进行排序时,单击“数据/排序/选项”,在“自定义序列”中点击添加,然后按照助教、讲师、副教授、教授的顺序输入就OK了。
42、Word中实现表格标题重复
有时表格的标题是非常难做的,并且好多页数据都使用同一个标题,在Word中,选中需要重复的表格行,然后执行“表格/标题行重复”,以后每输入完一页数据,下页就会自动出现该标题行。
43、Excel中实现表格标题分页打印
在Excel中,选择“文件/页面设置/工作表/打印标题/顶端标题行”,在其中输入顶端标题行所在位置,例如:前三行是该表格的需要每页重复的标题,则输入$1:$3或者A1:A3,则预览和打印时,每页将会显示和打印出标题。如果你还需要打印行号和列标,可以勾选“行号列标”。
45、Word读书消除疲劳小技巧
在Word中打开需要阅读的文档,白纸黑字在屏幕上显示好象对眼睛不太好,那就依次选择“工具/选项/常规”,在“常规选项”中将“蓝底白字”选上,这种方式就可消除一些眼睛的疲劳;另外为了便于阅读,再单击“视图”菜单中的“网格线”,屏幕上就出会出现稿纸般的横线。
46、给含公式的单元格点颜色看看
选择“编辑/定位”,打开“定位条件”选中“公式”,按“确定”退出,这样所有含公式的单元格就被选中,在工具栏上选择背景或字体颜色即可。
47、行首列尾随点随到
在Excel中,当一个单元格成为活动单元格时,四周为粗线框,把鼠标指向上边框,然后双击鼠标左键,活动单元格快速定位到该行的行首,同理行首列尾随点随到。
48、表格一次删个光
在Word中编辑表格时,选中要删除的部分,按下“Delete”键,删除的是其中的文本内容,表格部分还存在;按下“BACKSPACE”键,则删除的是选中的全部,包括单元格、表格行或是整个表格。
49、Word文档快速查找
在文档中,当需要查找文档内容时,常常是用“编辑”菜单中的“查找”命令,其实可以用另外一种更简便的方法:在垂直滚动条的下方,有一小圆点按钮(“选择浏览对象” ),单击则可以选择按对象进行浏览。
50、几秒钟自动生成目录
将大标题设为标题2,将小标题设为标题3,打开“插入”菜单,选择“索引和目录”,点选“目录”标签,在“显示页码”与“页码右对齐”前面打上“√”,“制表符前导符”选择为点,“格式”选用默认的“来自模板”,“显示级别”设为“2”,按下“选项”按钮,弹出一个“目录选项”窗口,在“标题2”与“标题3”之后分别输入“1”和“2”,这时“标题2”与“标题3”前方出现符号“√”,与此同时,将其标题后面的数字删除掉,按两次“确定”,目录生成了!
51、在Word中快速输入化学方程式
化学方程式的一大特点就是包含大量的脚码,这一特点使得在Word中编辑化学议程式成了一件极痛苦的事情:极为频繁地对单个数字进行“下标”格式设定,即使使用“格式刷”工具也难以化繁为简。方法:首先在Word中输入方式程式的文本,不用进行任何格式设定,但是要在不是脚码的数字前加上一个不常用的符号,如:“$2F2+$2NaOH===$2NaF+OF2+H2O”。要注意的是:应在每个不是脚标的数字前都加上不常用符号,如22应输入为“$2$2”;然后在所有方程式文本全部输入完成之后,打开“编辑”菜单下的“替换”功能的“高级”选项卡,在“查找内容”中选择“特殊字符”中的“任意数字”,在“替换为”中把“格式”中的“字体”选项卡中的“下标”选中,然后按下“全部替换”,你就会发现所有数字均被设置了“下标”格式。高兴之余,你一定发现那些不希望被设置为下标的数字也无一幸免的成了“脚标”。别着急,还记得前边输入的“不常用字符”吗?再次打开“替换”,还是在“查找内容”选择“任意数字”。然后在“任意数字”的通配符“^#”前边加上你刚才输入的那个“不常用字符”,并在“替换为”中把“字体”选项卡中的“下标”选空,最后按下“全部替换”。这样所有本不应为“脚标”的数字就恢复了原貌,最后再用一次“替换”,在“查找内容”中输入那个“不常用字符”,在“替换为”中不填任何内容,并按下“不限定格式”,最后按下“全部替换”,所有“不常用字符”就完全消失了。
对于数学上的一些复杂的公式,可以使用Word的“公式编辑器”组件来进行编辑。一般来说,“公式编辑器”默认没有安装,我们可以点击“插入—对象”菜单,在“新建—对象类型”搜索栏中,找到“Microsoft 公式3.0”,点击“确定”安装即可。
51、Word的两种水印
一是文字水印:单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令,可以插入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水印。还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。二是图片水印:单击“插入—图片”,视图片的来源选“剪贴画”或“来自文件”,选定图片后向文档中插入图片,在图片插入处单击鼠标左键,出现“图片工具栏”,在“文字绕排”选“衬于文字下方”,“图像控制”选“水印”,此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。
52、Word中画直线及精确调整图形的技巧
如果想画水平、垂直或30、45、75度的角的直线,则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,合适后松开Shift键。
按住Shift+矩形,拖动鼠标,可以画出一个正方形。
另外,按下Ctrl+方向键可以实现图形的微调;按下Alt+线段的一段,也可以实现对线段长短或者位置的微调;
53、在Word文本框间创建“文字流”
所谓“文字流”,就是输入文字在文本框链中的流动过程,而文本框链是在Word中用动态链功能将各个文本框链接起来形成的。当录入或拷贝的文字内容超过一个文本框的容量时,其它内容就会依次自动“流”向该链的下一个文本框,这对于那些经常从事长文本编辑或多页排版的朋友将十分有用。方法:首先用鼠标单击“插入/菜单/文本框/横排或竖排”,用鼠标在工作区的合适位置拖出第一个文本框,其大小可根据用途而定,同理可以拖出第二、第三……个文本框;然后用鼠标选中第一个文本框,在弹出的“文本框”工具条上单击“创建文本框链接”,在第二个文本框上单击左键,两个文本框就链接上了。要想让多个文本框都连成一串均可如法炮制。此时,在这些文本框中不管是用键盘直接输入还是将文本复制,当第一个文本框装满时,文字会自动“流”到第二个文本框中;当第二个文本框又不够时,再“流”到第三个文本框中。
54、迅速得出Word表格的行列数
有时在Word中画了一个行列数很多的表格,过一段时间想知道它的总行数或总列数又忘记了,不用一行行数,点击“编号”按钮立刻得出。
55、我用Word来拆字
首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”,按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”,例如输入空心字“心”,选择该“心”字剪切,在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件),选中该字,点击工具栏中的“分解图片”按钮,这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。
56、批量写贺卡和信封
打开Word,首先设置纸张大小,选择“文件/页面设置/自定义”,将贺卡或信封的尺寸输入;然后利用绘图中的“文本框”和“直线”准确的定义好邮政编码框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等的位置;再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等情况输入Excel表格中,注意其中的邮编可以利用公式MID(F2,1,1)提取,其中的“MID”是数字提取函数,其中的“F2”是邮编所在的单元格,其中的“1”是指邮编数字左数第1位,再其中的“1”是指提取1个数字;最后在Word中选择“工具/邮件合并”,按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等一一对应,调节好字体、长度及位置。
57、Word中巧输星期
进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一,二,三”,然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。
58、输入带圈字符
选择要输入带圈字符的文字或数字,点击“格式/中文版式/带圈字符”。
59、过滤网页内容
我们在粘贴网页时,有时只想保存文字而不想保存图片,可以在“编辑/选择性粘贴”中选定“无格式文本”。
60、快速转换大写金额
在Word中输入12345,然后点击“插入/数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”。
61、去掉自动编号功能
点击“工具/自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,打到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。
62、去除绘图时出现的画布
在Word2002中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,去掉它的方法是:点击“工具—选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。
63、巧用“格式刷”
如果需要将某甲段落格式运用到乙段落,可以选中甲段落,点击格式刷在乙段落刷一下,如果还要刷到丙段落或者更多段落,可以双击格式刷连续刷。
64、部分加粗表格线
在Word中需要加粗某一条或几条表格线时,可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮,然后在“表格和边框”窗口中选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。
65、隐藏累赘的文字
笔者单位的财务分析报告有固定的格式,不过有些内容平时不需要打印出来,每次打印都要手工删除,很是麻烦。其实利用隐藏文字功能即可轻松解决。在Word中选择要隐藏的文本,点击“格式/字体”,进入“字体”选项卡,勾选“隐藏文字”复选框,这时刚才选中的文字会消失或者出现点式下划线(选中隐藏的文字部分,按工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮即可以这两种显示效果之间切换)。
66、长文档前后比照有妙招
当编辑长篇文档时,通常都需要比照前后的内容,用鼠标拖动或键盘翻页都不太方便,单击“窗口/拆分”,然后在窗口中部点击鼠标,就可以将窗口一分为二,上下窗口打开的都是同一篇文档,可以单独操作,比照文档的前后部分就方便多了。双击窗口中间的分割栏即可取消拆分。
67、让标尺自动出现
为了增大Word的文档编辑区,我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩,使得在页面上不显示“标尺”工具条,不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时候可以将鼠标指向编辑区的上(左)边框处,停留一会儿,水平(垂直)标尺就会显示出来;鼠标一离开,标尺就会自动隐藏,非常方便。
68、轻松设置特大特小字
在Word中,文档字号的默认设置只能在最大72磅、最小5磅之间进行。如果输入内容的字号要超出这个磅值范围,请先选中要修饰的文本,直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值,字体大小的磅值范围为1~1638之间,还有一个更方便的办法就是反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体shift逐渐增大或使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小。
69、巧调Word字符间距
Word中的汉字、英文字母、数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔有一个空格大小,看起来很不协调,如果我们不需要这段间隔,可以按“Ctrl+A”组合键选定全部文档,选择“格式/段落/中文版式”,取消其中的“字符间距”设置框下面的“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”选项。
点击“格式/字体”中的“字符间距”,在“标准”、“加宽”、“紧缩”中缩入需要的磅值即可。
选中需要调节行间距的段落,点击“格式/段落/缩进和间距”中的行距,在其中选固定值,在设置值中输入合适的数字可以精确调整行间距。
70、按“Alt+Shift+P”组合键自动插入页码
按“Alt+Shift+P”组合键可以在页面的任何位置插入本页页码,如果哪一页没插入,则不显示页码,当页数发生变化时,可以按“Ctrl+A”选择全文,点击鼠标右键,选择更新域,显示的页码便全部自动更新,不需要人为逐个更新。
71、A4两页内容妙“嫁”A3页
在Word中,将两页A4内容一次性打印到一面A3纸张上,一般都是采取分栏的办法处理。其实利用Word拼页设置即可解决。打开Word,点击“文件”,进入“页面设置”,选择“纸型”中的A3纸张,纸张方向选定横向,选择“页边距”中的“拼页”,输入文字,打印即可。
72、巧用“单色打印”
如果将应用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印,会发现效果欠佳。原来,在黑白打印机上,Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢?点选“文件/页面设置/工作表”,勾选“单色打印”复选框。
73、巧妙计算公式中的部分值
在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比较复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中的部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可回到原来的公式状态。
74、快速选定“空白”和“数据”单元格
打开Excel,选择“编辑/定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮,选择“定位条件”中的“空值”,是理选择“常量”,这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。
75、让字符站起来
在Word文档中,如果有竖排文字,其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的,如何让它们站起来呢?选中字符,然后打开“格式/中文版式”,单击“纵横混排”,选中“适应行宽”,单击“确定”按钮,现在,选中的字符就站起来了。
76、只给文字加下划线
在Word文档中,有一段带着空格键的文本,现在你只想给该段文本中的文字加上下划线,而忽略其中的空格,此时,请选中该段文本,然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。
77、Excel中消除0值
在Excel中当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起来显示有点碍眼。如果你也和我一样希望单元格为0时显示为空白,那么你可以试试下面的方法。打开“工具/选项/视图”,取消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部是空白。
78、快速输入间隔号
在Word中输入国外人名时,常常需要输入人名间隔号“·”,只要按下“Shift+@”
即可。
79、巧用特殊符号绘制分隔线
连续输入3个以上的“*”、“=”、“~”、“_”、“#”、“-”等回车就会出现不同式样的分隔线,你试试!
80、用“Alt+Enter”快速重输
在用Word编辑文稿时,常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行,但不够快捷,其实,此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍,若再按会再重复。
81、文字旋转轻松做
在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向,但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话,还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”或“@黑体”就可使这些文字逆时针旋转90度了。
82、用分节符设置混合版面
有一个Word文档,只想对其中的一页文本竖排设置,其余则保持原有格式,如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令,结果是整个文档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符”来达到目的。将光标移到这页文字的开头,执行“插入”菜单下的“分隔符”命令,在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页”或“连续”,用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符,最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。
83、Excel中插入连续空白行
如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入,如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。
84、Excel快速输入大写中文数字
将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。右击该单元格,点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮,这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。
85、多个工作表的页眉和页脚同时设置
我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐,如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是:把鼠标移到工作表的名称处,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置是针对全部工作表了。
86、判断成绩等级和统计各分数段人数
在H5:H24中输入从50至100的不同数字,单击I5单元格,输入公式=IF(H5>=85,"优",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格"))))”,这个公式中用到IF()函数的嵌套功能,第一层IF()函数将大于85分的学生定义为“优”;第二层IF()函数将小于60分的学生定义为“不及格”;第三层IF()函数中写的是大于等于70分的学生定义为“良”,但是要注意到这是一个嵌套函数,前面已经将小于85定义过,因此这层函数的意思为将大于等于70分小于85分定义为“良”,同样的道理,第四层IF()函数定义的是及格的范围。
在C28单元格中输入“考试人数”文字,然后单击D28单元格,输入公式“=count(D5:D24)”,按Enter键,统计考试人数。
选中D28单元格,拖曳填充柄到F28单元格。
在I29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“优”)”,统计总评为优的学生成绩;在C29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“>=85”)”,统计大于85分的学生人数;在D29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“>=70”)-D29”,这个公式是将大于70分的学生人数统计出来,减去大于等于85分的学生,从而得到成绩在70到85之间的人数。
87、快速访问经常使用的文档
在Word中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中,不过它只保存在最后的四个,其实我们可以使用“工作”来随心所欲地定制需要经常打开的文档。
首先,需要将“工作”菜单添加到菜单栏或工具栏中:在“工具”菜单中,点击“自定义”,然后点击“命令”选项卡,在“类别”方框中,点击“内置菜单”,点击“命令”方框中的“工作”,把它拖动到菜单栏或工具栏中。
以后,如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中,只要点击“工作”菜单,选择“添加到‘工作’菜单”命令即可,如果要在“工作”菜单中删除一个文档,可以按CTRL+ALT+-(破折号键),此时指针将变成为粗体下划线,在“工作”菜单中,点击希望删除的文档就可以了。
88、打造整齐的Word公式
使用Word的公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:双击该公式使之进入编辑状态,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调,重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。
89、快速精确调整表格宽度
在一篇Word文档中,绘制一表格,为了调整单元格宽度,可将鼠标移至单元格缝隙处按左键,当双向光标出现时则可调节单元格宽度,但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐,这时可同时按下右键,则可方便的进行精确的调整啦!(记住位置对好后,应先松鼠标左键,再松右键);当然也可按下Alt+鼠标左键进行精确调整,不过也应先松鼠标左键,再松Alt键。
90、改变文本框的形状
可以插入一个自选图形,右键单击选择“添加文字”,则此时这个自选图形就像一个文本框一样,不仅可以输入文字,还可以和其它文本框连接。
91、禁止Word中图形随段落移动
选中文档中需要禁止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择“设置图片格式”命令,再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。
92、三种好学有用的Excel函数应用
1)随机编排考号:学校在组织考试时,常需要将学号(报名号)顺序打乱,并随机编排考号,使用随机函数(RAND)即可实现。方法:先在B列和C列输入学号及考生姓名,然后再在D2单元格内输入公式“=rand()”并向下填充,这样在D列的每个单元格就产生了一个0~1之间的随机数;然后将光标放入D列,点击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮,都将重新随机排列一次;最后在A2单元格输入第一个考号,并按序列向下填充,再将D列删除或数据清空即可。
2)消除计算误差
在用Excel为学校编制工资表时,在E3单元格中输入公式“=(C3+D3)*3%”并向下填充,则在E7中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符,究其原因,原来是单元格中的显示值与存放值不一致造成的,例如E4单元格显示的值是“32.06”,而实际存放的值是“32.55”,计算时采用的是存放值而非显示值,所以造成计算误差。要解决上面的问题,只要利用四舍五入函数(ROUND)将E3单元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。
3)为考试成绩排名
在统计学生成绩时,一般要对总分进行排名,只要利用排序函数(RANK)在G2单元格输入公式“=rank(F2,$F$2:$F$6,0)即可。
93、接受公式标志,简化公式输入
常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式,一般人看了不能立即理解,能否把公式写成“合计=工资+资金”?方法:把表格的第一行设置成字段名称,然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接受公式标志”,输入上述公式即可。
94、字体大小任我调
在Word中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+]”可逐渐放大文字,而按下“Ctrl+[”可逐渐缩小文字;快速缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+Shift+>”可快速放大文字,而按下“Ctrl+Shift+<”可快速缩小文字;任意缩放:选中要调整的文字后,在字号栏内直接输入文字大小即可。
95、复制Word格式又一法
复制文字和段落的格式都可以使用格式刷,但当段落较大时,这种方法就不太方便,还有一种方法:选中源段落,按Ctrl+Shift+C复制格式,然后选择目标段落,按Ctrl+Shift+V粘贴格式。
96、大文档的页码编排
在使用Word制作一个综合性的大文档时,经常会遇到页码编排问题,若文件有封面、目录、正文时,如何使封面没有页码,目录和正文又各有独立的页码呢?
有人把文件分成若干个文件来做,这固然可以解决问题,但不方便编辑和管理,实际上只要在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即可,方法是:“插入/分隔符/分节符/下一页”,不同的节可以有不同的页码编排。
97.如何去掉word中的空行
有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。 打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^P^P”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^P”),再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。
用替换的办法删除空行时要注意两个问题:  1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”),还是段落标记。“^p^p”替换成“^p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符,那么就要用“^l^l”替换成“^l”(这里用的不是1,而是L字母的小写,也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”,里面有“有手动换行符”),空行才能去除。
论文排版Word技巧
一.图表和公式的自动编号
在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。
能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。
自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图1-×”。将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。
至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。
表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。
公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。
这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。
注:
²(1)题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。
²(2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。
²(3)图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。
二.制表位的使用
制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中插入一个制表符,其间隔为0.74厘米。
制表位的类型包括:左对齐,居中对齐,右对齐,小数点对齐和竖线对齐等,这些制表位的使用方法大致相同,这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果,更详细的说明请参阅Word的帮助文档。
论文里的公式要求单独放在一个段落,公式居中;按章节进行编号,编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号,公式的版式选择“嵌入式”,编号用小括号括起来。然后把光标放在公式所在的段落里,点击页面左上角的制表位图标,切换到居中制表位,用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下,这样就放置了一个居中制表位在点击的地方,如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位,用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。
设置好制表位后,把光标放在公式的前面,按一下Tab键,这样就在公式的前面插入了一个制表符,此时公式以居中制表位为中心居中对齐,再把光标移到公式和左括号之间,再按Tab键插入一个制表符,编号就跑到行末了。
用制表位的方法来处理公式的排版,很简单也很方便,不用去敲很多空格去把公式挪到中间,编号推到行末。还有一个好处,若公式或编号的长度发生变化时,Word会自动调节以使公式始终在页面的中间,编号始终在行末,不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式,所有的公式段落应用此样式,即简单又方便,而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位,你能保证每次居中制表位的位置都一样吗?!
涉及到制表位还有一个概念:前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号,一般有实线、虚线、点划线等,在目录中经常见到(就是标题和页码之间的圆点)。制作目录时,敲入标题和页码后,在行末设置一个右对齐制表位。点击“格式︱制表位”,制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位,前导符选择圆点(Word默认无前导符),确定后在标题和页码之间插入一个制表符,可以看到页码跑到行末了,而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时,Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法,其实制作目录还有更好的方法,下文详述。
注:
(1)按一次Tab键插入的是一个制表符,因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落,或文档的制表符默认设置变化时,版面就会混乱。
(2)有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头,这实际上是Word的制表符格式标记,格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等。这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的,格式标记是否显示以及显示哪些可以在“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行.
三.目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,…,“标题9”,分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。
目录的制作分三步进行。
1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。
2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。
3) 提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,菜单栏选“插入︱索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。
注:
² 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录)。在“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。
四.参考文献的编号和引用
参考文献的标注本不是一件麻烦的事情,但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事情,产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情,我们的目的是让Word自动维护这些编号。很幸运,它可以做到,方法跟图表公式的作法相似。
光标放在引用参考文献的地方,在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”,弹出的对话框中选择“尾注”,点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字,位置为“文档结尾”,确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号,并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明,在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来,至今我也没找到让Word自动加中括号的方法,需要手动添加中括号。
在文档中需要多次引用同一文献时,在第一次引用此文献时需要制作尾注,再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”,“引用类型”选“尾注”,引用内容为“尾注编号(带格式)”,然后选择相应的文献,插入即可。
不要以为已经搞定了,我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后,参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢,而Word的尾注要么在文档的结尾,要么在“节”的结尾,这两种都不符合我们的要求。
解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号(我们不需要它,因为它的格式不对),然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本),点“插入︱书签”,命名为“参考文献文本”,添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页,标题为“参考文献”,并设置好格式。光标移到标题下,选“插入︱交叉引用”,“引用类型”为“书签”,点“参考文献文本”后插入,这样就把参考文献文本复制了一份。选中刚刚插入的文本,按格式要求修改字体字号等,并用项目编号进行自动编号。
到这里,我们离完美还差一点点。打印文档时,尾注页同样会打印出来,而这几页是我们不需要的。当然,可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。这里有另外一种方法,如果你想多学一点东西,请接着往下看。
选中所有的尾注文本,点“格式︱字体”,改为“隐藏文字”,切换到普通视图,选择“视图︱脚注”,此时所有的尾注出现在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”,将默认的横线删除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。删除页眉和页脚(包括分隔线),选择“视图︱页眉和页脚”,首先删除文字,然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮,在弹出的对话框上点“边框”,在“页面边框”选项卡,边框设置为“无”,应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落”。切换到“页脚”,删除页码。选择“工具︱选项”,在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字(Word默认)。
好了,试着打印一下尾注所在的页,是不是白纸?!
五.页眉页脚的制作
首先介绍一个概念:节。这里的“节”不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连续的文档块,同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符,Word默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须将文档分为多个节。
论文里同一章的页面采用章标题作为页眉,不同章的页面页眉不同,这可以通过每一章作为一个节,每节独立设置页眉页脚的方法来实现。
首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后,设置第一章的页眉(若连页眉都不知怎么加,请参考Word帮助)。然后跳到第一章的末尾,菜单栏上选“插入︱分隔符”,分节符类型选“下一页”,不要选“连续”(除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页),若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶数页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符,分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章,这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的,鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏,工具栏上有一个“同前”按钮(图像按钮,不是文字),这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同,我们需要的是各章的页眉互相独立,因此把这个按钮调整为“弹起”状态,然后修改页眉为第二章的标题,完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。
页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码,要求从正文开始进行编号,但是,在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录,这些页面是不需要编页码的,页码从正文第一章开始编号。首先,确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后,光标移到第一章,点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏,切换到页脚,确保“同前”按钮处于弹起状态,插入页码,这样正文前的页面都没有页码,页码从第一章开始编号。
注:
(1)页眉段落默认使用内置样式“页眉”,页脚使用“页脚”样式,页码使用内置字符样式“页码”。如页眉页脚的字体字号不符合要求,修改这些样式并自动更新即可,不用手动修改各章的页眉页脚。
(2)论文里页眉使用章标题,可以采用章标题做成书签,然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。
六.其他技巧
分页符(Ctrl+Enter)
顾名思义,分页符是用来分页的,分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页,放在新页的第一行,这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符,这样不管前一章的版面有什么变化,后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把章标题推到新页!这样做的缺点是显而易见的。若前一章的版面发生了变化,比如删掉了一行,这时后一章的标题就跑到前一章的最后一页的末尾;若增加一行,则后一章标题前又多了一个空行。快抛弃这种费力不讨好的作法吧!
换行符(Shift+Enter)
这里又涉及Word的一个概念:段落。段落是独立的信息单位,具有自身的格式特征,如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记(一个灰色的拐弯箭头)。敲Enter键有两个作用,一是在光标位置插入一个段落标记,表示一个段落的结束;二是另起一行。换行符和敲Enter键不同,它只有第二个作用,没有第一个,即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落,共享相同的段落格式。
双击图标
以一个例子作为说明。你可能需要在论文里画一个简单的流程图,你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字,排好位置,这时你需要用箭头把这些文本框连起来,你用鼠标在绘图工具栏上点了一下箭头图标,然后画了一个箭头,再点一下图标,又画一个箭头,第三次点图标,画了第三个箭头,…有点麻烦是不是?要是可以连续画该多好!事实上可以做到!用鼠标在箭头图标上双击,然后在需要的地方画箭头,看到了吗?当画完一个箭头时,图标依然保持为嵌入状态,表示可以连续作图。当所有箭头都画完后,再在嵌入的图标上点一下,嵌入的图标弹起,Word又回到了文字输入状态。不只箭头图标具有这样的功能,其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个。当需要把一段特殊的文字格式多次应用时,双击格式刷,连续刷需要的文字,很方便。
居中和右对齐
你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗?太土了吧!用格式工具栏上的居中按钮吧。右对齐按钮会从行末开始排列文字。