公文管理办法

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 20:28:01
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二章 公文的区分
第二条 依受文者可分为:上行文、平行文、下行文;
1、上行文为:下级单位对上级单位之行文,一般用:呈、签、报告;
2、平行文为:同级单位相互之间之行文,一般用:函、咨、公告;
3、下行文为:上级单位对下级单位之行文,一般用:令;
第三条 依公文保密等级可分为:绝对机密、极机密、机密、密四种;
1、绝对机密:具有最高机密性之资料,足以使公司生存受到最严重的影响;
2、极机密:机密资料,泄露后,足以使公司利益受到最严重的;
3、机密:机密资料,泄露后,足以使公司利益受损,或有利于同行公司;
4、密:其他应保密的资料,不至于危害到公司利益的;
第四条 依公文处理时间规定可分为:最速件、速件、普通件及特别件四种;
1、最速件:是指特别紧急必须当时或在一日之内处理完毕的文件,随到随办,迅速办理;
2、速件:指次于最速件,亦应从速处理的文件,以不超过三天为限;
3、普通件:指一般例行文件,以不超过六日为限;
4、特殊件:指有一定的特殊情形,定有期限,应依照规定期限处理。
第三章  公文写作
第五条 公文的写作与一般文章的写作不同,其措词要简明扼要,要认清事实,把握重点,用语须恰当,文理要通顺,总之公文的写作要做到如下几点:简明、清晰、正确、整洁;迅速。
1、简明:用语要简练,词句要通畅,分段要明确,主题要鲜明;
2、清晰:文义要清楚、肯定;
3、正确:文字叙述和重要事项的记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差歪曲,切忌主观偏见;
4、整洁:公文应保持整洁,字体力求端正,不得涂划修改;
5、迅速:公文的写作自收集资料,整理分析至提出结论,应在规定时间内完成;
第四章 公文的归档与保管
第六条 档案归档
1、各部门承办人将已承办完成之公文整套资料交送到档案管理员处,档案管理员检查提交之资料是否符合归档要求,核对无误后,将公文进行分类,列收文号,立卷,确定保管期限及密级、上架,并将公文相关资料录於【公文归档登记簿】,以便于今后调卷、查询;
第七条 档案的保管
1、档案保管人应对保管之档案资料非常了解,保证档案的完整和正确;
2、档案保管人应认真的做好档案的收集、整理,并定期进行核查;
3、档案保管人应做好档案进、出工作,定期进行清理登记,不能“账目不清”以免造成档案泄密,丢失的漏洞;
4、档案管理人应经常打扫卫生,保持室内和柜内整洁,干净防止灰尘对档案材料的损害;
5、档案管理人应严格遵守保密纪律,坚持内外有别的原则,严禁在闲谈和私人通讯中涉及公司机密的话题;
6、不在公共场所及家属,亲朋好友面前谈论有关公司档案的机密;
7、忠于职守,加强保密观念。不该说的不说,不该问的不问,做到不失密,不泄密;
8、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料,要严格履行手续,不准随便摘抄,复制和补传;
9、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”,对违犯“保密法”及保密纪律,玩忽职守,造成大失泄密者,要按规定严肃处理,构成犯罪要追究其责任;
10、  非档案管理人员,不准随便出入档案库房。
第五章  公文的借阅与归还
第八条        档案的借阅
1、  档案借阅原则上只能在档案保管人的监督下完成整个借阅过程,如遇特殊情况需外借的,则需提前一天申请由总经理核准方可外借,并在完成任务后尽速归还至档案室;
2、  承办人借阅档案需填写【调卷单】,经权职主管核准后方可至档案室借阅;
3、  档案保管人审核【调卷单】,审查借阅的资料是否在借阅人可借阅的范围之内;
4、  借阅人办理借阅手续,并在【调卷单】借阅栏签名确认。
第九条        档案的归还
1、  借阅人使用完所借之档案,应立即归还至档案室,办理归还手续,并在【调卷单】归还栏签名归还;
2、  档案保管人在收到借阅人归还文件时,应查验文件的完整情况或是否存在违规使用的现象;
3、  借阅人如擅自影印或外传公司文件的按照公司相关管理规定给予行政处分。
第六章  公文的销毁
第十条  档案管理员
1、档案保管人在每年的2月15日检查所有档案的保管期限是否过期,并将过期的档案列入【档案销毁名册】中被毁;
2、档案保管人将【档案销毁名册】会办至相关部门确认是否销毁或延长保管期,再呈总经理核准后进行销毁作业;
3、过期档案的销毁需档案保管人协同相关部门共同监督档案的销毁工作;
4、不得将需销毁的档案作为废止出售。
第七章        实施与修正
本管理办法经公司最高主管总经理核准后实施,修正时亦同。