中国秘书

再论秘书怎样自我调控

一：
秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的噪音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置进行妥善安排。秘书的工作台上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头最近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个办公台。
　　有95％以上的秘书都常常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。
　　1、除了你手头事情以外，把台子上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。
　　2、所有其他文件都必须放在文件夹里或者抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。
　　3、其他文件不要放到你正在进行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。
　　4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。
　　5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在工作台上。
　　6、经常查看你的工作台，保持工作台整洁。
　　有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82％的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理者来说，这不能算是一个次要的事情。
　　为了尽快阅读这些资料，采取分派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：
　　1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。
　　2、使你的同事及时知道最新发展的情况。
甘祚成 2007-1-13 13:02 二：
任何工作都是从接受指示展开第一步的，如果连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须注意：

1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务的时候抱着可有可无的态度，往往会使这个过程流于公式化。相反地，如果能表现出积极热情的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。

2、自始至终专心聆听。不要中途打断或者抢先回答上司的说明，即使心中有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。

3、不明白的地方必须问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出现在那里。因此，如果发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。

4、确认内容。囫囵地接受命令或者指示是冒险的行为，有时候甚至等到完成后提出报告时才发现自己彻头彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。

    上司交代下来的事情，无论是什么差事，都应该欣然接受。即使你内心认为负荷过重，或者根本不这个任务，也不可以说出“办不到”这样的字眼。

    因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司觉得他选错了人。

    因此，无论如何，拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽力了，也会对你另眼相看。

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甘祚成 2007-1-13 13:03 三：
任何工作都是从接受指示展开第一步的，如果连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须注意：
　　1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务的时候抱着可有可无的态度，往往会使这个过程流于公式化。相反地，如果能表现出积极热情的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。
　　2、自始至终专心聆听。不要中途打断或者抢先回答上司的说明，即使心中有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。
　　3、不明白的地方必须问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出现在那里。因此，如果发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。
　　4、确认内容。囫囵地接受命令或者指示是冒险的行为，有时候甚至等到完成后提出报告时才发现自己彻头彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。
　　上司交代下来的事情，无论是什么差事，都应该欣然接受。即使你内心认为负荷过重，或者根本不这个任务，也不可以说出“办不到”这样的字眼。
　　因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司觉得他选错了人。
　　因此，无论如何，拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽力了，也会对你另眼相看。
　　但是有一点必须留意，如果限期内不能顺利达成工作目标，应该尽早向上司汇报，谋求补救的对策。
甘祚成 2007-1-13 13:10 四：
克服怯懦不是没有方法，试着按照下面的方法做一下：
1、径直迎着要找的人走上去，好象他欠了你的钱；

2、训练自己盯住别人的鼻梁，让人感到你在正视他的眼睛；

3、开口时候声音洪亮，结束时也强有力。如果开口软弱，那么闭嘴的时候也就软弱；

4、学会适度、适时地保持沉默，迫使对方讲话；

5、会见陌生人之前，先列出一个话题单子；

6、熟记演讲的开头和结尾，这样有助于你自始至终口若悬河；

7、想方法接触大人物，和比自己年纪大、比自己强的人交往，这样，你不但会学到知识，同时还可以观察强者的弱点和缺点，从而增强自信心；

8、不断给自己出难题，不断实践克服怯懦的方法。
做上述训练的前提是精通本职工作，有能力才会有信心，也才会实现个人的价值。

    有人指出，失意类型的人有三种：

1、自负型：这类人优越感强，期望很高，总想出人头地，达不到目的就会怨天尤人。这种人需要自知的是，他们的愿望是不现实和自私的。

2、自卑型：这些人初踏上人生旅程就遭遇到严重挫折，结果导致他们用凡事往坏处想的方式来对抗更大的挫折。比如，有些人总是想象着人世间充满着险恶和冷酷，断定他生活的道路上有着重重阻碍等等。假若用这种方式来治疗生活创伤，只会陷入永远无法解脱的烦恼之中，因为他总是生活在幻灭和冷眼旁观的人生状态里。

3、默从型：这类人过分注重舆论，总是想处处讨人喜欢，无论干什么事情都要先考虑再三‘我怎么做才能使别人说我好呢’，而事情往往适得其反，他越是注重别人对他的期望，就越是处处碰壁，因为他始终无法满足每个人的要求。

    预防失意和减轻忧虑的关键是应该清醒地认识到，并非所有的愿望都能实现。应该量力而为。在期待中要加入更多的估计，减少愿望的成分。

    而要从极度失意中恢复过来，就要承认自己的痛苦和感伤，不要隐瞒。唯一要记住的事是：失意是选择人生道路的机会
甘祚成 2007-1-13 13:16 五：
怎样克服难堪
　　公开地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。当感情被伤害时，大多数人会感到愤怒、口吃。但是，这里还有另外一种选择，就是理智地站在那里，控制局面。
　　如果你的上级在你的同事面前训斥你，并且下次还要这么干，你可以平心静气地说：“我能不能私下谈这件事？”
　　同样，如果受了同事的伤害，不能报以刻薄的诽谤，而要说明你的感情受到了伤害。如果这个人继续使你难堪，你就会认识到这个人已经很难使你信任了，下一次如果有人使你难堪，你就可以采取比较激烈的措施，有时你可以当场终止对你的伤害。对他说：“你真要使我难堪吗？你能不能告诉我，你这样做是为什么？”或者说：“你看起来失去了理智，你能不能告诉我你是否对我做的什么事情感到不愉快？”
　　不管你说些什么，要避免发脾气。失去自控，只会使冒犯你的人占上风，只会使他们更加仇视你。
　　不要用太多的时间来考虑：为什么这个人对我使坏呢？有些人故意使你难堪，是因为他们受到了威胁，或者是惩罚你过去曾经对他们做的什么事情。有些人是习惯给人找难堪，并不关心他们羞辱的对象是谁。
　　在生活当中，面对复杂的社会，最好的办法通常是机智和幽默地处理。爱德华格旺斯讲过两个作家舌战的故事。其中一个作家刚刚写完了一本书，正在接受同行们的恭维。另外一个作家在他们的谈话中听出了什么就站起来说：“我也喜欢你的书，那是谁替你写的呢？”这位作家就说：“我很高兴你喜欢我的书，请问是谁替你读的呢？”
　　的确，在使你难堪的情况下保持优雅风度，那才是真正的“报复”呢。
甘祚成 2007-1-13 13:20 六：
克服怯懦不是没有方法，试着按照下面的方法做一下：
　　
　　1、径直迎着要找的人走上去，好象他欠了你的钱；
　　
　　2、训练自己盯住别人的鼻梁，让人感到你在正视他的眼睛；
　　
　　3、开口时候声音洪亮，结束时也强有力。如果开口软弱，那么闭嘴的时候也就软弱；
　　
　　4、学会适度、适时地保持沉默，迫使对方讲话；
　　
　　5、会见陌生人之前，先列出一个话题单子；
　　
　　6、熟记演讲的开头和结尾，这样有助于你自始至终口若悬河；
　　
　　7、想方法接触大人物，和比自己年纪大、比自己强的人交往，这样，你不但会学到知识，同时还可以观察强者的弱点和缺点，从而增强自信心；
　　
　　8、不断给自己出难题，不断实践克服怯懦的方法。
　　做上述训练的前提是精通本职工作，有能力才会有信心，也才会实现个人的价值。
　　
　　有人指出，失意类型的人有三种：
　　
　　1、自负型：这类人优越感强，期望很高，总想出人头地，达不到目的就会怨天尤人。这种人需要自知的是，他们的愿望是不现实和自私的。
　　
　　2、自卑型：这些人初踏上人生旅程就遭遇到严重挫折，结果导致他们用凡事往坏处想的方式来对抗更大的挫折。比如，有些人总是想象着人世间充满着险恶和冷酷，断定他生活的道路上有着重重阻碍等等。假若用这种方式来治疗生活创伤，只会陷入永远无法解脱的烦恼之中，因为他总是生活在幻灭和冷眼旁观的人生状态里。
　　
　　3、默从型：这类人过分注重舆论，总是想处处讨人喜欢，无论干什么事情都要先考虑再三‘我怎么做才能使别人说我好呢’，而事情往往适得其反，他越是注重别人对他的期望，就越是处处碰壁，因为他始终无法满足每个人的要求。
　　
　　预防失意和减轻忧虑的关键是应该清醒地认识到，并非所有的愿望都能实现。应该量力而为。在期待中要加入更多的估计，减少愿望的成分。
　　
　　而要从极度失意中恢复过来，就要承认自己的痛苦和感伤，不要隐瞒。唯一要记住的事是：失意是选择人生道路的机会