Office SharePoint Server 2007——内容管理

Office SharePoint Server 2007 中的内容管理功能分为以下几类：

• 文档管理 
• 记录管理 
• Web 内容管理 

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 为文档管理任务奠定了核心基础，包括版本控制功能、描述性元数据功能、工作流功能、内容类型、审核以及文档库、文件夹和单个文档级别的基于角色的访问控制。

Office SharePoint Server 2007 对这些功能进行了扩展，可提供高级创作、业务文档处理、Web 内容管理和发布、记录管理、策略管理以及对多语言发布的支持。

文档管理

文 档管理控制组织中文档的生命周期，即创建、审阅、发布和访问这些文档的过程。无论您在哪工作，都不可避免地会遇到文档管理问题。请考虑文档的平均生命周 期：首先是创建文档，将其保存，然后可能会与其他用户共享，最后可能会由其他用户进行修改。在开发新版本时，必须对文档进行跟踪和组织。利用  Office SharePoint Server 2007，组织可以在文档生命周期的每一阶段启用适当的策略，使用集中库存储、管理和访问文档并使 用标签和条码有效地跟踪文档。

Office SharePoint Server 2007 提供了下列支持文档管理的功能。

文档中心网站模板  利用文档中心网站模板，组织可以创建支持高度结构化文档管理方案的大型文档管理网站。文档中心网站模板的默认设置支持以下强大的内容控制功能：在编辑之前必需执行签出，启用主要和次要版本，启用对多种内容类型的支持及启用审核以按时间跟踪内容更改。

翻译管理库  翻译管理库通过提供简化手动文档翻译过程的视图和功能，帮助组织创建、存储和管理翻译的文档。该库提供了按源文档对翻译的文档进行分组的自定义视图，它还提供了可用于管理手动翻译过程的翻译管理工作流。

文档转换框架  Office SharePoint Server 2007 支持文档从一种文件格式到另一种文件格式的服务器端转换。

2007 Microsoft Office System 客户端程序集成  Office SharePoint Server 2007 中的许多文档管理功能通过与 2007 Office 发布版 客户端程序紧密集成，得到了充分地扩展。在 Office 2007 客户端程序中，用户可以执行下列操作：

• 启动和完成工作流任务 
• 使用文档信息面板更新服务器文档的属性 
• 在消息栏中查看服务器文档的信息管理策略声明 
• 对 Microsoft Office Word 中的服务器文档版本进行比较 
• 将条码或标签插入服务器文档 

记录管理

记录管理是根据公司策略用统一方式收集、管理和处置公司记录（被视 为对公司历史、知识或法律保护十分重的信息）的过程。这些策略是根据组织所从事的工作类型、所面临的法律风险及所遵守的法律规章制度制定的。 Office SharePoint Server 2007 为在组织中创建和支持正规记录管理功能引入了一组新的功能。

信息管理策略   组织可以在 Office SharePoint Server 2007 网站中定义和使用信息管理策略，以遵守公司业务流程或有关管理信息的法律或政 府规定。通过使用信息管理策略，网站管理员或列表管理者可以控制管理内容的方式。Office SharePoint Server 2007 提供了多 种预定义的策略功能，组织可以单独或组合使用这些功能来为其网站定义信息管理策略。可以为整个网站集、特定列表、库或内容类型定义这些策略功能，其中包 括：审核、条码、标签、转换表单以供存档以及到期。此外，组织还可以开发自定义信息管理策略。

信息权限管理 (IRM)   在 Office SharePoint Server 2007 中，组织可以使用 IRM 限制用户可对已从 SharePoint 列表或库中下载 的文件执行的操作。IRM 会对这些下载的文件进行加密并对可加密这些文件的用户和程序组加以限制。此外，IRM 还可以对可读取文件的用户的权限加以限 制，使他们不能执行打印文件副本或从中复制文本之类的操作。

记录中心网站模板  Office SharePoint Server 2007 中的记录中心网站模板设计用于帮助组织实现其记录管理和保留程序。该网站模板通过增加具有以下功能的记录管理功能，扩展了 Office SharePoint Server 2007 功能：

• Vault 功能  记录中心网站模板具有多种功能，可确保存储在其中 的记录的完整性。系统从不会自动修改记录，这意味着上载到该网站的记录和以后下载的记录总是相同的。此外，记录中心网站的默认设置还可以对文档内容所做的 任何更改执行版本控制并对更改类型进行审核，从而防止记录被直接篡改。记录管理者可以独立于记录的元数据对项目中的元数据进行添加和维护。对元数据的更改 也会进行版本控制。 
• 记录传送  组织可以定义记录传送列表，以便自动将提交给记录中心的记录传送给相应的库。 
• 信息管理策略执行  Office SharePoint Server 2007 中提供的审核、到期和条码策略功能对于记录管理十分有用。 
• 待定  Office SharePoint Server 2007 通过使组织将记录置于待定状态，提供对管理合法查询流程的支持。可以将要被诉讼或调查的记录添加到“待定”列表中，以便管理策略和过期功能暂停这些记录。项目可以同时置于多个待定状态。 
• 记录收集接口  用户和自动化系统无需具有对记录中心网站内容的访问权限就可以轻松地将内容提交到该网站。可以使用 SOAP 协议通过 Web 服务或使用 SMTP 协议通过电子邮件提交内容。 

与 Microsoft Exchange 2007 集成  Office SharePoint Server 2007  与 Exchange 2007 紧密集成。该集成使组织可以在 Exchange 中创建向 Office Outlook 2007 中的用户公开的 托管电子邮件文件夹。组织可以为这些文件夹定义指定诸如保留期限或配额等设置的信息管理策略。用户也可以使用这些文件夹向已在  Office SharePoint Server 2007 中实施的记录中心网站发送电子邮件。用户可以将电子邮件记录从其收件箱拖到适当的托管电 子邮件文件夹。

Web 内容管理

Office SharePoint Server 2007  附带了许多功能，可用于设计、部署及管理企业 Intranet 门户、公司 Internet 展示网站和部门门户网站。利用这些功能，您可以及时创作 并发布 Web 内容，从而降低管理多个网站的成本和开销。

基于模板的网页  通过使用 Office SharePoint Server 2007 中的 Web 内容管理功能，您可以创建、编辑及管理基于模板的网页。若要实现此目的，您需要创建页面布局，然后通过确定作者如何创建内容及读者如何查看内容来为网页创建和管理“模板”。

发布网站模板   创建新的 Office SharePoint Server 2007 网站时，首先可以从多种不同类型的网站模板中选择一种支持公司可能需要的特定内 容发布的模板。通过使用“发布”组中的网站模板，组织可以设计、部署及管理企业 Intranet 门户、公司 Internet 展示网站和部门门户网 站。“发布”组中的网站模板都支持发布功能，其中包括页面编辑工具栏、内容编辑器和签出。

• 新闻网站  如果您要创建一个网站，以方便快捷地传递新闻文章并链接到 新闻文章，请选择此网站模板。该网站提供了示例新闻页面布局和用于存储旧新闻项目的归档。同时为读者和新闻提供商提供了简单易用的布局。此外，该网站模板 还提供了以下两个 Web 部件，可实现新闻的高效传递：RSS 查看器和本周图片。 
• 使用工作流发布网站  如果您要创建一个使用审批工作流按计划发布网页的网站，请选择此网站模板。该网站模板包含用于存储 Web 发布资产的文档和图像库。例如，您可以创建一个网站，用于显示必须经主题内容方面的专家审阅后才能发布的技术文章。 
• 协作门户   如果您要为 Intranet 部门创建门户，请选择此网站。该网站包含一个主页、一个新闻网站、一个网站目录及一个带选项卡的搜索中心。通常情况下，此 网站的参与者和读者数几乎相等，用于承载工作组网站。如果您要创建一个部门门户，使员工能够在其中进行协作并发布文档和网页，则这种类型的模板可能十分有 用。仅当您在管理中心中创建网站集合时此网站模板才可用。 
• 发布门户   如果您要为面向 Internet 的网站或大型 Intranet 门户创建一个入门网站层次结构，请选择此模板。该网站可使用各具特色的标识轻松进行 自定义。该网站包含一个主页、一个示例新闻发布子网站、一个搜索中心和一个登录页面。通常情况下，该网站的读者数要多于参与者数，用于通过审批工作流发布 网页。默认情况下，使用此网站模板只能创建使用所创建网站下的工作流的发布子网站。仅当您在管理中心中创建网站集合时此网站模板才可用。 

与 Office SharePoint Designer 2007 集成  Office SharePoint Designer 2007  是一种新型产品，用于根据 SharePoint 技术创建和自定义 Office SharePoint Server 2007 网站并构建启用工作 流的应用程序。您可以使用 Office SharePoint Designer 2007 自定义  Office SharePoint Server 2007 网站。这使您能够以比以往更大的灵活性和更强大的功能设计和扩展门户网站或门户页面。例 如，您可以使用最新的编辑工具来编辑 SharePoint 网站的级联样式表 (CSS) 文件。

根据上下文创作网页  您可以通过使用 Office SharePoint Server 2007 附带的格式文本编辑器创建网页。在文本编辑模式下，可以使用浏览器键入和编辑页面内容。在 HTML 源编辑模式下，可以使用标准 HTML 键入并编辑页面内容。其他功能包括：

• 用于快速创建、组织和格式化链接的功能。 
• 用于从网站上卷内容的 Web 部件。 
• 对创作的内容进行拼写检查的功能。 
• 在单个位置管理和编辑可反复套用内容（如版权声明）的功能。 

客户端创作  Office SharePoint Server 2007  还提供了通过转换使用其他程序创建的文档来创建网页的功能。该功能具有许多优势，具体取决于用于创建原始文档的程序。例如，您可以使用  Office Word 2007 文档为您的网站集创建网页。这种方法具有下列优势：

• 提高创建速度  您可以将白皮书或状态报告等重要 Office Word 2007 文档直接转换为网页，而不是重新创建它们才能在网络上使用。 
• 脱机工作  通过使用 Office Word 2007 创建网页，您在连接或未连接 Internet 的情况下都能够处理内容。 
• 更丰富的创作功能集   Office Word 2007 与单独 Office SharePoint Server 2007 相比可提供更多文字处理功能。 
• 提高文档灵活性  您可以将 Office Word 2007 文档用于其他用途。例如，您可以使用 Word 创建新产品发布，然后通过电子邮件和在网站上分发该发布。 

网站变体   网站的访问群体可能会因许多方面而有所不同，这些方面包括语言、地理区域、浏览设备或公司关系。制作和维护网站变体是一项既困难又耗时的工作。在  Office SharePoint Server 2007 中，变体功能使网站管理员可以在每个目标网站中维护源网站中的自定义内容副本，从而简化 了管理变体的过程。此功能对于发布多语言网站尤为有用。例如，您可以标识一个源网站（例如，新闻发布 – 英语）和多个目标网站（例如，新闻发布 – 法 语、新闻发布 – 日语），Office SharePoint Server 2007 会使这些目标网站与源网站保持同步。

网站导航  Office SharePoint Server 2007 提供了使您可以轻松地创建和管理网站导航结构的功能。

“网站内容和结构”页   使用“网站内容和结构”页可以管理 SharePoint 网站集的内容和结构。在 Office SharePoint Server 2007 中， 导航是从网站集层次结构中动态生成的。这意味着在更改网站的结构（例如，移动子网站）时，此更改会在网站导航中体现出来。项目现在显示在网站导航中的位置 反映了基础子网站的新位置。在该页上可以执行的操作不仅仅包括更改网站结构。可以通过对列表和列表项执行其他操作来管理内容。例如，签出或签入项目、发布 项目以及复制项目。

为确保“网站内容和结构”页的界面使您感到很熟悉，该界面设计为与 Windows 资源管理器很相似。在“网站内容和结构”页左侧的导航窗格中可以查看树视图形式的网站集层次结构。右侧的列表窗格中列出了各个项目。