電子メールの文章作法:電子メールの形式を知る

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電子メールの形式を知る
本文の書き出しや、メールの表題（サブジェクト）の付け方にもちょっとしたコツがあります。また、電子メール独特の習慣である「署名」の付け方を紹介します。
表題は用件を明確に
メールの表題は、その用件がひと目でわかるように付けます。相手によっては、一日に100通、200通のメールを受け取っているかもしれません。
【わかりやすい表題の例】
新入社員歓迎会への出席確認
緊急！ミーティングの日時変更
【わかりにくい表題の例】
Hello！　　　　　　 中身を読まない限り何のメールかわからない
はじめまして　　　　未知の人物からのメールらしいが、それ以上は不明
第７プロジェクト　　プロジェクトに関連することらしいが、詳細は不明
頭語、結語、時候の挨拶は不要
電子メールでは、「拝啓」「敬具」のような頭語や結語、「時下益々……」といった決まり文句の挨拶は省略するのが普通です。では、どういう風に書き始めればよいのでしょうか？
はじめての相手や、親しくない人にメールを書くときには、まず「○○様」と宛名を書きます。次に自分の名前と自己紹介、それから用件に入るというのが無難です。
個人宛のメールには「○○様」と宛名を
相手の名前が分かっている場合は、本文の冒頭に「○○様」と相手の名前を入れましょう。会社名や所属が分かっている場合は「○○株式会社」「△▽様」と２行に分けて書いてもよいでしょう。
どんな人でも、メールを開いたときそこに自分の名前が書いてあればすぐに気がつきます。広告や宣伝のメールではなく、その人個人に宛てたメッセージであるということを示すのに、宛名を書くのは最も効果的な手段なのです。
書き出しはまず名前と所属から
宛名の次は、いよいよ本文です。
本文の書き出しでは、まず自分の名前を名乗ります。プライベートなメールでは、本名を名乗らずにハンドル名やニックネームと呼ばれる略称を利用する人もいますが、ビジネス上のメールではハンドル名やニックネームではなく、本名を使用します。
その相手にメールを送るのがはじめてなら、簡単な自己紹介を付け加えます。自己紹介といっても、自分の所属する会社や部署名担当する仕事の内容などを、用件に関連する範囲で書けば十分でしょう。
また、はじめてメールを送る相手の場合は、相手のメールアドレスをどのようにして知ったのかを付け加えるとよいでしょう。電子メールアドレスは住所や電話番号のように名簿や電話帳で検索できるものではありません。見知らぬ人からメールが届いたら、相手は必ず「この人はどこで私のメールアドレスを知ったのだろう」と不審に思うでしょう。「○○のメーリングリストでお見かけしました」「○○社の□□様からのご紹介でメールを差し上げました」と書き添えておくだけで、相手の印象はぐっとよくなるはずです。
はじめての相手に送るメールの書き出しの例

１つのメールに１つの用件
複数の用件があるときでも、１つのメールに１つの用件にとどめたほうがいいでしょう。「会議への出欠の返事」という表題のメールに、「電話番号変更の連絡」が書かれていたとしたらどうなるかを考えてみてください。後からその連絡を探し出すには、いちいち本文の内容をチェックしなければなりません。表題と内容が１対１で対応していれば、、メールを整理したり、返事を書いたりするのはずっと楽になるはずです。
最近では、iモード携帯電話のように表示できる文字数の限られた端末でメールを読む人も増えています。一つのメールに複数の用件を書いたつもりでいると、相手には一つめの用件しか伝わっていないということだって起こり得るのです。
本文の最後にはシグネチャ（署名）を付けよう
本文の末尾には、通常シグネチャ（署名）を付けます。シグネチャとは、そのメールの発信者がサイン代わりに書く自分の署名のことです。
シグネチャには、自分の名前、所属する会社、部署名やメールアドレス、ホームページアドレスなどを入れるのが一般的です。自分の好きな言葉、最近の近況などを含めたり、文字を組み合わせて絵を描いたりといった遊び心のあるシグネチャを見かけることもあります。
一般的なシグネチャの例

遊び心のあるシグネチャの例

メールを受け取った側にとって、シグネチャは送り手の立場、人がら、好み、などを知ることのできる数少ない情報源となります。電子メールソフトには、シグネチャをあらかじめ登録しておく機能や、複数のシグネチャの中からひとつを選択できるようにする機能を持つものが多いようです。こうした機能を利用するのもよいでしょう。
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