四种让你有效主持会议的方法

来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/25 10:09:49

四种让你有效主持会议的方法

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会议是一种让人们有效传达信息和做出决策的方式。 然而一场效率低的会议除了浪费大家的时间，我们从中得不到任何好处。我们从工作中可以得到一定的报酬，会议也一样，不光是你，所有出席会议的人都应从中得到点什么。每次开会之后你都应该自问一句，“我对这次会议的贡献和付出成正比吗？

  以下这些建议可以帮助你有效的主持一场会议：

  1. 在有突发事件发生的时候举行会议

  因为是按照“正确的方法”在做或因为大家一直以来都是这么做的，所以很多常规性会议就像例行公事一样。管理者觉得交流是一种“很好的方法”，但他们又不懂究竟该交流些什么。因此就把会议时间分配下去让大家做自由讨论，这些讨论就理所当然的占用了大部分的会议时间。

  当出现特殊事件必须要开会的时候才开会，这样会比较有效率。例如，一个必须交付的项目却已推迟了两个星期还未交付。这时开会就应讨论一下这个问题会不会影响到整个工程的进度，该怎样做才能保证工程正常运行。

  在有紧急事件发生的时候开会，你必须保证会议有足够的时间来解决问题，记住，仅仅是在问题产生的时候。

2. 有效利用好议事日程

  议事日程其实就是一张记录会议将讨论的事件的清单。议事日程按先后顺序排好了会议的目标和需要讨论的问题。 

  议事日程可以使会议变得紧凑，同时能保证大家讨论时不跑题。提前将议事日程发给职员，让他们有时间去准备，就不会因为对内容不了解而耽误会议进程了。 

3. 合理安排会议时间

  掌握会议出席者的行程信息来安排会议时间：

  • 如果职员们喜欢开会时东拉西扯，你就把会议时间安排在午饭前或者下班之前，这样就能使得那些与会人员尽量简洁明了的发表自己的意见。
  •  如果人们很有时间观念的话，你就把开会每分钟花掉的钱写在小黑板上，这样就会产生积极的效果。
  •  开会一定要准时。如果延迟开会的话，对那些准时到会的人是很不公平的。要是有人没有准时到会，忽略那些迟到的人照常准时开会。
  • 如果有人总是迟到的话，你就把开会时间定在一个不寻常的点，例如整点过19分开会。这样就能让与会人员都准时到会了。

4. 其他有用的技巧

  • 尽量精简与会人员。开会的人越多，讨论的也就越多。邀请那些珍惜时间的人来开会。
  • 确保上次会议上做出的决议已经得到施行。这就保证了会议不是一个“清谈俱乐部”。
  • 会议结束前留出几分钟总结会上讨论的内容并部署会后工作。这就保证了每个人都能明白会议里有些什么决策，他们该做些什么。

  会议一种是做出决议的有效方式，同时也是一个吞噬时间的恶魔。当你花时间去开会的时候，你肯定希望通过它来达到某种目的来实现时间的价值。

翻译： 200612605006Rachel 秀才

 

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