引用 EXCEL 一些应用技巧

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 16:15:06

利用Excel锁定、隐藏和保护工作表的功能,把公式隐藏和锁定起来。

 

  1、选中整个工作表数据区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框。

  2、切换到“保护”标签,清除“锁定”选项前面复选框中的“∨” 号,确定返回。

  3、执行“编辑定位”命令,打开“定位”对话框,单击其中的“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框。

  4、选中其中的“公式”选项,确定返回,一次性选定工作表中所有包含公式的单元格。

  5、再次打开“单元格格式”对话框,切换到“保护”标签下,在“锁定”和“隐藏”选项前面复选框中加上“∨” 号,确定返回。

  6、执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,输入密码,确定,再确认输入一次密码,确定返回即可。

  注意:如果自己需要查看或修改公式,请先执行“工具→保护→撤销工作表保护”命令,解除对工作表的保护。

 

如何去掉网格线?

 

  1)除去编辑窗口中的表格线

单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效;

2)除去打印时的未定义表格线

  有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。

 

如何快速地将数字作为文本输入?

 

  在输入数字前加一个单引号“”’,可以强制地将数字作为文本输入。

 

使用数组公式

 

Excel中数组公式非常有用,它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式,首先必须选择用来存放结果的单元格区域,在编辑栏输入公式,然后按ctrl+Shift+Enter组合键锁定数组公式,Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号,否则,Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式.需选择数组区域并且激活编辑栏,公式两边的括号将消失,然后编辑或清除公式,最后按Ctrl+shift+Enter键。

 

如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值?

 

通常情况下,我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值,而是将其内容置为空。例如,图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,将有可能出现0值的情况,如何让0值不显示?

 

  方法一;使用加上If函数判断值是否为0的公式,即:

 

  =if(b2+c2+d2=0,“”, b2+c2+d2)

 

  方法二:选择“工具”\“选项”\“视窗”,在“窗口选项”中去掉“零值”选项。

 

  方法三:使用自定义格式。

 

  选中 E2:E5区域,选择“格式”\“单元格”\“数字”,从“分类”列表框中选择“自定义”,在“格式”框中输入“G/通用格式;G/通用格式;;”,按“确定”按钮即可。

 

如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?

 

  对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”\“页面设置”\“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后,打印出来的表格就面目如初

 

Excel多工作表页码连续设置

 

打印Excel 2002工作表之前需要设置页码,如果多张工作表的页码必须连续排列,就得采用一些特殊的页码设置技巧。假设有名为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表,分别可以打印2、3、5页,并且打印时每个工作表的内容要连接在一起。可以按以下方法设置页码:

 

  首先打开工作表Sheet1,单击“文件”菜单下的“页面设置”命令打开对话框,按照常规方法完成打印方向和纸张大小等设置。接着查看“页面”选项中的“起始页码”框内是否为“自动”,如果是的话,再打开“页眉/页脚”选项。根据页码的设置需要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,选择其中的“第1页”,单击“确定”按钮关闭对话框。

 

  接下来切换到工作表Sheet2,按相同方法打开“页面设置”对话框中的“页面”选项,把“起始页码”框内的“自动”修改为“3”(因为Sheet1有两页,所以Sheet2的起始页码应该是3)。然后打开“页眉/页脚”选项,根据页码的设置需要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,选择其中的“第1页”,单击“确定”按钮关闭对话框。此后你就可以通过打印预览看到Sheet2的起始页码是“第3页”了。

 

  按照同样方法把工作表Sheet3的“起始页码”修改为“6”,就可以实现三张工作表的页码从1连续排到10的要求了。

 

  要打印设置了连续页码的多张工作表时,首先应当选中所有需要打印的工作表,然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。

 

Excel公式引用方式转换

 

我们在公式中引用的单元格地址通常有两种格式——相对引用和绝对引用(在单元格行列标号前面添加一个“$”符号),如何快速转换这两种方式呢?

 

  选中需要转换的公式单元格,切换到编辑栏中,选中相应的公式,反复按F4功能键,即可进行相应的快速切换。

http://www.hongen.com/pc/oa/excel2k/ex2k1301.htm

不连续单元格填充同一数据

  选中一个单元格,按住Ctrl键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据,然后按住Ctrl键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

 多张工作表中输入相同的内容

  几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一张工作表,然后按住Ctrl键,再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表,接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后,再次按下键盘上的Ctrl键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解除这些工作表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

分数的输入

  如果直接输入“1/5”,系统会将其变为“1月5日”,解决办法是:先输入“0”,然后输入空格,再输入分数“1/5”。

  (2) 序列“001”的输入

  如果直接输入“001”,系统会自动判断001为数据1,解决办法是:首先输入“’’”(西文单引号),然后输入“001”。

  (3) 日期的输入 

  如果要输入“4月5日”,直接输入“4/5”,再敲回车就行了。如果要输入当前日期,按一下“Ctrl+;”键。

批量删除空行

  有时我们需要删除Excel工作薄中的空行,一般做法是将空行一一找出,然后删除。如果工作表的行数很多,这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能,把空行全部找到,然后一次性删除。 做法:先在表中插入新的一个空行,然后按下Ctrl+A键,选择整个工作表,用鼠标单击“数据”菜单,选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部,都出现一个下拉列表框,在典型列的下拉列表框中选择“空白”,直到页面内已看不到数据为止

在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑”菜单,选择“删除行”命令,然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去,再单击“数据”菜单,选取“筛选”项中的“自动筛选”命令,工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。

  如果想只删除某一列中的空白单元格,而其它列的数据和空白单元格都不受影响,可以先复制 此列,把它粘贴到空白工作表上,按上面的方法将空行全部删掉,然后再将此列复制,粘贴到原工作表的相应位置上。

如何避免错误信息

  在Excel中输入公式后,有时不能正确地计算出结果,并在单元格内显示一个错误信息,这些错误的产生,有的是因公式本身产生的,有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息,并提出避免出错的办法。

  1)错误值:####   

  含义:输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大,使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法,出现了负值。

  解决办法:增加列的宽度,使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的,可以改变单元格的格式,比如改为文本格式,结果为负的时间量。   

  2)错误值:#DIV/0!   

  含义:试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况:除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。

  解决办法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。   

  3)错误值:#VALUE!   

  含义:输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符,或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式,都将产生错误信息#VALUE!。   

  解决办法:这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如,单元格C4中有一个数字或逻辑值,而单元格D4包含文本,则在计算公式=C4+D4时,系统不能将文本转换为正确的数据类型,因而返回错误值#VALUE!。   

  4)错误值:#REF!   

  含义:删除了被公式引用的单元格范围。

  解决办法:恢复被引用的单元格范围,或是重新设定引用范围。

  5)错误值:#N/A   

  含义:无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时,用户可以在单元格中输入#N/A,以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。

  解决办法:在等待数据的单元格内填充上数据。

  6)错误值:#NAME?   

  含义:在公式中使用了Excel所不能识别的文本,比如可能是输错了名称,或是输入了一个已删除的名称,如果没有将文字串括在双引号中,也会产生此错误值

  解决办法:如果是使用了不存在的名称而产生这类错误,应确认使用的名称确实存在;如果是名称,函数名拼写错误应就改正过来;将文字串括在双引号中;确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(:)。例如:SUM(C1:C10)。   注意将公式中的文本括在双引号中。

  7)错误值:#NUM! 含义:提供了无效的参数给工作表函数,或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。

  解决办法:确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小,就要修改公式,使其结果在-1×10307和1×10307之间。

  8)错误值:#NULL! 含义:在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点,但这两个范围没有公共单元格。比如输入:“=SUM(A1:A10 C1:C10)”,就会产生这种情况。

  解决办法: 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”