随时记录重要信息 – OneNote

我们面临着一个信息的时代，需要不断地创建信息，或者从别人那里接受或共享信息。在以往，当我们发现信息后，就会随手记在纸上或者便签中，时间长了，非常容易造成信息的丢失，而且这些零散的信息也是非常难以组织的。
Microsoft Office OneNote 2003是Microsoft Office System中的新增应用程序，它允许用户电子化地记录、组织和重新利用在便携式电脑、台式机或掌上电脑中的笔记，并为用户提供了多种获取信息的方式，使用户在这样的环境中有效地收集、自定义和组织信息。
的操作界面
OneNote作为Microsoft Office System中的一个应用程序，可以电子化地记录您的信息，并可以允许用户根据喜好记录笔记、轻松地组织信息、快速访问信息，并且可以有效地重新利用和共享笔记信息。
在开始使用OneNote记录信息之前，我们需要先了解OneNote的操作界面，如图1所示。
 
图1 OneNote操作界面
在这个灵活、强大的数字笔记本中，用户可以根据自己的工作需要，对操作界面进行进一步调整。
OneNote给予用户以自己的方式组织信息的能力，使用OneNote，您可以为数字记事本系统创建特定的项，使得每项拥有自己的笔记页。
在默认方式下，OneNote提供了“常规”、“便笺”和“会议”3个笔记本项，而这些笔记本项可以按照如下方式添加或删除：
（1）在笔记本项的标签上单击鼠标右键，即可打开右键命令菜单，如图2所示。
 
图2
（2）在右键命令菜单中，选择【新分区】命令，即可在当前的笔记本项后面添加一个新的笔记本项，同时，您还可以为该分区起一个名字，以标注这个分区记录的信息内容。
 
图3 新建的分区
（3）使用笔记本项上的右键菜单，您还可以为该分区更改颜色、移动分区等操作，使其符合您的使用习惯。
删除笔记本项的操作同样出现在笔记本项的右键菜单中，选择【删除】命令，在“Microsoft Office OneNote”提示对话框中，选择【是】命令，删除该笔记本项。
 
图4 删除笔记本项
而实际上，在OneNote中的每一个笔记本项都有一个单独的文件与其对应，它们存放在Windows操作系统中的“我的文档”中的“我的笔记本”文件夹中，如图5所示。
 
图5 在资源管理器中的笔记本项文件
在每个笔记本项中，都可以包含若干页面用来保存不同性质的笔记，例如，一个项目经理可以为正在进行的项目的每个部分设定一个页面，分别保存供应商会议、客户会议和项目时间线等记录。
在OneNote操作界面的左侧，是每个笔记本内各个页面的单独标签集，单击这些标签可以让您进入相应的页面。用户可以创建新的页面组，它是具有相同标题区的页面集合，页面组中有一个主页面和子页面，它们在标题区中具有相同的信息。
在笔记本项中插入新的页面的操作步骤如下：
（1）单击OneNote操作界面中的【插入】｜【新页】菜单项，即可插入新的页面，而页面的标题就是在标题区内输入的内容。
 
图6 新建的页面
（2）在新建的页面中，还可以根据需要创建一个或若干个子页面，此时只需要选择【插入】菜单中的【新子页】命令即可。页面组中的子页在OneNote右侧显示为较小的页面标签，如图7所示。
 
图7 在页面组中的子页
为了使在页面中信息的格式更贴近于用户的使用，可以通过【视图】菜单中的【基准线】命令，来调整记录信息时的外观。
 
图8 调整页面的基准线
并且，OneNote为特定的用户预定义了信纸的格式，即有预定义外观的页面。OneNote提供了3种基本类型的信纸：
·     划线纸：页面中带有很多规则线（例如线条和网格等）；
·     轻型纸：在有很多笔记的情况下，帮助用户组织思路和信息的纸；
·     设计纸：带有图片和相同字体、字体颜色的信纸。
这些信纸可以直接应用在您的页面中，如图9所示。
 
图9 OneNote中的信纸
打开OneNote的任务窗格，在“新建”任务窗格的“更改信纸”选项区域内，就可以选择您将希望使用何种信纸创建新的页面，如图10所示。
 
图10 信纸的选择
信纸在所有的笔记记事中提供了一致的外观，有助于避免输入反复出现的文本内容，并且有助于让用户专注于笔记的记录，而不用再去考虑页面的布局和字体的类型等格式设置。
通过“新建”任务窗格中的【将当前页保存为信纸】命令，还允许用户将自己定义好格式的页面保存为信纸格式，以供将来使用。
记录信息
就像在纸上记录笔记一样，OneNote提供给用户极大的记录信息能力，我们可以将信息记录在OneNote页面的任何位置，并可以与其它应用程序中的信息进行整合。
OneNote在每个笔记页面中都提供了笔记标题的功能，一方面可以使用户在页面中了解该页面记录的信息，同时，页面标题还会反应到页面标签上，通过页面标签，用户可以非常快速地遍历到需要的页面内容，如图11所示。
 
图11 页面的标题
在标题区中包含了页面的标题、页面的总数和当前页面、该页面的创建日期和时间等信息。并且每个页面的标题区与页面中的笔记内容不在同一个区域中，这样就使得标题区在进行信息记录时保持始终可见。
在OneNote笔记记录区的任意位置，都可以随时记录信息，并且可以与Office其它应用程序一样，轻松完成文字格式的定义。
使用OneNote记录文字信息的操作步骤如下：
（1）单击OneNote笔记记录区的任意位置，即可出现开始笔记输入的标记图标，提示用户可以进行文字信息的输入。
 
图12 书写文字笔记
（2）选择【视图】菜单中的【任务窗格】命令，开启OneNote任务窗格，并打开“字体”任务窗格，为选中的文字记录设置字体、字号、颜色以及文字效果等格式。
 
图13 设置笔记文本的格式
（3）在笔记中也可以通过“项目符号”和“编号”任务窗格，为文字内容设置相关的符号。
 
图14 在笔记中应用项目符号和编号
用鼠标在笔记上盘旋时名为“笔记处理”的小图标会出现在笔记旁边。使用这些处理可以轻松地在页面上移动笔记。使用该特性可以重新排序条目（数字会自动调整）或者组合可能分散在页面外的同一主题的笔记。在一个列表附近拖动另一个列表，OneNote会自动将拖动的列表合并到前一个列表。使用拖放的处理也可以用于分离笔记内容，如图15所示。
 
图15 拖放笔记的内容使其重新组合
OneNote提供了利用手写设备在掌上电脑、台式机或便携式计算机上手写笔记或绘制图表的能力，您可以在同一个页面中手写或者输入笔记的内容。如果您没有手写输入设备，还可以利用鼠标的操作完成绘制和勾画图表。
对于掌上电脑，用户可以使用数字墨水——一种来自Microsoft的新技术，应用于手写，就像它们是文本一样。OneNote的键入文本的特性同样适用于墨水笔记，如项目符号和编号、拖放和用笔记标签标记。OneNote的查找特性同样允许用户在掌上电脑的笔式输入设备书写的OneNote笔记本中搜索墨水笔记。在OneNote中，如果需要，可以将数字墨水笔记转换为键入的文本。
如果在台式机或便携式电脑上在OneNote里使用笔式输入设备，手写的笔记存为图形文件。尽管这些笔记显示为手写，但它们不具有数字墨水的增强特性，而且这些笔记也不能转换为输入文本。
在OneNote中，提供了多种可供选择的墨水类型，包括笔迹的颜色和浓度，在使用数字墨水前，先通过“笔”工具栏选择相关的书写样式。
 
图16 “笔”工具栏
然后就可以在OneNote笔记记录区的任意位置进行书写了，如图17所示。
 
图17
在书写或绘制的过程中，也可以使用OneNote提供的“橡皮擦”功能，将绘制失误的部分擦除干净。
使用OneNote不仅可以输入文字信息或者绘制图表内容，还可以将其它的信息整合到笔记文件中，例如我们可以通过【插入】｜【图片】命令向笔记中插入相关的图片文件，如图18所示。
 
图18 在笔记中插入图片信息
如果您的计算机中安装了麦克风设备，可以通过选择【视图】菜单中的【工具栏】|【录音】命令，打开“录音”工具栏，在工具栏中单击“开始录制”图标开始记录音频。然后您可以在OneNote中像平常一样记笔记，OneNote将音频和写下的笔记同步。通过这么做，OneNote记录了写下每个笔记的同时发生的音频信息。
 
图19 录音工具栏
因此，如果需要澄清某个笔记，你可以将鼠标停留在有问题的笔记上时，就会出现音频图标。单击该音频图标，OneNote即可播放记下笔记时正在进行的音频。
 
图20 与笔记同步的音频信息
在记录信息时，由于OneNote给予用户记录信息的灵活性，允许用户在任意位置书写信息，有时就会发现需要在原有的信息中间加入新的记录区域，或者希望能够删除在笔记中的多余的笔记空间。
OneNote中的“额外的书写空间”功能就提供了对笔记空间进行组织的能力，例如，我们希望能够在已有笔记的部分插入新的讨论内容，即可在笔记上单击鼠标右键，选择【额外的书写空间】菜单命令，如图21所示。
 
图21
此时，在需要添加空间的区域中按住鼠标左键，向上或向下拖动鼠标，即可规划出新的空间区域，同时，在笔记区中也可以观察到该空间的大小。在新的空间中即可继续进行记录笔记的操作。
 
图22 新增加的空间
使用OneNote将信息记录在电子笔记本中后，这些信息是否还可以进行重新的组织或信息查找呢？OneNote提供了强大的信息组织和处理工具，使得用户可以在编辑信息或者回顾信息时使用。
因为记录的信息是保存在不同的笔记本项的不同页面和子页面中的，那么，如果希望能够查找到特定的信息是否会非常麻烦呢？
OneNote提供了信息的查找特性，只需在如图23所示的位置输入希望查找的信息关键字，然后单击信息查找的箭头图标，即可在所有打开的笔记本项中查找那些关键字。
 
图23 输入需要查找的关键字
OneNote会在包含匹配字符的页面高亮显示页面标签。按下ENTER键或单击“下一个匹配的内容”箭头时，OneNote会迅速跳到笔记中下一个匹配的地方，使得在同一时间搜索多个笔记本项中的页面变得非常简单，如图24所示。
 
图24 在页面中高亮显示的关键字
同时，您还可以打开OneNote任务窗格，在“页列表”的任务窗格中，将显示OneNote中的搜索结果，并且可以根据不同的排序依据排序列表。单击搜索结果中的名称，即可打开包含搜索关键字的相关页面查看信息。
 
图25 在任务窗格中的搜索结果
为了进一步对笔记的内容进行组织，在OneNote中还提供了笔记标签来标注笔记的内容，用于标记关键条目、紧急笔记或需要跟进的项目。
使用笔记标签标注笔记的操作步骤如下：
（1）在OneNote中，将光标置于需要标注的文字或图表上面。
（2）在“常用”工具栏中单击【笔记标记】按钮旁边的下拉箭头，打开笔记标记选项，如图26所示。
 
图26 添加笔记标记
（3）根据需要在笔记中加入标记的类别，例如待办事项、重要、问题、提醒的信息等等。这样就会在笔记的前面出现标记的图标。
除了使用OneNote提供的笔记标记外，用户还可以自定义标记的内容，以更有效地组织笔记。自定义标记的操作步骤如下：
（1）执行菜单栏中的【视图】︱【任务窗格】命令，在打开的任务窗格中单击【其它任务窗格】命令右侧的下三角按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义我的笔记标记”命令，即可打开“自定义我的笔记标记”任务窗格。
 
图27 自定义我的笔记标记
（2）选择需要定义的笔记标记，然后单击【修改】按钮，打开“修改笔记标记”对话框，如图28所示。
 
图28 修改笔记标记
（3）在“显示名称”中输入该笔记标记的标题，例如“已确定的信息”，然后单击“符号”图标中的下拉箭头，为该标记选择特定的符号，并调整字体和背景的颜色，所有的设置工作可以在“预览”文本框中进行查看。
 
图29 定义笔记标记的内容
（4）定义完成后单击【确定】按钮完成操作，此时在笔记标记列表中就会新增加一个笔记标记项目，并且可以将它应用到您的笔记上。
为笔记的内容添加完成笔记标记后，使用鼠标右键单击在笔记内容前面的标记图标，可以删除笔记标记或者自定义我的笔记标记，如图30所示。
 
图30 笔记标记的操作
同时，用户还可以单击“笔记标记”工具栏中的【创建Outlook任务】图标，可以将该标记整合到Outlook中，以创建一个新的Outlook任务。
 
图31 “笔记标记”工具栏
为笔记设置了笔记标记后，一方面可以帮助您在浏览笔记时获得提示信息，同时，笔记中的笔记标记还可以组织起来，使用户能够查看到关于笔记的摘要信息。
（1）选择【视图】菜单中的【笔记标记摘要】命令，或者直接打开“笔记标记摘要”任务窗格。
（2）可以在“按下列条件将笔记分组”下拉列表中选择分组的依据，例如根据笔记标记、分区、标题、日期或笔记文本等。
 
图32 选择分组条件
（3）在显示区域中即可查看到根据条件分组的笔记内容。
（4）还可以在“搜索”下拉列表中，选择您希望在哪些位置搜索这些带有标记的笔记内容。
（5）如果希望能够将特定标记的笔记内容重新组织，可以单击【创建摘要页】按钮，将这些根据条件筛选出来的笔记内容放置到同一个页面中，如图33所示。
 
图33 根据标记重新组织的笔记内容
将笔记记录在纸上，那么这些信息就很难共享给其它用户使用。而在OneNote中创建的电子信息，可以通过以下的方式轻松完成信息的共享。
在OneNote的“常用”工具栏中单击“电子邮件”图标，即可打开Outlook 2003中的邮件界面，如图34所示。
 
图34 使用电子邮件发送笔记
当使用OneNote发送笔记信息时，它会自动将笔记转换为HTML格式并将它们自动加入到邮件的正文内容中，这样，即使邮件的接受方没有安装OneNote应用程序，依然可以打开邮件阅读笔记的内容。
另外，OneNote同时也创建了笔记的一个.one文件作为附件插入到Outlook电子邮件中，如果收件人安装了OneNote，则可以很容易地通过双击附件将页面加入到他们自己的笔记本中。
格式发布
OneNote提供了将笔记发布成HTML网页的能力，这样就方便用户使用浏览器就可以查看到笔记的内容。
（1）选择【文件】菜单中的【发布页】命令，打开如图35所示的对话框。
 
图35 发布OneNote笔记
（2）选择发布笔记的位置，并在“保存类型”下拉列表中选择“单个文件网页”选项，设置完成后单击【发布】按钮。
其它用户不需要安装OneNote应用程序，只要打开IE浏览器，即可打开笔记的内容进行查看，如图36所示。
 
图36 通过浏览器查看笔记的内容
同Microsoft Office System中的其它应用程序一样，OneNote也提供了将笔记发布到Windows SharePoint Services“共享工作区”的能力，在共享工作区中，团队的用户就可以共同对笔记的内容进行浏览、编辑，以及分配任务等多种操作。
提示：关于“共享工作区”的设置和操作，请参考第4章中的内容。