党政机关公文格式宜统一

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2010-04-12 22:39:50 来源:中共乐清市委党校 金燕 浏览:922次
统一、规范的格式,不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定效用在形式上的重要体现,也是公文处理逐步科学化、规范化的需要。我国党政机关涉及公文格式的相关规定和标准主要有:中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》第三章,国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》第三章,以及国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》。在这些文件中,党的机关公文和行政机关公文的格式标准虽然总体上是一致的,但在要素的名称、标识位置、标注方式等方面也有着不同的要求。
一、党政机关公文格式的不同
1.公文格式组成要素及名称不同
党的机关公文组成要素中的“印发传达范围”、“发文机关署名”,在行政机关公文组成要素中没有;而行政机关公文组成要素中的“附注”,在党的机关公文中没有。另外,行政机关公文在规定公文密级时,有的要求标明保密期限;而在党的公文中没有体现。行政机关公文中的“附注”是用来说明在其他区域不便说明的事项,例如,需要注释的名词术语、公文的送达范围、使用方法等;而在党的机关公文中,只有简单的“印发传达范围”。一些组成要素的名称也有不同。党的机关公文中的“版头”,在行政机关公文中被称为“发文机关标识”;行政机关公文中的“印发机关和印发日期”,在党的公文中则合称为“印制版记”。
2.公文各要素标注位置不同
“秘密等级”和“紧急程度”两项要素,行政机关公文标注在首页右上角第一、二行,党的机关公文标注在首页左上角第一、二行(无份数序号时)或第二、三行(有份数序号时)。党的机关公文在正文开头不标注主送机关,“主送机关”标注在“印发传达范围”处;行政机关公文在正文开头不标注主送机关或主送机关名称在首页排不下时,“主送机关”排印在主题词之下,抄送机关之上。党的机关公文的抄送机关名称在左边顶格排印,而行政机关公文的抄送机关名称在左边空一字排印。
3.公文要素标注方式和要求不同
党的机关公文规定秘密公文应标明份号,行政机关公文规定绝密、机密文件标明份数序号。在“公文生效标识”中,党的机关公文要求标注发文机关全称或规范化简称。行政机关公文在这方面有两种情况:单一机关制发和两个机关联合制发的公文在落款处不标注发文机关名称,只标识成文日期;三个及以上机关联合行文时,为防止出现空白印章,在正文和成文日期之间标注发文机关名称。成文日期标注方式也有不同,党的机关公文成文日期一般用阿拉伯数字标注,行政机关公文则用汉字数字标注,“ 零” 写为“〇”。党的机关如果末页无正文,在末页第二行注明“此页无正文”;而行政机关公文则要求采取调整行距、字距的办法,使印章与正文同处一面,不得采用“此页无正文”的方法解决。在“印制版记”方面,党的机关不包括“主题词”和“抄送机关”,但要注明印刷份数;行政机关包括“主题词”和“抄送机关”,但无需注明印刷份数。
4.用纸规格和排印字号、字体不同
党的机关公文用纸规格既可采用16开型,也可采用国际标准A4型;行政机关公文规定采用国际标准A4型。党的机关公文使用的字体和字号比较多,字体有仿宋、书宋、楷体等,字号有2号、3号、4号等;而行政机关公文明确规定,除标题外正文一律采用3号仿宋体。
最后,党的机关公文版头和主体之间用一条红色横线相隔,红线中间一般有一颗红五星;行政机关公文则是在发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线,隔开发文机关标识和正文。
二、党政机关公文格式不同的弊端
1.格式差异繁多,容易混淆
在基层组织特别是乡镇一级,党政机关办公室一般不分设,党委办公室秘书与政府办公室秘书往往是同一人。这就要求其必须同时掌握并熟练运用党政两个系统的公文格式,而两者之间差异甚多,容易混淆,使公文写作人员无所适从,有的干脆将党政公文的格式混在一起使用,致使公文质量大打折扣。
2.党政联合行文,采用哪种格式,难以协调
在《国家行政机关公文处理办法》中,去掉了老办法所规定的“党政分开行文”这一原则。这表明随着时代的发展,党政联合行文将是新形势下加强党的领导的必然选择,党政联合行文的情况也将越来越多。但在当前党政公文格式不统一的情况下,党政机关、部门联合行文到底采用哪种格式,往往难以协调,承办人员在送审过程中常常要数次更改格式,难以适从。
3.给公文处理带来不便,影响工作效率
党政机关向上级机关报送公文或向下属单位下发公文,都要根据不同性质机关的要求去处理。即使是同一内容,如果分别上报党和政府机关,就要采用不同的格式。如公文格式不规范,根据规定必须退回。这样就容易影响公文的办理效率。
三、党政机关公文格式统一的建议
党政公文格式完全统一并不现实,笔者认为在两者关系上要把握一个原则,即求其同、存其异。
1.公文各要素名称应该统一
《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中名称不同但实质内涵相同的要素,应选用准确、通俗的名称加以统一。如党的机关公文中的“版头”与行政机关公文中的“发文机关标识”,可统一称为“文件版头”;行政机关公文组成要素的最后一项“印发机关和印发日期”可用党的公文中的“印制版记”,这样更通俗易懂。党的机关公文组成要素中的“印发传达范围”可统一为行政机关公文中的“附注”,因为“附注”的内涵要更为宽泛一些。
2.公文各要素标注位置和方式应该统一
为了防止泄密事件的发生,凡是秘密文件都应标注份号,而不应像《国家行政机关公文处理办法》中规定的那样,只有绝密、机密级文件才标注份号。密级和紧急程度统一标注在右上角,这样更清楚明白,更容易引起收文人员的重视。另外,无论是单一机关发文还是几个机关联合发文,发文机关都应署名,这样一方面便于操作,另一方面也符合人们的习惯。成文日期应统一用阿拉伯数字标注,既与国际接轨,书写和排版也更为方便。
3.公文用纸与排版格式应该统一
公文用纸统一使用国际标准的A4纸更合理些。公文字号、字体也应加以统一,这样更符合公文统一、规范的要求,也更便于经办人员操作。
为了便于区别,建议在区分版头与正文的红线部分保留党政机关公文各自的特色,即党的机关公文版头和主体部分之间用一条红色横线相隔,红线中间用一颗红五星隔开;行政机关则是在发文字号之下印一条与版心等宽的红色反线,隔开发文机关标识和正文。
参考文献:
1 国务院《国家行政机关公文处理办法》,国发〔2000〕23号。
2 《中国共产党机关公文处理条例》,中共中央办公厅1996年5月3日印发。
3 国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》,中华人民共和国国家标准GB/T 9704—1999。
4 李岩《党政公文处理的异同》,《泰山乡镇企业职工大学学报》2001年第4期。
5 唐明瑶《党政公文格式应一致》,《四川档案》2003年第5期。
(中共乐清市委党校  金燕)