从铺天盖地的信息大潮中解脱出来:利用 OneNote 和 Outlook 查找和共享信息 ...

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2019/12/07 15:23:51
从铺天盖地的信息大潮中解脱出来:利用 OneNote 和 Outlook 查找和共享信息
适用于:Microsoft OneNote 2003,Outlook 2003
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适用于:
Microsoft Office OneNote? 2003 Service Pack 1
Microsoft Office Outlook? 2003
这样的情景听起来是不是似曾相识?Maria 是一个负责管理众多项目的管理人员。她不是转战于各种会议,就是忙于同小组成员一道收集信息和解决问题。在这种情况下,Maria 很容易被项目信息、会议记录和电子邮件弄得晕头转向。
幸运的是,Maria 使用 OneNote 和 Outlook 处理她的大部分工作。她利用 OneNote 作会议记录和收集每个项目所需要的全部信息。利用 Outlook 发送和接收所有电子邮件、记录客户联系信息、安排会议和约会。这样的结果是会产生大量的信息,Maria 需要与她的团队和客户共享这些信息,还要对其进行组织以便轻松地找到需要的信息。
由于 Maria 利用 OneNote 作会议记录,利用 Outlook 安排会议,因此她可以直接将每个会议的出席人员列表、会议的时间地点以及议程直接复制到 OneNote 中的会议记录中。此外,她还能够从 OneNote 中捕获新客户的联系信息,以及任务和约会,然后将所有信息轻松地导入 Outlook。

开会时,Maria 喜欢用 OneNote 作笔记。甚至在离开会议室之前,她就可以快速组织这些笔记,并将其以 Outlook 电子邮件形式发送给团队成员,这一切只需单击 OneNote 工具栏上的一个按钮即可迅速完成。笔记会显示在电子邮件正文中,笔记文件本身则自动以附件的形式附加在电子邮件中,这样 Maria 的团队成员即可将该页添加到他们各自的 OneNote 笔记本中。

繁忙的一天结束了,Maria 终于可以浏览她的 Outlook 收件箱,阅读当天收到的邮件了。她必然会发现许多需要保留、组织和再次使用的信息碎片。
Maria 有不少诀窍,可以有条理地保存这些信息并轻松自如地使用它们。她在 Outlook 中为来自特定人员或涉及特定项目的邮件建立了“搜索文件夹” —— 一种虚拟文件夹,其中包含符合特定搜索条件的所有电子邮件的视图。Maria 还在“收件箱”中设定了一些规则,将直接发给她的邮件用一种颜色显示,而将转发给她的邮件用另一种颜色显示。这样有助于区分哪些邮件需要优先回复。最后,Maria 还对她认为有必要保持关注的所有邮件加以标记,以便日后查找。
对于在 OneNote 中所做的笔记,Maria 同样有她绝妙的组织诀窍。 首先,她在笔记本中为手头的每个项目都创建了一个文件夹。在每个文件夹内,她又划分出许多分区,从而进一步组织每个项目。在作笔记时,Maria 使用“待办事项”笔记标记来标注需要记住的所有操作项。日后,她可以使用“笔记标记摘要”任务窗格来查看所有做过标记的笔记。她甚至还可以创建一个汇总页,将所有“待办事项”一次列出。
借助 OneNote,Maria 还可以轻松地查找她所需要的任何信息。例如,如果她打算查找关于某个客户的信息,可以在含有该客户名称的笔记中搜索。如果她知道笔记所在的具体文件夹或分区,则可以缩小搜索范围;否则,可以选择在整个笔记本中搜索。
Maria 每天可能会有大量的信息需要处理,但有了 OneNote 和 Outlook 的帮助,她便可以对信息流操控自如。
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