会计凭证

项目一   会计凭证及其种类的基本认知

    一、会计凭证的概念

    会计凭证，是指记录经济业务发生和完成情况，明确经济责任，作为登记账簿依据的书面证明。

    会计主体发生的每一项经济业务，都要由执行或完成该项经济业务的有关人员通过凭证来接收、记录经济业务的内容、数量和金额等信息，并在凭证上签名或盖章，以对经济业务的合法性和凭证的真实性、准确性负责。会计凭证还必须经过有关人员审核无误并确认后，才可以将凭证上记录的经济业务数据记入账簿。

    会计凭证的填制和审核作为会计核算工作的起点，是会计核算的基础工作，也是会计核算的基本方法之一，对于保证会计信息的客观性、真实性、完整性，如实反映和有效监督企业的经济业务具有十分重要的作用，主要体现在以下几个方面：

    1、反映经济业务，提供记账依据

    通过取得或填制会计凭证，可以全面接收并记录企业日常发生的经济业务的信息，为登记账簿提供必要的依据。

    2、检查、监督经济活动

    通过审核会计凭证，可以检查和监督企业所发生的经济业务是否合理、合法、合规，以保证企业财产的安全和合理使用，保证财务计划和财政制度的贯彻执行，充分发挥会计的监督作用。

    3、明确经济责任

    通过认真填制和审核凭证，可以明确有关部门、有关人员在处理经济业务中的责任，加强经济责任制。

    二、会计凭证的种类

    会计凭证按其编制程序和用途的不同，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。

    1、 原始凭证

    原始凭证，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用于记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。

    经济业务发生时，对所产生的含有账务信息的数据，要用原始凭证加以记录，以证明经济业务的完成情况，并作为编制记账凭证的依据。

    原始凭证可以按不同的标准分为不同的类别：

    （1）按原始凭证来源的不同，可分为自制凭证和外来凭证

     ①外来凭证，是在经济业务完成时从其他单位和个人取得的原始凭证，如外购商品时取得的由售货单位开具的发票；发运商品时取得的由运输部门开具的运输单据等。

     ②自制凭证，是本企业经办人员在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证，如本企业在对外销售商品时所开具的销货发票的副联（记账联）、采购员出差前借款时填写的借款单、仓库保管人员在验收材料入库时填制的“收料单”、“支票”、“银行进账单”、“差旅费报销单”等。

    不论是外来凭证还是自制凭证，只要能证明经济业务已经执行或已经完成，经过审核后可以作为会计记账的依据。凡是不能证明经济业务已经执行或已经完成的文件，如材料请购单等，因其表明的是预期的经济业务，不属于会计的原始凭证，因而不能单独作为会计记账的依据。

    （2）按原始凭证填制手续的不同，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总原始凭证

     ①一次凭证，是指一次性填制完成的原始凭证。此类凭证在日常经济活动中出现较多，如“发票”、“现金收据”、“入库单”、“收料单”、“借款单”、“银行支票”等。

     ②累计凭证，是指一定时期内，将同类重复发生的经济业务在一张凭证中多次进行记载而完成的原始凭证。

    一般情况下，为了简化手续，对于日常重复发生的同类经济业务，平时随时登记每笔经济业务的发生额，并计算累计数，期末计算总数后作为记账的依据。此类凭证多为自制凭证，典型的累计凭证有“限额领料单”。

    ③汇总原始凭证，是指根据许多同类业务的一次凭证或累计凭证定期汇总编制的原始凭证。此类凭证一般为自制凭证，其作用是为了简化编制记账凭证及记账的手续。常见的原始凭证汇总表有“发出材料汇总表”、“工资汇总表”等。            

     2、记账凭证

    记账凭证，是由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的，记载经济业务简要内容及会计分录，直接作为登记账簿依据的会计凭证。

    会计部门首先是利用原始凭证将企业所发生的经济业务产生的会计数据收集起来，再通过会计确认，运用会计特有的复式记账方式，将该会计数据填写在记账凭证上，做成会计分录，来表述数据中含有的财务信息。

    记账凭证按不同的标准可分为不同的类别：

    （1）按记账凭证的格式，可分为专用凭证和通用凭证

     ①专用凭证，是专门用于记录某一类经济业务的记账凭证。在实际工作中，按经济业务与货币资金的收付关系，将专用凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

    收款凭证用于记载与现金或银行存款收入有关的经济业务；付款凭证用于记载与现金或银行存款付出有关的经济业务；转账凭证用于记载与现金或银行存款收付无关的其他经济业务。

    如果企业经济业务较多时，还可以按现金和银行存款的不同，将收款凭证、付款凭证进一步分为现金收款、现金付款、银行存款收款、银行存款付款凭证，连同转账凭证共五种。

    值得注意的是，在实际工作中会发生同时涉及现金和银行存款的业务，引起现金和银行存款此增彼减的情况，例如从银行提取现金，或将现金送存银行，为了避免重复记账，对此类业务处理的惯例是，统一按减少方编制付款凭证，即：现金送存银行时，只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证；从银行提取现金时，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证。

     ②通用凭证，是不分收款、付款和转账业务，全部业务一律使用一种通用格式的记账凭证。该凭证格式与转账凭证相似，名称统一为记账凭证。（如图3-1）

    （2）按记账凭证的填制的方式不同可以分为单式和复式凭证

    单式记账凭证是将一项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制两张或两张以上的凭证。即每张记账凭证只填一个科目，或者说每一项经济业务要分别填制两张或两张以上的借项记账凭证和贷项记账凭证。

    复式记账凭证是将一项经济业务所涉及的应借、应贷会计科目都集中列在一张记账凭证上面，可以集中反映帐户的对应关系，便于了解经济业务的来龙去脉，可以减少记账凭证的张数。

项目二     会计凭证书写要求的基本认知

    会计人员在利用原始凭证收集并记录经济活动所产生的数据，使用记账凭证对经过确认的数据进行加工处理形成会计信息，以及根据原始凭证和记账凭证将会计数据记入账簿的过程中，都要涉及到数字的填写，而我国的文字中数字大小写之间的差别是很大的，同时在凭证、账簿中对数字的书写又有一定的规范性要求，因此，数字的书写作为会计工作的基本技能，显得十分重要。具体有以下要求：

    一 、对阿拉伯数字书写的要求

    1、要逐个填写，不得连笔写；

    2、在数字前应写明币种符号或者货币名称简写和币种符号，例如人民币符号“¥”、港币符号“HK$”、美元符号“US＄”。币种符号与数字之间不得留有空白。凡数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位，如不能写成“HK$1 000元”。

    3、所有以元为单位的数字，一律填写到角分；无角分的，角位和分位写“00”或“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用“—”代替；

    4、在阿位伯数字的整数部分，可以从小数点起向左按“三位一节”用分位点“，”或空一格分开，例如“89，183.00”或“89 183.00”。

    除此之外，还应注意不要把“0”和“6”、“1”和“7”、“3”和“8”、“7”和“9”写得辨认不清。

    二、中文大写数字的书写要求

    1、中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）”等；不得用“一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）”填写；不得自造简化字。

    2、大写金额前要冠以“人民币”字样，其与大写金额首位数字之间不留空位，数字之间也不能留空位。

    3、中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字；中文大写金额数字到“角”为止的，在“角”之后，可以写“整”（或“正”）字，也可不写 “整”（或“正”）字；大字金额数字有分的，在“分”字之后不写“整”（或“正”）字。

    4、大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。如“人民币捌万元整”。

   三、阿拉伯数字与中文数字之间的对应要求

    阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写，例如：

    1、阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。如¥3 509.60，应写成“人民币叁仟伍佰零玖元陆角”；

    2、阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。如¥5,008.12，应写成“人民币伍仟零捌元壹角贰分”；

    3、阿拉伯金额数字万位或元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，万位、元位也是“0”，但千位、角位不是“0”时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写“零”字。

    例如，“¥102,568.35”，应写成“人民币壹拾万零贰仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”，也可写成“人民币壹拾万贰仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”；

    例如，“¥2,560.22”，应写成“人民币贰仟伍佰陆拾元零贰角贰分”，或写成“人民币贰仟伍佰陆拾元贰角贰分”；

    例如，“¥105,000.35”，可写成“人民币壹拾万伍仟元零叁角伍分”，或写成“人民币壹拾万零伍仟元叁角伍分”；

    4、阿拉伯金额数字角位是“0”，而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字。

    例如，“¥2,568.05”，应写成“人民币贰仟伍佰陆拾捌元零伍分”。

项目三   原始凭证填制及其审核的基本认知

   一、原始凭证的基本内容

    原始凭证的种类较多，不同的原始凭证的具体内容不可能完全一致。例如，差旅费报销单是记录职工出差发生各项差旅费情况的，而发票记录的则是销售商品的数量和金额，两者显然差别很大。但是，原始凭证作为收集和记录经济数据的载体，都起着证明经济业务已经发生或完成的作用，因此，都应当具备说明经济业务完成情况和明确有关人员经济责任等共同的因素。

    构成原始凭证的基本内容有：

    1、原始凭证的名称

    不同的原始凭证有不同的名称，例如收据、发票、收料单、入库单、工资汇总表等。通过原始凭证的名称，可以说明该凭证所代表的经济业务的类型。例如，收据反映了企业收取款项的行为；发票反映了商品交易行为 ；收料单反映了仓库管理人员验收购入的材料的业务；运输单据反映了运输部门承运货物的经济业务等。

    2、填制的日期

    一般情况下，原始凭证的日期表明的是经济业务发生的日期，但少数经济业务在发生时也可能来不及填制原始凭证，为了及时地反映经济活动的情况和结果，应当尽快地完成原始凭证的填制。

    3、原始凭证的号码 

    原始凭证的号码是为了加强凭证的管理以及事后备查而对凭证的编号。

    4、交易双方的名称

    每一项经济业务的发生，都会涉及到当事人双方，例如销售商品有买卖双方、向银行借款有借贷双方等，因此，一份完整的原始凭证应当载明当事人双方的名称，以准确地反映双方的经济责任，同时也为检查验证该项经济业务的真实性提供方便。

    5、经济业务的内容（含实物数量、单价和金额等）

    原始凭证本身虽然可以反映经济业务的基本类型，但无法说明经济业务具体内容，如购货发票本身反映了企业的购货活动，却不能表明购货的具体种类。而不同的购货内容在账务处理上可能存在很大差异，因此，在原始凭证中需对经济业务的具体内容进行记载，以满足会计核算和监督的需要。

    6、经办人员的签名、盖章

    为了明确具体的经济责任，有关的经办人员应在原始凭证上签名或盖章。

    7、原始凭证的联次及附件

   二、原始凭证的填制要求

   1、原始凭证填制的基本要求

    只有在形式上和实质上符合要求的原始凭证，才能正确地、及时地、清晰地反映各项经济业务的真实情况，从而提高会计核算的质量，发挥原始凭证的法律效力。原始凭证的填写，必须符合下列要求：

   （1）记录要真实

    原始凭证所填列的经济业务内容必须真实可靠，符合实际情况，不得弄虚作假，不得随意填写。所反映的经济业务合法、合理、合规。经办人员应对所取得或填制的原始凭证的真实性负责。

   （2）内容要完整

    原始凭证上的日期、经济业务内容、所有数据、凭证的号码等各项内容都必须填列齐全，不得随意省略或遗漏。

   （3）手续要完备

    经办人和有关部门的负责人必须在凭证上签字或盖章，以示对凭证的真实性和正确性负责。例如，对外开出的原始凭证，应加盖本单位的公章或有关部门的专用章；从外部取得的原始凭证，应盖有填制单位（或个人）的公章或专用章（签名或盖章）；自制的原始凭证，应有经办单位负责人或指定人员的签名或盖章等。

   （4）书写要清楚

    原始凭证只能用蓝（黑）色墨水填写，不得使用铅笔或圆珠笔填写；字迹应工整、清晰，易于辩认；不得使用未经国务院颁布的简化字；阿拉伯数字要逐个填写，不得连写；文字数字书写应紧靠行格底线，上方应留有适当空距，以防写错字时有更改的空间，不得满格（顶格）书写；金额数字的填写要符合规范性的要求，具体的写法见本章第二节。

   （5）更正要规范

    凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。自制的原始凭证需要更正时，应采用划线更正，即用红线划掉写错的文字或数字，再将正确的数字用蓝（黑）色墨水写在划线部分的上方，并加盖经手人印章；外部取得的原始凭证有错时，应当由原单位重开或更正，更正处加盖出具单位印章。应当注意的是，原始凭证金额有错，不得更正，必须重新填写。

   （6）编号要连续

    各种凭证都必须连续编号，以备查找；已经事先印好编号的凭证作废时，应在作废的凭证上加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得随意撕毁。

   （7）填制要及时

    有关经办人员必须在经济业务发生或完成时及时填制原始凭证，并尽快按规定的程序传递给会计部门。

    2、常见的原始凭证的填制

   （1）支票（如图3-2）

    ①支票的出票日期填写必须使用中文大写。为防止变造支票的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前面加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。

    例如，“1月2日”，应写成“零壹月零贰日”；“1月15日”，应写成“零壹月壹拾伍日”；“10月2日”，写成“零壹拾月零贰日”；“10月20日”，写成“零壹拾月零贰拾日”。

   ②支票上的收款人、付款行名、签发人栏目及账号应写单位全称或个人的姓名，不得简写。

    例如，不能将全称为“深圳市福岗股份有限公司”写成“深圳福岗公司”。

   ③签发人签章处应盖上签发人在银行预留的签章（称为印鉴），一般使用本单位授权的财务专用章和法人代表的私章。

   ④支票上的大小写金额和收款人若填写错误不得修改，需作废重填。

   图3-2  现金支票

   （2）发票

    发票分为增值税专用发票和普通发票两种。

    ①增值税专用发票：是增值税一般纳税人（以下简称一般纳税人）销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。

    一般纳税人应通过增值税防伪税控系统使用专用发票。

    专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定。

    专用发票开具时应做到：项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具。

    ②普通发票：是除增值税发票以外的各类发票，由从事经营活动并办理了税务登记的各种纳税人领购使用。

    普通发票应当按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章或者发票专用章。同时注意：必须如实填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称；“单价”、“金额”栏填写含税单价、金额，并在“金额”栏合计（小写）数前用“¥”符号封顶；不得涂改。如填写有误，应另行开具，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。填错的发票，全部联次应当完整保存。

    三、原始凭证的审核

    原始凭证按照上述要求进行填制后，还应从形式上和实质上对其进行审核，经审核确认后，凭证上所记载的会计信息才能通过编制记账凭证进行加工处理，以确保会计信息系统最终所提供的财务报表信息的真实、可靠、正确。对原始凭证的审核包括以下几个方面：

    1、真实性

    审核凭证的日期、业务内容、数据等是否真实，检查是否存在弄虚作假。

   2、合规性

    审核原始凭证所记录的内容是否有违反国家法律法规的情况，是否符合经营活动的需要，是否符合企业的计划或预算的要求。对于不符合要求的凭证，会计人员有权拒绝受理；发现伪造涂改等现象，还应及时向有关负责人汇报。

    3、完整性

    审核原始凭证各项基本要素是否完整、齐全。例如，日期填写是否完整，数字填写是否清晰，文字书写是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否确定等。

    4、正确性

    审核原始凭证金额的计算和填写是否正确，数字书写是否规范、清晰，是否存在不符合规范要求的更改等。

    5、及时性

    审核原始凭证的填制日期是否及时，尤其是一些时效性较强的原始凭证。

    经审核的原始凭证应根据不同的情况分别进行处理：

    （1）对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证；

    （2）对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；

    （3）对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

项目四    记账凭证填制及其审核的基本认知

    一、记账凭证的基本内容

    记账凭证所反映的经济业务内容的不同，决定了其在具体的格式上也存在着差异，但是，记账凭证作为记账的依据，必须具备一些基本的共同点。构成记账凭证的共同要素有：

    1、记账凭证的名称；

    例如，收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

    2、凭证的填制日期、凭证的编号；

    3、会计分录，具体包括会计科目（一级科目、二级科目或明细科目）、借贷方向和金额；

    4、经济业务的内容摘要；

    5、记账标记；

    6、所附原始凭证的张数；

    7、填制、审核、记账、会计主管等有关人员的签名或盖章。若为收款和付款凭证，还须有出纳人员的签章。

   二、记账凭证的编制要求

    1、专用凭证的填制

    收、付、转等专用凭证的填制，应符合以下要求：

   （1）会计分录正确

    会计分录是记账凭证的主体部分，应保持清晰、正确的对应关系。一级科目按照会计准则统一规范的会计科目填写，使用全称，不得简化，例如：不得将“主营业务收入”写成“主营收入”等，不得只写编号不写科目名称；子目和细目可根据各单位的需要准确设定；借贷方向要符合记账规则；金额数字必须正确，符合数字书写规定，角分不留空格，合计金额的第一位数字前要填写币种符号，例如：人民币符号“￥”。

   （2）摘要简明扼要

    经济业务内容在摘要栏自左至右填写，简明、扼要地说明经济业务内容的要点，便于查阅凭证和登记账簿。应防止简而不明，或过于繁琐。

   （3）日期填写

    在凭证的日期栏，应填写编制本凭证的日期，用阿拉伯数字填写。

   （4）连续编号

    记账凭证的编号方法有：

    顺序编号法，是将全部记账凭证作为一类统一编号，每月从第一号记账凭证起，按经济业务发生的顺序，依次编号。

    分类编号法，是按经济业务的内容加以分类，采用收字、付字、转字3类或现收字、现付字、银收字、银付字、转字5类编号。

    分数编号法，即若一笔经济业务事项所编制的一笔会计分录涉及较多会计科目，需要2张或2张以上记账凭证才能填写完毕时，应编写分号，即在原记账凭证号后面用分数的形式表示。

    ①专用凭证的总号采用“顺序编号法”，即不分凭证的类型，按凭证的编制时间先后顺序连续编号。例如，“从银行提取现金”这笔经济业务需编制一张银行存款付款凭证，该凭证为当期所有凭证的第五张，且为当期银行存款付款凭证的第一张，则总号应为“总第005号”。

    ②专用凭证总号下方为各类凭证各自的连续编号，采用“分类编号法”，分别按“收字第××号”、“付字第××号”、“转字第××号”3类各自独立连续编号；或按“现收字第××号”、“现付字第××号”、“银收字第××号”、“银付字第××号”、“转字第××号”5类各自独立连续编号。

    例如，上述“从银行提取现金”的经济业务若为当期付款凭证的第3张，可编号为“付字第003号”；若为当期银行存款付款凭证的第1张，则编号为“银付字第001号”；

    ③若一项经济业务事项同时涉及编制付款凭证和转账凭证或收款凭证和转账凭证时，则分别在两张凭证各自所属序列连续编号，同时在两张凭证摘要栏注明两者间的关系。

    例如，“购入一台设备价值30 000元，其中10 000元以银行存款支付，余款暂欠”的业务，需编制一张银行存款付款凭证和一张转账凭证，该付款凭证和转账凭证在其本类型当期凭证中分别排行第3和第5，则它们的编号分别为“银付字第003号”和“转字第005号”，同时，分别在银行存款付款凭证和转账凭证摘要栏注明“与转字第005号凭证为同笔业务”和“与银付字第003号凭证为同笔业务”字样。

    ④如果一项经济业务事项编制的一笔会计分录涉及的会计科目较多，一张凭证不足填写，需要多张凭证才能写完，则可采用“分数编号法”，即对这几张凭证编一个总号，再为它们编几个分号。

    例如，某经济业务事项是当期所有凭证的第6张，且为当期转账凭证的第3张，若该笔业务编制的会计分录需用3张转账凭证才能完成，则总号可编写为“总字第006 1/3”、“总字第006 2/3”、“总字第006 3/3”；分类编号为“转字第003 1/3”、“转字第003 2/3”、“转字第003 3/3”。

    此外，还可以用“数字横线式”表示记账凭证的编号。以横线前的数字表示凭证的种类：用“1”表示现金收入、“2”表示现金付出、“3”表示银行存款收入、“4”表示银行存款付出、“5”表示转账、“6”表示其他货币资金收入、“7”表示其他货币资金付出；横线后面的数字表示各类凭证的顺序编号。例如“4-05”表示银行存款付款凭证第05号、“5—30”表示转账凭证第30号等等。

    为了加强凭证的管理，月末应在所有凭证的最后一张记账凭证的编号旁加注“全”字，便于查证是否丢失。

   （5）标明附件的张数

    除期末结账和更正错账的记账凭证可以没有原始凭证外，其他的记账凭证都必须附有经审核后的原始凭证，且应在记账凭证的“附原始凭证 张”栏内，以阿拉伯数字标明该记账凭证所附原始凭证的张数。如果依据一张原始凭证编制了2张或2张以上的记账凭证，则应将该原始凭证附于主要记账凭证之后，同时在其余未附有原始凭证的记账凭证的摘要栏，填写“原始凭证×张，附于××字第××号凭证之后”的字样，加以说明。

    此外，在记账凭证编制完成之后，应及时将所附的原始凭证粘贴在记账凭证后面，以防止丢失。在粘贴时，将原始凭证按记账凭证的大小进行整理、折叠加工，凡是超过记账凭证长度和宽度的，应全部整齐地折合进去，并特别注意装订线眼处的折合方法，应利于装订以后原始凭证的翻阅。

   （6）明确责任

    记账凭证上要求有填制人、审核人、记账人员、会计主管的签章，收付凭证还需出纳人员的签章。一方面明确有关人员的责任，另一方面可通过多人的检查，防止记账过程中出现差错，保证会计信息的真实、可靠。

    此外，对于已办妥收款或付款业务的凭证和所附的原始凭证，出纳人员要当即加盖“收讫”或“付讫”戳记，以免发生重收、重付。

   （7）其他要求

    凭证应按行次逐项填写，不得跳行。填写完记账凭证上的经济业务后，应当在自金额栏最后一笔的金额数字下至合计数之间的空白栏处划斜线或“S”形线注销。记账凭证的内容登记入账簿后，为避免重复登账，应在记账凭证的“过账”栏内注明账户页码或作“√”标记；为了凭证表面的整洁、清晰，除金额合计栏须标明币种符号外，其他位置不应填写币种符号。

    2、通用凭证的填制

    通用凭证的填制，与转账凭证基本相同，不同的是，通用凭证的编号只有一个，且采用顺序编号法。如果一笔经济业务事项的一笔会计分录需2张以上的记账凭证才能填制完成时，也应当采取分数编号法。

   三、记账凭证的审核

    为了保证记账凭证的编制质量，正确登记账簿，除了按上述要求填制记账凭证外，在登记入账前，还应对记账凭证进行审核，审核要点包括：

    1、内容是否真实。记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证所附的原始凭证是否齐全，内容是否与记账凭证内容一致，对一些需要单独保管的原始凭证是否在凭证上加以说明。

    2、填制是否正确。记账凭证中所使用的会计科目是否符合会计准则的要求，应借应贷的方向和金额是否正确，账户的对应关系是否清晰，文字书写是否工整，数字书写是否清晰，错误是否按规定进行更正等。

    3、项目是否齐全。审核记账凭证所填写的项目是否完备，有关人员是否都已签章。

    如果在审核过程中发现记账凭证有错误，应查明原因并及时更正。只有经审核确认后的记账凭证才能作为登记账簿的依据。

项目五  会计凭证的传递与保管的基本认知

   一、会计凭证的传递

    会计凭证的传递，是指从会计凭证的取得或填制开始，经过审核、登账、装订至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传递程序。会计凭证的传递，要求程序合理有效，达到内部控制的目的，同时应尽量节省传递时间，减少传递工作量。

    企业经济业务内容、生产组织管理的不同，会计凭证的传递也有所区别。企业应根据自身的经营规模、行业特点、经营管理的需要等，对每一种凭证制定科学、合理、有效的传递程序和方法。例如，销售发票应由谁保管，谁填制，一式几联，各联次有何用途，传递到哪些部门，传递的时间如何规定，会计部门由谁负责编制记账凭证、审核、登记账簿、整理归档等到工作。

   二、会计凭证的保管

    会计凭证的保管，是指会计凭证记账后的整理、装订、归档、存查等工作。会计凭证是记账的依据，是重要的经济资料和会计档案，应科学地、妥善地保管，防止丢失、任意毁损，以便日后存查。

    会计凭证的保管方法和要求主要有：

   1、定期装订

    会计部门在记账后，应及时对会计凭证进行分类整理，粘贴所附原始凭证，并按各类记账凭证的编号顺序，折叠整齐，定期（每天、每旬或每月）装订成册，加具封面封底，并在装订线上加贴封签，由装订人员在装订线封签处签章。

    会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证起止号数、年度、月份、会计主管人员、保管人员等。

   2、专人保管

    为确保会计凭证的完整、安全，装订成册的会计凭证应指定专人保管。一般情况下，会计凭证不是外借，如有特殊原因需要借阅会计凭证，必须经本单位会计负责人批准，并作登记备案。

   3、按期保管

    会计凭证的保管期限和销毁手续，应严格按照《会计档案管理办法》规定执行，未到规定保管期的，不得提前销毁。保管期满需要销毁的会计凭证，应按规定程序经批准后销毁。

项目六  典型工作任务

   典型工作任务一：会计凭证的填制

    工作情景1：工商企业常用收款收据的填制

    收款收据的主要内容主要包括：

    1、单位的名称、地址、电话号码；

    2、交款人的名称和交款的事由；

    3、交款的金额，总计大写金额；

    4、收据的编号和日期；

    5、经办人员签名盖章。

    填写时候的注意事项有：

    1、收款收据下方一般是：盖章（收款单位） 签字（收款人）。 盖章处加盖单位财务专用章；签字处写收款人的名字。

    2、如果你的收款收据下方是：出纳与经手人。出纳处写出纳的名字；经手人写办理此项业务的人名就可以了。

    业务实例：

    2009年1月1日，收到明星电力股份有限公司尚梅交来的计算机配件购买款项3000.00¥，经手人李莉。请根据此笔业务开具收款收据。 （如图3-3）

    普通发票的主要内容包括：

    1、客户的名称；

    2、开具发票的日期；

    3、开具发票的单位名称和开具人的姓名；

    4、经办人员的签名或者盖章；

    5、数量、单价、规格和金额；

    普通商业发票填制的注意事项：

    1、票面所有项目要写全；

    2、付款单位要写全称；

    3、开票日期要写准确；

    4、货物名称或服务项目要写真实；

    5、规格、数量、单位、单价要写清楚；

    6、大小写金额要写一致；

    7、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；

    8、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；

    9、必须如实填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称；

    10、“单价”、“金额”栏填写含税单价、金额，并在“金额”栏合计（小写）数前用“¥”符号封顶；

    11、不得涂改。如填写有误，应另行开具，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。填错的发票，全部联次应当完整保存。

    业务实例：

    2009年1月1日，明星电力股份有限公司到我公司购买了计算器5台，单价300.00¥，文件夹10本，单价20.00¥，请根据业务开具零售发票。 （如图3-4）

    工作情景3：工商企业常用增值税专用发票的填制

    增值税专用发票的主要内容包括：

    1、发票名称、发票号码；

    2、联次及用途、商品名称或经营项目；

    3、计量单位、数量、单价、销售额、增值税税率、税额、开票的日期；

    4、购销双方的纳税人名称纳税人识别号、经营地址、电话、帐号和地址；

    增值税专用发票填制的注意事项：

    1、项目齐全，与实际交易相符；

    2、字迹清楚，不得压线、错格；

    3、发票联和抵扣联加盖财务专用章或者发票专用章；

    4、按照增值税纳税义务的发生时间开具；

    5、专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定。

    属于下列情形之一的，只能开具普通发票，不得开具增值税专用发票：

    1、向消费者销售应税项目；

    2、销售免税项目；

    3、销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务；

    4、将货物用于非应税项目；

    5、将货物用于集体福利或个人消费；

    6、将货物无偿赠送他人（如果受赠者为一般纳税人，可根据受赠人的要求开具增值税专用发票）；

    7、提供非应税劳务（不包括上述应当征收增值税的非应税劳务）、转让无形资产或者销售不动产；

    8、向小规模纳税人销售应税项目，可以不开具增值税专用发票；

    9、小规模纳税人销售应税项目。

    业务实例：

    2009年1月1日，深圳开原实业有限公司购买深圳华新电子有限公司甲材料100公斤，单价100.00¥，增值税率为17%，深圳华新电子有限公司纳税人识别号：440301233340670，地址、电话：深圳市南山区南新路40号075526678530，开户行及账号：工商银行南头支行34534667556。深圳开原实业有限公司纳税人识别号为44030118245060，地址、电话：深圳彩田路190号07553766540，开户行及账号：中国工商银行福田支行468924561。开票人肖海。请根据此业务开具增值税专用发票。（如图3-5）

    工作情景4：工商企业常用银行支票的填制

    支票的主要内容包括：

    1、出票日期

    2、收款人

    3、付款行名称、出票人帐号

    4、用途

    5、出纳、复核、记账、验印

    8、常识：(1)支票正面不能有涂改痕迹，否则本支票作废。(2)受票人如果发现支票填写不全，可以补记，但不能涂改。(3)支票的有效期为10天，日期首尾算一天。节假日顺延。(4)支票见票即付，不记名。（丢了支票尤其是现金支票可能就是票面金额数目的钱丢了，银行不承担责任。现金支票一般要素填写齐全，假如支票未被冒领，在开户银行挂失；转帐支票假如支票要素填写齐全，在开户银行挂失，假如要素填写不齐，到票据交换中心挂失。）(5)出票单位现金支票背面有印章盖模糊了，可把模糊印章打叉，重新再盖一次。(6)收款单位转帐支票背面印章盖模糊了（此时票据法规定是不能以重新盖章方法来补救的），收款单位可带转帐支票及银行进帐单到出票单位的开户银行去办理收款手续（不用付手续费），俗称“倒打”，这样就用不着到出票单位重新开支票了。

    业务实例：

    2009年2月1日，企业向银行提取现金125000元，以备发1月工资，由出纳员小王根据“工资汇总表”填制现金支票。请根据此笔业务填制现金支票。（如图3-6）

    工作情景5：常用记账凭证的填制

    记账凭证的主要内容包括：

    一、2009年1月1日，公司销售A产品一批，价格1000.00¥，增值税率为17%，对方以银行存款转帐支付，发票2张，出纳孙华，复核郭平，核准李海，录入肖南。银行账号：20030021087。请根据此业务填制收款凭证。

    （如图3-7）

    三、2009年1月1日，三勇建材向我公司赊销A产品，3万元，增值税率为17%，核准李海，复核郭平，记账、制单肖南。请根据此业务填制收款凭证。（如图3-9）

    业务实例：

    2009年1月1日，收到明星电力股份有限公司尚梅交来的计算机配件购买款项3000.00¥，经手人李莉。请审核根据此笔业务开具收款收据。（如图3-10）  

    此项业务的审核要点：

    1、收据头的日期填写是否正确，期为开具时候的日期；

    2、交款单位是否正确；

    3、业务的内容是否正确和完整；

    4、币大写是否符合填写的要求；

    5、位是否加盖财务专用章；

    6、人和交款人是否正确。

    工作情景2：工商企业常用普通商业发票的审核 

    业务实例：

    2009年1月1日，明星电力股份有限公司到我公司购买了计算器5台，单价300.00¥，文件夹10本，单价20.00¥，请根据业务开具零售发票。（如图3-11）

    此项业务的审核要点：

    1、名称是否完整正确，发票开具的日期是否正确；

    2、品名规格、数量、单价填写是否完全正确；

    3、金额的填写是否符合相应的规范要求；

    4、大写是否符合规范要求，大小写的金额是否一致；

    5、“单价”、“金额”栏填写含税单价、金额，并在“金额”栏合计（小写）数前用“¥”符号封顶；

    6、人员是否签名或者盖章。

    工作情景3：工商企业常用增值税专用发票的审核

    业务实例：

    2009年1月1日，深圳开原实业有限公司购买深圳华新电子有限公司甲材料100公斤，单价100.00¥，增值税率为17%，深圳华新电子有限公司纳税人识别号：440301233340670，地址、电话：深圳市南山区南新路40号075526678530，开户行及账号：工商银行南头支行34534667556。深圳开原实业有限公司纳税人识别号为44030118245060，地址、电话：深圳彩田路190号07553766540，开户行及账号：中国工商银行福田支行468924561。开票人肖海。请根据此业务开具增值税专用发票。（如图3-12）

    此项业务的审核要点：

    1、项目是否齐全，与实际交易相符；

    2、字迹是否清楚，不得压线、错格；

    3、发票联和抵扣联是否加盖财务专用章或者发票专用章；

    4、是否按照增值税纳税义务的发生时间开具；

    5、专用发票是否由基本联次或者基本联次附加其他联次构成；

    基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定；

    6、收款人、复核、开票人、销货单位章等事项是否齐全。

    工作情景4：工商企业常用银行支票的填制

    业务实例：

    2009年2月1日，企业向银行提取现金125000元，以备发1月工资，由出纳员小王根据“工资汇总表”填制现金支票。请根据此笔业务填制现金支票。（如图3-13）

    此项业务的审核要点：

    工作情景5：常用记账凭证的审核

    业务实例：（以专用记账凭证为例）

    2009年1月1日，公司销售A产品一批，价格1000.00¥，增值税率为17%，对方以银行存款转帐支付，发票2张，出纳孙华，复核郭平，核准李海，录入肖南。银行账号：20030021087。请根据此业务填制收款凭证。

    （如图3-14）

    此项业务审核的要点：

    3、审核填制手续是否完备，项目填写是否完整，有关人员签章是否齐全等。在采购员李某报销时，我们必须对相关的原始单据进行审核，即真实性审核、完整性审核、合法性审核。

    收据的联次一般为三联，第一联为黑色，企业存根，第二联为红色，给交款人留存，第三联为绿色，记账联，存根联不用盖章，收据及记账联要盖章，不是公章，盖的是现金收讫章或者转账收讫章。存根的处理：开票人留存，保留2年后销毁，这是财务规定。记账联就是做账用的，因为收了人家的钱，总得有凭证做账，但是仅可以做内账，外账是不能用收据的（特殊情况除外），收款联交给客户。

    工作情景2：工商企业常用普通商业发票的简单处理

    普通发票主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使普通发票。适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等，普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开票方留存备查用；第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。

    使用发票的单位和个人应当妥善保管发票，不得丢失。发票丢失，应于丢失当日书面报告主管税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。然后再到税务机关领取发票。对未按规定保管发票的单位和个人, 由税务机关责令限期改正, 没收非法所得,可以并处10000元以下的罚款。

    工作情景3：工商企业常用增值税专用发票的简单处理

    专用发票，是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。

    专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定。

    增值税专用发票已过90天验证期，未进行验证，如果需要抵扣只能作废重开具。

    工作情景4：工商企业常用银行支票的简单处理

    支票业务处理流程分为三个阶段：一是出票流通阶段。出票人因经济活动签发并交付支票；根据交易需要，持票人可以背书转让；最后一手持票人向自己的开户银行提示付款。二是实物票据交换阶段。持票人开户银行通过同城票据交换将实物支票传递至出票人开户银行，出票人开户银行对实物支票核验付款。三是资金清算阶段。同城票据交换所将银行间的清算差额送所在地人民银行会计营业部门进行资金清算。根据“定时清算、约时进账”的原则，收款人开户银行收妥款项后通知收款人。

    工作情景5：会计凭证装订的简单处理

    1、会计凭证装订前的准备 会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。 对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。 原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。 会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。

    2、会计凭证的装订方法 会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 汇总装订后的会计凭证封面如表所示： 会计凭证封面 凭证种类： XX年度 本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止 单位名称： 会计主管： 会计： 装订： 会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.5至2.ocm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于戳立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。 为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。 有些会计在装订会计凭证时采用角订法：装订起来简单易行，这也很不错。它的具体操作步骤如下：

    （1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。

    （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

    （3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

    （4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。

    （5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

    （6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。