秋葵软件OA-ERP

简明用户手册
秋葵电脑软件开发有限公司
2005.4
前言
第一章 系统初始化
第二章 基本操作
第三章 财务系统使用说明
第四章 应收,应付,材料进出财务核算使用说明
第五章 人事,考勤,工资管理
第六章 人员安排与权限分配基本原则
第七章 人员安排与权限分配(品佳示例)
第八章 各部门操作员职责与操作要点(恒大示例)
第九章 培训计划(品佳示例)
结束语
联系方式:
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webmaster@okraii.com
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http://www.okraii.net
秋葵电脑软件开发有限公司
前言
OA-ERP系统是一个高度信息化集成系统,囊括大多企业需要的业务处理,信息化办公模块.系统包括七大模块,约500个用户数据处理窗口,数千种业务处理.
OA-ERP系统详细的帮助分三部分:
(1)基本原理.
见http://www.okraii.com/temp.htm中几个文件.
适用用于初步接触系统的人员.
(2)综合性介绍
见网站http://www.okraii.com/.
包括各种ERP产品的比较,OA-ERP的优势,运行环境与硬件需求,特殊配置等等.
适用用于各类需要了解OA-ERP系统的人员.
(3)详细的操作指南.
包含与系统本身,在系统中按F1获得..
包扩近200张图片,以及约200片说明.内容覆盖OA-ERP系统的原理,基本操作,各个业务处理的详细说明,以及二次开发,实施计划指导等.
适用于OA-ERP操作人员,实施人员.
本手册仅介绍最基本的操作,最基本的要点,实施安排指南.手册一方面做到概括性指导,同时为深入应用OA-ERP作一个导引.
第一章 系统初始化
(一)基本过程如下:
录入部门,并正确设置 部门结构(见帮助系统).特别是仓库.
录入员工或部分操作人员.
需要准备相关的资料:权限设置,配置人员的显示界面,显示模块
录入客户,供应商资料.
录入物料资料.
需要准备相关的资料:单位,基本单位,仓库.
录入物料清单(仅生产部分使用).
录入工序(仅生产部分,需要启用工序时使用)
准备财务会计科目,固定资产.
为用户制定显示模块,工作桌面.
操作:主菜单: 界面风格/为用户制定显示模块/为用户制定桌面
为用户制定工作权限.
操作:启动权限窗口,录入权限组;然后在职员档案窗口中为相应员工设置权限组,再修改保存(或新增保存).
隐藏各个界面中不需要的字段.
操作:菜单: 综合处理/自定义字段/清单自定义字段
(二)初始化原理简介:
基本单位,包装单位,包装规格.每种物品只允许一种基本单位,但是允许使用多种包装单位,在每次使用包装单位时,必须指定包装规格,包装规格是包装单位与基本单位之间的换算关系,例如每桶15KG,那么包装规格就是15.
系统允许不使用包装单位与包装规格,此时自动默认为包装单位与基本单位相同,而包装规格为1.
在任何企业,销售部门趋于使用包装单位与包装规格,因为不同客户的需要不同,结算部门也趋于使用它们,因为系统自动换算,物品关系趋于简化;但是整个使用需要多一点换算,因此使用包装单位与包装规格,比不使用复杂一些,需要小心处理.
要点:
在每个窗口中,要么同时启用包装单位与包装规格,要么都不启用.如果部分用部分不用,一定会出错.
出入库,与库存分布,库存量.
(1)"物品资料",也记录库存量数据,记录方式:汇总数据.
(2)"库存分布记录表"中记录那些物品在那些仓库中有库存.加入该表格为空,那么第一次统计库存量时非常慢,因为系统必须逐个统计才能确定那些物品在那些仓库中有记录.
(3) 每次入库,系统自动在"库存量分布","物品资料","库存分布记录表"中记录数据.
(4)假若手工清除部分数据库表格(见主窗口菜单:网络操作/清除部分数据库),那么可能需要清除上面所有的记录(但是不清除物品资料本身),因此可能还需要重新统计库存量(见" 库存量统计"窗口的菜单功能: 综合处理/重新统计库存量).
(5) 假若手工清除了入库出库数据,那么同时需要清除库存量分布中数据,否则统计会出错;实际上,这些相关数据库中任何一个没有全部清除,一些统计报表肯定会出错.另外大多数情况下,必须重新统计库存量,而且在第一次入库之前的第一次统计前,统计速度非常慢.
销售系统的核心作用.
大多数企业的销售是核心重点,而且是整个业务的起点与终点.从上面整个业务处理环节看,销售订单的中心作用非常明显.而且一般情况下,销售发货单不能够与销售订单合并.
作用区别, 销售订单属于计划性质,而且连接各个环节; 销售发货单带有执行性质的指令,而且要与客户确认应收帐款;出库单则是最终出库记录,不仅材料成本核算在此处理,而且要确认全面单据的准确性.
物品编码,单据编号的选择
物品编码的目的是便于使用,如果编码不便于记忆与使用,可以考虑直接采用以物品名称为核心的使用方式,具体设置见帮助系统.
系统支持流水形式的单据编号,以及日期格式的单据编号,启用系统前需要选择一种.可以混合使用,切换等,但要避免造成混乱.
设置操作在窗口"个人操作选项设置","系统基本信息"中进行.
在主窗口中选择:
系统设置常用功能/系统基本信息设置/个人操作选项设置
第二章 基本操作
§2.1 安装,升级
运行安装程序bsd_erp.exe(可以从网站下载),此时出现英文界面,主要是选择安装压缩包展开的临时目录,按install后自动展开压缩包,进入安装系统.
然后是选择安装项目,以及某些设置,可以跳过设置而使用默认选项.
最后是安装.选择最终的安装目录,并复制系统文件.
安装完毕后启动"ERP网络服务器","ERP管理控制中心".首次启动ERP网络服务器时,系统要创建数据库,需要几分钟的时间.
注意:
安装工作站时,需要选择"不安装服务器".
升级安装与上面步骤相同.
交叉升级指数据目前在某种数据库(如Access),希望升级到另外一种数据库(如MSSQL),操作方法也比较简单,具体步骤请见网站资料:http://www.okraii.com/faq013.htm
许可证的使用.OA-ERP许可证是一个1-5KB尺寸的小文件,一般通过电子邮件形式发送给用户.系统在没有许可证情况下可以正常使用,仅限制关键模块录入数据量100-5000条.在用户正式购买后开发公司立即发放使用授权许可证.此后购买模块再没有任何限制.许可证使用非常简单:将其复制到ERP的安装目录下即可.
要了解许可证的其它方面请见帮助系统,以及网站常见问题.
§2.2 基本录入操作
OA-ERP系统所有的录入,修改,删除等基本操作相同.
在窗口录入信息后,按" 新增式保存"可以将信息录入到数据库.
修改某个项目的内容后需要按"修改式保存".
要删除某个项目,先在左边树型列表中选择它,然后按" 删除".
录入操作(扩展,高级):
下面是关于其它录入操作的情况:
录入附件,录入图片,录入清单,录入原始凭证,录入收件人等.
上述情况的修改,删除.
附件,图片的编辑,保存等.
某些录入操作有特殊要求:例如部门,财务会计科目等
设置分级编码.
录入,修改后,刷新数据,观察效果.
其它一些数据:物品,客户,BOM等,也可以按照这些原理产生特殊分级效果.
§2.3.从Excel导入数据
基本过程如下:
准备数据,一般是Excel表格,并启动相应的Excel表格.
准备相关项目.
例如导入物品资料时需要准备单位,物品类型等.
导入客户资料等,需要准备地区类别等.
打开相关窗口.
选择:[综合处理]/[批量数据导入].
移动列对齐表头.
按按钮[批量数据导入].
特别注意:
1.如果只需要更新部分字段,请使用"批量数据更新".
2.一般情况下,只有最基本的资料:部门,职工档案,物品资料,客户资料需要批量数据处理,其它任何业务操作的类似处理可能会带来问题,例如查询不准确.
§2.4. 为用户制定显示模块,工作桌面
操作:主菜单: 界面风格/为用户制定显示模块/为用户制定桌面.
当用户登陆后仅能见到这些部分,其它不可以看到.
§2.5. 为用户制定操作权限
先打开权限窗口,然后录入权限组名称,再设置各个窗口的权限,最后再新增式录入.也可以修改权限组的权限.
(详见第三章).
§2.6. 隐藏不需要的字段.
系统设置较为多的字段,因此某些字段是不使用的,需要隐藏,同时某些字段需要显示出来.
需要制定字段的显示与隐藏,可以通过相应窗口的下面菜单完成:
菜单: 综合处理/自定义字段/清单自定义字段
§2.7 流程简介
系统中的所有业务流程的处理模式为.
模式1: 录入 -> 审核 -> 处理完毕(进入历史状态)
模式2: 录入 -> 审核 -> 进入下个环节
模式3: 录入 -> 审核 -> 其它业务操作 -> 成为历史记录
例如"业务咨询","入库单"处理模式为模式1,"采购订单"处理模式为模式2,"职员工资"处理模式为模式3.
系统中的具体业务流程见导航界面,以及帮助系统中的相关主题.
系统的业务流程实现下面这种思想:
所有指令从前到后下达.
后面则是检查,核对前面的指令,以及实物的一致性而执行,否则拒绝执行,达到向前监督的作用.
从而实现一种所谓互相监督的操作模式.
系统中一些制定好的通用流程如下:
采购: 采购订单->采购收货->入库
销售: 销售订单->销售发货->出库
生产:
简易型生产单->领料单->出库==成品入库->入库
(2)车间生产任务->领料单->出库==成品入库->入库
其中可以间入质检,计划管理等.
§2.8 打印设置
系统支持三种典型的打印设计:"自定义类型","Excel模板类型"以及其它特殊类型.
在"单据-报表打印模板设计"窗口中有各种设计示例,可以参考.同时请见帮助系统,获取详细的帮助信息.
在OA-ERP系统实施的过程中,这个方面是一个重点之一.
§2.9 表格操作
系统的很多数据处理依靠表格实现,因此表格操作非常重要.表格有四种菜单:
在上面图中位置按鼠标右键弹出菜单.四种菜单的操作目标是
整个表格的处理
某行的处理
某列的处理
某单元格的处理
表格有很多功能,例如与Excel交换数据,卡片式录入数据,作图,过滤等.
§2.10 查询与统计报表
系统中有完善的查询,统计功能.
例如销售订单中的后续单据查询达几千中.
该项功能一般分为三类:
查询与某个单据相关的内容:例如某个销售单的所有出货情况.
查询与某个单据相关的统计:例如没个销售员的业绩.
查询总体信息,例如库存分布,库存量统计等.
同时查询又分为两类:汇总表,明细表.
例如销售员的业绩汇总表,明细表.
查询明细报表时,需要选择菜单: 综合处理/清单;然后是:综合处理/查询;
在控制中心的菜单:"部分常用报表"中列出几个最主要的与库存有关的报表.其它所有报表需要在相应模块查询出来.
§2.11一些常见操作技巧
OA-ERP系统中某些操作需要特殊处理,部分可以通过观察,部分可以通过相关按钮,还一些可以通过帮助系统,其它某些需要特殊处理.
网站中还有一些关于系统的特殊应用技巧,例如启动多台服务器,远程IP映射,启动Web,FTP服务器,计算机远程管理等等.
下面列出部分业务处理方面的内容:
图片增加,清除.
增加图片时只需要点击上方的编辑框,然后按"修改式保存"(或新增式保存).
要清除图片(不删除记录本身),只需要按按钮" 清除图片".
修改附件.
附件作为记录的一部分,有时需要修改,操作过程是:(1)双击附件;(2)修改附件后保存;(3)在系统中按"修改式保存按钮".
特别注意,这个过程中不能切换相应窗口中的任何项目.
录入超出表格中限制的数据.
例如表格某列的数据最大值为100,但是希望录入120.如在采购收货单中,收货数量限制为订单量,但是客户往往会多送一些.此时需要鼠标在表格列表头按右键,选择菜单中的"所有行下移一行",然后修改最大值(应收数量等,紧靠数量前面的哪个字段一般就是限制数量,最大值),以及单元格本身的值,但后同样操作,不过要选择"所有行上移一行"恢复限制.
隐藏离职员工.
如果员工离职,可以录入离职单据后,该员工所有信息将自动隐藏,而且再录入该员工时(可能来再次进入),系统会自动提示.
"综合处理"按钮
"综合处理"菜单中的功能是操作整个数据的关键.在某些窗口中,没有快捷键按钮区.此时可以通过下面菜单获得:
表格打印,压缩行距.
某些表格,例如资产负债表希望打印在一个A4纸的页面,此时请启用表格菜单中的菜单项" 压缩行距".
打印工卡.
系统"职工档案"中的"打印工卡"菜单功能允许打印工卡,此时可以先设置好Excel模板,然后直接操作即可.
各个窗口的 "定位"功能.
主要通过下面两中种方式完成:
1)启用菜单:综合处理/辅助功能/显示查找面板.
2)启用菜单:在左边树表中按鼠标右键,选择菜单:查找/查找.
其它数据操作技巧.
这些技巧只需要在客户端,启动菜单:[网络操作]
1)系统初始化.
2)执行SQL语句.
3)清除部分数据库.
4)执行加密指令.
5)系统数据库文件备份.
使用帮助系统中的"搜索"功能.
在帮助系统中的"搜索"页面,将需要搜索的文字输入编辑框,然后按"搜索"按钮,系统将所有涉及到的主题都列出来,供一一阅读.
重复客户,物品合并功能.
在任意表格中,第一列为需要合并的物品编码,第二列为要保留的物品编码,每行为一组,然后使用表格的菜单: 编辑/遗留问题修复功能/修正重复的物品资料记录.
合并重复客户,操作相同.
那里获取功能说明,或新功能简介.
1)系统基本设置选项.
2)各个窗口的"综合处理",特别是"扩充业务"下面
3)权限组
4)每个人的"个人设置选项"
5)帮助系统.特别是阅读新功能简介,操作说明等.另外输入关键词,作搜寻,可以获得所有相关的说明.
第三章 财务系统使用说明
§3.1 初始化过程
1.系统初始化
选择主窗口菜单: 系统设置常用功能/系统初始化.
如果该步骤已经执行了,那么就不用再执行.
2.设置会计帐户
在窗口" 会计账户"中修改或新增科目.
3.录入固定资产,并入帐
1)在窗口" 固定资产"中新增项目,并正确设置"相应会计账户","使用部门"等.
2)然后选中每个项目,执行菜单功能: 综合处理/扩充业务/该资产初始化入账.
注意选择正确的菜单项: 套帐启用前入账/平时入账.
4.初始化外汇
在窗口" 外汇管理"中新增项目.
1)设置好字段: 新外汇率-待结转或初始化外汇.
2)执行菜单功能: 综合处理/扩充业务/初始化外汇汇率.
5.启用帐套
在窗口" 会计账户" 执行下面菜单功能:
1) 综合处理/扩充业务/设置当前会计期间.
2) 综合处理/扩充业务/正式启用套帐.
6.启用小企业会计帐套
中国在2004年颁布小企业会计制度<>.系统支持两套会计制度<>之间的切换.具体操作如下:
在窗口" 会计账户" 执行下面菜单功能:
1) 综合处理/扩充业务/切换到小企业会计制度<>科目.
2) 调整财务报表.
3) 其它使用没有区别.
§3.2 使用
1.录入每月新固定资产,并入帐
1)在窗口" 固定资产"中新增项目,并正确设置"相应会计账户","使用部门"等.
2)然后选中每个项目,执行菜单功能: 综合处理/扩充业务/该资产初始化入账.
注意选择正确的菜单项: 套帐启用前入账/平时入账.
2.固定资产折旧
在窗口" 固定资产"中执行下面菜单功能:
综合处理/扩充业务/固定资产折旧.
注意: 1)该窗口的还有其它功能供使用.
2)该步骤之后,在窗口" 财务记账凭证"中会产生固定资产折旧凭证.
3.计算工资,并产生财务凭证
4.录入普通凭证
在窗口" 财务记账凭证"中手工录入凭证.
注意:
1)录入凭证后,通过:审核/记帐,凭证会自动消失,列入历史数据库中.如果凭证有错误,必须通过反帐,或做反冲单据抵消错误.
2)下面菜单可以减少工作量:
综合处理/标准业务/单据批量处理.
5.核对单据
1)在窗口" 账户月帐查询"中使用功能:
综合处理/查询/(模糊查询/历史单据查询).
2)在窗口" 财务记账凭证"中中使用功能.
综合处理/查询/明细清单查询.
注意:下面步骤必须按顺序处理,否则会错误.
6.结转外汇
在此操作前必须保证所有凭证都处理完毕,否则会出错.
1)在窗口" 外汇管理"中录入相应外汇的:"新外汇率-待结转或初始化外汇"字段值.
2)在窗口" 外汇管理"中使用功能:
综合处理/扩充业务/结转外汇.
3)进入窗口"财务记账凭证",查看并审核,并将新凭证记帐.
7.结转损益
1)处理完所有单据.
2)在窗口" 财务记账凭证"使用功能:
综合处理/扩充业务/结转损益.
3) 审核新的产生的结转损益凭证,并记帐.
注意:
1)在此操作前必须保证所有凭证都处理完毕,否则会出错.
2)当结转损益凭证记帐后,系统会自动进入下个会计期间.
8.报表计算
在窗口" 标准财务报表"中,
1)选择相应的财务报表
2)设置起始时间
3)执行:计算报表公式
4)在名称后面增加下面形式的字符串
|2005.03
,2005.03
然后按"新增式保存"
5)选择下面操作打印报表:
打印*报表/打印报表.
9.核对结果
主要通过各种报表,明细,以及窗口"总账明细账查询与打印".
如果发现错误,必须反帐处理,过程如下:
1)在窗口" 财务记账凭证"使用下面功能查询出凭证:
综合处理/查询/….
2)选择结转损益凭证,然后使用下面功能
i)综合处理/标准业务/单据-反帐.
ii)该操作之后,会计期间自动退回一个期间.
iii)然后选择其它凭证反帐.
3)固定资产凭证不能够删除.
第四章 应收,应付,材料进出财务核算使用说明
系统同时启用两套业务处理方案,用户可以混合使用,但是推荐仅选定其中一套作为唯一的业务处理规范.
§4.1 传统处理模式
每单单独核算,包括每单应收款,应付款,外协应付款,材料出库核算,材料入库核算等等.这种方案用于财务与业务绝对分离,而且以业务数据为先导,财务数据为最终标准.
例如供应商只有拿到采购部门打印出来的应付款单据后,财务部门才根据该单据付款.
§4.2 简化模式
分期简化核算模式.这种模式是,每次收付款根据统计获取,既可以查询汇总表,也可以查询明细表,然后录入月结收付款单据.
收付款财务凭证,可以每月只产生一次,也可以每月分上旬,中旬,下旬产生三次.此时财务只需要一个应收账款的一级科目,一个应付账款的一级科目.
这种方案的优点是,所有处理都简化到最低程度,而且所有明细全部清楚,包括款项的任何细节,例如手续费,广告费,折扣,退款等等.
具体报表请见"报表中心"-"应收帐报表(月结)".
应收账款的具体操作是:
(1)销售发货自动产生应收账款
(2)任何收款(预收,退款,应收)等,从"销售月结收款单" 录入.
(3)从报表中心"应收帐报表(月结)"获取所有报表.
(4)财务凭证窗口中的菜单项:"综合处理-扩充业务-产生本期应收账款凭证" 产生财务核算项目.
其它业务完全类似的请况是:
(1)采购应付系统,外协应付.
(2)材料入库核算
(3)材料出库核算
因此无需为每种材料设置会计科目,只需要一个原材料一级科目既可.系统自动保证所有明细绝对准确.
第五章 人事,考勤,工资管理
§5.1 考勤
考勤管理基本设置是:假日,班次设置,考勤规则,排班计划.
班次设置用于确定上下班时间标准.
排班计划用于系统自动套班时防止出错.
考勤规则用于断定员工出勤的状态,例如,迟到5分钟忽略,经理级别以上人员不计迟到早退等.
收集原始考勤数据.在原始考勤记录窗口中,使用批量导入原始考勤记录功能,可以将从考勤机上收集的数据导入系统.也可以手工录入数据,或修改数据.另外使用查询功能可以查询到原始的大卡资料.
考勤系统的使用.大致分为如下几个方面:(1)考勤日报表,部门报表,部门汇总表;(2)自动计算工资等.
§5.2 工资管理
工资管理基本设置是:人事档案中的各种基本计薪数据,一级工资结构的设置.
工资结构中的部分项目类型,属于自动统计的,不需要公式,例如请假扣除,出差补贴,奖惩金额等.其它一些项目允许手工填写,另外一些需要自己设置公式.例如其它补贴,需要设置为允许修改,应发合计需要设置公式,个人所得税也需要公式.
系统允许每月计算一次工资,而且与会计期间对应.允许手工设置会计期间
工资管理是系统中涉及最为广泛的模块之一,例如包括计件工资(生产),销售提成(销售),计时(考勤),等等.详细的使用情况请见系统帮助,以及实例数据库.
§5.2 人事管理
人事管理部分包括人事档案,招聘,培训,住宿等管理.
本章所有详细的使用情况请见系统帮助,以及实例数据库.
第六章 人员安排与权限分配基本原则
1.人员配置的基本原则是:以责任为目的,而不是以操作电脑为目的.
2.权限分配的基本原则是:以满足业务处理为目的,而不是以名称对应为目的.
由于OA-ERP的灵活性,权限的分配一般可以一边使用,一边调整;但是责任人员的安排一般则是根据工作的基本负荷,以及人员的专业水平提前安排.
3.下面是维普电子公司的权限配置:
4.品佳服装玩具一期ERP工程的负责人员总览安排
(品佳服装玩具公司安排示例)
5.仓库
仓库部分主要分配仓库模块中的出,入库权限.包括录入,审核,处理完毕.
注意1:核心的操作为:录入出库,入库单据,审核单据,单据处理完毕.
注意2:如果控制非常精细,那么可以再细分为录入人员,审核人员等,并且安排相应权限.
注意3:根据需要,可以安排仓库人员的其它权限,如"其它收货","库存盘盈","库存盘亏"等等.
6.质检
质检的主要操作模块为"质检单".
核心操作为:录入质检单(实际操作为,将质检的详细记录录入到本模块的单据中),审核,处理完毕.
注意1:可以扩充该部分的人员拥有其它权限,主要包括初始化数据,例如,"质检类型设置","质检方案"等等.
下面是维普电子的一个质检方案:
7.采购
采购人员的基本操作与责任为:录入,审核采购单据,录入,审核采购收货单.
注意1:可以扩充该部分的人员拥有其它权限,主要包括相关业务处理,例如,"采购付款","采购退货"等等.
注意2:采购部分是企业降低原材料成本,提高原材料的质量的根本保证,因此系统的"采购询价"部分应该是有使用潜力的,因此一般会给采购人员足够的权限,同时较少的责任,以期能为前述的两个原则奠定基础.
8.销售
销售部分是很多企业的核心.
该部分的基本操作为:销售询价单;销售订单录入,审核;销售发货单据录入,审核.
注意1:可以扩充该部分的人员拥有其它权限,主要包括相关业务处理,例如,"销售收款","销售退货"等等.
注意2:由于销售部分的重要作用,部分企业的销售由总经理亲手管理.因此一般会给销售人员足够的权限,同时较少的责任,以期能为其获取市场信息,获得客户反馈,提高企业利润,提高企业的竞争力.
9.领料,成品入库(生产系统)
这部分属于生产管理.
管理人员的责任:负责在制品原材料的使用,管理;成品的质量,入库.当然不同企业有不同的安排,而且责任可能也会稍稍不同,但是都是以节约生产,降低生产成本,提高产品质量为目的.
操作要点:录入,审核领料单;录入,审核成品入库单.同时负责与仓库管理人员合作,完成内部物资流动.
10.管理员,总经理,统计查询(会计)
由于这几部分人员需要查询,库存状况,出入库情况,监视整个系统的运行,调节各个部分操作人员的权限,补充录入一些基本信息,因此初期他们都赋予超级用户的权限.
随着系统的深入使用,以及整个系统的严格管理,这几部分人员的权限可能会作一些调整,以期做到安全,减少误操作,提高管理水平,增强操作效率.
第七章 人员安排与权限分配(示例)
下面以品佳服装玩具公司为例说明人员安排与权限分配
§7.1销售员:
1,接单
接到客户的订单后,由销售员和样品管理员给产品取统一名字和编号之后,输入销售订单并审核无误后自动转入生产计划单,生产部门根据生产情况编制生产计划单.(生产部门)
操作:点击销售系统 点击销售订单 输入后按系统提示填写缺少项,确定无误后点击新增式保存.
2,销售出货
根据订单的出货情况,,查询仓库成品库存情况,然后填写销售发货单无误后审核,审核后的发货单会自动生成出库单,销售员打印出销售发货单,但是要和仓库打印的成品出仓单,数量,名称规格要一致.(仓库)(一次进仓的货品可能几次才出完,也可能一次出的货品分几次进仓,所有这些情况,要清晰的看得出来).
操作:在销售系统中点击销售发货单,按销售订单中的数量填写销售发货单,检查无误后审核,审核后的销售发货单会自动生成出仓单,然后由仓库把销售发货单和销售出仓单打印出来.
3,销售退货
根据客户的退货资料及仓库交的退货单,销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,
如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结(不用入仓),如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除
4,输入有关的报价记录
操作:先由仓库清点数量后,把客户的退货资料交给销售员,销售员在销售退货单中录入,审核无误后,经质检检验后,仓库在入库单中输入相应的资料.
§7.2 采购部门:
1,样品算料录入
每个样品经确定后,根据算料员计算出的各种材料的用量以及仓库的库存数量,包括材料的规格和单位,输入电脑,并确定无误.
2,样品的进出管理
样品管理员根据所需板房提供的样品,输入样品相关资料,并根据算料员报出价格,及哪个设计师设计的等输入系统
操作:在样品进出单中输入样品的进出情况,备注中写明原因和去向,以及品名规格和数量等资料.以便可能查询所有样品情况及某月新做样品情况
3,采购订单
采购部门根据订单情况和预算情况计算出每种材料的用量,系统根据输入的订单数量和每个产品的用量,损耗数量以及仓库的库存数量自动生成采购订单,(采购必须跟踪库存的物料,避免出现同种产品因色差等因素须不同客户使用),不过自动生成的采购订单审核前允许人工修改其中的数据,以便更切合实际(系统根据品名自动统计库存数量包括不同的规格,因为我们的布料规格不同但是仍然能用).
操作:在采购系统点击采购订单,然后,输入每种材料单个产品的用量,订单数量,系统自动查找库存数量等数据,经确定无误后审核.(采购)
4,采购收货
采购订单审核后会自动在采购收货单中显示,当供应商送来货物时,仓库根据采购订单来核对所送物品的规格和数量填写采购收货单,(没入仓的货)审核后单转入(品管)经品管部门检验合格并且审核后转入仓库,仓库根据实际数量填写收货数量,发现数量不相符找出原因.
品管检验不合格的报告(没入仓的货)及时通知采购及仓库,直接退回供应商,采购终结此采购收货单,仓库只凭检验报告退货,采购根据实际合格的数量填写采购收货单.
操作:在采购系统中点击采购收货单,从中选择相应的采购订单,如果数量不准,查清原因后,按实际数量填写,质检检验合格后,有仓库填写入库单,打印入库单(仓库)
5 采购退货(是指已入仓的货)
已经入仓的,发现有不合格的材料,已确认须要并且可以退货的,仓库提供详细退货数量,交采购输入采购退货单,审核后自动转入品管,品管作退货检验意见审核后,单转入仓库,仓库根据实际退货数量审核后打印出采购退货单,
操作:在采购系统中点击采购退货单,按所退物品填写各部分数据,根据检验结果处理
§7.3 仓库:
供应商原料进仓
当供应商送货到厂时,根据采购订单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入采购收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件)如果一份采购订单中的货品分多批次进仓,是否能够方便的查找出来
采购部门审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核写入仓单,打印出来(仓库)
操作:在仓库系统中点击入库单,根据实际所收物品的名称,规格填写入库单
2,生产领料
生产部门根据生产订单和生产需要,输入领料单,审核后自动转入仓库出仓单,仓库根据实际出仓库数量,审核后打印出领料出仓单
操作:
3,生产退料
生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料单
如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品暂存(有数量)但备注可以待出了这单货后可以人工删除
操作:
4,裁片(外发出入仓)
裁床车间生产的裁片,直接给生产部门的不用填单,须外发加工的,作如下处理:
生产部门点清数量后,输入外发加工单,审核后动自转入仓库的生产委托加工入仓单,仓库审核后,打印出生产委托加工入仓单,
然后仓库根据实际外加工数量输入其他出货单,审核后打印出其他出货单(可以选择复制委托加工入仓单的内容,转换成其他出货单)
外发加工回厂后,根据外发加工单和送货单暂收货物,送货单一联交采购输入其他收货单,一联仓库留底,(只有一联送货单的仓库留复印件)
采购部门查询生产委托加工入仓单及送货单输入其他收货单,审核后自动转入品管部,品管检验合格审核后自动转入仓库生成进仓单,仓库根据实际数量审核进仓单,仓库打印出外发加工(其他)进仓单.
其他须外发(从仓库外发出去的布,半成品,其他材料等)照此方法进行
操作指南:
厂生产的裁片,由本厂刺绣部刺绣的可以在此记账,但是,要外发刺绣或者丝印的,要做外发加工单来处理,作用有:
A:可以控制物料,如果外发厂超过我们的预算用料,查明原因超过用量的部分要扣外发单位款的
B:外发加工的费用也在此得以体现.
操作:点击其他收货按所收货品填写品名,数量,规格等.
4,成品进仓
生产出来的成品有生产部门写好成品入库单,审核后单据自动转入品管,经品管部门检验合格后,审核后自动转入仓库,仓库点清数量后,审核.如果发现不相符的情况查明原因后,根据实际数量审核成品入库单,仓库因出成品入库单.
操作:点击成品入库单,选择相应的销售订单,修改相关的数据(主要是数量),确定无误后, 交给仓库,仓库要审核无误
5,成品出仓
根据销售员的录入的销售出货单转入仓库的出仓单,根据实际出货数量审核后打印出销售出仓单.(其他非销售的成品出仓,用"其他出货"形式录入或打印出仓单)
6,成品退货
发生客户退货时,根据客户的退货资料,确认退货单,交销售员输入电脑,审核后,自动转入质检检查(质检部门检验)如果合格的,品管审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,
如经检验不合格后不能使用且不适宜入仓的,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当作其他销售则按销售键自动终结(不用入仓),如批复是暂存仓库,作暂入仓审核后自动转入仓库变成销售退货入仓单,仓库根据实收数量审核后打印出销售退货入仓单,,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除
5,外发加工产品的进出仓
如果是原材料外发加工(如:布料外发丝印, 布料让外发厂自己裁成裁片然后丝印或者刺绣)这样不但要有加工费用,还有我们的原材料,这要做一份外协加工单,填写各种材料的品名,规格,数量等,还有外协加工费用.
操作:主要是在进仓单中选择(成品,半成品,外发加工,)
6,仓库的各个环节数量一定要准确,出现账物不一致的情况要及时反映,找出原因及时调账.找不出原因的相关的责任人要付相应的责任.
7,盘点出现盘盈盘亏的,仓库应写报告上去,填明盘盈盘亏物料或成品明细,向上审报处理,经批准后根据报告由财务录入盘盈盘亏资料,仓库根据财务录入并审核了的盘盈盘亏数据,自动转入仓库,变成出仓单或入仓单,单上相应有盘盈或盘亏字样,以便识别,仓库审核过后打印出盘盈或盘亏入仓单或出仓单
8,仓库在例行的超过保质期的或其他需重新检验的,由仓库在"重检"商品中,重输入需检验物品数量等资料由采购根不合格品或超期物品重检报告单),报送品管作检验安排,如品管检验仍可使用的,则在报告中签署检验意见,并一份留底,一份给回仓库,一份采购,一份财务,如不合格需退货处理的采购根据检验报告及仓库提供需退货的详细资料输入采购退货单,单自动转入品管,经品管审核后单转入仓库,仓库确认后,审核打印退货出仓单,然后退还给供应商,
如经检验不合格后不能使用且退不了货或者超过了可以退货的期限的情况,品管在报告中作不合格品无法退货待处理意见,根据经理以上批复意见作处理,并根据报告,在库存物品中作出不合格暂存标识,且根据在电脑设置的不合格品仓,作转仓处理,并在编号上作相应改变.(在仓库从"重检"物品中录入后转入品管,品管检验审核后自动转入仓库,如是可以使用的,仓库终结此单,如不合格的且不能使用的,选择转仓(不合格品仓),并打印出转仓单,
§7.4 品管部门:
1材料入库前的检验
材料入库前的检验,根据各种材料的检验方法和要求,以及客户的要求检验合格后,自动转到入库单,品检部门要填写质检单,和检验方案,质检结果或等级.(仓库)
操作:在质量管理中单击各个按钮,质检类型是指哪种类的质检(材料,成品,半成品,外发加工材料等),质检结果或等级,是指品检合格还是不合给,等级是指要求各严格的检验结果.检验方案录入后,会在质检单里面自动出现供你选择.
点击质量管理 选择(质检类型,质检结果或等级,质检缺陷类别,质检缺陷原因,质检方案,质检单)
2成品半成品的检验
质检部门根据检验方法和要求(国际标准或者客户要求) 对成品和半成品进行检验,检验合格的自动转入入库单,不合格的通知仓库,有仓库根据合格的数量对单据的数量进行修改.
3,超过保质期的或其他需重新检验的,需安排不重新抽检,以便清理不合格品
总之是根据其他部门仓库转入的须检验物品资料作检验,并作检验结果与报告审核
§7.5 生产部门
1,生产计划单
根据销售部门审核转入的销售订单,生成生产计划单,然后根据实际生产计划情况,比如说须生产多一点作为库存,修改确认生产计划数量,并作审核
如无销售订单计划的,也可直接从生产计划单上输入生产数量,直接作生产订单
1 ,领料
生产部门根据生产计划填写领料单(也即应领数量),(输入领料单时,系统会自动显示该物料的库存数量)(仓库根据实发数量填写领料单上的数量)最后由仓库打印出领料单.(仓库)
操作:点击领料单,在相关业务中选择(车间生产任务,加工单, 简易生产单,外协加工,装配计划)
2,生产退料
生产部门点清所退物料,输入生产退料单,审核后单自动入品管,品管作出检验报告,如合格作出审核后自动转入仓库变成生产物料退料单,仓库根据实收数量审核后,打印出退料单
2,成品入仓
生产部门根据生产计划,订单或者实际生产完毕需要入仓的产品,或者需要出货的数量填写成品入仓单,质检部门检验合格后,仓库核对数量后,审核成品入仓单,自动生成成品入库单(仓库)
操作:点击成品入仓单,在相应单据中选择(相关的销售订单),根据实际入库的数量填写数量
外协加工
生产部门根据生产计划,需要外发加工的,填写外发加工单,仓库看到外发加工单后,根据外发加工单,准备相应的原材料或者裁片.
§7.6 管理员总经理
高级用户,拥有审核权,
§7.7 会计部门
制作各类报表,提供各种数据.
盘点出现盘盈盘亏的,根据仓库填写的报告并批准处理的由财务录入盘盈盘亏资料,审核后自动转入仓库,变成出仓单或入仓单,单上相应有盘盈或盘亏字样,以便识别,仓库审核过后打印出盘盈或盘亏入仓单或出仓单
经检验不合格后不能使用且退不了货或者超过了可以退货的期限的情况,品管作不合格品待处理审核,自动转入财务变成待处理不合格品单,财务作批复处理,如批复是当废料销售则按销售键自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动终结此单,但该物品库存单上备注上自动生成有(数量不合格品暂存)但备注可以待出了这单货后可以人工删除
如不合格或另作处理,品管作出不合格品检验报告交仓库,生产作不合格待处理审核自动转入财务,变成待处理不合格品单,作批复处理后,如批复是当废料销售则按销售自动终结,如批复是暂存仓库,审核后自动转入仓库生产退仓单,备注自动生成有不合格品暂存(有数量)但备注可以待出了这单货后可以人工删除
§7.8 各个模块的放置
采购部门:把入库和领料单去掉,因为入库过程在仓库,领料单则在生产部门和仓库都可以出现.
销售部门:把出库去掉,只在仓库中有这个模块即可.
部门设置:这一部分的设置牵涉到以后的入库,出库,领料,成品入库,成品出库等各个环节,(现在可以放到人事部门固然合理,但是现在我们只是用一部分,所以先把它放在仓库模块.,以后整个系统都用上之后,再放置到人事部门).
§7.9 报表和单据
仓库要打印出,入仓单,领料单,成品进,出仓单,外发材料的进仓单,出仓单,以及其他需要提供的单据.
采购部门要提供出:采购订单,采购退货的单据.
质检部门要管理好质检档案以备查询.如果发现是检验环节出现错误,责任人要受到相应的处罚.
实现无纸化办公,各个部门要切实落实责任,发现有问题一定要及时解决,不然会影响到整个系统的顺利进行,各个环节不要有冲突.
原材料的领用:库存+采购数量=领用数量+剩余的库存
本系统是一单一清的,各种物料的用量也会得以控制,就是每种东西近来多少,出去多少,应该和产品的数量(预算用量)基本一致.
成品,这个是一对一 的关系,所以报表打印出来以后,应该数量一致.
下一个步骤如果对上一个步骤的数据发现错误或者产生怀疑,要及时查清,查出原因,责任人要付相应的责任.
仓库暂收货物时,如果是供应商或其他是样板或其他不收钱的,应在送货上注明,采购应在该单上单价输入为0,在备注上注明是样板不收钱,以免多付给供应商
第八章 各部门操作员职责与操作要点(恒大)
(本章是恒大化工示例)
一. 销售开单文员:
1.接到客户的订单后,输入销售订单并审核.
操作:起开"销售订单"窗口,逐项输入,以及输入清单销售项目,重点检查数量,单价,包装规格,单位,确定无误后点击新增式保存.
然后审核单据.万一发现单据有错误,必须先取消发货单,再修改销售订单(考虑使用功能:综合处理/辅助功能/允许临时修改记录).
2.销售出货
根据订单产生出货单.然后审核,打印.
操作:起开"销售发货单"窗口,选择销售订单,然后填写其它必须项目.确定无误后点击新增式保存.
3.销售退货
起开" 销售退货"窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存.
警告:
1. 系统允许混合使用不同包装规格的方式销售,即带来方便,同时又为操作带来麻烦.操作员必须熟练掌握"单位","基本单位","包装规格"之间的关系,以及换算方法.具体情况请见帮助.
2.销售单价,数量的录入将影响到企业的收益,同时也影响系统的准确运转.操作员必须警惕!
查询:
起开"报表中心",熟悉查询销售报表,应收帐款报表.
二.仓库
1.成品入库.
起开" 成品入库"窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存.
要点:录入单据时必须留意"仓库","产品编码","入库数量","单位","包装规格".
2.入库单
起开" 入库单"窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存.
然后审核单据.
要点:帐面"数量"必须与"实物数量"相同.否则造成的任何差错操作员要承担责任.
3.出库单
起开"出库单"窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存.
然后审核单据.对于无法处理完毕的单据,待库存足够后,再点击"单据处理完毕"菜单项.
警告:
1. 系统允许混合使用不同包装规格的方式销售,即带来方便,同时又为操作带来麻烦.操作员必须熟练掌握"单位","基本单位","包装规格"之间的关系,以及换算方法.具体情况请见帮助.
2.帐面"数量"必须与"实物数量"相同.否则造成的任何差错操作员要承担责任.
3.由于出库,入库是所有流程的最后关口,该步骤完成后和库存有关的表格全部更新,部分财务核算已经完成,单据撤销回原来的状态的代价非常大,因此出库单,入库单的操作员承担检查前述业务处理错误的责任;如果发现错误不制止,将错就错,造成严重后果者亦要承担责任.
发现前述流程处理错误后要按下面步骤操作:
(1)坚决不审核,不继续操作.
(2)删除已经录入的单据.
(3)通知前述流程操作员纠正错误.
(4)待前述流程纠正错误后,再继续处理单据.
查询:
起开"报表中心",熟悉查询出入库报表,仓库盘点表,单个物品进出报表等.
三.收款员
起开" 销售月结收款单"窗口,填写必须项目,确认无误后新增保存.
然后审核单据.
要点:必须准确输入各个项目.任何差错将直接导致企业的收益,以及造成对客户的不良印象.
查询:
起开"报表中心",熟悉查询销售报表,应收帐款报表,月结单等.
第九章 培训计划(品佳)
日 期
内 容
1.16-1.19
由品佳准备BOM清单,准备质检方案(为系统中的质检部分最后定论)
1.20
1)培训:会输入,手工单据,补单,知道前面步骤(流程),配合.
2)重点建立思想:ERP软件是个工具,管理工具!
3)知道如何新增信息,及时处理业务.例如,建立质检方案,BOM清单,处理质检,领料等.
详细内容如下:
1,生产模块:如何设置BOM清单,生产任务单,领料,办理成品入库等
2,采购模块:建立供应商资料,手工输入采购订单,收货单,处理由领料单产生的采购单,货款支付记录等
3,销售模块:建立客户资料,手工输入销售订单,发货单,仓库发货情况及货款收受记录等.
4,仓库模块:办理各种入,出库手续,查询库存.
5,质检模块:熟悉,建立质检方案,处理质检业务等.
6,样品模块:建立样品资料,手工处理样品进出库单.
7,以上各模块单据,报表的查询与打印.
1.21
初始化数据库.
通过其它入库,完成库存初始化,整个企业切换到ERP系统进行业务处理.
1.22-29
2.13-3.3
协助各个部门处理业务,及时解决任何业务处理中出现的问题.包括:
系统中断,手工临时记录,事后补单.
前述业务流程未完成,如何相互配合,逆塑追到前面业务处理.
后续流程无法完成,如何处理业务(例如手工记录),事后追补处理.
系统资料不全,如何迅速建立资料(如质检,BOM清单),进而处理业务;或者手工临时记录,待业务处理完毕后立即补充资料,录入单据,以便后续处理顺利进行.
培训查询,需要的各种报表,自定义报表等.
熟悉前后业务处理环节,了解相互配合的要点,及时沟通,迅速完成企业的生产活动.
准确,规范地录入数据,为系统的后续查询统计打下基础.同时为企业建立良好的数据库,为企业后续决策,制定方针奠定基础.
结束语
OA-ERP系统处于快速的发展中.即使某些用户觉得使用已经较为完善,但是随着计算机技术本身的发展,会有更多的东西加入到系统中,而不仅仅是增加业务.无论是关于帮助本身的东西,或是业务的需求,您可以随时提出您的需求,我们会尽快纳入新的开发计划,以做到最快速满足用户需求.
联系方式:
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秋葵电脑软件开发有限公司
秋葵软件OA-ERP简明操作手册
生产-领料,
成品入库
销售
采购
质检
仓库
管理员,总经理
统计查询(会计)
物品资料
出库单
入库单
库存分布记录表
综合库存量统计表
销售订单
销售发货单
出库单
生产
原材料采购
成品入库