Excel函数与公式

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 23:30:05
Excel函数与公式

        也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂
运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用

方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一

下关于Excel的别样风情。

     一、让不同类型数据用不同颜色显示

  在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资

总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以

这样设置。

  1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开

“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方

框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色

”设置为“红色”。

  2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”

;小于1000,字体设置为“棕色”)。

  3.设置完成后,按下“确定”按钮。

        看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

        二、建立分类下拉列表填充项

  我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能

建了一个分类下拉列表填充项。

  1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别

输入不同列中,建立一个企业名称数据库。

  2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回

车”键进行确认。

  仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

  3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,

打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”

选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各

元素之间用英文逗号隔开),确定退出。

  再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后

,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。

    4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。

然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选

择需要的企业名称填入该单元格中。

  提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选

“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。

  三、建立“常用文档”新菜单

  在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。

  1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签

中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

  2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接

”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建

立第一个工作簿文档列表名称。

  重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。

  3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中

,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉

按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。

  重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

  4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单

击其中的相应选项即可。

  提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中

“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

  四、制作“专业符号”工具栏

  在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个

属于自己的“专业符号”工具栏。

  1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如“fuhao1”?

并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对

引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止

”按钮,完成宏的录制。

  仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

  2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”

对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项

拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

  3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

  4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”

对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定退出。

  重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。

  5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向

单元格中快速输入专业符号了。

  五、用“视面管理器”保存多个打印页面

有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。

  1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标

,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。

  2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出

“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。

  3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。

  4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示

”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打

印”按钮,一切就OK了。

  六、让数据按需排序

  如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也

不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。

  1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入

序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“

添加”和“确定”按钮退出。

  2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单

击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两

次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。

  七、把数据彻底隐藏起来

  工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。

  1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对

话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中

输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

  2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。

  3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“

确定”返回。

  经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能

让其现形。

  提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别

人删除你隐藏起来的数据。

  八、让中、英文输入法智能化地出现

  在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在

不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?

选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框

,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”

退出。

  以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第

1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。

  九、让“自动更正”输入统一的文本

  你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

  1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。

  2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为

”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。

  3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?

,然后确认一下就成了。

  十、在Excel中自定义函数

  Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些

特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:

  1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual

Basic编辑窗口。

  2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1。

  3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:

  FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction

  4.关闭窗口,自定义函数完成。

  以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

  提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

  十一、表头下面衬张图片

  为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?

  1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的图

片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。

  2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元

格(区域)。

  3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中

“白色”。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下
面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。

  提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

  十二、用连字符“&”来合并文本

  如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它

搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

  1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。

  2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内

容即被合并到E列对应的单元格中。

  3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选

择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复

制到F列中。

  4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。

  提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错

误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。

  生成绩条

  常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对

于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

  此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为

学科名称。

  1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF

(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN

())))。

  2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中

A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

  至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。

  3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按“格式”

工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的

区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)。

  4.同时选中A1至G3单元格区域,点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,然后按住鼠标左

键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。

  按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。

  十四、Excel帮你选函数

  在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮

你缩小范围,挑选出合适的函数。

  执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要

求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示

在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。