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使用OneNote实践GTD
有时，我们会遇到改变我们思维方式的观点。对于我而言，其中影响我的一个观点就是 David Allen 在他的 Getting Things Done— The Art of Stress-Free Productivity 一书中讨论的五阶段工作流处理系统。David Allen 是一位作家和提高专业人员工作效率计划的创办者。在本文中，我将介绍我如何使用 OneNote 实现 David Allen 提出的工作流处理系统，以及该系统如何帮助担任 Microsoft Corporation 的 Windows® Media Foundation Technology 项目经理一职的我提高工作效率。
Mr. Allen 将工作流处理划分为以下阶段：1. 收集，2. 处理，3. 组织，4. 查看，5. 执行。通过按照这些步骤操作，可以帮助我有效地处理每天所面对的所有会议、电话、文档和数百封电子邮件，并使我从容地应对未完成的工作，因为我确信目前所做的工作更为重要。即使您以前从未听说过工作流处理，也不必担心。我将重点介绍该系统的一个主要方面，即 OneNote 真正的亮点：组织。虽然要在 OneNote 中进行组织，并不需要您事先了解工作流系统，但我建议您进一步研究一下 David Allen 的观点，这些观点对于全面提高工作效率颇有裨益。
使用 OneNote 执行工作流处理
作 为同时接管许多项目的项目经理，要始终对我的全部职责了如指掌，“组织”是至关重要的。除了项目和交办事项以外，我需要了解与我的项目相关的所有重要资料 （包括会议备注、网站链接、联系人，等等）并且能够方便地参考这些资料。OneNote 不仅使我可以将所有信息保存在一个位置并轻松地查看，而且它还十分灵活，是一种适合我的工作方式及我要实现工作流系统的方式的理想工具。
David Allen 将我们的工作划分为他称之为的抽象级别。这些级别是从定义您的工作的不同角度描述的。OneNote 使我可以轻松地将工作组织为这些级别，因为各种级别的笔记本组织（文件夹、分区、页、子页和笔记标记）有助于正确地将工作组织成这些抽象级别。
我 在引领您遍历我自己的笔记本组织时，将重点介绍三个最具体的抽象级别：当前职责、当前项目以及接下来的交办事项。为了便于举例，我将自己的角色定位为一家 虚构的 OneNote 发烧友俱乐部的公关。我们的口号是：使用 OneNote 提高工作效率，省下时间尽情娱乐。
使用分区组织当前职责
职责领域涵盖若干大小项目。一个领域区域通常需要六个月或更长时间才能出结果，并且需要完成大量项目才能实现该职责领域的目标。要创建职责领域，请执行以下操作：
创建一个新分区并用该职责领域的名称指定新分区的标题。
将分区中的第一页的标题设为“概述”。
在“概述”页上，描述该职责领域的特征并列出该领域中的所有项目。我已将我的“概述”页划分为以下类别： 内容：职责领域包括哪些内容
原因：为什么必须在此领域获得成功
项目：此领域中的项目列表

提示
尝试为您的概述创建信纸页。为概述中您认为最重要的信息类别创建标题。添加自定义的项目笔记标记以用于创建项目列表。在创建下一个概述页时，通过重新使用同一模板可节省时间。
下 图显示了我的称为“公关活动”的职责领域，该领域针对“概述”页打开。请注意，其他分区选项卡显示其他职责领域的名称，包括“考核”和“招聘”。屏幕右侧 的页选项卡显示“公关活动”职责领域中各个项目的名称。在我所扮演的“俱乐部欢乐卫士”角色中，我将非常认真地履行这一领域职责！

使用页组织项目
在职责领域中，我使用页组织我的各个项目。每一页包含一个项目，并且由于项目具有许多相关联的交办事项和参考资料，因此我将这些内容添加到了项目的页中。下图显示了“公关活动”职责领域中一个称为“年度夏日野炊”的页，该页中列出了与此项目相关联的交办事项和参考资料。

小项目    我的有些项目较小并且与特定职责领域没有关联。如果必须为每个小项目创建一个新的职责领域，我的笔记本很快就会变得无法管理。例如，我需要为我的汽车购买 新轮胎。查看价格、给商家拨打电话进行订购，这只是一些新的交办事项。为了解决此问题，我创建了一个分区并将它命名为“常规”，用于放置所有小项目。下图 显示了为我的笔记中的“常规”职责领域。


提示
如果某个小项目属于某个职责领域，但该项目太小，不允许它有自己的页，则在该职责领域的“概述”页上创建一个区域，以用于标记只具有一两个交办事项的很小的项目。您还可以向您的“概述”页的信纸中添加小项目的标题。
大项目    有时，小项目最终会发展为大得多的项目，那怎么办呢？例如，如果年度夏日野炊要涉及全国的 OneNote 俱乐部，它将需要大得多的组织，并且它可能会成为它自己的职责领域。OneNote 提供了项目可以随其范围的增大而增大的灵活性。较大的项目通常需要多页来放置其所有交办事项、参考资料等内容。因此，我添加了与主项目页构成一组的子页。 如果某个项目足够大，允许有自己的职责领域，则我只须创建一个分区，并将该项目的所有页移至这个新分区即可。
使用笔记标记指示项目和交办事项
David Allen 提出了用于了解与您的工作相关的详细信息的基本类别。他的提议包括“接下来的交办事项”列表、“等待”列表和“项目”列表。交办事项及其所属的项目非常适 合使用笔记标记。只要我具有交办事项、问题或者在等待某些信息以便可以继续执行项目，我就可以用笔记标记来加以标记。我已经自定义了三种笔记标记来表示这 些类别：
交办事项：用蓝色复选框标记，此标记指示交办事项。完成某个交办事项后，我就会选中该复选框。
等待：由黄色复选框标记，指示我在等待其他人提供的资料。当有人提供这些资料时，我就会选中该复选框。
项目：用绿色太阳笔记标记来标记，此标记指示任何被视为项目的内容。
笔 记标记非常适用于定期查看项目和交办事项。即使我将我的所有项目组织为页和子页，用笔记标记来标记它们也会使我可以运行笔记标记摘要并在一个位置查看我的 所有项目的列表。对于交办事项也是如此：笔记标记使我每周可以轻松地查看交办事项。通过笔记标记摘要，可以很容易地找到一个项目、一个职责领域（分区）或 多个职责领域（多个不同的分区）中的交办事项。
根据您的个人风格使用 OneNote
我 在这里介绍的只是使用 OneNote 实现 David Allen 的工作流处理的多种方法中的一种。OneNote 的优点在于，它允许根据您的最佳工作方式进行组织和自定义。使用分区、页、子页和笔记标记，您可以灵活地通过许多方式来组织职责领域、项目和交办事项。如 果我介绍的系统不太适合您，建议您试用 OneNote 和 David Allen 的工作效率系统来找到您自己的实现工作流处理系统的方法。这样，您也可以使用 OneNote 来提高工作效率，省下时间尽情娱乐！