如何抓好办公室工作(三篇文章)

浅谈如何抓好办公室工作
http://www.360doc.com/content/09/1020/19/153863_7571053.shtml
内容提要：办公室是一个单位、一个系统的核心部门。如何抓好办公室工作？笔者认为，要坚持以文立室，要实现以文辅政，要做到以文育人。
关 键 词：以文立室 以文辅政 以文育人
一、要坚持以文立室
办公室文字工作十分重要。古人云：文章乃千古之盛事，不朽之伟业。要抓好办公室工作，必须坚持以文立室，在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式，在改革创新中着力提高文字服务水平，办公室工作才立于不败之地。
文字工作是办公室的“首任”。可以说办公室是一个单位、一个系统的核心部门，扮演着“司令部”、“参谋部”和“后勤部”的重要角色，是协调指挥中心、信息传输中心、服务联系中心，处于沟通四面、联系八方的重要地位，承担着办文、办会、办事的重要任务。无论从办公室的工作性质、重要角色、重要地位来看，还是从办公室的重要任务来看，文字工作都是办公室的首要任务。办文摆在“三办”之首，办会的主要工作是准备好文字材料，办事离不开文字材料。办公室的地位和作用之所以特殊，主要体现在办公室文字工作的特殊性上。
文字工作是办公室的“主业”。办公室工作不论是决策参谋、信息调研，还是督促检查、综合协调、后勤保障，都要倚重文字这个工具，其中单位文件、领导讲话等文稿是单位党组（党委）实施决策和指导工作的重要载体，一直充当着办公室的主要“产品”，是“主业”，而不是“副业”。
文字工作是办公室的“脸面”。各级领导和部门以及人民群众看办公室工作，首先就看文字工作的质效，看重要文稿能否拿得出手，拿出的文稿是否服众。实践表明，办公室出去的文稿有分量、有反响，培养打造的写作团队有实力、有战斗力，就能打出办公室的形象和名声，文字工作实际上成为衡量办公室工作质量和水平的主要标准。
二、要实现以文辅政
办公室的参谋作用主要体现在协助领导制定好工作计划、协助领导做好决策、为领导提供决策信息，决策前多参谋，决策后多反馈，归根到底是以文辅政。要实现以文辅政，就必须把改进文风当作提高文字服务质效的突破口，重文而不尚文，力戒文弊。
力戒“文山会海”的弊病。在精减会议上，要实行严格的会议审批和管理办法，确保开好全局性的会，分流召开专题会，综合套开同类主题的会，提倡开短会、开现场会和电视电话会，严格控制会议数量，压缩会议规模，缩减会议时间，减少领导参会人数。在精简讲话上，要对单位召开的会议，一般只安排一位领导做主题报告，主持会议领导的主持词中只写会议议题，不重复强调意见，会议时间一般都控制在90分钟以内。在讲话稿的起草上，要求办公室的写作班子，凡是为单位一把手准备的全局性会议上的主题讲话稿一般不能过长（不超过6000字），一般会议上的讲话稿不能超过3000字。在精简文件上，严格控制以单位和办公室的名义发文。对上级已公开发表或已发至下级执行的文件，尽量不照抄照转发文；对各工作部门的年度工作要点，一般不以单位和办公室名义发文。能以部门发文的，不以办公室名义发文，能以办公室名义发文的，不以本单位名义发文。凡是会后需用办公室通报印发的领导讲话，一般只发摘要，不印发全文。
力戒“文字游戏”的弊病。主要是围绕“实”字做文章。首先是语言要平实。无论是起草讲话稿、拟制文件，还是信息采编、撰写报告，提倡多来开门见山的话，少来“穿靴戴帽”的话，多引领导临场发挥的即兴话，慎引用、抄摘复制的原话，多写反映地方实际的“地方话”，少写通行全国的“普通话”，多用群众喜闻乐见的新鲜话，少用大话套话。其次是内容要务实。要求写作人员把文稿起草的过程当作“写事”、“谋事”的过程，不能因为本单位文稿要突出思想性，而忽视了可操作性；不能因为突出原则性，而忽视了针对性；不能因为突出“虚写”，而忽视了“实写”。第三是格调要朴实。文稿的结构要不拘泥于传统的三段论，标题能长则长，能短则短，不搞千篇一律，整齐对仗；段落层次尽量少搞几级标题，坚决杜绝“八股文”；语言运用上既要入俗又不能落俗，随意搞缩写、简写、简称，容易让基层和群众产生歧义。从根本上看，解决文稿“过空过虚”的问题，关键在于加强调查研究。为此，我们要对文字综合科室、写作专班实行整合，改过去的科室与服务领导之间的“对人不对事”为“对事不对人”，按科室分工负责某方面工作的文字服务，并建立健全了学习调研、文稿起草、审核把关、跟踪反馈、沟通联络等一系列文字服务机制，激励写作人员勤学习、勤下乡、勤听会、勤积累，努力提高参谋辅政水平。
力戒“繁文缛节”的弊病。公文运转慢、周期长的问题，是当前机关公文处理亟待解决的一个突出问题。我们要围绕“简”字，对上级阅件、上级办件，本级来件、本级发文，分类规范办理程序和运转流程，精简不必要的程序、合并交叉重叠的程序。在公文处理过程中，对在同一科室运转的程序，推行首问负责制，简化科室内部的运转环节，缩短运转时间；对需要在不同科室或多个部门之间运转的程序，实行会签制和催办制，减少传递环节，节省周转时间。同时，根据情况需要，在严格程序、完备手续、严防失密泄密的前提下，尽量借助电话、传真、邮件等手段，灵活运转，急事急办，特事特办，勤查勤问，提高时效。
三、要做到以文育人
办公室是一份苦差，特别是干文字工作很辛苦，但很锻炼人。如果要使这份苦差吸引人、留住人，提高办公室工作水平，那么就要做到以文育人。
进人要多进“秀才”。要树立“严进”的导向，坚持把文字水平作为办公室吸纳新进人员的第一标准，从严进人，多进“秀才”，多进“笔杆子”，做到文字工作人员优先考虑，文字工作科室优先安排。
育人要精育“通才”。要树立“育人”的导向，文字工作是办公室人员应掌握的一项基本功。为提高办公室人员的整体文字素质，我们要在文字科室之间、事务科室与文字科室之间，实行人员轮岗，着力提高年轻同志的文字写作能力。针对办公室人员存在能写不能说、能办不能谋的“通病”，我们要以创建学习型、效能型、创新型机关为载体，坚持定期举办学习讲座、开展演讲比赛、编撰文集，着力培养“提笔能写”、“开口能说”、“遇事能办”、“议政能谋”的复合型干部。
用人要重用“文才”。要树立“重文”的导向，重用“笔杆子”。鼓励办公室人员“走出去”，参加各种竞争上岗、招考，不设限、不设障，使他们成才有机会，干事有舞台，发展有空间。对文字工作人员我们要始终坚持高看一眼、厚爱三分，在评先评优、提拔重用上优先考虑，使办公室的选人用人机制步入“进来能写、出去能说、用来能干”的良性轨道。
如何做好办公室的工作（转载）
学院工作的落实关键要靠办公室，而办公室工作的好坏，在很大程度上取决于办公室的人员。为此，作为一名办公室人员必须牢固树立“办公室工作无小事”的理念，立足本职工作，不断提高自身素质，进一步强化服务意识，创新工作方法，努力在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。
一要加强队伍建设。办公室作为学院的“窗口”单位，每天接触前来办事的老师和学生很多，每天都要处理各种事务性工作，没有较高的政治素质和业务能力就难以胜任。因此，要突出学习这一主线，不断强化素质，每个人都要成为不断学习、不断提高的楷模。在做好各项日常工作的同时，妥善处理工作和学习的矛盾，充分利用一切零散时间进行“充电”，逐步形成与自身工作相适应的最佳知识结构和技能结构。重点抓好“四项学习”，即向书本学，向领导学，向同事学，向实践学。向书本学，就是要认真学习法律、经济、写作等专业知识，不断增强政治觉悟和业务水平，夯实各项基本功。向领导学，就是利用好每一次跟随领导开会、视察的机会，向领导学习部署工作、协调关系的方法，多站在领导的角度进行换位思考，多想几个“为什么”、“怎么办”。向同事学，就是要做一个“有心人”，多向办公室有经验的同志请教，看看同样或类似问题人家是如何处理的，取人之长，补己之短。向实践学，就是要经常来一个“回头看”，“日三省吾身”，及时总结经验，查找不足，扬长避短，查漏补缺，对工作中做得不好、不到位的地方要深刻反省，深挖根源，加以改进，努力做到“不二过”，在实践中提高分析问题、解决问题的能力。
二要抓住中心工作。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，应急性、突发性工作较多，为此，在工作中必须学会“弹钢琴”，能够分清重点和主次，统筹兼顾好各项工作，决不能“眉毛胡子一把抓”。一是起草各类公文。作为办公室人员几乎没有一天不和文字材料打交道，可以说，具备一定文字材料撰写功底，是办公室人员的安身立命之本。为撰写出高质量的文字材料，在熟知常用文体写作方法的基础上，关键要在吃透“两头”和中间上下功夫。即吃透上头，了解学校下发的各类文件，能够较好把握学校政策和学院实际的结合点；吃透下头，熟知学院基本情况，了解学院工作的热点、难点问题；吃透中间，准确理解领导意图，对领导的工作思路、工作方法、工作特点吃得准，领悟深。如此，起草的文件和领导讲话，才能做到站位高、思路清，有的放矢，言之有物，充分体现出领导的特色，让领导满意放心。二是开展好调查研究。定期开展调查研究，为领导提供前瞻性的建议和意见，以此推动全院工作，这是办公室工作的最高境界。要敏锐地抓住影响学院发展的突出问题和领导关注的热点、难点问题，迅速深入教研室了解情况开展调查，及时撰写出有情况、有分析、有建议的调研报告。同时，要把为领导服务延伸到为老师、学生服务当中去，定期深入教研室，准确掌握“社情民意”，敢于讲真情，说实话，及时将老师的呼声、教研室的要求反馈给学院领导，并争取进入领导决策领域，变建议意见为政策文件。
三要转变服务理念。为领导、为教研室、为老师、学生搞好服务是办公室的重要工作职责。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、老师满意、学生满意，是衡量办公室工作的根本标准。一是变被动服务为主动服务。“凡事预则立，不预则废”，办公室的工作具有一定的前瞻性，凡事要早考虑、早着手，不仅要想领导之所想，也要想领导之未想。不能满足于“领导让干什么，就干什么”，主动围绕重点工作深入调研，为领导提供决策参考。二是变单一服务为全面服务。办公室的服务必须注意服务的全面性，在事前、事中、事后都要服务到位，任何时候都不能缺位。在领导决策前要拿出可行方案，向领导提供决策建议；在执行过程中要加强督查和监督，督促工作的落实；工作完成以后，要及时将情况反馈给领导。三是变一般服务为优质服务。坚持以“服务”为天职，坚信“没有最好只有更好”，坚持高标准，精益求精，力求尽善尽美。既能使各项工作平衡开展，有条不紊；又能妥善应对各种情况。
四要树立良好形象。要想到自己的一言一行都代表着学院的形象，时刻严于律已，乐于奉献，自觉维护学院的良好形象。大力弘扬四种精神，一是无私奉献的精神。办公室人员一年到头都非常忙，经常加班加点，有时连轴转是常事。没有吃苦耐劳、无私奉献的精神，就搞不好服务，干不好办公室工作。对此，办公室人员要正确对待工作，以苦为乐，甘当无名英雄，自觉加班加点，不为名、不为利，不讲条件，不提要求，克服一切困难，充分发挥自己的聪明才智，调动一切积极因素，高质量完成任务。二是谦虚谨慎的精神。充分认识到办公室工作的重要性，每项工作都是“牵一发而动全身”的事，务必慎之又慎，细之又细，认真认真再认真、细致细致再细致，努力做到“五个不让”：不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的文件在我手中积压，不让各种差错在我身上发生，不让来学院办理工作的老师和学生在我这里受到冷落，不让学院和办公室的形象在我这里受到影响。三是敢想敢干的精神。谦虚谨慎是必需的，但不能因此而放不开手脚，在领导面前唯唯诺诺，不敢表达自己的想法和看法。工作中要满怀激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地干工作。在思想上能够跟领导“平等”地交流，敢于发表自己的独到见解。只要一切从工作考虑，一切为领导着想，有何不可？四是团结协作的精神。办公室作为一个“大集体”，每一个人都是其中的一分子。要树立“大办公室”观念，大事讲原则，小事讲风格，对人宽厚诚恳，对事严谨认真，妥善处理协调好办公室内部的人际关系，形成上下一心、团结互助的良好氛围。
五要做好各种协调工作。上下工作的协调、左右工作的协调。。。。。
六要不断提高发现问题和解决问题的能力。发现问题是解决问题的前提，解决问题首先要发现问题。办公室的工作杂事多，琐事多，在工作的同时每天要与领导、老师、学生、外面的人打交道，在交往的过程中就会碰到各种各样的事情，难免会出现一些意想不到的事情，也会出现你认为不是问题的问题，如果我们在工作中不能从事物中去发现问题，可能我们无意识中就会放过一些问题，使问题继续发展，有可能出现失误，所以我们在工作中要学会发现问题，当发现了问题以后，我们就要着手解决问题，解决问题能力的高低是衡量办公室人员综合素质的一个标准，解决问题的过程可能是说几句话、做一件或几件事，但是说话、做事与办公室人员的素质紧密相连。会说话、会做事的人解决问题起来就容易，否则适得其反。。。。
七要爱岗敬业、强化工作责任心。爱岗敬业是做好工作的前提，一个没有工作责任心的人是做不好任何工作的。。。。。
办公室是联社所辖各单位的中心枢纽，起着综合协调、上令下达、参谋督促等作用。办公室工作繁而杂乱，“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，工作忙而累，而成绩却不“显山露水”。要想做好办公室工作，办公室人员必须具备全面素质，必须掌握各种处理问题的方法和策略，也就是要文武兼备，粗细结合。
一、既要忠实地按领导指示办事，又要敢于在某些问题上提出意见。
办公室人员与领导的关系是助手与首长的关系，必须听从领导指挥，忠实地按领导指示行事，把自己的公务活动严格限定在领导指定的工作范围之内，不得自行其是。领导的指示具有严肃性和权威性，办公室人员必须不折不扣地忠实执行，要围绕领导人的活动，积极开展工作，下大力气帮助领导抓出成效来。要学会从被动中求主动，要善于观察掌握领导者的性格、作风等个性特征，积极主动配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按领导指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。办公室负有参与决策的职能，在决策过程中，要敢于在某些问题上提出自己的不同意见，敢于反映领导同志尚未意识到的或者认识不尽完善的客观情况和问题。在工作中要以党的路线、方针、政策为行为的准则，一旦遇到领导做出不妥的决定或者明显失误时，办公室人员应该出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得领导的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。在一般情况下，既要敢于提出自己的意见，同时也要注意摆正自己的位置，不可固执己见。
二、既要尽心尽力、细致周到地做好领导的服务工作，又要注意不给领导帮倒忙。
办公室必须从各方面做好领导的服务工作。要围绕联社工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为领导决策和管理提供优质服务。要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证领导的指示贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是，对领导服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及”，服务不周到要影响领导工作，做过了头则会影响领导形象。既要搞好服务，又不给领导帮倒忙，必须遵循以下几条原则：一是要按规定办事。办公室在执行过程中可以结合自己的实际情况予以实施。但是，决不能过分和出格。否则，看上去是为领导着想，实际是给领导帮倒忙。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向领导汇报，请作定夺，切勿自作主张。不经领导授权，不可私用领导名义办事或回答问题。三是要做好思想工作。有的群众因为切身问题得到了解决，请秘书代向领导表达他们的一点“心意”，对这种情况，要把好关口，多作说服教育，请他们尊重领导、理解领导。四是要严格要求自己。办公室人员不掌权，但接近权渠道，如不严格要求自己就会损害领导者的形象。
三、既要能勤勤恳恳、吃苦耐劳，又要能忍受怨言、经得起委屈和挫折。
办公室工作是非常辛苦的，几乎没有节假日，不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。越是有活动的时候，如开大会等等，办公室同志越紧张。他们担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获”，这是相当难能可贵的。但是，作为办公室人员，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为办公室工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。为此，办公室人员，要有强烈的革命事业心，要有较高的党性修养，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。在方法上既要学会“搬道岔”，又要学会“弹钢琴”。“搬道岔”就是分解矛盾，“弹钢琴”就是综合协调。
四、既要思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确地领会领导意图，又要严守本份、忠诚老实。
办公室人员头脑要灵敏，对周围发生的事，必须能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在做什么，机关部室策划什么，领导同志在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会领导意图，决不能见风使舵，投领导所好，看眼色行事。办公室人员必须忠诚老实，按事物的本来面貌反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好领导而随便夸大或缩小。总之，合格的办公室人员目光要敏锐，工作能力要强，政治上又要忠诚可靠；适应性要强，原则性又不能差。
五、既要干好参与决策、组织协调等重要公务，又要细致扎实地干好每一件具体琐事。
从某种意义上讲，办公室是“后勤部”，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难琐事要管，踢皮球的棘手事也要管，领导管的事要管，领导不管的事也得管。因此，办公室人员必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”，我们要取二者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎”，无论大事小事，确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面，办公室不光要搞好事务协调，还要搞好上下左右以及领导成员之间人际关系的协调，这是做好办公室工作的重要基础。因此，要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映办公室人员兢兢业业的严谨作风，给人细微处见精神的好印象。办公室人员不论分工干什么都要具备一定的文字表达能力，因为办公室各方面的工作交往、联系都离不开文字材料。对文字秘书的要求则应更高，必须能搞指导性较强、层次较高、份量较重的文字材料，同时还要能搞领导临时交办的突击性材料。
总之，为了适应办公室工作的特殊要求，所有办公室人员必须按“四性”的标准要求自己：一是坚持真理的原则性；二是从实际出发的灵活性；三是对事物发展的预见性；四是随机应变处理事务的果断性。按照这四性的要求，我们在平时的工作中，必须把原则性和灵活性，预见性和果断性，德和才，文和武，甚至快和慢，粗和细，内和外等，结合紧密、摆布妥当、处理贴切，为促使信合事业的快发展、大发展做出积极贡献。