要练好“看家本领”---谈秘书写作和素质能力建设

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 16:00:33
要练好“看家本领”---与秘书朋友们谈谈写作和素质能力建设 吕聪敏
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在我的“谈心录”即将结束的时候,我想利用最后一点篇幅与秘书朋友们谈谈怎样加强写作和素质能力建设的问题。这个问题对刚走上秘书岗位的新同志尤其重要。
2006年9月9日,吴邦国委员长在出访回国的专机上,就加强机关干部素质能力建设发表了重要谈话。委员长着重讲了三点,一是提高文字表达能力,二是加强学习和调研,三是改进工作方法。他说,机关干部要加强文字训练,对文字工作不能躲,要刻苦钻研,写东西的过程就是深化认识的过程。如果机关干部不能写东西,文字表达能力不强,局限性就大了。领导干部要带头,亲自动手,要把好政治关、文字关。要压担子,提要求,几年下来,差别就看出来了,就知道我们这个队伍行还是不行。委员长还说,一个干部能否干点事情,成为有用之才,很重要的一点是看他是否严格要求、勤于学习、善于学习。邦国委员长讲这番话时我就在现场,至今印象深刻。
随着人类文明的进步和社会事业的发展,语言、文字的正确、有效使用对人们的日常生活和社会活动的影响越来越大。在我们党政机关,当今的文字工作同传统意义上的文秘和文书工作相比较,从内容到形式都发生了重大变化。公文已成为机关进行公务活动的重要工具。对广大秘书工作者来说,撰写和使用公文是经常性的、必不可少的工作。机关公文的水平和质量是机关工作和干部队伍综合素质的重要体现,代表了机关的形象。从这个意义上说,公文写作和公文处理不是小事,提高文字表达能力是一门必修的课程。所以,我经常说,提高文字水平是练好“看家本领”。
重视文字工作,是我们党的一个老传统。党和国家领导人历来十分重视公文的写作和使用。我在阅读和学习《建国以来毛泽东文稿》和《毛泽东新闻工作文选》时,印象尤为深刻的是毛泽东同志建国初期主持起草的《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中文字缺点的指示》和经他修改、审定的《人民日报》社论《正确地使用祖国的语言、为语言的纯洁和健康而斗争》两篇文章。这两篇文章和毛泽东同志的另5篇文章(即:《怎样写文章》、《书报上的错误必须更正》、《文章要写得生动和通顺》、《要多分析,不要片面性》、《文章的“三性”和写作方法》),都是关于怎样写文章的。有的我读过多遍,常读常新,受益匪浅,从中懂得了写作的重要性,也体会到一个人练就深厚的文字功底需要付出长期艰辛的努力。
我参加工作以来,经历了几个不同的工作岗位,但多数都与研究和写作有关。特别是近20年来,在多位领导同志的直接指导下工作,对怎样写文章这个题目的领悟深化了许多。领导同志亲自动手写文章、改文章,既言传又身教,是我学习的榜样。我经常听到领导同志对下面呈送的各类文稿进行评价,发表看法。对观点鲜明、说理透彻的好文章给予热情的鼓励和肯定,对内容空泛、不得要领的文章语重心长地加以指正,对粗制滥造的文章给予批评。领导同志把机关公文写作水平和文字表达能力作为干部素质的重要方面加以强调,提出了许多具体的意见和要求。今天我们重温这些要求,对机关干部的素质能力建设无疑是非常必要的。
学习写作,起草文件,掌握一些写作的基本知识是必要的,要懂得一些必要的门道、路数,逐渐摸清一些规律,这是不少从事秘书工作的同志的共同经验。比如说,公文怎么分类,通用公文、事务性公文、规约性公文三者有什么区别,它们的撰制有什么规范,都要搞清楚。再比如,公文为什么不同于文学作品,公文到底有什么特点,也要搞清楚。公文具有法定的权威性和行政的约束力。党和国家的方针、政策、指示、命令及法律、法规,都是运用公文来发布实施的,是严肃的具有权威的文体。公文具有主旨的鲜明性,一篇公文不论文字多少、篇幅长短、内容繁简,主旨必须是清楚的、完整的,不能套话连篇,不能含糊其辞,不能模棱两可。主旨鲜明是公文的灵魂,为了把主体鲜明、集中地表达出来,往往要字斟句酌。公文的材料讲求真实性,无论是现实材料还是历史材料,无论是理论材料还是事实材料,都要有根有据,既不能夸大或缩小,也不能虚美或隐恶。公文还讲求结构的严谨,开头、主体、结尾的写法都要有讲究。
上面讲的一些写作基本常识,听起来好像没什么奥妙,实际上做好并不容易。学无止境,写作也是如此。在这里,我想结合我个人从事写作的一些体会和别人的一些经验,就提高公文写作水平问题谈一些意见,与大家切磋和共勉。
一、文化知识的雄厚积累是写好文章的基础,因此要多读书,读好书,会读书
人们常说,书籍是精神食粮,要把读书当作生活的一部分,求知上进,持之以恒,养成读书的好习惯。书籍浩如烟海,时间和精力毕竟有限,要处理好泛与精、博与专的关系。胡绳同志在介绍他的读书经验时说,博和专要结合,在比较集中地攻一门知识的同时,应尽可能广泛地把各种门类的各种书籍都读一些。
顾名思义,泛读是指阅读不同内容、不同体裁的书籍和文章,目的在于获取广泛的信息,扩大知识面。有的名家说,应该养成快读的习惯,比如一小时读两万字,不妨一试。有的书籍和文章即使浏览一下也是有好处的。世界在变化,国家在发展,知识在不断更新,如果只是整天忙于应付具体事务,不接触新事物,不注意学习和补充新知识,原有的知识不够用,思想观念就跟不上形势,也就谈不上开拓新的视野。
在我们党政机关,不论是搞法律的、搞经济的,还是搞外事或其他方面工作的,都应大力提倡多读书。多读书、勤学习,是提高文化知识水平最好的,也是唯一的办法。各个领域的知识是相通的。搞外交的人读一些经济、历史、哲学方面的书,可以从中得到启迪,开阔视野,有助于更敏锐、更全面地观察形势,高质量、高效率地开展对外工作。读些历史书和人物传记有助于增强历史感,从历史演进和时代变迁的对比思考中认识今天,展望明天。大家一定会发现,领导人对外活动中精彩的谈话和高质量的外交文件,都是各种知识有机结合的产物。搞法律的同志读一些有关哲学和逻辑学方面的书有助于端正思想方法,提高理性思维的能力,养成严谨的作风,提高起草法律文件的水平。我们虽不是搞文学创作的,但读一些好的文学作品,如好的散文和报告文学等,不仅有助于丰富词汇的积累,而且有益于形象思维的升华。我们虽不是从事经济学研究的,但读点经济方面的书有助于了解我国和世界波澜壮阔、纷繁复杂的经济活动。
每    个人都有自己的阅读习惯和阅读重点。以我个人为例,现在读大部头的书没有时间和精力,中短篇居多,人物传记和回忆录是阅读重点之一。除外交业务方面的书籍和材料外,也看散文、评论之类。我有几份喜欢的期刊和几个爱看的专栏,如《作家文摘》、《读者》、《环球时报》、《中国新闻周刊》,以及《人民日报》的《思想纵横》、《人民论坛》、《国际论坛》和《北京日报》的《理论周刊》等栏目。人民出版社和党建读物出版社共同编写的《全国干部学习培训教材》,前后共出了15种,内容非常丰富,全部读完有困难,我是有选择地阅读,重点读了《当代世界问题概论》等。中宣部理论局组织编写的通俗理论读物《理论热点面对面——2007》,不久前才与读者见面,初读之后,很受启发。总之,凡有兴趣的东西,只要有时间就拿出来看看。去年我阅读了张传玺教授撰写的《新史学家翦伯赞》。翦伯赞先生是马克思主义史学“五老”之一,其学术生涯和革命活动交织。阅读此书,不仅可以了解一位史学大师令人震撼的一生,更难得的是通过对史学研究的了解,认识我国历史演进中的重大事件和经验。此书文笔流畅、生动,结构也很严谨,读起来很舒服,对我的写作有启示和帮助。不久前《北京日报》的《理论周刊》的文章就很好,其中一篇是王梦奎同志写的《实现持续发展的基本政策取向》,另一篇是俞可平同志写的《思想解放与政治进步》,都值得一看。《人民日报》的《思想纵横》等栏目多为议论性短文,充满哲理,把一些我们习以为常的现象提高到理性认识的高度,帮助我们点燃思维的火花。
我在上期浅谈了如何对书籍、材料进行泛读的问题,这里再谈谈精读。精读主要是指在泛读的基础上,重点阅读一些与本职业务和当前主要工作有关,以及有重要参考价值的读物。比如,我们全国人大法工委的同志要精读法学和法律方面的书,财经委的同志要攻读经济学和经济政策方面的书,搞外事的同志要着重阅读有关国际形势和外交政策方面的书,包括重要的外交文电和调研材料。不精读业务范围内的书,不熟练掌握这方面的知识,就不可能胜任本职工作,这是我的体会。
凡文章名家,无一例外地都是多闻博识的高人。他们知识丰富、思维敏捷、下笔自如,而且还能恰到好处地旁征博引,达到妙笔生花的效果。文字上的功夫主要不是靠天资的。写作时的思想表达、遣词用句、材料选取、逻辑推理、段落组合等方法,许多都是从读书中学来的,也就是看人家是怎么写的,然后再自己动手、反复实践、不断提高的。
写作有快慢、文野之分,写得既好又快都是长期潜心学习的结果。文字功底的练就和夯实没有速成和突击的办法,只能靠知识、技能和经验的长期积累,非下苦功夫不可。不仅要多读书,还得会读书。王梦奎同志谈到他读书的体会时说,读书不能只记结论,更重要的是掌握方法。要细心揣摩作者研究问题的方法和写作技巧。如果把读书仅仅看做是消遣,那对自己扩充知识、搞好写作是不会有帮助的。所以,读书要用心,善于在阅读中思考。应该承认有无悟性对写作是有影响的。悟性从知识和经验的积累而来。我在外事干部培训会议上的讲话,用了较多的篇幅谈了知识和经验积累的重要性,也介绍了一些积累的方法。我的中心意思是,会读书的人都很注意在阅读过程中揣摩和学习写作技巧,勤记、勤查、勤写。积累和学习的方法很多,没有定式。最好能形成自己的检索体系,便于查阅。至于积累什么,要看你工作的需要。积累应结合专业和分工。比如,外事局、外事委的同志,应重点积累有关国际形势、外交政策方面的材料,重要的情况和表态口径要记在脑子里,至少有个小本子放在手头,使用时就方便多了。手头没有的,也知道去哪里查找。凡具有综合职能的部门,如研究室、秘书局、新闻局等,积累的范围更宽一些。研究室写总结报告、调研文章和讲话稿,新闻局写新闻稿,外事委和外事局写谈话参考要点,内政外交都会涉及,临时冥思苦索,不仅费力,可能还会误事。有了厚实的积累,就能做到一点就明,就能做到举一反三,触类旁通。
写作技巧的积累,方法之一是善于模仿,善于借鉴别人的经验,细心揣摩别人是怎么写的。外事新闻稿能否做到在篇幅、字数有限的情况下,以精炼的语言传达最有意义的信息,一是看你能不能抓住领导人和外宾谈话的重点,二是看你平时学习和积累的功夫。在见诸报端的有关内事外事的重要新闻中,有一些是精品,是我们学习新闻稿写作的教材,细心揣摩其特点很有好处。比如,对每次中央政治局举行会议或集体学习的报道,我是很注意研究的。发现不同题材的新闻稿,写作方法也有同有异。比如,有一次,新华社报道中共中央政治局召开会议分析研究当前经济形势和经济工作。这篇短文先以两个自然段分别讲成绩和问题,第三段讲做好工作的指导思想,第四段提出具体步骤和措施,最后一段提出要求。思路非常清晰,语言非常简明。我们搞文字的同志不妨每天花一点时间仔细研读一下当天见诸报端的新闻稿,是优是劣,你可作些比较,进行评价,着重看人家的写作技巧和方法。
二、把握好公文写作的政治性和政策性
撰写公文是一项体现综合能力的工作。文章的成败、优劣,政策的把握极为重要。一定的文字基础和写作能力是必须具备的,但没有清醒的政治头脑,不熟悉党和国家的方针政策和本部门工作的实际也是万万不行的。
公文的政治性、政策性几乎体现在机关各类文件中。领导人的重要讲话、中央的文件,政治性和政策性都很强,不能有半点含糊。以我们党政机关而言,把握好文件的政治性和政策性是第一位的。如在人大的立法工作中,我们要始终坚持正确的政治方向,坚持以人为本,坚持从我国国情和实际出发,坚持走群众路线。在改革发展的关键时期,我们的法制工作要反映和适应经济体制的深刻变革、社会结构的深刻变动、利益格局的深刻调整、思想观念的深刻变化。我们强调文件的政治性和政策性,就是说要很好地把握和体现上述精神。撰写重要公文是要花一番心思和功夫的,关键是把问题能从理论和实践的结合上说得明白,说得正确。此类范文很多,我举两个例子,一是胡锦涛主席在庆祝香港回归祖国10周年大会上的讲话( 2007年7月1日 ),二是吴邦国委员长在纪念香港特别行政区基本法实施10周年座谈会上的讲话( 2007年6月6日)。胡主席在概括10年的基本经验时讲了四点:坚持全面准确地理解和贯彻执行“一国两制”方针;坚持严格按照基本法办事;坚持集中精力发展,改善民生;坚持维护社会和谐稳定。吴委员长在谈到坚持实行基本法的重大意义时强调:基本法是“一国两制”方针的法律体现;基本法是依法治港的法律基石;基本法是香港繁荣稳定的法律保障。在谈到基本法的精神实质时,吴委员长着重讲了三点:维护国家主权、实行高度自治、保障繁荣稳定。在谈到继续把基本法实施好的要求时,吴委员长提出,一要牢固树立基本法意识,二要严格按照基本法办事,三要不断丰富基本法实践。两位领导人把“一国两制”、“港人治港”和高度自治方针在香港的成功实践,从理论和实践的结合上作了非常完整、准确、科学的概括,是把握政治性和政策性的杰出范例。再以外事工作为例,大家知道,中美关系是我国最重要的双边关系,其重要性已超越双边关系的范畴,事关重大,牵动全局。中美政府间关系、议会交往乃至民间交往,都有很强的政治性和政策性。中美议会交往是两国关系重要的组成部分,双方在机制框架下开展定期政治对话,已成为全国人大对外交往的一个重要形式。大凡对美工作的文件,无论是综合的,还是个案的,都应放在中美关系的大格局中思考,不能就事论事,孤立看待。外事接待不是简单的迎来送往,而要讲政治和政策。接待美国议员和政要来访,要从政治高度确定我方的接待方针,草拟对敏感问题的对应方案。即使礼宾安排,也要考虑政治因素。起草接待方案这类文件不是简单的个人行为,而是一项要求缜密的集体劳动。尽管此类请示性文件一般不展开进行理论上的演绎和阐述,但对所涉事项应有理论上的认识,对问题的分析应有理论上的高度。我们所呈请示,是直接为领导决策和开展工作服务的。一俟批准,就成为我们工作的政策依据,所有分析和建议都必须是经过深思熟虑、经得起推敲的。2006年和2007年全国人大代表团访美。在确定出访方案时,我们既把握中美关系总体稳定发展的基本面,又指出美国中期选举后中美关系面临的新形势和可能遇到的挑战和困难,对会谈中可能涉及的重要和敏感问题认真研究,拟就了有理有据的对策。为了起草好请示和准备相关资料,我们的工作班子查阅一切必要的资料,既有静态的,也有动态的;既有整体性的,也有个案个例的。领导同志的有关批示也一并找出来,以便准确把握中央意图。
我们党政机关处理的文件种类很多。凡重要的文稿,做好写作的前期准备十分必要。我们要在掌握材料和信息的基础上,充分酝酿,认真研究,把好政治和政策关。要按照文件的主题和政策要求,充分领会领导的指示精神,并考虑文件的呈送对象和使用范围,先把基本思路、主要内容和结构框架等确定下来,然后再从容地动手起草,切不可匆忙上阵,草率动笔,捉襟见肘,劳而无功。俗话说“意在笔先,以文传意”,讲的就是这个道理。
在这一组(上、中、下三篇)文章中,中篇浅谈了善于积累、把握政策性的问题。这一篇我主要谈勤于修改、严细成风的问题,按顺序是第三、第四点。
三、勤于修改,一丝不苟
著名文学家何其芳早年在谈到修改文章时说,古今中外,凡是文章写得好的人,大概都是在修改上下够了功夫的人。
怎样才算修改的功夫够了呢?改的遍数多还并不等于改得够。衡量够不够的标准主要有两个:一个是内容正确,一个是读者容易接受。马克思写《资本论》,从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改,为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。在我们国家,党和国家领导人的重要讲话和中央的重要文件,从构思、写作到定稿都要经过很长的时间,反复酝酿、讨论,初稿形成后又广泛征求意见,多次修改、加工。我们党代会和人代会的重要文件都是改了许多遍才上会的。这使我想起毛泽东同志在他的著名报告《反对党八股》中说的,反复研究、反复修改、恰当反映客观事物是做文章的起码知识。
一篇好文章,与其说是写出来的,不如说是改出来的。我认为,不仅自己要勤于修改,还要虚心请别人修改。文章写好后多推敲、多琢磨是必要的。千锤百炼不易做到,但起码要像毛泽东同志说的,至少看它三遍。听说有个部委的主要领导号召大家对部里的重要文稿挑毛病。我听后大受启发,因为通常写东西征求别人意见并不难做到,而动员大家只挑毛病不讲优点,倒是颇有独到之处。经常接触文字工作的人都有类似的经历,写了改、改了写,直至基本满意,不厌其烦。虽然辛苦,但也能尝到日进有功的甜头。我同外事局和外事委的同志讲过,要多练习写东西,从写小文章开始,多做“小品”,电话记录、便函能写好也是本事。经领导改过的东西不要急于销毁,回过头来再看看,想想为什么这样改,比原稿好在什么地方。
研究和写作,都应提倡一丝不苟的精神。往往有这样的情况,一篇稿子,过目的人不少,但错情却“一路绿灯”。这种情况当然与看稿的人水平有限、看不出问题有关,但主要还是缺乏责任心。有的同志草拟好文件后,也不愿意多看几遍,再检查一遍有无明显的错情,就匆匆交给领导。这是一种写作的浮躁心理,是写文章尤其是写好文章之大忌。
以我的体会,修改文章不难,难的是要有否定自己的勇气。哪怕是自己最心爱的作品,如果明显不合要求,也要立即去改,即使是全盘否定、颠覆性改动也在所不惜。改稿不能怕麻烦,也不能“护短”。有的文稿问题出在内容上,而有的则出在体例不规范、错别字多、乱用标点符号等技术性毛病上。有人把标点形容为一个人的五官,不能因为五官不是心脏就认为不重要,也不能因为标点不是字就觉得无足轻重。标点错了,轻则行文混乱、显得滑稽,重则意思改变、贻害不浅。这类问题不能忽视。老作家孙犁曾说过,真正读书的人,最怕有错字,一遇错字就像遇到拦路虎,兴趣索然。勤于学习、不耻下问、认真负责、一丝不苟,问题就能解决,错情就可避免。
人的本事都是学来的,初学走路不要怕摔跤。记得1970年年底,我在外交部美大司工作时写了一篇调研文章,准备刊登在部内刊物《新情况》上。自己是尽了力的,感觉也不错,但到了我的处长杨虎山同志手里被改了很多。最后印发时老杨还鼓励我,夸我写得不错,说虽然文字散了一些,但思路还是比较清楚的,有些点子也有新意。他还顺便给我讲了一些写此类调研文章的套路和要领。当我看到铅印的这期《新情况》时,既高兴又感慨。在驻加拿大使馆研究室工作时,我的直接领导夏道生同志经常认真修改我的文稿,使我受益匪浅。我工作了这么多年,也搞了多年的文字工作,才觉得对写文章的基本知识有了些许领悟,但仍有“书到用时方恨少”的感慨。直到现在我仍有一个习惯,案头常备几样工具书,如《现代汉语词典》、《英汉双语词典》、《成语词典》、《标点符号用法》等,遇到没有把握的字和词,随时翻一翻,查一查,使遣词造句更加准确。
四、提高公文写作水平重在严要求、抓落实
办文、办会、办事是机关工作的三个方面。办会、办事都离不开办文,所以办文是一项最基础的工作。要做好办文工作,关键是三条:一要有高度的政治责任感。二要不断提高业务素质。三要完善制度保障和激励机制。
全国人大机关是国家最高权力机关的办公机构,肩负着为全国人大常委会领导及时、准确、全面提供信息和服务的责任,发挥着参谋助手的作用。在日常工作中还有督促检查、协调运作的任务。工作的质量直接关系着党和国家方针政策的贯彻、常委会各项决定以及常委会领导同志指示的落实。因此,增强政治意识和责任意识是做好办文工作的关键。
不断提高自身业务素质的能力,是做好办文工作的重要条件。我认为,在我们人大机关应大力提倡学习写作、勤于写作的风气。一个人要成为全才是很难的,但通过努力可以变得更全面一些。因此,我们要提倡向实践学习,向他人学习,取长补短。人大机关的学习材料和信息资源是很多的,信息中心、图书馆、资料室等,条件都是很好的,应充分有效利用。以外事委为例,可看的材料太多了。十届人大以来,在领导同志关心和兄弟部门支持下,外交部等部门提供的文电增加了很多,信息量很大。就整个机关来说,现有的信息资源丰富,应努力形成服务研究、服务决策的科学体系,让分散的信息资源有效整合,有效利用,不要让现成的资源白白浪费掉了。
关于制度保障和激励机制,我想到以下三点:一是加强写作队伍的培养。目前,人大机关各部门情况不尽相同,一个单位内部发展也不甚平衡,原因是多方面的。据了解,中青年同志中有些人写作基础不错,是有培养前途的,需要领导给予提携和扶持,不妨选一些人进行定向强化培训。可搞一些专题案例的研讨,选一些有代表性的文稿进行剖析,把原稿和定稿做些比较,这样做估计效果将会很明显。二是领导干部要带头。中层干部中有些同志文字基础好,有思想,写出的东西质量较高。有的同志有写作的才气,欠缺的是不够扎实,发挥不稳定。有的同志很努力,但因文化水平所限,写作吃力一些。对他们也不能过分强求,提高要有个过程,要紧的是这些同志不能放弃努力。也有个别同志是思想认识问题,见了文字工作就躲,有畏难情绪。对他们加些担子,给点压力,恐怕是必要的。三是建立健全有效的办文制度。中办、国办有许多成功的经验,《秘书工作》杂志也报道了许多地方党政机关办文方面好的做法。全国人大机关经过长期的工作实践,在办文方面已经有一些好的制度和做法,积累了宝贵经验,需要我们认真学习和继承。同时,我们也应看到,随着形势的发展和任务的加重,办文的方式、方法、要求也发生很大变化,许多新情况、新问题需要我们去适应和面对。这里,我想应该特别强调严格制度、履行职责。这就是说,从公文起草、校对、审批到公文处理、运转,每个环节、每个层次都要有人把关,把好政治关、政策关和文字关。建立办文的问责制十分必要,可最大限度地杜绝失职,堵塞漏洞,避免错情。
面对新形势新任务,加强机关干部队伍素质能力建设刻不容缓,工作需要一步一步、一项一项扎实推进,抓出成效。我相信,经过不懈努力,我们各级秘书部门的工作必将呈现出更加喜人的新气象、新面貌。
(全文完)
(作者曾任李鹏同志秘书,十届全国人大外事委员会副主任委员)