应用文书的结构

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 19:10:15
一、对应用文书结构的要求
(一)要反映客观事物的本质联系和规律
客观事物本身有它的存在形式、特点和运动规律。文章表现的对象是客观事物,其结构形式应取决于内容,体现客观事物本身的内在本质联系。应用文书写作更是如此。如写通报,无论是用于传达重要情况,还是用于表彰或批评,都必须把事实叙述清楚。因此,应用文书作者要依据事件发展的过程、事物的特征来安排正文结构,以反映对象的内在本质及规律。
(二)要适应不同文种的体式特点
凡文种都有相对稳定的结构体式,应用文书一般都具有一定的体式规范。应用文书的结构安排需适应体式的规范要求。这就要注意研究、把握公文和其他应用文书文体样式的规范。如写市场调查报告,要写基本情况、分析评价和建议。如写规章制度,则一般要用条款式来写。
文章的各部分要成为一个统一的整体,共同表达一个主旨,或由统一的主旨统领,部分和部分之间不能互相矛盾或不相关联,或者说,文章从内容到结构都要周全,避免因遗漏而表达不全。例如,写一份请示,结构上该有请示缘由、事项和要求三个层次。有的请示,理由轻描淡写,不具备使上级机关批准的充分依据;或是没有要求,使上级机关不明白要批复什么。结构不完整,行文就难于达到目的。
结构内容严密的文章,必定是结构完整的文章。
要使文章的部分与部分之间,或呈现因果关系,或呈现主次关系,或呈现并列关系,或呈现表里关系,各部分互相弥补、互相协助,而不互相矛盾、互相拆台,而共同使文章的结构及内容具有严密性。要达到这样的要求,关键还是取决于作者的思路。
二、应用文书的结构类型
应用文书的结构类型,是指应用文书的文章结构,即正文在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态大体有十种类型。
(一)篇段合一式
正文全文内容包容在一个完整的自然段内,即一个段落就是一篇完整的文章。这种形式常用于内容单一的应用文书。
(二)两段式
这是内容简单、篇幅简短的应用文书常用的形式。如,把篇段合一式中的结语部分单独列为一段,可成为两段式。或把三段式中的结语部分省略,写作目的或原由、行文事项各为一段,也可以成为两段式。
(三)三段式
这是短篇应用文书比较常见的外部结构形式,即正文分为写作目的或原由、事项、文章结语三个层次。
(四)多段式
它用于内容稍多、篇幅稍长的应用文书。一般是开头概述情况、说明原由、目的或依据,结尾单独成段或省略结尾段,主体部分内容稍多分别写为若干段。如果是内容多、篇幅长的应用文书,一般不宜采用多段式,而宜采用分部式。
(五)分部式
这种结构形式,通常把文章分成几个大部分,每个部分就是一个层次。为了做到眉目清楚,每个部分可用小标题或者序号列出,但多用序号加小标题的形式。小标题或者作为层旨句概括该部分中心,或者提示该部分内容范围。这种结构形式容量较大,眉目清楚,头绪分明,适用于内容较多、篇幅较长的应用文书。工作总结、理论文章、调研文章等类常用这种结构。它常体现为应用文书基本结构形式纵式结构中的递进式结构,写作时一定要注意前后各部分由浅入深或者由实到虚、由表及里的逻辑顺序,以及各部分间的逻辑联系。
(六)贯通式
有人把它与多段式归为同类,但它与多段式仍有区别。贯通式是围绕中心,按时间顺序、事物发展顺序或者认识顺序,抓住主要线索,比较完整地叙述或说明一个事项、一项工作、一个道理。它不分条文,不用小标题,前后贯通,以自然段落组成全篇。这种结构适用于内容比较单一的叙述性或者说明性为主的应用文书。
(七)条款(项)式
法规、规章和职能部门的一些文书,不少用这种形式,显得眉目清楚,排列有序,简洁明了。条款(项)式结构,有以下两种:
1.章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分层次,各章下的“条”不依章断开另起开头,而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条,极少数还在章下分节,节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示,如第一章、第一节、第一条。条下有的分款,款不带序数,一个自然段就是一款;条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码 (一)、(二)等。项下可分目,目冠以阿拉伯数字1、2等。
2、条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若不是法规、规章的其他应用文书,通常不用“第×条”标示,其标法形如:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“⒈”,第四层为“(1)”;不另以其他数码为序数。若是只有一个层次,则以“一、” “二”这类数码为序数。
条下的款或项、目独立成段。段间内容具有相关性。
(八)总分条文式
这是应用文书用得较多的一种外部结构形式,公文、规章、合同等文书,常采用这种结构。文章开头部分(即引言部分)先总说:或概述情况,或说明写作目的、依据、原因,或阐明主旨,摆出结论。后文则分条文分述有关内容,每条或说明事物的一个方面,或围绕主旨阐述一个问题,或分析事件的一个原因,或提出一项要求、措施、办法等等。条文的层级结构序数,与条文式的写法一样。有的在分条之后还有一个总说的结尾,形成“总说—分说—总说”的结构。安排条文的要求,与条文并列式结构相同。
(九)表格式
这是应用文书不同于其他文体所特有的一种结构形态。不少经济管理职能部门如工商行政管理部门、税务部门、专利管理部门等机构和不少企业如银行、保险公司及厂矿、公司等单位,他们制发的各种专门文件,大都采用表格式。
(十)不成文式
这是应用文书特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。它不像一般文章那样有完整的结构内容,开头、结尾、层次、段落、过渡和照应都不一定齐备或有明显标示,从其外部形态来看也不像传统的文章样式,语言表述方式也有其特殊性,通常运用图文相间的形式或者图表形式。典型的不成文式多是一些广告、海报等告启文书,有的还图文相映,很具吸引力。它同表格式文书一样,看似不成文,没有传统文章的形式,但表达效果常常比成文好。运用这种形式撰写告启文书时,一是告启事项要周全,二是要注意突出重点,不能因图害意,让图画冲淡、掩盖了主要内容。