GTD时间管理新手入门

GTD时间管理新手入门　(Getting　Things　Done)

目前版本:2004.4.10 由twhsi删改整理(EMAIL: joechang1020@yahoo.com.tw)

　　之前由gasolin及amethyst整理, 所有引用的软件, 图片, 书籍, 厂商名称分别为各个公司, 个人所有,转录时请注明出处。
由于讨论GTD(Getting Things Done)这本书, 将经常引用到此书内容，建议可以购买. 所有网络上可找到参考数据网址皆附于本文末.:
英文版原版 Getting Things Done

繁体中文版 搞定！－2分钟轻松管理工作 与生活 (Getting Things Done)

简体字版 尽管去做－－无压力工作的艺术


GTD时间管理是什么
•； 是一种时间管理的方法
•； 对PALM USER特别有用(因为PALM可以轻易做出数字化清单)
•； 是一套学习起来不简单但融会贯通后功能强大的方法
•； 兼顾水平及垂直的思考方式
•； 必须养成一种新的生活习惯才能算真正学会GTD时间管理

GTD时间管理的做法

•； 将事情整理得有条有理的方法
如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项(这些都算”杂事”)，收集起来，放在合适的收件匣。

•； 将”杂事”组织化
将这”杂事”组织化，化成一个个的行事历事项，下一步行动或任务，让你一目了然。

•； 将组织后”杂事”化成工作清单
将组织后”杂事”化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单，有效率地完成工作。

•； 行动
在适当的场合，地点，时间下，依照工作清单完成工作事项。
•； 检讨
每周固定时间进行检讨，并思考工作不同层级的事项。

GTD工作流程图 (GTD的核心)

(请详见附件文件对此图有中文对照说明)
基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的(如三层档匣，可放账单，文件，小物品)，也需要收集想法及他人要求的收件匣(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。
当杂事进来，你必须问自己What is this?把这件是弄清楚,否则到后来还是一件杂事。第二步，你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION。
不可以行动事项有以下三种
垃圾桶:指这件一毫无用处，丢进垃圾桶吧
Someday/maybe清单:徒步横越美国，登上月球等，你暂时不能实现的梦想放在这里。
Refernece:参考数据。放档案匣或计算机内
下一步事项行动又有以下几种
规划任务(也是一种下一步行动)
处理任务事项(多步骤的下一步行动)
执行单一下一步行动(两分钟内的事项)
所以所有的事都有下一步行动了，所有的下一步行动现在要再做进一步组织， 你现在有时间时，两分钟内的事就立刻完成，无法两分钟内完成的又分为三种
一 .等待清单，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)
二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)
三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。

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GTD工作流程图五大步骤

●1.收集 (Collecting)
将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的如三层文件匣，也需要计想法事件的如小记事本or PDA，这是所谓的收集。
●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理，我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，
例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来，分门别类一下(如垃圾参考数据 孵化数据 任务 计划中的任务列在行事历的事件 授权给他人处理的事件 下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)
●3. 组织 (Organizing)
第三步要组织，其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。
(1)档案系统
　档案系统:需要建立一个可以收藏你所有要参考数据的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依数据不同收藏数据的档案系统，计算机数据系统可以搜寻，但要有备份。
如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。
(2)工作清单
　基本上分任务清单，下一步行动清单，等待清单，未来／某一天清单
　a.下一步清单
　　先说下一步清单基本上这是重要的清单，当你下一步清单超过五拾个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以要分类。
　　目前分类的方式主要是采已地点为主如家中，工作地点，外出，计算机前，电话旁等。如此你的工作效率会大大提升。
　b. 任务清单
　　此部分列出目前进行中任务，可以用MEMO, Bonsai, Projects等软件另行列出等待清单:你授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。
c. 未来／某一天清单
　　你想到的点子，未来才要实现的计划等。
d. 授权清单
请别人帮你做的清单放此处。
4. 回顾 (Reviewing) 与检讨 (Checking)
　　　　第四步是要检讨，也就是WEEKLY REVIEW 这部分是一周一次通常我会在一天的开始，中途及结束作一次 Check (or review)，如果事情没有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或删除，让他各有所属，完成者则让他隐藏，这样万一某天没 check 时，还可以日后很快检视出来，也就是一天过去之后，我的行事历通常都是空白，好像把桌上的公文清空一样，很有成就感。
Weekly Review就要花很久(起码两三个小时)，我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外，我还一并要作任务的计划(PLAN)，所以在MEMO中思考，规划，花了不少时间，我估计在两周左右，WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来，因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考)，所以会花很多时间。因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更有效率，但如果你是工作狂，
你每天花在工作的不会较少，只是做出来的品质较精致。
　　5. 执行 (Doing)
执行抉择有三模式
1. 选择当下行动模式
决定当下行动可考虑四个因素 场地 时间 经历 轻重缓急 2. 评估每日例行工作模式
每日要处理的例行工作有三个种类
a. 事前规划过的工作
b. 处理每天的突发事件
c. 界定工作的时间 3. 检讨工作六个层次模式
GTD的五种层次 (书上写六种，我只用到五层)
a. 跑道(下一步行动清单)
b. 一万呎高空(任务清单)
c. 一个月到三个月的短期计划
d. 一年计划
e. 人生计划



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状态 离线 #3 发表于 2004-4-13 01:00  资料 文集 短消息  Palm User快速上手>

　　当你拿到新PDA, 或随时准备开始应用GTD来管理你的时间与生活时, 马上可以照下面的方法利用PDA内建软件应用GTD:
PALM的四大天王
建立个人工作流程管理系统
>　　1.Todo-list
●列出所有藏在心中的待办事项放到收件匣(Todo List)
　　　　　从明天要去佳乐福买面包. 到把隔壁座位的美眉, 抽时间陪小孩等都要列出, 将心理的杂事净空(先不分类)若在50项以下可能您还没有列完全.建议再想想有无遗漏完全记录下脑海里的意念, 事情不能无限期留在收件夹里, 如果没有采取行动, 这些事绝对会悄悄爬回心头.
记得要分类一下，如果一开始事情不多，分出任务清单，下一步行动清单，等待清单，未来／某一天清单即可。
下一步行动清单可喜再就场所细分为家中，公司，会议，电话，计算机等。
　　2. Datebook
　　　　将必须在特定时日完成的行动填入Datebook但每月应完成事项的清单不应该记录进行事历,

　　3. Memo
　　　　您可以放入参考数据，或计划中的任务。



GTD的进阶运用
1. TODO分类设定
原则上一场所分类，此类文章已经有一堆，不另说明。
WEEKLY REVIEW

a. WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套个人工作流程管理系统，但系统需要维护，所以
就产生所谓review的工作。Weekly Review又是其中最关键的一项。

b. 何谓REVIEW且为何要review
review就是修正你的个人工作流程管理系统
review的目的是让自己正确决定出现在进行的工作是最该作的事。而其它目前无法进行的事也已经有完善的规划。个人工作流程管理系统并非静态，你必须随时处理以下两件事
(1)何时要作review?，(2)要review哪些东西?，并作好定期review的工作，才算真正review系统。

c.何时要作review呢
检讨工作其实是在某一清单或行事历这里两秒那里三秒的总累积，只要你拥有"清单"你可以在随处办公，所以review的工作可以随时随地进行。

d.要review哪些东西呢
(1)行事历:这是最常要检讨的项目。
(2)下一步清单:建立完整个人工作流程管理系统后，你自然就拥有一份可靠的清单，可供review，但要注意清单的形式(纸张，PDA等)必须是可以随时取得的，你才可以随时随地进行review。

d.定期review
定期review可以决策行动及管理任务，并造成脑力激荡的效果。每周利用一些时间思考，评估及重整系统，任务清单及行事历的内容就会越接近现实，你也就越能释放心灵压力。而维持个人工作流程管理系统运作的关键在于weekly review。

e.何谓WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的脑袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事项 (这四个动作就是更新你的个人工作流程管理系统)，持续作到你对自己说‘我完全知道我所有还没有完成的事了，如果我有时间且我决定要去作某一件事了，我就能完成。’，这时你已完成一次完整的weekly review。

f.作WEEKLY REVIEW的正确地点和时间
地点:远离人群互动的办公室
时间:每周固定的两小时(我选在会议最多那天的隔日)


3. 任务
处理PROJECT(又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件)的方式，为了确认项目的执行步骤都安排妥当，要利用垂直式思考，针对当一任务深度考量。

任务的种类可分为三种等级(在中文版GTD P.54-76)
1. 个人思考_跑道式-直线操作型 只要找出合适的下一步行动，一直向下做就可以完成。GTD说百分之八十的任务属于此类。
2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 ) 当事情较复杂，要藉助外部工具的协助才能规划得好，GTD说百分之十五的任务属于此类。
3. 团体思考-&&&自然计划模式型（或称信封会议模式）。任务非常复杂或牵涉的人员很多，要使用开会或系统性思考才能规划地好，GTD说百分之五的任务属于此类。



参考网站

GTD网站
http://www.davidco.com
GTD的作者的网站, 有文章和news mail，可以去订，很不错


GtD_Palm yahoo讨论区
http://groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/


Beginners GTD Guide (with LifeBalance)
http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1


PalmGear.H.Q
http://www.palmgear.com
可以在上面找到大部份被讨论到的软件


Palmislife讨论区
http://www.palmislife.com

GTDer twhsi的网络日志
http://www.wretch.twbbs.org/blog/twhsi