十大管理技巧帮你统筹时间

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 12:44:30
分类: 来源:慧聪网 作者:罗森晖 日期:2010-1-15我要评论
作者:罗森晖
你是否有过这样的经历:某一天,你雄心勃勃地准备把手底下的事清理干净,可到头来却一事无成?也许每个人都曾有过这样的经历,但在某些人身上表现得格外明显。时间管理可以帮助你把每一天、每一周甚至每个月的时间进行有效的合理安排。运用这些时间管理技巧帮你统筹时间,对于每个人来说都是非常重要的。
组织技巧相对于其他技巧来说是最简单的一种。比如,所有的时间管理建议都包括在一些表格当中,在表格中你需要把你想要完成的任务填进去。对很多人来说,这是最简单和普通的了。当然,制表格和填表对一些人来说是有困难的。这是一个天份问题,与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力无关。时间管理需要一定的训练,如果你没有准备好接受专门训练的话,你将不能成为一个优秀的时间管理者。
下面我把自己总结出来的十大时间管理方法介绍给您。值得注意的是,我没有称之为“最好的方法”。不过这些方法对我是有帮助的,希望对您也能有所帮助。
1、每天清晨把一天要做的事都列出清单
如果你不是按照办事顺序去做事情的话,那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上,把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容,把它们记录在纸上、工作簿上、你的PDA或是其他什么上面。在一天的工作过程中,要经常地进行查阅。举个例子,在开会前十分钟的时候,看一眼你的事情记录,如果还有一封电子邮件要发的话,你完全可以利用这段空隙把这项任务完成。当你做完记录上面所有事的时候,最好要再检查一遍。如果你和我有同样的感觉,那么,在完成工作后通过检查每一个项目,你体会到一种满足感。
2、把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上
在完成了开始计划的工作后,把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上在内容已经满了,或是某项工作可以转过天来做,那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗?这是因为他们没有把这些事情记录下来。如果我是一个管理者,我不会三翻五次地告诉我的员工我们都需要做哪些事情。我从不相信他们的记忆力。如果他们没带纸和笔,我会借给他们,让他们要完成的工作和时间期限记录下来。
3、对当天没有完成的工作进行重新安排
现在你有了一个每日的工作计划,而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么,对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢?你可以选择将它们顺延至第二天,添加到你明天的工作安排清单中来。但是,希望你不要成为一个办事拖拉的人,每天总会有干不完的事情,这样,每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要,没问题,转天做完它。如果没有那么重要,你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。
4、记住应赴的约会
使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会,这包括与同事和朋友的约会。以我的经验看,工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有,那么一定要把它记下来,并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约,可以提前打电话通知你的约会对象。
5、制一个表格,把本月和下月需要优先做的事情记录下来
具我所知很多人都开始制定每一天的工作计划。那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的筹划呢?除非你从事的是一项交易工作,它的时间表上总是近期任务,你经常是在每个月末进行总结,而月初又开始重新安排筹划。对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更高水平的方法,再次强调,你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作。在每个月开始的时候,将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表。
6、把未来某一时间要完成的工作记录下来
你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未来某一时间要完成的工作。比如,你告诉你的同事,在两个月内你将和他一起去完成某项工作。这时你就需要有一个办法记住这件事,并在未来的某个时间提醒你。我一般是用一个电子日历,因为很多电子日历都有提醒功能。其实为了保险起见,你可以使用多个提醒方法,一旦一个没起作用,另一个还会提醒你。
7、保持桌面整洁
我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个优秀的时间管理者。同样的道理,一个人的卧室或是办公室一片狼藉,他也不会是一个优秀的时间管理者。因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的。
8、把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方
随着时间的过去,你可能会完成很多工作任务,这就要注意保持每件事的有序和完整。我一般会把与某一件事有关的所有东西放在一起,这样当我需要时查找起来非常方便。当我彻底完成了一项工作时,我会把这些东西集体转移到另一个地方(参阅方法9)。
9、清理你用不着的文件材料
也许你会感到吃惊,在过去的十年中,我只有一个装文件的抽屉,那里有我这些年所有的工作文件。我总是把新用完的工作文件放在抽屉的最前端,当抽屉被装满的时候,我会清除在抽屉最后面的文件。换句话说,我总是保持有一个抽屉的文件,总量不会超出这个范围。有的人会把所有的文件都保留着,这些没完没了的文件材料最后会成为无人问津的废纸,很多文件可能都不会再被人用到。我在这里所提到的文件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料,而是那些用作积累的文件。当然,有的时候,我也会去查找用过的文件,它们虽然经过了我的清理,但原稿我会一直保留在计算机里。
10、定期备份并清理计算机
我对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不多。我猜想,你保存在计算机里的95%的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月。我定期地备份文件到光盘上,并马上删除机器中不再需要的文件。
浅谈生产车间的现场管理
分类: 来源:中国饲料工业信息网 作者:卢波 正虹集团 日期:2010-1-15我要评论
作者:卢波 正虹集团
生产现场管理的核心是人,人贯穿于整个生产的所有环节,做好了人的管理,现场管理也就做好了一大半,产品质量才能得到坚实的保证。所以个人认为,要想做好现场管理首先得做好以下几点:
少管多理、公正透明
员工不是机器设备,他们都是实实在在的人,有其自身的思想和认识,所谓的“少管”,就是以简单有效为宗旨,运用规范的制度进行适度的行为约束,不能过分地运用“管理”的办法来管死员工,这样才能充分调动员工的工作积极性。“少管”并不等于“不管”,对车间的管理,应该更多地体现在“理”字上,所谓的“多理”就是要理顺车间内部各岗位之间的关系,实现车间内部各岗位之间的有效配合和良性互动,唯有如此,生产效率才能发挥到最佳水平。
车间一线生产员工是负责产品质量的“第一把手”,多从员工的角度看待出现的各种问题,寻找合理的途径或方法进行解决,才能取得良好的实际效果。同时,被实践认可的行为要不断重复、不断提醒,当重复的行为变成习惯,管理者和员工就会自觉按照这样的思维去做,生产管理也就顺利多了。另外,发现问题,要及时理顺岗位之间有异议的地方,谁的责任谁承担,处理的结果必须公正、透明,让所有员工都能够清楚的看到和感受到“质量问题面前人人平等”,营造一个公平、合理的生产现场管理氛围,如此,员工都会自觉的减少操作过失,实现产品质量的稳步提高。
无缝衔接、勤于巡查
“下一道工序是上一道工序的顾客”,其意思就是阐述了生产现场上下工序之间衔接的重要性。每个岗位的工作内容不同,与之对应的岗位职责也就不尽相同。生产主管的主要作用就是减少不同岗位之间在生产过程中存在缝隙的数量,能够及时的发现这些缝隙并解决。首先要做到的就是现场多监督、勤巡查,现场巡查切勿走直线,只有“之”字形地走,才能及时发现问题。当问题出现的时候,主管首要的责任就是去消除生产异常,保证正常生产减少时间和能耗的浪费,而不是一味指责、更不是斥责。其次,做为主管不要单一的强调巡查的次数,而是在现场巡查中的眼睛要不断的转、不断的发现异常,并能在最短的时间内找出对策消除异常保证全部的员工都能正常工作,这样,无缝衔接才真正做到了实处。
布置得当、沟通到位
生产主管现场的指示错误或指示不当是重大的管理缺陷。因此,在车间每天的早班会中,针对出现的问题,主管一定要对每一道工序都布置清楚。生产主管不是实际的操作者,许多时候主观臆断的方法不可取,反而会使问题的解决更加复杂和麻烦。因此,及时的进行现场沟通,多听取现场操作人员的意见,尊重他们提出的建议,让员工自觉自愿的想方设法解决问题。对员工来说,主管就是一个标杆,你是什么样,员工就是什么样。生产主管无论是在现场巡查的时候还是在实地解决问题的时候,千万都要注意自己的肢体语言和行为,从举手投足之间让你的员工接受你,并从内心里觉得你在关注他的工作。也只有带着一颗细致的心到现场,主管们才能清楚的发现问题。
责任分明、减少浪费
再好的设备也不能完全保证每次都能生产出100%合格的产品,所以在生产现场,生产主管必须将各个生产环节可能出现的问题进行汇总,然后条理分明的将责任“划拨”到各个岗位。但应尽量减少惩罚的次数和罚款额度,车间员工挣的都是体力钱、辛苦钱,本着互相理解的态度,从轻处理能让员工心存感激,更利于以后工作的开展。但对于那些重复出现的问题,就必须下重拳,这个时候不能过于手软。 生产现场的成本管理就是四个字:减少浪费。所以,改善现场最重要的是降低浪费现象。现场浪费怎么减少?很简单,我们只要去看哪些地方浪费了,去堵住就可以了。在企业生产管理的现场,最常见的现象是珍惜看得见的钱,却忽视变成物的钱。因此我们的成本也是我们自己的观念,降低成本唯有从改变自身及其员工观念开始做起。
总之,生产现场管理的好坏是生产主管自身素质高低的最直接的记分牌,多理顺、勤走动、重沟通、少浪费,生产现场的问题才能被及时发现和彻底解决,生产管理才真正上了新台阶,企业才能在残酷的市场竞争中立于不败之地!
摘自:中国饲料工业信息网
“日清日结”要“清”什么?“结”什么?
分类: 来源: 作者: 日期:2010-1-15我要评论
一、每天上班前,你一定要清楚:我今天要做什么?我的团队今天要做什么?
1、我要做的工作:
A、哪些是重要的必须要在今天就完成的工作,必须要集中时间认真地做。这项工作组织或团队有什么要求?做完后必须要向谁报告?或向谁通报?有哪些技术性的问题需要事先向谁请教?需要谁来帮助?
B、哪些工作是团队中其他同事进行的工作,但是需要我事先给予帮助的?我必须要在什么时候提前安排时间完成此事?
C、今天的工作中是否有与上级领导沟通对话的项目?应该安排在什么时候合适?
D、今天的工作中,哪些是团队成员共同进行的工作?我必须要做哪些事先的准备,那样的话我不会影响别人的时间资源?
E、今天有什么客人要来访?约定了吗?他来访,我只能单独给予多少时间?
F、今天我需要到哪些部门办事?事先约定了吗?车辆准备好了吗?
2、团队的工作:
A、哪些工作是重要的并且要在今天就完成的工作?工作分配案如何向成员讲解?最后时间限定时确定了吗?作为上司,我在这项工作中我自己要做什么?
B、今天会有哪些员工请假或缺勤?哪些部门会来借用人力资源?要外派哪些员工外出办理公务?外出人员应该要注意哪些事项?
C、今天部门要接待的客人是谁?约定了吗?如何安排接待?主要商谈事项是什么?上级指示全面理解了吗?
D、今天要找哪位员工进行沟通?在什么时候?要谈什么?要解决什么思想问题?
E、今天要帮助哪位员工工作?什么方式?是参与,还是提醒式?
F、今天有哪些部门或哪位领导会占用团队的时间?如来检查工作、组织会议。
“日清”:是在将可控的各项资源在时间资源基础上进行计划分配的工作。具体体现就是任务的安排与落实。这是我们管理者必须要坚持训练的组织力、领导力训练内容。
二、每天下班前,我们必须要总结一下;我今天都做了什么?我的团队成员都做了什么?从中发现业绩与问题。
1、我都做了什么?
A、有的工作是单项的,有的工作是原月计划的推动工作。若是原计划的推动工作,最好立即在计划推动图上画出成果。
B、今天没有完成的工作,原因何在?是因为上道责任沉淀,还是资源没有及时到位?以后遇到同样的工作时,如何避免?今天没有完成的工作,对其他部门的同事工作有什么影响?他们会有什么埋怨?
C、今天上级领导所占去的时间有没有价值?
D、今天辅导某同事工作,效果怎样?
E、今天遇到了哪些事先没有计划到的例外工作?占去了多少时间资源?
2、团队努力完成的工作,工作质量怎样?
A、哪项工作工作质量最好?哪项工作工作质量不如意?需要以后在工作法上进行改进?
B、今天团队工作安排落实中发现了什么?谁的工作安排的最好?谁的工作没有安排好?谁的能力没有得到体现?谁的工作责任心没有到位?谁还闲着?
C、哪些工作浪费时间资源最大?原因是什么?是在人力资源匹配方面?还是整个流程环节质量存在问题?
D、今天其他部门与本团队的工作协调怎样?我们是否浪费了组织时间资源?其他部门是否浪费了本部门的时间资源?E、在今天的工作进行中,谁心理产生了波动?谁认真地工作?谁的自动性最好?
F、评估一下:团队工作质量的效果、效益、效率、效力。
通过“日结”:我们管理者可以训练自我的概括能力,更能提高发现问题、分析问题、解决问题的基本功。因为每一个提问,都可以将我们的思维向更深层级推进。也许我们在思维推进时遇到思维瓶颈,会出现中断现象,无法再想下去,或想不下去。但坚持天天“日结”,“问题”就会带着我们管理者成长。——特别是对时间资源的管理能力会逐步提高。
经理人日清日结工作除此以外,还要将日清日结所获得的信息与问题分析与全员共享,在次日工作晨会上通过工作辅导与成员共享,这是非常好的工作法,对提高属下员工提高发现问题、分析问题、解决问题的能力是最好的训练法。
摘自:世界经理人网站
管理者如何让下属拥戴你
分类: 来源: 作者: 日期:2010-1-15我要评论
人们不可能拥戴一个软弱的上级,管理者在被管理者眼中一定是强有力的,像山一样伟岸、坚实。命令是管理者实施组织、指挥过程中常用的工作方式,管理者如何看待命令,在很大程度上决定了其能否成为强有力的管理者。围绕命令,必须树立几个关键性的理念:
第一,命令贵比黄金。这个世上,越少的东西就越珍贵,黄金如此,命令也同样。因此,管理者所下达的命令不能太多。有的管理者太爱下命令,张口就来,随口就去,事实上,命令多了,也就不值钱了,你不看重,你的下属也不会看重。况且,下达的命令太多,你自己都记不住,后续的督导、检查就不可能到位。一旦出现命令流于形式而被疏忽的情况,管理者软弱的形象也因此而树立起来了。
第二,命令重于泰山。命令不能轻易修改,轻易修改命令的管理者不仅会导致下属的反感,更会给下属留下一个软弱、不坚定、无主见的印象。因此,我们每下达一项命令,无论命令是大是小,都要做好坚持命令的思想准备,有的时候还要承受极大的压力,冒很大的风险。在压力和风险面前坚持自己的命令,这才是强有力的管理者应有的风范。
第三,维护命令的尊严。命令都是有尊严的,当命令被反对的时候,我们必须给予及时的合理的应对,不能麻木,不能迟缓。任何麻木与迟缓,都会极大地消弱管理者作为强者的那种力量感。
消除对立面:
对大多数企业管理者来说,在自己的管理范围内出现对立面是经常发生的事情,也是很正常的事情。对立面的出现,原因很复杂,对这些原因过于追究没有什么意义。比弄清楚原因更有意义的,是把对立面消除掉。有的管理者对此不以为然:对立面的存在既然是正常的,就存在下去吧,无所谓嘛。这种鸵鸟式的做法很洒脱,但是未免存在凶险。
有病就要治疗,那就是把对立面消除掉。永远不要指望一两次谈话沟通就能摆平,也不能指望表达出善意就能摆平。消除对立面并不容易,其难点在于消除的方法,因人而异,因情况而异,需要思虑,需要谋划,需要稳健的行动。面对那些强悍的对立面,消除的过程,就是你同对立面之间进行一场博弈的过程。敢于和善于进行这样的博弈,应该是管理者的合理选择。这种博弈需要管理者进行大胆而细致的探索和实践,在这里不展开讨论。
树立仁德资本:
树立仁德资本实际上就是被管理者对管理者的评价问题。人的一生是一个不断投资和收益的过程,投资就要有资本。我们的身上都有各式各样的资本,年龄的大小是资本,专业知识和技能是资本,健康是资本,个人的智力、时间和精力是资本,人脉关系也是资本我们在生活中安身立命,谋求发展、幸福和快乐,凭的就是这些资本。当然,除了这些资本,还有一种资本,就是别人对你的认可。这种资本与其他资本有个很大的区别,别的资本都存在于你自己的身上,你年轻、相貌好、勤奋、精力过人等等,但是,别人的认可这种资本却不在你的身上,而存在于别人的心里。你觉得自己有多好,那不是资本,是自我欣赏,只有别人认为你优秀,认为你是个令人信服、值得拥戴的上司,那才是资本。这就叫仁德资本。
在中国传统文化背景下,每个人都很关注别人对自己的评价,当然也会凭着自己对他人的评价来确定和表达自己的行为。因此,中国的企业管理者不能没有仁德资本。一个仁德资本雄厚的管理者,甚至可以弥补其他方面的不足。我们都知道,一个成功的管理者需要具备的能力与素质有很多,放眼天下,样样具备者能有几人?然而随着管理岗位的变化,管理的领域和内容,专业与对象也会发生改变,怎样才能以不变应万变?答案就是树立仁德资本。树立和积累自己的仁德资本,是管理者自我提升和管理进步的通天大道。
摘自:企业管理世界网
领导有“情”,员工有“义”
分类: 来源:世界经理人网站 作者: 日期:2010-1-15我要评论
员工的工作激情会受到员工自身的兴趣、爱好及性格特点等方面因素的影响,也会受到成长环境、工作性质、企业文化、企业领导等方面因素的影响。下面通过两个实际的案例来简单分析企业领导者对员工工作激情的影响。
案例一:某A公司总经理性格上比较强势,平时很少与员工沟通,即使是在沟通时也总是以自我为主,基本不会让员工有很多发言的机会。该老总的管理风格喜欢强调上级主管的权威性,喜欢采用负激励的方式进行激励。员工在工作过程中出现小的失误或差错,就会要求相关部门领导追究其工作责任。曾经对人力资源部经理说过,如果员工工作出现比较大的失误,就要狠狠的罚以起到警示的作用。通过了解,该公司员工工作基本没有激情,办公室里能感觉到非常的拘束和紧张的气氛。员工觉得工作非常压抑,尽量去逃避工作中没有涉及到自己工作职责的内容,而且尽可能去推卸责任,以免受处罚。
案例二:张某应聘B公司软件开发师的职位,在确定被录用后因母亲去世需要晚几天报到。老总得知此事后,不仅同意张某可以晚几天上班,还立即从口袋中掏出500元给张某,并给予很大的安慰与鼓励。老总在张某还没入职的情况下作出这样的行动,让张某非常的感动。张某在入职到B公司后到现在快一年了,工作一直很积极、主动,工作业绩也很优秀,还曾说过一句话“在B公司里工作,感觉很幸福。”
从上面正反影响的两个案例,我们可以看出企业领导者能够影响到员工的工作激情,它可以是个别,也可以整体的;可以是短暂的,也可能是长久的。那么,领导者是如何产生影响,又应该如何应用这种影响去激励并保持员工的工作激情呢?
一、是什么影响员工的工作激情
1.企业领导者的性格特点及管理风格
企业文化的实质是企业领导者在思考过程中,构建了企业的基本价值观、基本理念和行为准则,通过一定的方式传达出去,为员工所接受,并在将其贯彻于企业的经营管理制度和经营管理过程中,体现于员工的观念和行为上。大部分企业,特别是创业型企业,公司的企业文化往往就是企业老板文化,就是领导者的性格特点和管理风格的缩影。如案例一老总的性格特点就是比较强势,经常是老总自己一人说了算。管理风格很明显是注重公司内部森严的等级制度,对员工喜欢采用惩罚这种负激励。这种结果自然而然就会导致员工不敢向企业领导者提出工作中的建议,也很怕自己工作中会犯错而遭到严厉的批评或处罚。久而久之,公司的文化气氛就是管好自己的一亩三分地,被动去完成自己的工作,员工的工作激情就会丧失。
2.企业领导者与员工缺乏有效沟通
在工作汇报的角度上来说,员工的工作汇报关系一般是自己的直接上级。企业领导者因管理分工的关系,一般不会跨过其所属的直接上级,直接或间接的与下属沟通。企业领导者与员工进行直接沟通的情况往往是员工工作失误或一些非常紧急的事情。这样一来,好多员工见到企业领导者需要与自己沟通时,往往也就会认为是自己犯错。此外,好多企业领导者会考虑自己的身份是老板,为了体现自身的地位,不会主动与员工沟通。事实上,员工在履行自己本职工作,经常希望能够得到领导者的认可。如果说员工的工作或建议经常得到不认可或赞美,即使员工刚开始很富有激情去工作,也很难长时间保持这样的状态。
二、如何提升员工的激情
既然企业领导者对员工的工作激情有很大的影响(包括正面的和负面的),我们也清楚了企业领导者是如何影响员工的工作激情。那么我们可以通过一些方式或手段,从企业领导者的角度来激发和保持员工的工作激情。
1.加强与下属员工进行沟通
作为企业领导者应该主动与员工进行沟通,增加与员工沟通的时间。企业领导者在平时工作中,或在午餐时间,或其它正式、非正式的时间与员工多沟通,就会缩小老总与员工的距离,会让员工工作时比较轻松。员工的心情好了,工作就会比较有激情。领导者与员工沟通的内容可以是工作上的,也可以是家庭生活方面。只要企业领导者能够多与员工沟通,不管沟通的内容是什么,员工都会觉得自己很受领导的重视,工作的积极性就会高。此外,沟通时要注意沟通的时间,尽量不要在员工犯错的时候。因为在这时候进行沟通,员工更多的会认为是自己做错事,会受到领导者的批评与指责。
2.多使用正激励,少使用负激励
从马斯洛需求理论中,我们可以了解到人是有生理、安全、社交、尊重和自我实现等方面的需要。一个员工进入到一家公司工作,肯定对企业基本认可后,希望借助公司的平台,完成相应工作后得到进一步的满足,包括薪资增加、职位提升等。从这一个角度上看,企业领导者使用正激励比负激励效果好是可能的。因此,员工工作中出现失误或错误时,企业领导者不要一味的批评或指责,而要给予更多的鼓励,帮其提出解决问题的办法。员工会非常欣赏老总,让员工觉得自己做错了不但没有受到批评,还能帮自己弥补工作过失。此外,员工在工作中表现出色时,企业领导者尽可能给予及时的表扬与鼓励。这时候,企业领导者哪怕是给员工拍拍肩膀,都是对员工一种莫大的鼓舞,会保持员工的工作激情。
3.加强企业文化的导向作用
企业领导者在企业文化方面主要起着表率模范的作用,他们的言谈举止、个人偏好都会向下属传递一种信息:什么样的行为是组织所认可的,什么样的价值观是组织所倡导的。因此,企业领导者应该比较客观的认识自己的个人偏好与处事风格,尽可以把好的行为方式和价值观导入企业文化,而不要将个人的喜好等同于企业文化。企业领导者还应该引导全体员工通过故事、仪式、物质象征、语言等式去构建和传递轻松的友好的企业文化,让员工在宽松的工作气氛中积极开展工作。
企业要提高经营绩效,达成经营目标,就需要通过多种手段激发并保持员工的工作激情,提高员工的工作绩效。企业领导者可以通过加强对员工的沟通、给员工更多的鼓励、构建和传递宽松友好企业文化等方式来提升员工的工作激情。
摘自:世界经理人网站