企业信息化将推动企业组织结构和管理模式的变革

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2003-1-15 14:46:50【作者】 AMTeam.org【进入论坛】
本文关键字综合企业管理前沿
摘要：企业信息化是利用计算机和网络技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业信息化不仅仅是技术问题，更是管理问题。一方面建立现代企业制度需要信息技术的支持，另一方面企业信息化的实施也将推动企业组织结构和管理模式的变革。
企业信息化将推动企业组织结构和管理模式的变革
袁月
【关键词】：企业信息化 信息技术 企业流程再造BPR 组织变革
随着信息技术的产生和不断发展，与之相关的组织和经济实体都发生了巨大变化。早在1958年，Leavitt和Whisler就曾在他们的一篇经典论文“Management in 1980s，”中预言，计算机和信息技术的开发和应用将对大多数组织的结构和业务处理带来具有深远意义的影响。今天，随着中国加入WTO，面临全球信息技术的飞速发展和市场竞争的加剧，原有的企业组织结构和管理模式已经不能适应新的环境，企业迫切需要进行组织变革，以便在激烈的竞争中处于不败之地。信息技术的应用不但需要企业变革原有的模式，并且还推动了这种变革。企业在信息化这股浪潮中应及时转变观念，摒弃旧习，大胆创新，勇于改革，借此契机建立现代企业制度，提高企业竞争力。
一 企业信息化的涵义
信息化一词最早由日本学者在20世纪70年代提出，但关于它的具体涵义至今还未有定论，因为信息化本身始终处在一个动态变化发展的过程之中，所以也很难对它下一个完全严格的定义。但综合来看，信息化是指在经济和社会生活中，普遍采用先进的信息技术，有效的开发和利用信息资源，以推动工业化社会向信息化社会的转变，最终引起整个社会经济的进步。信息化涉及到社会生活的方方面面，包括企业信息化、教育信息化、政府信息化等等。企业作为国民经济的细胞在这股信息化浪潮中首先受到冲击，并且其信息化水平直接影响着整个社会的信息化水平高低。由于行业的复杂性和多样性，我们也很难对企业信息化下一个完整的定义，一般来说它包括三个层面的涵义：
1 生产制造过程的自动化
在企业生产的全过程，包括产品设计、生产监控处理等环节利用信息技术搜集、传递、处理、存储与生产相关的各类信息以达到生产过程的自动化和智能化。在这里用到的信息技术主要有计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）、计算机集成制造系统（CIMS）等。
2 企业管理的信息化
企业利用信息技术将管理过程中各种资源有效集成，实现物流、资金流以及信息流的无缝连接，以提高企业的管理水平。这阶段用到的信息技术有物料需求计划（MRP）、制造资源计划（MRPⅡ）、企业资源计划（ERP）以及客户关系管理（CRM)、供应链管理(SCM)、电子商务（EB）等。这些技术的应用都极大的提高了企业的管理效率和水平。
3 生产决策的智能化。
将生产和管理环节产生的大量数据汇总、整理、分析以产生对企业生产决策有用的信息。企业可以利用专家系统（ES）、决策支持系统（DSS）、人工智能以及数据仓库、数据挖掘技术来辅助企业制定决策。
综合来说企业信息化就是利用计算机和网络技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。
二 企业信息化迫切需要企业进行组织变革
企业信息化不仅是利用先进的计算机和通信技术，来辅助生产管理和决策，更重要的是它要求改变传统的不合理的管理体制结构，建立更加有效的企业组织结构和管理模式，以适应新型市场的需要。例如ERP、CRM、SCM等就是将现代企业管理思想与先进的信息技术相结合的产物。国家信息中心的张新红在《我国企业信息化发展现状》中明确指出，企业信息化建设不仅是技术变革，更是思想创新、管理创新、制度创新。在重大信息化工程建设之前或在建设中对现有组织机构、管理制度、运行模式进行适时、适当调整，将使信息化建设事半功倍。信息化的成功实施，首先需要企业具备科学合理的管理体制，而我国大多数企业在这方面还存在很多问题。
1 传统的组织结构和管理模式存在许多弊端
我国现行的企业模式是工业经济和计划经济的产物，是一种以权利为中心的严格的等级制度，企业内部劳动分工精细，专业化程度强，并且职能部门众多，在此基础上形成了一种“科层制”的“金字塔”形结构。不容否认，这种传统的等级制度在工业时代发挥了巨大作用，大大提高了企业的生产效率，但面对新的市场环境，它的弊端也越来越明显的暴露出来。
严格的等级制度使得信息在上下级之间纵向传输时常常要跨越多个层级，不仅影响了信息的时效性，也降低了其准确度。内部信息不通畅，使得企业对变幻莫测的市场就不能及时做出反应，从而降低了企业的竞争力。专业化分工的精细，职能部门的众多使得部门间信息的横向传递也受到阻碍，不能进行有效的沟通和协作。并且部门之间的相对独立也容易形成各自为政的局面，企业的员工更关心本部门的利益而不是企业整体的利益。由此，作为一个组织，企业的整体效力得不到充分发挥，还造成了资源和时间的浪费。另一方面，严格的等级制度也不利于激发员工的积极性和创新精神，从而使企业缺少生命力和活力。
企业信息化要求企业无论是在纵向还是在横向其信息传输都应畅通无阻，实现最大程度的资源共享，并且应将企业作为一个统一整体来看待，实现内部资源的高度整合，这样才能适应快速多变的市场，从而提高企业整体竞争力。因此要实现企业信息化，首当其冲是组织结构上的变革。
2 市场环境的变化要求企业进行组织变革
传统的市场是以产品为导向的市场，随着技术的进步，劳动生产率的提高，市场的供需关系发生了重大变化，逐步形成了以客户为导向的市场。企业的竞争力不仅仅体现在产品的质优价底，还体现在能否提供个性化的商品以满足不同客户的需求。要满足顾客的多样化需求，企业就要收集大量复杂的市场信息和客户信息，并进行有效的分析研究，及时做出反应。同时，在新型市场中，客户的角色也发生了变化，不再是产品的被动接受者，而是主动参与到产品的设计、生产、配送以及售后服务的全过程中，从而也加大了企业与客户的信息传递量。
因此，新的竞争环境要求企业能够对大量复杂的市场以及客户信息做出快速准确的反应，而传统的管理体制由于存在繁多的监控制度和审批手续，而无法达到这个要求，从而使企业丧失了市场竞争竞争优势。面对日益激烈的市场环境，也要求企业进行组织变革。
3 组织变革是企业信息化成功的关键
目前国内很多企业将信息化错误的理解为仅仅是购买几台电脑、连上网络、安装上相应的软件，然后将原有的手工业务处理照搬到计算机上，由计算机代替人工来完成就万事大吉了。他们虽然投入了大量资金进行信息化建设，但更多的是关注设备的购买和技术的更新，而忽视了与此密切相关的管理模式、管理方法的变革。其实这只是看到了信息化的表面现象而没有深刻理解其本质，这种作法不但不会提高企业的管理水平，还会造成资源浪费，从而产生负面效用，甚至影响企业管理者对信息化的信心。要充分发挥信息技术的优越性，就必须对组织结构、管理制度进行合理的、有计划的甚至是彻底的调整，正所谓“三分技术，七分管理”，这比单纯的购买硬件、安装软件要复杂的多也困难的多，但又是不能回避的问题，否则再好的信息系统也发挥不出作用。所以企业要想真正实现信息化首先要进行组织变革。
无论是企业内部的自身要求还是迫于外部市场环境的压力都要求企业改变原有的组织结构和管理模式，以适应信息时代的竞争和发展要求。
三 企业应如何进行组织变革以提高竞争力
原有的企业管理制度已经不能适应新的市场环境的变化，也不符合信息时代的要求，那如何对它进行有效的改造呢？1993年美国学者哈默（Hammer）和杰姆培（Champy）提出了企业流程再造（BPR），是指对企业业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面的巨大提高。企业流程再造实际上是站在信息的高度，对企业流程重新思考和设计，是一个系统工程。
1精简机构
现有的管理体制造成机构庞大，人员众多，从而导致人浮于事，效率低下。因此企业首先应精简机构，裁剪多余的机构例如各类协调委员会，合并类似的、相互重叠的机构。
2组织结构扁平化
传统的“金字塔”形组织结构是一种高长形的组织结构，它的特点是管理层次众多，而每个层次人员少，管理幅度窄。新型的组织结构应该是一种扁平化的，既尽量缩减管理层次而增大管理幅度，在一定的企业规模下，以有限的管理层次和尽可能大的管理幅度来进行组织管理。
3 转换企业管理者的角色
传统的“金字塔”形组织结构伴随的是权利的过度集中，企业中无论大事小事都要经领导审批才能执行，使得企业行动缓慢。随着组织结构的扁平化，企业领导应适当放权，从指挥官的角色转变到教练员的角色，充分发挥企业员工的创造性和积极性。
4 建立动态的网络化组织
一个成功的企业不仅应关注自身的内部管理，还应与外部市场、客户、供应商等建立有效的连接，以构成一个网络化的组织，并且能够根据市场环境的变化及时进行自我调整，形成动态化的网络格局，这样才能加快市场反映速度，提高客户满意度，最终增强企业的竞争力。
四 信息技术促进了企业的组织变革
企业信息化要求企业在组织结构和管理模式上进行变革，信息技术的应用不但使得变革成为可能，并且加速了这种变革。企业在引入信息技术之前必须先重组现有的组织构架，理顺业务处理流程，改变传统的管理模式，这是保证信息技术发挥其效用的根本。反过来，在企业中创造性的利用信息技术，可以提高信息处理速度和准确性，辅助管理决策，从而减少企业的中间管理人员和职工数，减少组织层次，变集权式管理为分权式管理，使管理体制更为合理。信息经济学家乌家培教授在《未来管理的五大趋势》一文中提出，信息革命将继续引发管理及管理科学的变革，使管理在功能、组织、方法和理念上产生根本性变化，呈现新的发展。
1 信息技术对组织结构的影响
信息技术改变了传统的信息收集、加工、处理方式，运用计算机强大的计算能力不仅增加了信息的处理量，也加快了信息的处理速度，并提高了其准确度。信息的传输能力大大加强，通过电子邮件、BBS(电子公告牌)、视频会议等通信技术可以在同一时间将信息在整个组织范围中扩散，而免去了中间层的上传下达，减少了信息流通的中间环节，这样就弱化了中间管理层的效用，推动了企业的机构精简。传统的等级制度对待信息是一种保护和控制的政策，个人看成是信息的主人，其权利的大小与所拥有的信息量成正比，所以大家都极不情愿放弃自己手中对信息的控制权。然而信息不像其他资源，它的价值就在于能够与人的能力相结合而产生有用的知识，所以使用它的人越多其产生的效用也就越大。企业信息化就是基于这个思想，利用信息技术建立高度共享的信息系统从而打破了信息的等级界线，发挥出信息的最大价值。信息技术强大的信息处理能力和传输能力，使得各层管理部门的内部交易成本也大大下降，从而扩大了管理的幅度。这样一个更加扁平化的组织结构就在信息技术的支持下逐步建立了。
2 信息技术促进管理模式的变革
传统的企业管理是一种集权式管理模式，企业的领导者扮演着指挥官的角色，企业中大大小小的决策都由他一个人说了算，并且都必须经过他的审批才能执行。这一是由于代理问题的存在，为了控制代理成本，企业不敢将权利过于分散化，二是由于过于分散的权利组织形式也不利于企业集中各方面的信息进行统一决策，而这一切都是以增加交易成本为代价的。由于这种层层审批和监控制度既浪费了人力又影响了组织的运行效率，所以企业的总成本还是不能进一步降低。并且由于企业的领导者不可能是各方面的专家，所制定的决策难免带有主观性和片面性，所以这种集权化的管理模式也不利于企业制定最优决策。运用信息技术可以在一定程度上缓解以上矛盾。信息系统利用其强大的信息传输能力可以将代理人的信息及时传递给委托人，并且由于系统的开放性也增加了信息的透明度，这样就可以有效的减少监督控制和绩效考核的成本，并且提高了其工作质量。同时由于其强大的信息获取能力可以在更广范围内获取更多的信息，并且可以将这些信息高度集成，从而有利于企业管理者制定整体最优的决策。这样，组织的权利就不必过于集中，领导者也可以由指挥官的角色逐步转变成教练员的角色。
五 结束语
信息化浪潮不仅在于推动信息技术的开发和应用，更重要的是推动了企业组织结构和管理模式的变革。著名经济学家吴敬琏先生认为，在高科技产业发展的促进因素中，制度安排重于技术创新，即所谓“制度重于技术”。一方面，企业信息化在促进企业生产力发展的同时，必然引起体现其生产关系的企业内部制度的变革，要求改变传统的组织构架、经营方式，进行业务流程重组，建立现代管理体制；另一方面，现代企业制度的建立也要以企业信息化为基础。因此，企业信息化建设与企业组织变革两者相互依存、互相促进。