秘书的工作方法

第五章 秘书工作方法
秘书工作方法，是秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称，它回答的是“如何更好有效”的问题。秘书人员掌握正确的工作方法，有助于圆满完成任务，提高秘书工作效率，有助于增强自己的智慧和能力，充分发挥参谋助手作用。
第一节       秘书工作的基本方法
一、调查方法
调查研究是秘书人员的重要职责之一，它贯穿在秘书人员的各项任务之中，是十分重要的工作方法。因此，要当好秘书，就应努力做好调查研究工作。
调查是指通过各种方法和手段，了解掌握客观世界的各种实际情况；研究，则是根据所获得的信息研究的前提，调查方法包括典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法、间接调查法。
二、研究方法
秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性，充分发挥秘书工作的参谋作用。常用的研究方法有：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。
三、参谋方法
参谋就是代人出主意。秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程。参谋职能是秘书工作的基本职能之一，因此，参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。秘书人员必须了解参谋机理，明确自己的参谋范围，确定正确的参谋方向，客观评估自己的参谋势能。还必须坚持参谋原则，摆正自己的位置，做到只谋不断；要有全局观念，站在领导者的角度思考问题，提出建议；要力争超前参谋，避免放“马后炮”；要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在此前提下，采取灵活多样的参谋方法。
参谋的具体方法有：随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。
第二节       秘书工作的常规方法
一、授意方法
领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。
要正确接受和领会领导意图，就要抓住以下几点：
（一）   从把握领导工作的热点上领会领导意图
领导工作热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现，抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。但是领导意图是围绕每个时期中心工作形成的，具有阶段性和连续性，为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。
（二）   从把握领导思想的闪光点上领会领导意图
一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的意见往往是零散的、片断的。秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，认真领会和加以深化，以进一步完善领导意图。
（三）从不同角度捕捉和领会领导意图
一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据；
二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。
（四）从把握领导个性特点中领会领导意图
由于领导各自的性格、能力和工作方式不同，其授意的方法也不尽相同。从授意程度上看，有简洁式的，有详细式的；从授意的内容上看，有观点式的，有素材式的；从授意的方式上看，有直接式的，有间接式的等等。这就要求秘书人员具有接受和领会不同类型领导意图的本领，适应每一个领导者的特点。
（五）从把握领导意图的实质上领会领导意图
领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。为此应注意：对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对非确定性意图，要补充完善；对确定性意图，要如实贯彻；对总体工作意图，要始终遵循；对具体工作意图，要灵活执行。
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带泥的洋葱
一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
老板为什么要训斥秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以， 秘书在完成领导交办的任务之前，一定要弄清领导的真正意图。这样才能圆满地完成领导交办的任务。
——资料来源《一个外企女秘书的日记》
二、请示方法
秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅做主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示。多请示，既是对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。因此，秘书在请示时，要注意以下几点：
（一）请示的对象要选准
秘书的请示工作要遵守按领导分工，对口请示的原则。一般只向分管领导请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。如果向上级机关书面请示，也应遵循对口请示和单向请示的原则。
（二）请示的内容要单一
秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权处理。常规性工作或自己职责范围内的事情，则无需请示。请示时既要防止越权行事，又要防止不负责任，更不要事无巨细，一律请示。秘书请示要尽量做到内容单一，尤其对重要事项须以书面形式请示时，一定要遵守一文一事，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。
（三）请示的形式要灵活。
秘书请示可以是口头请示，也可以是书面请示。一般情况下，重大事项、涉及政策方面的事，需要授权批准的事秘书要作书面请示，领导者则做书面批复，以示慎重，并便于日后查证；一般事项、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可以口头请示，领导者只口头答复。紧急的事，秘书可以先口头请示，及进办理，事后再补写书面请示，以留档备查。
（四）请示的时机要适当。
一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后 ”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了二者在时机选择上的不同特点。
（五）请示的态度要谦恭。
秘书向领导请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此无论是口头请示还是书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要尊敬、  和，言语得体，做到彬彬有礼。
三、报告方法
报告的目的是便于领导了解情况，掌握进程。报告是秘书工作的一项制度，是秘书向领导负责的必要手段，也是领导者指导秘书工作的途径之一。对于报告，领导者还一定做出答复或批示。秘书在向领导报告时，要注意以下几点：
（一）报告的内容要客观真实。
秘书向领导者报告的内容：一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及进了解下情并做出指导；二是工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理；三是合理化意见、建议，供领导者改进工作时参考；中是应领导者的要求汇报有关情况。秘书应掌握待报告事项的价值，做到要事详报，急事急报，小事不报或简报。报告要客观、真实、辨证，切忌大话、空话、假话和绝对化。
（二） 报告的方式要灵活多样。
秘书向领导报告的方式主要有以下几种：一是口头报告，优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流，适于向喜欢务实作风的领导报告时用，缺点是可重复性差，受口语表达能力限制较多；二是书面报告。优点是比较正规，便于领导过目和思考，也便于保存备查。缺点是不能与领导当面进行交流。此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式，秘书可视情况灵活运用。
（三） 报告要区分不同对象。
由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯等各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。以适应不同领导者的要求。同时还应处理好几个关系：一是主要领导者和分管领导的关系。重大事情要向正副职领导者都报告；日常事务，只报告分管领导即可。二是在家领导者和外出领导的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见，适时报告在外工作的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。
（四） 报告的时机要恰到好处。
报告要适时，以获得较好的时效价值。秘书是领导的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者汇报，但需要恰到好处地掌握时机。应选择领导者乐意听取报告的时机进行。秘书的领导的近身人员，报告工作十分方便，但是不能事无巨细都去请示报告，即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行，这样才能取得良好的效果。
（五）报告的语言要简明扼要。
无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，以节省领导的时间，减轻领导的负担。冗长而空洞的报告是秘书向领导报告工作的大忌，这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝拉拉杂杂。
四、挡驾方法
秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题。
（一） 来访挡驾
秘书是领导联系群众的一座桥梁，而不是领导者与群众之间的一道隔墙。因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。一般来说，领导者明确告知秘书不愿接见的人；领导者事先未约定接见的人；因鸡毛蒜皮的小事要求领导者接见和处理的人；为个人某些问题，三番五次找领导者纠缠的人；领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人；态度蛮横，出言不逊，想找领导者寻衅闹事的人；对要求处理的问题，上级或本级机关已有明确、公正的结论，但其对处理不服，要求面见领导者的人，是秘书档驾的对象。对其他来访者不应挡驾，即使需要挡驾，也要待之以礼，使对方高兴而归。
（二） 电话挡驾
秘书的职责之一是接转电话。对打到办公室要找领导者的电话，秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。愿接即转。如不愿接，秘书应告诉对方，领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在，但要将电话内容记下，转告领导。对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话，秘书可与对方另约时间通话，或将内容转告。
（三） 事务活动挡驾
秘书的重要职责是安排领导者的事务活动，包括出席会议，参加庆典、仪式可宴请活动等。对无必要参加的应酬活动，秘书也应合理挡驾，避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。当然必须征得领导者的同意和批准，不能随便谢绝。
挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。
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秘书工作的艺术
秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？
一、尊重而不奉承吹捧
理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。
如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。
实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不要“参谋"了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。
在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
二、主动而不越位脱轨
秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。
日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。
三、服从而不盲从附和
秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。
四、补台而不拆台
秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。
五、沟通而不封闭堵塞
秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。
现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。
六、挡驾而不阻拦干涉
挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。
七、分工而不分家自立
办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出各映各的号、各唱各的调"的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个“不管部”，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能不管，管了之后再沟通、协调、解决。
——资料来源：中国考试学习网
第三节       秘书工作方法与管理实践
秘书处于管理组织体系中的枢纽位置，属于管理决策层的辅助层次。因此，秘书的工作方法必须与组织管理运行机制协调一致，与领导工作方法相契合，与秘书工作职能相匹配。
一、秘书工作方法与组织管理
（一） 组织目标为秘书选用工作方法指明方向
组织目标为全体组织成员的行动指明方向，也引导着秘书的工作行为。秘书选用工作方法，必须为实现组织目标服务。
秘书选用工作方法，必须坚持组织功利目标，从组织功利出发选用。如隆重的会议的会务筹备工作，讲究热烈的会场气氛，制造声势、投入一定的人力、物力、财力是必要的；若一般的、日常性会议也如此讲究，就会造成浪费。
秘书选用工作方法，必须与组织发展目标相一致。如某企业确立了三年发展要占据国内同行粉的领先地位。秘书在处理信息中要选用比较分析方法，就应该选择同行业中的先进单位进行横向比较。这样才有利于找差距，分析原因，激励组织成员迎头赶上。
（二） 组织规范为秘书选用工作方法提供依据
组织规范是统一和制约组织成员行为的准则，以此维系组织的有序运转。秘书选用工作方法，必须以组织规范为重要的依据。
一是要遵从组织的权责分配规范。如领导在其职权范围内，在适应的情况下，可以运用法定的权力，采用强制方法推进特定的工作，秘书在没有领导授权的情况下，就不能采用强制方法。秘书在受权理事中，选用的工作方法及使用范围，不得超越领导的授权范围。
二是要遵从国家法律法规。国家管理要依法行政，组织管理要依法管理，秘书选用工作方法，实施工作行为，也必须要加强法治观念，不允许有任何违背国家法律之处
三是要遵从组织纪律规范。组织纪律是维护成员集体利益，保证工作正常进行而制定的，组织成员必须遵守的规章和条例。秘书在选用工作方法时，不得与组织纪律相违。
四是要遵从组织运行规范。组织纵向和横向的结构和联系方式决定组织的整体功能和运行机制，也决定了各成员之间命令与服从、请示与指示、决策与执行等运行规范。秘书选用工作方法不得违背组织的运行规范。如不能越级请示等，否则就会使组织运转发生紊乱，影响工作有序进行。
五是要遵从组织内岗位职能规范。
（三）组织需要是秘书选择工作方法的基础
符合组织管理需要的工作方法，采用后才能取得有价值的成效，不符合组织管理需要的工作方法，很难产生积极的实际价值，甚至可能产生负面影响。如组织需要了解决定全局的关键部位或举足轻重的重点单位的情况时，秘书采用重点调查方法就可有效地满足组织的需要；若选用普遍调查法，既没必要，又会造成人力、物力、财力和时间上的浪费。
（四）组织管理方法适用于秘书工作
虽然秘书工作有着自身的特殊性，但组织管理的方法，同样适用于秘书工作。
一是组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管理。如组织、指挥、协调、监督、奖惩的一般方法，都适用于对秘书工作的管理。
二是秘书工作实务中要运用组织管理方法。如抓主要矛盾的方法，从群众中来到群众中去的方法，因地制宜的方法等。这些都是普遍适用、行之有效的方法。秘书正确地运用这些方法，有利于提高效率，也有利于在工作行为方式和方法上与组织管理保持和谐一致。
三是秘书要适应和配合有关组织管理方法的实施，服务于组织管理。如组织管理中“把握全局与善抓典型相结合”的方法，对管理者是经常采用的效果较佳的方法。对秘书而言，必须适应和以配合。
二、秘书工作方法与领导工作
秘书工作是领导工作的一部分，是直接为领导工作服务的。领导工作对秘书工作的要求总体上要其当好近身综合辅助和服务的参谋助手，具体要求秘书要为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务性工作，要通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及办事、办文、办会等工作，提高领导工作效率和优化领导工作效果。秘书工作方法，必须符合领导工作的上述要求。
（一） 为领导工作做铺垫的方法
秘书工作中很多业务活动都是为领导工作做铺垫的事务。如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，秘书的会前筹备工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，往往直接影响领导者工作的正常启动，影响领导工作的进程及其效率和效果。有此重要的铺垫性工作，甚至是领导正常开展工作的必要前提。秘书必须掌握铺垫性工作的方法。具体要求：
一是要准确把握领导工作目标。秘书既要准确把握领导整体工作的计划目标，又要准确把握即将开展的具体工作的具体目的，并将两者结合起来。整体目标不明确，秘书工作就会顾此失彼，出现片面和忙乱；具体目标的要求不明确，秘书的铺垫性工作就会失去针对性和有效性。
二是要明确领导工作进程的环节，明确各个环节的时间要求、任务内容与各方面的关系以及要取得的阶段性成果等。这样秘书工作才能主动而有序地是进行。如为领导召开会议做垫，除了要了解会议的目的外，还要对会议期间每一阶段的内容都事先做好资料准备、事务准备等。
三要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便事先准备。如领导在召开会议中将采取实地考察、分组讨论、投票表决等措施，秘书就必须事先安排和联系交通工具、安排分组讨论会场、准备选票和计票等。
四是要加强与领导的沟通，不仅在开展某项工作之前要沟通，明确工作的目的和程序，而且在每一个环节也要沟通，随时把握动态，作好应对措施。
秘书的 垫工作方法可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取措施的要求操作，以与领导密切沟通保证铺垫工作的有效性。秘书要根据具体工作任务的实际，具体领导人的工作个性和习惯、具体工作环境的要求，灵活地准确地掌握和运用这一方法。
（二）对领导工作拓展伸延的方法
对领导工作的拓展伸延，同样是秘书工作的重要任务，是体现其参谋助手作用的重要方面。如领导做出决策后，秘书要草拟决策文件、草拟决策执行的预案，制成文件寄发给执行单位；决策文件发布后，秘书要收集反馈信息；领导检查工作后，秘书要与被检查单位保持联系，了解把握检查效果；领导出差以后，秘书工办理领导出差的经费报销事务，整理带回的有关材料等。
秘书要做好对领导工作的拓展和延伸，一是要准确把握每项领导工作预期的效果，通过这些拓展和伸延性工作，努力使领导工作取得圆满的效果。如领导的正确决策发布以后，执行单位由于理解的错误而出现执行的偏差，秘书没有将这一信息反馈给领导纠正，就会给工作带来损失。其中除了责任人负有失职责任外，负责收集反馈信息的秘书也负有责任。
二是把握领导工作后续事务的具体要求。秘书必须准确按领导工作后续事务的具体要求办事，不能有丝毫马虎和疏漏。如领导召开重要会议后秘书的催办任务，不仅在项催办，而且每件必办事务都要了解是否在办、如何在办、何人负责、何时完成等，做到件件落实，限得实效。否则就会影响会议精神的落实，影响全局工作的协调发展。
三是要注重工作的整体连续性和承继性。秘书承担的拓展和伸延性工作，是整体工作的一部分，必须按照领导特定工作任务的有序部署环环紧扣地进行，才能取得预期效果，如果脱节了就会影响工作进程。
秘书对领导工作的拓展和伸延的工作方法，可以归纳为以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。
（三）为领导工作代劳的方法
这里说的代劳，指的是领导由于公务繁忙和时间有限，将部分该亲自办理的事务，授权让秘书去办。领导者的管辖范围越大，公务越繁忙，秘书为领导工作代劳的工作量就可能越大；而秘书为领导代劳的工作越多，越体现领导对秘书的信赖程度高，培养力度大。秘书在受权理事独当一面的实践中，更有利于学习领导工作方法，提高综合素质。
秘书为领导工作代劳，一是要忠实地体现领导意图。秘书是代表领导去处理事务的，一定要按领导的目的、要求去办理，并取得领导需要的效果。若违背领导意图，就可能帮倒忙，为领导工作增麻烦，从而 步失去领导的信任，很难再让他充当代劳的助手了。
二是要严格按照领导的授权范围办事。不能超出授权范围，也不能胆小怕事不敢合理使用委授的权力。越权行事是秘书工作的大忌，不仅会失去领导的信任，也会 到有关方面的反感，产生消极影响；不敢合理使用领导委授的权力，就很难圆满完成领导交办的任务。
三是要扮演“双重角色”即责任感、使命感。秘书要从领导角色出发，尽职尽责、不折不扣地完成任务；在心理上和工作态度上，则要严守秘书角色本份，不要以领导自居表态和作指示。若忽视从领导角色出发，就可能责任感不强而对工作采取应付态度，影响任务的完成；若视秘书角色本份，就可能在授权代劳时用权失范和态度失当，造成消极影响。
四是要加强双向交流。即秘书既要加强与受权理事的工作对象之间的交流，又要将工作的进程和结果向领导者汇报并听取指示。
五是要维护整体的功利观，即在为领导代劳中要从全局工作的整体功利出发，当情况有所变化时，要在授权范围内灵活地采取措施，使工作圆满地完成；当工作取得成效时，要归功于组织、归功于领导的指导和支持，归功于有关方面的协同配合，不要宣扬自己的功劳和苦。
秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。
（四）伴随领导公务活动的方法
伴随领导的公务活动是秘书发挥近身跟踪参谋辅助作用的重要形式之一。秘书伴随领导者进行公务活动，主辅配合，能够起来不可替代的辅助和服务作用。
秘书伴随领导公务活动中的工作，要想取得良好的成效，一是要以领导公务活动的目的为依归，不应有个人目的，否则就可能给领导公务活动带来干扰。如伴随领导公务出差，若秘书带有游山玩水的个人目的，并以各种借口趁机离开领导游景点，就可能会影响到工作。
二是要按领导进展做出具体周密的安排。秘书陪同领导进行公务活动，除了要协助领导处理重大问题和关键问题外，对相关的具体事务还要作周密的、细致的安排，并要事事落实，确保公务活动的顺利进展。若在具体事务上出现疏漏，也可能干扰领导处理重大问题，影响公务活动的进程。
三是要尽可能为领导提供便利条件。为领导者提供便利条件，包括优化领导公务活动环境，减轻领导者事务工作负担，消除公务活动中随机出现的干扰，加强对领导公务的服务和辅助等等。
四是要随时随地地保持与领导活动步调的和谐一致性。秘书伴随领导公务的过程中，与领导更加紧密地结合成一个工作整体。
五是要注重拾遗补缺，即发现领导公务活动中的疏漏和失误，要及时拾遗补缺，协助领导尽快纠正。
六是要主动适应变化，确保领导公务活动的有序进行。在公务活动中，有关相关因素随机发生变化是经常出现的。若秘书能敏捷适应变化，有效采取应变措施，就能保证公务活动的有序进行，否则应变不当，就会使公务活动出现混乱。
秘书伴随领导公务活动的工作方法，可以概括为以公务活动的目的为依归，按进展周密安排，提供便利，步调一致，拾遗补缺，适变应变，保证领导工作有序进行。
（五）领导与秘书主辅配合的一体化
秘书为领导工作做铺垫、对领导工作拓展伸延、为领导工作代劳、伴随领导活动都是秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式，不同的形式在实践中常常是相互联系，相互渗透的，整体上对领导工作有着不可替代的辅助作用。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的代劳的秘书辅助和服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质，付出努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求是极为重要的。只有领导与秘书两方面都在实践中加强相互沟通，才能达到主辅配合一体化的境界。若任何一方不足，都难以实现有效而和谐的主辅配合。
三、秘书工作方法与社会发展
（一）   在实践中形成，受实践检验
秘书的工作方法是在秘书工作实践中形成的。我国数千年的秘书历史文化中，蕴藏着丰富的秘书工作方法，都是历代秘书工作实践的产物；世界各国秘书工作实践中，也创造出众多的秘书工作方法。
无论是我国秘书历史实践中产生的秘书工作方法，还是海外发达国家的秘书工作方法，在具体运用中是否有效，都必须接受现实的检验。
（二）   在运用中学习，在学习中探索
学习秘书工作方法的目的在于运用，因此，若把它当作死的知识，是难以真正理解和掌握的，也是毫无意义的。学习工作方法的过程，应该是一个理论联系实际的实践探索过程。
（三）   在探索中创新，在创新中求效
社会发展永无止境，运用于社会实践的秘书工作方法，不仅要在秘书工作实际的探索中学习和运用，还要通过实践探索，进行创新，创造出适应社会发展需要的，具有新的科学内涵的秘书工作方法来。
第四节       秘书工作的悟性
随着社会分工越来越细，工作节奏越来越快，秘书工作的科技含量和管理水平越来越高，秘书在工作过程中必须讲究工作艺术和管理技巧。尤其强调秘书在工作中动脑问题，也就是秘书工作的悟性问题。
一、悟性的心理基础
什么是秘书工作的悟性？秘书工作的悟性，是指秘书在工作过程中体现出来的能充分领悟工作事理，能充分发挥自己的才能，能把事情办得既遵章守法又使领导满意，大家认同的那样一种良好的内在素质。悟性就是要具备四种能力：敏锐力、洞察力、逆向思维、前瞻性。
（一）   悟性首先来自于工作阅历和工作经验
悟性，就是领悟能力。如对“办文”、“办事”、“办会”这三者，关键是懂得“文”“会”“事”中蕴含的规律和事理。人们常说“熟能生巧”，其实熟是量的积累，是变巧的重要过程，变巧是一种质的飞跃，是在“熟”的基础上摸索出规律，认识到窍门，总结成经验。这就是领悟能力强的表现。
（二）   悟性来自于意志和品位
秘书的悟性主要表现在秘书对领导工作中的难处、痛处的认识和理解。秘书处理的一切事务，蕴含着很强的原则性、政策性、法规性，也有很强的灵活性、机动性。处理哪些事要讲究原则，哪些事可以灵活，哪些事刚性强，哪些事可以软处理，这就要秘书在工作中学会明辨事物。一个优秀的秘书，在原则问题上，应当有坚强的意志，执著的追求，百折不  的勇气，不达目的不罢休的 力。在达到目标的过程中，应当有高超的工作艺术和工作策略，既追求目的也讲究手段。解决问题时，秘书的品位就表现在方法和过程的选择上。
（三）   悟性更是品质和思想水平的体现
有人说，优秀的秘书应当随时排领导所忧，解领导所难。悟性就是秘书能在工作中主动领悟领导的忧难在哪儿，该在什么关键时候怎么为领导排解。秘书应能设身处地从宏观角度思考全局工作，从大的方面理解领导的意图。它要求秘书有优秀的品质和高尚的思想，有训练有素的工作技能，有良好的形象和工作状态，有缜密的思维和敏捷的领悟能力。
二，如何培养悟性
培养“悟性”可以从以下五个方面着手：
1．“活力无限，精彩无限”，培养乐观、积极向上的心态。凡是具备较强“悟性”能力的人，都具有积极健康的心态，在面对困难时能从容不迫，冷静处理好各种事情。可以说，秘书要想自我提高自己的“悟性”，首先必须从思想上提升自己，这是其中不可或缺的一步。
2．经验和阅历是必不可少的。“悟性”即“领悟出来的知识、才能、见解”，而这种领悟必然需要时间，需要充足的经验和阅历。相对来说，时间越长，经验和阅历越多，那么，“悟性”提高得也越多。 “不经一事，不长一智”，人的成长是从挫折中得来的，同样，“悟性”也是 从实践中感悟出来的。
3．细心观察，用心感受。“悟性”重在一个“悟”字上，因此，培养“悟性”更多的要依靠每个人自身的体会、感受、心得。有些人整天无所事事，碌碌无为，当一天和尚撞一天钟，却从不用心去体验生活，感受市场，对身边的实践视而不见，因此这种人即使工作到老，也不能领悟出什么东西；相反，有些人可能开始什么事情都不懂，但他们知道该认真学习，细心观察，勤于探索，用心去体验，因此，他们可以快速培养出很强的“悟性”。这也是我们所常说的“师傅领进门，修行在个人”。
4．多向同事、同仁、领导请教。由于这些领导和同事工作多年，对人生阅历丰富，因此，他们对于“悟性”的提高也有独到的见解，但是许多人还是感觉他们所讲的培养“悟性”听上去很美，但做起来不知何处下手。事实上，这种请教是建立在三个前提条件之下的：第一，请教者必须具备一定的实践经验，否则请教者根本不知道该怎么开口请教；第二，请教者要潜力很大，受到被请教对象的重视；第三，请教者与被请教者私交一定要好，否则被请教者根本不可能工作精髓讲给请教者听。
5．拓宽视野，博览群书，不断学习和总结，善于积累相关知识，增长见识，增强自己的洞察力和思辨力。个人可以从各方面来全面提高自己的“悟性”能力，包括看电视、阅读报刊、通过网络教学学习、与各行各业的人士交流、学习专业知识等等，这些方式都能很好的培养人的“悟性” 。
总体而言，提高“悟性”，重在个人自己，而非其他。
三、对秘书工作悟性的要求
秘书的职能是辅助管理，综合服务。因此对秘书的要求必然是辅助得力、服务到位。在服从大局，准确贯彻领导意图的基础上，充分发挥主动性，在“办文、办事、办会的手段、过程和方法上做得更完美，为准确达到目的和结果服务，是秘书工作悟性的体现。
对秘书悟性的要求并不是新课题，研究秘书史的学者曾把“拾遗“”师爷“”幕僚“等归于广义的秘书。这就充分说明自古以来对秘书的参谋性、智能性和出谋划策能力的重视。
办公手段的现代化使秘书的部分程序化的工作被现代设备所替代，人们对秘书工作提出了从事务化向智能化转变的要求。以信息工作为例，过去秘书通过大量的电话往来、报刊剪贴来收集信息。计算机和网络信息技术不仅取代了秘书传统的信息手段，而且信息量是原来的百倍、千倍以至更多。因此对秘书工作的重点就必然要转向对信息的加工提纯方面，转向把初级信息转变为高层次信息的智能化工作上。这个意义上的信息工作，对秘书的悟性要求就是对信息价值的准确判断，即是否能准确地利用有价值的信息，是否能及时反馈重要信息。
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一个女秘书关于工作的心得
秘书工作无小事嘛，悟性和细心尤为重要。比我工作早几年的秘书曾经传授：平日里上下班要小心地走在领导身后，而在即将到达电梯门口时迅速箭步上前按动按钮；天气不好时和领导出差自己先多带一件外衣，在下车的第一时间及时地为领导披上……只不过现在换成保持众人皆醉我独醒的最佳状态，适当的时候选好适当的曲目，让领导们尽兴地K歌。
我是公司办公室里的一个小秘书，具体工作是为领导写各种讲话、汇报、署名文章及个人总结。通常这工作在书面上被概括为“领导的参谋与助手”，在私下里被主任概括为“高尚的枪手”，但我觉得实质上与安排领导吃饭差不多，虽然一个提供精神成果，一个提供物质成果，最终都属于服务的范畴。
领导们陆续来齐，按照职位级别高低，同级别的按照排序先后井然落座，我的位置一般是在离门和服务员上菜最近的地方，当然这也是工作需要，方便我随时叮嘱服务员为领导添酒、遥控空调的温度、决定上主食的时间，以及陪同仅有的一两位与我同性别的领导去WC。
晚饭正式开始通常是由级别最高的那位领导首先提议祝词，除非他授权别人。主题单一的祝词都简短些，而像今天这样主题不大明显，涉及层面又比较多的就相对繁琐。脸上及时回应笑容，优雅地偶尔动动筷子，心里一遍遍不停地打着草稿，总的原则是不能与他人雷同，又要把握适当的尺度，同时捎带显示一定的才华与聪明，最后我的祝词这样定稿：“今天对我来说非常高兴，也非常荣幸。敬杯酒，三层意思，首先祝贺我们公司刘总的乔迁之喜，刘总多年来对我们秘书工作给予了极大的支持，在此一并表示诚挚的谢意；再一层是有幸结识长丰公司的孟总工程师和王主任，希望以后还要对我们多多指导和帮助；最后感谢雅丽大酒店李经理为我们提供这样一个与各位领导近距离接触的场合与机会。我先干为敬，各位领导随意。”
大面积敬酒结束，接下来的小范围交流不再像先前那样拘谨和严格，但是仍马虎大意不得。
吃饭结束的最后一道程序是将领导们送出酒店，逐一握手再次对领导们的光临表示感谢，然后请领导们坐进事先付好费的出租车，挥手再见。
同事小何用“妆罢低头问夫婿，画眉深浅入时无”来形容我们写完稿子交给领导时的惴惴，那意味着之后还会有不知道多少次的修改。相比之下，吃完饭就可以OK，就可以回家多好。小何还说他老爸以前在机关里当秘书，有次为领导起草一急稿，交上去因没充分体现领导意图被撕了，可怜那时候还没微机办公，全是手写啊，哭的心都有。
虽然这样的饭总是吃不饱，但至少我还可以在自己的沙发里享受吃饭后的放松，至少我还可以在放松时想象有那么一天我也许会坐在梅花厅里那个主要位置上享受晚餐，面前的高脚杯中有一束造型最高贵的红色口红花。而同时，是否会有那么一位貌似忠厚温良的小秘书，在“苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤”之后对我进行着揣测？
实训指导：
一、简单应用：谈谈秘书常用的工作方法有哪些
二、 综合应用：1.结合重点工作搞一次调研活动并写出调研报告
2. 根据工作需要写一份请示
3. 根据工作进展情况写一份报告
4. 回忆并整理一份自己成功地为领导挡驾的过程并总结经验
5. 回忆并整理一份电话挡驾的材料总结出经验教训
三、案例分析
方秘书作茧自缚
一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
1． 请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。
2． 如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？
该如何挡驾
一天，秘书小王刚上班，就接到总经理从会议室打来的电话，说上午有位姓吕的客人要来，因他正开会，暂时不想见这位客人， 必 要 时 可 以 让 副 总 经 理 见 一 下 ， 并 让 小 王 热 情 接 待 。 刚 放下电 ，那 位 客 人 就 到 了 。 客 人 说 自 己 是 总 经 理 的 好 朋 友 ，有 急 事 要 见 总经理 本 人。 小 王 告 诉 他 总 经 理不 在 。 那 位 客 人 便 说 ： “ 我 知 道 你 总 经 理 没 有 外 出 ，他 刚 才 还 给 我 打 了 个 电 话 呢 。 ”
思考：如 果 你 是 小 王 你 该 怎 么 办 呢 ？
请示与分歧
天龙公司总经理出差外地了，公司的一件重要事项急需三位副总经理协商决定，但在商量时，三位副总发生了严重的分歧，开了一下午的会议，还未达成一致意见，而事情又十分紧急，这可使具体经办人简秘书苦恼万分。会后，好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持已见，每位副总都要求简秘书传话给其他两位，听话的简秘书均如此照办，但事情最终未办成。
总经理回来后，再次召集开会，三位副总的情绪更坏，隔阂更大，而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样，是简秘书在传话时加进了自已的意见，使原意走了样。这样一来，简秘书真是“猪八  照镜子——里外不是人”
思考题
1．   三位副总的隔阂是如何形成的？
2．   秘书遇到此类情况时，正确的做法应该怎样？
3．   在同一问题上，领导人之间意见不统一，或互相推诿时，秘书应怎么办？