神马文学网公文制作中容易被忽略的错误及解决办法1
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/25 20:28:11
公文是指党政机关、社会团体、企事业单位按照国家规定的格式拟制的用来向上呈报、向下布置或对外联系事务的正式文件以及外机关发来的文件。它以文字记述和传递的方式，作为传达意图、处理问题、联系工作、记录活动的一种工具，具有鲜明的政治性、法定的权威性、格式的特定性和处理的程序性。笔者在从事公文办理过程中，发现一些公文从格式、标题、符号、字母到内容中，存在着不同程序的问题。这些问题有的很小，常常被公文制作者忽略，但造成的错误却影响了公文的严肃性和权威性。现将公文制作中容易被忽略的问题和解决办法总结出来，与大家共勉。
一、标题的拟制中常见问题及解决办法
（一）冗长累赘，不简洁。这一问题主要出现在转发类公文中。此类公文的标题往往要写明被转发文件的发文机关以及文件名称。如果是直接转发某一机关的某文件，则按标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，如“××市人民政府转发××省人民政府关于××××意见的通知”。但在实际工作中，往往出现逐级、多层转发的情况，如标题“××区财政局转发《市财政局转发〈财政部关于纠正干部职工借用、拖欠款问题的通知〉的通知》的通知”。这种绕口令式的标题令人望而生厌，根据标题制作的一般原则，我们可以将其改写：××区财政局转发财政部关于纠正于部职借用、拖欠款有关文件的通知”，这样，既简洁，又揭示了公文的核心内容，还保留了上级权威机构的名称。
（二）成分多余。有的同志在制作转发类文件时，往往简单地套用现成格式，而不考虑标题中出现的成分多余现象，造成在标题中一个词语重复出现，如上条引例中的多个“转发”和“通知”。另外，介词“关于”在一个标题中多次出现也是实际公文制作中较为常见的错误现象，如“××省教育厅关于转发《教育部关于××××管理办法》的通知”，词语“关于”的重复使标题读起来别扭。公文标题中一般要在发文机关后用介词“关于”领起事由，同时，“关于”也隔离了发文机关与事由之间的动宾关系，表明动作行为的主体与发文机关并不一致，使表意清楚、准确。因此，多数情况下，“关于”不可省略，否则会造成歧义。 如“××市公安局关于加强××××工作的通知”就不可写成“××市公安局加强××××工作的通知”，因为原标题的意思表明“加强”行为的主体并非发文机关××市公安局”，而改写后的标题意思却表明“加强”行为的主体是“××市公安局”，这就有违原意了。但在印转类公文中，动词“印发”、“发布”、“转发”或“批转”的行为主体就是发文机关，所以事由前省略“关于”不会造成歧义。上例中“转发”的行为主体就是“××省教育厅”，故前一个“关于”应省掉。同理，“××市人民政府关于批转××市文化局关于××××意见的通知”中的前一个“关于”应省掉。
二、标点符号使用过程中常见的问题
（一）标题中的标点符号使用常见错误。《国家行政机关公文处理办法》（国务院
（二）容易输入错误的字符。使用电脑打印文件时，由于一些字符的录入比较特殊，有的同志就常用一些字符代替，从而造成错误问题出现。一是汉字“〇”用“0”、“O”或者“o”代替。进入新世纪以来，汉字“〇”字成了高频字，一些报刊、公文和匾牌中所用的“〇”很不规范：有的用阿拉伯数字“0”代替，有的用大写或小写的英文字母“O或o”代替，这样的错误可以说是层出不穷。二是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“<>”代替。“〈〉”与“<>”两者虽然形似，但有本质区别。如《关于印发〈××质量监督抽查检验工作管理暂行规定〉的通知》，与《关于印发<××质量监督抽查检验工作管理暂行规定>的通知》，从感观上就存在着明显的区别。三是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“［］”或小括号“（）”代替。如“某办发〔2009〕1号”是正确的，而“某办发［2009］1号”与“某办发（2009）1号”是不符合公文制作规定的。四是分隔符“•”用小数点“.”代替。如“五•一”劳动节所用的符号是正确的，“五.一”劳动节所用的符号则是错误的。五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。如：刘×、陈××，这里的“×”和乘号“×”一样，不能用英文大写字母“X”代替。这些字符的正确录入虽然有点麻烦，但方法有许多种，一般是从文档（如金山wps、微软word）编辑工具的特殊符号中选择，也可以从输入法的小键盘中选取，还有一些输入法如（陈桥五笔）只需要输入年月日三个定的拼音字母开头（nyr），就能录入当前年月日，不会出现错误的“〇”。
三、公文格式中容易忽略的问题和错误
（一）发文字号中的序号编虚位（即1编为01或001）或加“第”字。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，其标准的写法是：“某办发〔2009〕1号”，不能写为“某办发〔2009〕01号”或“某办发〔2009〕第1号”。
（二）附件中常见错误。附件如有序号应使用阿拉伯数字“1、2、3……”，而不能使用汉字“一、二、三……”，附件名称后不加标点符号，第一个附件应紧随“附件”依次排列，不应另起一行。第二个附件应另起一行，与第一个附件对齐。标准写法为“附件：1、××××××”。
（三）印章与正文不同处一页。当公文排版后，所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页。不能采取标识“此页无正文”的方法解决。
（四）英文中特别容易混淆的两个字母：大写 I与小写l。特别是在转发文件中，要特别注意区分这两个字母，防止出错。
四、被印转文件的处理办法
实际复合体公文写作中，常见将被印转文件当附件处置的错误现象，格式上表现为以“附件说明”的方式标识附件名称，甚至将被印转文件置于会议版记之后。
所谓“附件”是相对于主件而言的，附属于公文主件的材料。对公文的效力而言，附件或许很重要 但它并不承载公文的核心信息，它一般仅仅是对公文正文的相关方面起补充说明或参考、凭据、印证等作用（当然也是公文不可分割的一部分）。形式上，它的名称一般也不会在公文标题中出现， 甚至在正文中也不会被提及，如一些图表、名单、条据或其他印证物件。有时候它们会在正文里以括号的形式被提到，但或许因为它们是实物性的，无法穿插或粘贴在公文正文中；或许虽是纸质的原件或复印件，但若穿插或粘贴在公文正文中，会隔断公文前后意思的连贯而造成阅读上的不便，也影响公文的文面美，这时需要将其从主件中抽出而作为附件单独表述。更多情况是，他们只是那么“突兀”地以“附件说明”的形式在生效标识后被提到，在公文正文里则根本就不会被涉及。
相比之下，被印转文件在公文中的表现形式和作用则大不相同。形式上，这类文件的名称一般会出现在复合体公文的标题里，如标题“关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，标题是文章核心内容的凝聚，文件“《国家行政机关公文处理办法》”在标题中出现，它在此公文中的重要性自然不言而喻。内容上，处于复合体公文前面的“通知”、“通报”或“令”等，其作用和地位类似于“按语”或“编者按”， 而被印转文件一般都承载着公文最主要、最核心的内容。它们在整份公文中的性质、地位、作用与附件明显不同，它们绝不是补充说明或参考、凭据、印证性的，而是承载着公文正文意义的延续。
有些复合体公文即使未把被印转文件当附件处置，也在格式上出现了这样或那样的错误，如因为结构上的双重性（被印转文件前面的“通知”或其他文种本身和被印转文件）而出现两套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的眉首、版记等。因此，写作复合体公文，要视具体情况，在格式上进行必要的技术处理。
（一）当它们是印发（或发布、公布）类文件时（如“××××关于发布《××××办法》的通知”）。被印发的一般是：法规或者规章（含章程、条例、办法、规定等），而法规或规章是管理类文书，不是行政公文，所以不能直接发布，只能借助国家行政公文来发布，此时，公文的发文机关与印发法规或规章的机关是一致的，所以就不存在一份公文有两个发文机关的问题，印发时直接在公文生效标识后加印被印发的法规或规章即可。但有时可能出现两个日期：一是公文的成文日期，一是法规或规章的通过或成文日期，此时要对法规或规章的通过或成文日期进行技术处理：要么省略不标，要么将其移至法规或规章标题之下（或以话号标注）。
（二）当它们是转发（或批转）类文件时（如“××市办公厅转发××委关于××××意见的通知”）。此时，转发机关与被转发文件的发文机关不一致，被转发文件的发文机关具有独立的法人资格，是法定作者，因为职权所限不能由自己直接发文，需要经过其他机关转发文件。被转发的文件也有自己的一套格式，此种情况下，若不进行技术处理，就可能出现一份公文两套格式的情况。此时就应当进行必要的技术处理，以取消被转发文件的独立性，使其成为转发类复合公文的一个组成部分。具体办法是：去掉被转发文件的眉首、 版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移至其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文的标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。