BBox 檔案文件、筆記資料虛擬分類櫃，彈性控管數位工作進度 | 電腦玩物

2010年7月24日星期六

BBox 檔案文件、筆記資料虛擬分類櫃，彈性控管數位工作進度

「BBox」可能是一款連軟體設計者自己都低估了其應用潛力的免費工具。在BBox的官方網站上，自稱是「Desktop Manager BBox」，定位在高度靈活的桌面管理應用，號稱用極輕鬆的方式將電腦桌面上雜亂檔案、捷徑、網址集中收納；然而，BBox遠遠不僅止於可以當一個桌面收納櫃，只要善用之，你完全可以將BBox當做個人電腦工作上的數位秘書，幫你控管進度、收集資料、彈性為檔案分類。

BBox的功能與操作都不複雜，它的特色簡單來說只有一點（非常有用的一點）：

提供一個「虛擬分類櫃」，你可以隨意將資料「拉進」這個虛擬櫃子中重新分類，但是「完全不影響」檔案原本的儲存位置。

「隨意調整分類，但是不會打亂檔案真實狀態」，對於使用電腦工作的朋友，如果你常常困擾於檔案分類、檔案取用的不便，那麼BBox絕對是一款值得試試看的軟體。

• BBox：http://www.bainsoft.com/product/desktop-manager.html
• 適用於Windows系統
• 安裝版、免安裝版

• 為什麼我們需要一個「虛擬分類櫃」？

對於有一點數位檔案管理概念的朋友，應該平常就有幫檔案分類的習慣。既然如此，我們還需要另外一個「虛擬分類」方式嗎？是的，我覺得十分有需要。

例如我平常會將下載的軟體依據桌面軟體、系統軟體、影音軟體等類型分類，儲存在不同的資料夾；而平常在網路上如果看到一些有用的資訊網站、介紹文章，則是存放在瀏覽器的書籤當中；然後當我在測試軟體時會產生一些想法、截取一些圖片，這些內容則又另外儲存到了不同位置。

有沒有發現，雖然我有檔案分類的習慣，但是不同類型的資料還是必須存放在不同位置。那麼，假如這時候我想要寫某一個軟體的介紹文章時，我需要同時取用相關軟體安裝檔、修改檔、介紹網站、官方網站、之前的想法筆記、測試截圖，那麼我是不是必須在很多個資料夾中來回切換讀取？

檔案儲存分類本身是比較死板的，而我們每一次不同的實際工作需求則是充滿了變化，但是，我們總不可能每一次依據目前工作需求去重新調整檔案分類吧？

因此BBox就派上用場了！

它的「虛擬分類櫃」功能，正是提供了一個彈性分類的管道，我們可以依據充滿變化的工作需求，隨時建立新分類，隨時聚合必備文件資料，但是卻不影響真實的檔案位置，工作結束後那些檔案都還是在它們原本的硬碟儲存區中繼續存放。

像是上面這張圖片中，我就依據現在工作進度，建立了「待辦」、「進行中」、「已完成」等虛擬分類，也依據現在工作環境建立了「部落格」、「公司」、「網站」、「電腦維修」等虛擬分類；然後把硬碟裡已經有實際分類儲存好的檔案文件，再分派到相應的BBox虛擬分類櫃中，方便我隨時取用這些「目前需要」的檔案。

• BBox：虛擬分類法則、筆記註解中心、常用網站資料書籤

下面，我就把自己實作的步驟分享介紹，也同時推薦BBox中好用的功能。

• 01.建立虛擬櫃子分類

執行BBox後，利用【Add Group】可以在虛擬櫃中建立母資料夾，利用【Add Catalog】則可以建立子資料夾。這些虛擬資料夾的位置可以隨時拖曳調整，也可以隨時刪除，完全能依據你的目前工作需要彈性調整。

• 02.將真實檔案放進虛擬櫃中

建立好你需要的虛擬分類後，你可以將桌面上、檔案總管裡真實的檔案，用滑鼠按住拖曳的方式拉進虛擬櫃中。

當然，最重要的是可以把原本在不同位置的檔案，拉進同一個BBox虛擬分類裡。

• 03.在虛擬櫃中彈性移動檔案

前面已經提過，虛擬分類的用途並不是在於儲存檔案或真的分類，而是為了因應「目前工作需求」彈性產生的，所以虛擬分類中的檔案應該是會常常移動的。

例如我建立了「待辦」、「進行中」、「已完成」這樣的工作進度控管分類，以後便可以在BBox中，把待辦移動到進行中，把進行中檔案移動到已完成，也是一樣按住檔案後拖曳到相應虛擬分類即可。

• 04.在虛擬櫃中正常使用檔案

放在虛擬櫃中的檔案，雖然不是真實位置上的檔案，但是我們可以像使用原始檔案那樣的來操作它們，包含開啟、刪除，或是右鍵選單功能都可以進行。

• 05.幫虛擬櫃中的檔案加上筆記註解

這是一個BBox附加的「超有用」功能，選擇虛擬櫃中的某個檔案，按下上方工具列的〔Properties〕，在彈出的屬性對話盒中，我們可以於「Note」欄位隨意的添加筆記，支援中文輸入。

這有什麼用處？例如我臨時對某份文件有一些想法，對某個軟體有一些思考，這時都可以用「Note」功能先筆記下來，以後真的要使用檔案時，就能作為有用參考。

• 06.建立全新筆記註解，把BBox當記事軟體

接下來要講的這一項不是BBox原本設計目的，但是我覺得這樣使用也很棒。

我們可以按下工具列的〔Add Entry〕，在彈出的屬性設定畫面中，於「Title」輸入筆記名稱，於「Note」輸入筆記內容，其它欄位不要輸入，這樣一來這個新項目就會看起來像是一則「單純筆記」。

誰說不能把BBox當做單純筆記分類軟體、待辦事項工具來用呢？當然可以啊！

• 07.快速擷取網頁超連結

有一些資料來自於網路上，這時候我們可以利用BBox的〔URL Capture〕功能，將網頁中的超連結擷取下來，儲存在BBox的虛擬分類裡，這個擷取功能會幫你自動抓取網站圖示、標題名稱與網址，可以當做彈性的書籤儲存工具。

• 08.如何正確刪除虛擬分類裡的資料

前面提到，放在BBox裡的檔案文件，都還是儲存在其原始的硬碟位置。不過即使如此，我們也要小心檔案刪除的步驟！

如果你只是想要在BBox中刪除某個用不到的檔案資料，那麼請選取檔案後，使用工具列上的〔Delete Entry〕進行刪除，這樣才是「只在」BBox刪除的正確作法。

• 09.搜尋虛擬分類櫃裡的內容

從工具列的〔Tools〕中，使用【Find】開啟資料搜尋器，可以使用中文關鍵字搜尋，幫你快速找出需要的文件、檔案、筆記、網址等等。

• 10.將放在BBox中的檔案從真實位置隱去

到BBox的「Options」設定中，你可以勾選「Auto hide desktop files」、「Auto hide original files」，這樣一來當你從桌面、硬碟將檔案拉近BBox虛擬分類櫃後，就會在其真實位置隱藏該檔案的顯示。

不過請放心，檔案都還是保留在原始位置上，只是暫時顯示為隱藏檔而已。這個功能有助於「假裝清空」桌面等應用方式。

• 小結：

雖然BBox似乎自己定位成桌面整理工具，但我覺得BBox的應用可能性遠遠不只如此。我們可以將BBox做如下的發揮：

1. 臨時性的檔案分類。
2. 依據工作進度控管檔案。
3. 筆記各種想法要事。

BBox免費、易用和彈性管理的特色，相信可以成為電腦工作者的好幫手。至於桌面管理，我更推薦「Fences」，某種程度上，其實BBox和Fences都是類似概念的工作效率優化軟體。