公文写作能力是诸多能力的综合体现

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/29 08:57:45
作者: 王群   发表时间:2007-3-1
古人讲 “文如其人”,就是说从一篇文章中,可以看出作者的思想、见识、逻辑、文笔、语言等多种素质。正因为如此,现在无论是国外还是国内,都把培养人的写作能力作为提高素质的重要方面。世界高素质人才的摇篮--美国哈佛大学,有六条教育理念和培养目标,其中第一条就是培养人清晰、有效的思考和写作能力。近年美国本科生的入学考试(即SAT考试)作了一次重要的变革---增试作文,其目的就是希图改变目前高中生写作能力退化这一现象。从国内看,这些年高中生、大学生甚至机关工作人员,也出现写作能力普遍下降的现象,已经引起人事、教育部门的重视。于是大学理科增开写作课;公务员考试、公开招聘领导干部考试,写作成了必过的关卡。在这种情况下,如何提高写作能力,就成了大家关心的话题。
要提高写作能力,遇到的第一个问题就是写作能力的内涵是什么。写作能力实际上就是写作主体(即作者)能胜任写文章的主观条件。那么,写作的主观条件又是什么呢?从写作过程上看,任何一种写作活动都不能超越从事物到认识、再从认识到文章这两个阶段(即陆机的“物-意-文”模式),在这个过程中,主体与客体进行着复杂的心智活动,每一阶段都要求写作主体具备相应的能力。例如,思维能力、想象能力、采集信息能力、调查研究能力、辩体能力、炼意能力、构思能力、文字表述能力以及注意力、记忆力、社会经验、工作经验、百科知识等。所以,一个人的写作能力,是与写作密切相关的多种能力的综合体现,并在写作过程中进行有效地配合和发挥。那些将写作能力局限在某个单项能力上的认识,显然是片面的、不合实际的。
公文写作能力也是诸多能力的综合体现。若细化一下,可以分为一般能力和特殊能力两类。一般能力是指公文写作主体和其他行为主体(例如科学研究、文艺创作等)共同需要具备的能力,主要包括:思维判断能力、认识研究能力、想象创新能力、相关理论和知识的储备、工作经验和社会经验的积累等。特殊能力是指公文写作主体应具备的专门能力,主要包括:信息采集研究能力、文体格式运用能力、炼意构思能力、文字表述能力等。以上诸多能力中,核心是认识能力。下面,仅就公文写作的特殊能力,谈谈笔者的认识。
一、信息采集研究能力。公文写作之前,必须掌握大量的信息材料,经过鉴别、筛选、分析、综合,将相关的材料转化为公文的内容。信息的采集十分重要,关系到公文写作的成败。一个写作任务到手,首先要知道采集什么信息,到哪里采集信息。文章写得好的人,都晓得收集信息材料的重要性。胡适培养学生,首先是培养他们收集材料的能力,强调写文章第一须会找材料,要“上天入地,动手动脚”,翻遍书堆。马克思为写《资本论》,读了1500多种书籍,摘录了40多本笔记,光是收集材料先后用了20年时间。恩格斯为了写《英国工人阶级状况》,不仅收集了所能弄到的各种官方和非官方的文件,而且到工人栖身的简陋的住宅区,做了21个月的调查研究。材料于写作就如同“巧妇难为无米之炊”,公文写作也是如此。通过调查情况或阅读资料,采集到全面、新鲜、有用的信息材料,写作才有了坚实的基础。否则,写作起来就会一路艰难。
当信息材料到手后,研究是关键。分析研究材料有两个目的,一是通过研究消化信息材料,不断明确公文的主旨,使之更鲜明、更集中,为进一步炼意定下基调。二是通过鉴别、筛选信息材料,转化成公文内容的组成部分。一般来说,经过鉴别比较后选用的观点、事例、数据等材料,都要进行归纳、综合、剪裁或改写,才能放进公文中去。这些环节都要依赖于对信息材料的深入研究。
在信息采集研究能力中,很重要的一点,就是要有较强的采集和领会领导信息的能力。公文写作的的一个重要特点,就是它的受命性。因为,公文作为领导机关实施领导和管理的一种工具,其制文意图必然源于领导,只能是受命制文。如果秘书人员写出的公文不能准确体现领导意图,甚至违背领导意图,那肯定得不到领导的认可。从这个意义上说,公文写作的首要问题,是秘书人员必须主动捕捉领导意图,全面准确地领会领导意图,搞清行文的目的,掌握行文的背景。否则,写作起来就会步履维艰,甚至反复修改多次,难如领导之意。所以公文写作能否成功,很大程度上取决于写作者对领导意图的捕捉和领会。公文写作的受命性有三种情况:一是完全受命式,即公文内容完全由领导授意,秘书人员的任务只是将领导意图准确无误地表述出来。二是有限受命式,即领导只交代公文的写作要点,而由秘书人员根据自己的领会去扩展和充实。三是无限受命式,即领导只提出一个意向或题目,丝毫不涉及具体内容。从公文构思到文稿草拟,完全由秘书人员完成。以上第一种情况较少出现,而后两种情况却是十分普遍的,秘书人员必须准确把握领导意图,才能完成好公文起草任务。特别是在第三种情况下,秘书人员要有孙悟空钻进铁扇公主肚皮里的功夫,为使公文符合领导意图,须多方采集领导同志的有关讲话、批示、文章等信息,反复研读领会,捉摸领导同志处理问题的思路,顺着这个思路去提炼观点,充实内容。这样写出的公文才能得到领导的认可。如果缺乏采集研究信息的能力,就不可能胜任这样的写作任务。1956年9月,党的八大召开前夕,毛泽东因筹备会议很忙,委托陈伯达起草大会开幕词。陈伯达认认真真地写了几大张纸,内容虽然全面,但是没有重点。毛泽东看后摇了摇头。这时候离开幕之日没有几天了,毛泽东就找来秘书田家英,说:“你来写吧,写得短些,有力些。”田家英写了一通宵,第二天就交了稿。毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕式上,毛泽东的这篇不足2000字的开幕词,曾被43次热烈的掌声打断,甚至会后会议代表们还不断赞扬这篇充满“毛泽东风格”的开幕词。这件事颇令人深思。论文笔,田家英并不如陈伯达,他写的开幕词之所以能得到毛泽东的肯定,一是得力于他对毛泽东思想脉络的准确把握。田家英1948年当了毛泽东秘书后,他的第一件事就是从当时能够找到的毛泽东著作中,摘录大量成段的论述,按专题编排了五大厚本,潜心研读。因此他对毛泽东思想和思维特点的熟悉程度,远远超过了陈伯达。二是陈伯达接受起草开幕词的任务时,没有具体的指示;而田家英却得到了毛泽东关于开幕词的写作意图(即短些,有力些),加上他平时对毛泽东讲话风格的了解,写作成功就是必然的了。这个事例有力说明,秘书人员能否准确领会理解领导意图,是公文写作成败的关键。
现在大学里讲授一种后现代写作学,它主张写作时心灵自由、思维自由,只管自由地去写,没有固定的方向,没有事先设定的框架。这种写作理念,对于公文写作是完全不适用的。因为公文写作是要体现领导意图,领导意图就是对写作方向的规定,秘书人员不可能脱离这个方向去“自由思维”。
二、文体格式运用能力。天下的文章,没有比公文更规范的。古今中外,对公文的写作都有一套较为严格的规定,随着时代的前进,规范的程度日益提高。现今我国党政公文的规范已经十分成熟,十八种公文文种、十七八类公文标识,秘书人员必须练就十八般武艺,熟谙每一类公文的文体特征、写作大要、格式要求和用语特点,才能写出规范的公文。在文体格式运用能力中,以下几个能力较为重要。
其一,辨体能力。秘书人员要能够根据行文意图去辨析文体,准确使用公文文种。怎样辨识适用的文种呢?一是能够区分公文功能的相同点和相异点,依据公文的具体事由来确定适用文种。如,行政公文中的命令、决定、通报,都具有表彰的功能,而适用场合各不相同。表彰对国家做出重大贡献的人员、单位,应该用“命令”,;表彰并授于光荣称号的人员、单位,应该用“决定”;表彰个人或集体的先进事迹,应该用“通报”。二是能够区分行文的方向,依据隶属关系来确定适用文种。如,“示”和“函”都有请求批准的功能,但由于行文方向不同,则要使用不同的文种。向具有隶属关系的上级机关行文,应该用“请示”;向无隶属关系的机关行文,应该用“函”。三是能够区分发文的范围,依据不同的范围来确定适用文种。如“公告”、“通告”和“通知”,都有发布需要周知的事项的功能,但因发布范围不同,适用文种也不同。向国内外公布事项,应该用“公告”;向国内社会一定范围公布事项,应该用“通告”;向隶属单位发布需要周知的事项,应该用“通知”。具有以上辨体能力,是正确使用公文文种的前提条件。1997年5 至7月,广西某县连续遭受严重的冰雹和洪涝灾害,损失相当严重,属于重灾县,亟需省里给予救助。该县及时将受灾损失用红头文件上报省委、省政府,要求按重灾县解决救济粮款等问题。但是省救灾办发放救灾粮款时,该县并没有被按重灾县对待,只得到所需粮款的20%。该县领导很不理解,经过询问有关方面,才明白造成这一后果是缘于秘书人员错用了红头文件的文种。原来,该县上报文件本应用“请示”,却错用了“报告”,公文的标题为:《××县委、××县政府关于我县遭受特大洪涝灾害情况的报告》,报告洋洋万言,损失情况和抗洪救灾措施写得十分详尽,占了主要篇幅,最后才是要求省里解决救济粮款等问题。根据公文处理办法,“报告”属于“阅件”,不需上级领导批办;只有“请示”才是“办件”。所以,省委办公厅接到该县的报告后,按报告的处理办法,转省委救灾办阅。结果,该县请示的事项没有得到办理。这个事例说明,秘书人员的辩体能力是十分重要的。
其二,角色融入能力。写作主体的角色意识,对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信,其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有融入角色的能力,头脑中始终树立一个明确的写作对象,是上级机关、所属单位还是平行部门,这样在提笔时就清楚哪些该写,哪些不必写;哪些要详写,哪些该略写;哪些语气要坚决;哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体,又有很强的针对性。公文写作要提倡“看人下菜”,反对“对牛弹琴”。如,同样是年度工作总结,如果是用“报告”向上级机关汇报,就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训,突出重点,少谈成绩。如果是用“通知”印发给下属单位,则要注意全局性,工作成绩要全面,兼顾各方;经验做法要概括,有代表性。再如,上行文要少发议论,少讲道理,多摆情况,多用“请”、“希望”、“建议”等谦恭词语;下行文则道理讲透,措施要实,要求具体,多用“要”、“一定”、“必须”等语气坚定的词语。以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力。
其三,细节注意力。公文写作是一项十分严谨的工作,来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式,做了十分细致的规定。例如,对公文标识的规定:发文字号年份应标全称,用六角括号;发文序号不编虚位,不加“第”字,等等。对标识位置的规定:发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线;发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字;成文日期右空4字,等等。这些规定虽属细微之处,但也是公文规范的组成部分,确保公文外表的美观一致,不应忽略。2005年北京市优秀公文评选中,上百家单位报送的参加评选的公文,虽然经过认真遴选,但是从标识到排版完全符合国家标准的,只是凤毛麟角,公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题,笔者认为,对于党政机关公文的格式,各自有明确规定的,应按照各自的规定去标识;各自没有明确规定的,应一律按照国家行政机关格式(中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999)规定去标识。这样有利于公文格式保持相对一致性。
三、炼意构思能力。炼意,是古今一切文章写作的灵丹妙药。在确立了公文主旨(即立意)之后,需要经过反复思索,提炼出若干观点(观点群)来阐明主旨。如果提炼不出观点,公文主旨就成了一句空话,文章立不住;若提炼出的观点一般化,则公文主旨平平淡淡,文章毫无新意或深度。观点确立后,就如同盖房有了梁柱,接着就要谋划哪里架檩,哪里开窗,哪里设门,哪里作厅;哪里该添,哪里该减,哪里该藏,哪里该露。这就要凭借构思能力了。构思的任务,主要解决如何安排段落、怎样运用材料的问题。炼意、构思能力的高低,取决于秘书人员是否善于深入挖掘,善于选取角度,善于“发人所未发,想人所未想”,而这些又取决于秘书人员的思维能力或者说认识能力的高低。
写作所需要的诸多能力中,排在第一位的当是认识能力。一个人的认识水平高,对客观事物的认识就正确和深刻,提炼出的观点就富有启迪性;否则,对客观事物认识不清楚,也就写不清楚,认识不到的东西,自然就写不出来。机关里“大手笔”的公文之所以写的好,关键是他们的认识水平高,是马克思主义理论水平和对事物的分析、概括水平比别人高一筹。有的秘书人员接到公文写作任务常常感到下笔艰难,搜尽枯肠难以为继,这是他的文字表述能力不行吗?不是,是认识能力不行,是对要写的事物尚无完整、清晰、透彻的认识,因此不知道该写些什么。好比盖房子少了梁柱,砖瓦泥灰也就派不上用场。宋代学者陆机在《文赋》中讲了一个非常深刻的道理:“恒患意不逮物,文不逮意,盖非知之难,能之难也。”意思是说:他常常忧虑自己的认识是否能与客观事物相适合,文章能不能准确表达自己的认识;这个道理知道并不难,做到太难了。他提出“物--意--文”的写作思维模式:写作的第一步,就是把“物”变成“意”,即通过“炼意”对要写的事物取得符合实际的认识;第二步是把“意”变成“文”,即将自己对事物的认识用文字准确地表述出来。他认为写不好文章,最主要原因的是“意不逮物”,也就是认识能力不行,导致“物--意”这个炼意过程很差,对客观事物不能产生正确的认识。这样,就是有天大的本事,写出来的文章也只是一个空囊而已,没有实际的内涵。清代学者刘熙载也有类同的说法,他说,“文以识为主。认题立意,非识之高卓精深,无以中要。”(见《艺概》)其意是说,文章的好坏首先在于思想观点,而确立文章的思想观点,没有高深的认识和分析能力,就不可能切中事物的本质,写出的文章自然不会很深刻。
认识能力实际是观察分析能力、逻辑推理能力、归纳概括能力、提炼开掘能力、洞察能力、鉴别能力、联想能力、创新能力等的综合体现。1994年,北京市某局上报了一个关于组织力量支援山区建设的报告,原稿汇报了他们组织专家到贫困山区送书捐款,普及优生优育的知识。然而全文就事论事,只摆了工作过程,没有多大参考价值。市委办公厅信息部门研读后,跳出具体事实的圈子,联系当时全市支援山区建设的全局,从山区建设的特点思考,发现这篇报告的闪光点,提炼出“改变山区落后面貌要从提高山区的人口素质入手”的基本观点,建议支援山区的工作不要停留在送钱送物上,要切实加强山区的教育和培训,提高山区人民致富的本领,这才是改变山区落后面貌的根本途径。后来这篇材料得到市领导的重视。这个事例说明,认识能力强,公文主旨开掘的就深,就能发现别人未能发现的事物本质,写出的公文就具有思想深度。
从公文写作的需要来看,具有较高的认识能力,就要掌握科学的世界观和方法论,以求正确深入地分析问题;就要掌握大政方针和前沿理论政策,以求站在时代和历史的高度思考问题;就要掌握新情况、新事物和新知识,以求从新的角度来认识问题,善于发现别人不易发现的东西。
四、文字表述能力。秘书人员有了对事物的正确认识之后,如果缺乏较强的文字表述能力,不能娴熟运用写作技巧完成“意—文”的转化,不能将高深的认识准确、完美地付诸于文字,写作仍然会是功败垂成。文字表述能力的高低,往往决定了文章写作的成败。例如,著名物理学家麦克斯韦是经典电磁学理论的奠基人,他所取得成功,除由于他的研究天才外,还与他的文字才能相关。麦克斯韦酷爱文学,在中学时代就曾获得诗歌比赛第一名。在电磁学理论方面,早在麦克斯韦之前,著名的物理学家法拉弟已经进行了30多年的精心研究,他用直观的“力线”来表述电磁现象,但由于表述思路“模糊不堪”,文字“晦涩难懂”,使他的“力线”提出后未得到当时科学界的公认。20多年后即1854年,年轻的麦克斯韦第一次读到法拉弟的《电学实验研究》,他深入研究了“力线”理论后,以一组对称、严谨的微分方程和精确、生动的文字,清晰地表述了电磁学理论,并预言了电磁波的存在,把电磁学理论推到了一个崭新的阶段,得到了科学界的高度评价。显然,法拉弟的研究成果未能取得公认,很大程度上是因为他的表述能力不高;而麦克斯韦的成功,则得力于他文字功力的高超。
文字表述能力依赖于缜密的思维、娴熟的语法技巧、丰富的词汇以及反复地推敲修改。要具备这些能力,从多数人的经验看,只有下“笨”功夫:即大量阅读和多写多练。有许多文笔很好的人,学历并不高,如毛泽东、鲁迅都没读过大学,但是他们读书面之广、知识之渊博,很少有人能与之相比。日本友人长尾景和写过一篇回忆文章,说和鲁迅谈了一次话,发现“就是五个日本博士结合在一起,也不会知道这么多”。鲁迅的文章写得深邃、透彻,令人叹为观止,与他博览群书是分不开的。 “读书破万卷,下笔如有神”,这是杜甫总结出的写好文章的千古诀窍。然而,有的人读破了万卷也不见得下笔就有神。所以还得有悟性,读人家的文章,会领悟人家的写作方法,达到“理有所本,体有所摹,语有所取”的目的,特别是通过大量阅读培养自己准确的语感,慢慢地就会越写越好了。