管理与高校行政组织

论知识管理与高校行政组织
日期:2005-3-21　作者:赵建梅　阅读:675
摘  要：本文论述了企业知识管理的涵义及特征，强调高等院校的行政组织也必须实施知识管理，并对高校行政组织实施知识管理的作用、内容、方法及高校行政组织知识管理的特征作了阐述。
关键词：知识经济  知识管理  高等院校  行政组织
一
1. 等级明确。高校传统的行政组织虽与政府部门不尽相同，但也沿袭了政府管理模式，传统的等级制在高校行政组织中仍然非常突出，组织结构的管理层最少的也有8 -10层，并有一套操作程序来决定报告渠道、权力层次、部门特权，所有的大事小事都需由领导决策，等级明确，下级只能服从上级的命令，而不必要创造性的完成任务。有了矛盾，可以把问题上交领导，由上级来协调。等级制组织的缺点是缺乏创造性。
2.各自为政。高校各个行政管理部门有着自己独立的职权范围，有着自己的工作职责，各个部门之间互不影响，互不干涉，除了主管领导和分管领导的指令，别的任何指示都不能左右部门的工作，这种封闭管理，在信息社会已显得落后而且不适应。
3. 官本位意识。高校的行政组织仍然享受着国家干部的级别待遇，晋升职务成为权力和地位的象征，也成为事业成功的重要标志。但金字塔式的管理结构，上头很小导致许多人得不到晋升，因此许多人毫无积极性地工作。得到晋升的干部希望不犯错误以保住自己的乌纱帽，因此不敢改革，不敢创新，唯唯诺诺，对上级唯命是从，本位意识严重影响了高等学校的改革与发展。
4.经验管理。高校行政管理组织的职责范围、工作程序都是由上级组织的政策决定的，如何进行管理，主要依靠多年的工作经验，这种工作经验主要是领导一级传一级，但如果人员大范围的变动，那么这种工作经验就会流走，新到岗位的人员就必须自己从头摸索经验。同时各个管理单位的管理经验也不共享，人们在工作中很难借鉴别人的经验以防止自己工作的失误。
二、高校行政组织知识管理的实施
1.重视知识管理在高校行政组织中的作用
有人认为：知识管理产生于企业，发展于企业，在企业中可以发挥作用，而高校本身是知识生产和传播的地方，不必要施行知识管理。其实不然，高校本身虽然创造和传播知识，但作为管理创造传播知识的行政管理人员更应该利用知识进行管理，同时，知识管理带来的管理理念上的革命及成功的实践，在政府、大学和事业单位引起了极大的反响。
1.1实施知识管理，可以提高工作效率，通过管理知识共享，可以避免工作失误，通过管理经验的交流，可以不断进行工作创新，解决了传统行政组织各自为政的弊端。
1.2实施知识管理，有利于提高行政人员的素质，鼓励他们不断地学习，使高校行政组织成为一个学习型的组织，解决了行政人员的官本位意识。
1.3实施知识管理，提升管理理念，使管理模式从封闭式管理向开放式管理转变，通过改进知识流程提高行政管理的效率和竞争力，而不是靠行政命令或权力来达到这一目的，解决了依靠经验管理的问题。
2.高校行政组织知识管理的内容与方法
2.1 建立知识库。知识库是进行知识管理的基础，建立一个完整的知识库，应该包括显性知识和隐性知识两大部分，显性知识易于进行编码、序化、存贮和提供，而存在于员工头脑或组织的结构与文化中的隐性知识，不易被编码或描述，正是这些隐性知识才是知识创新的源泉，所以对隐性知识的管理成为知识管理的重要内容。建立高校行政组织的知识库应包括以下内容：通用知识资源模块。包括中外高等教育的发展方向、当前教育改革的前沿、高校教学改革、课程改革情况、高校后勤改革情况、干部人事制度改革情况等。工作规范管理模块。包括各个部门的工作职责、工作流程、项目协作、反馈系统等。经验知识管理模块。包括学校及各部门的计划总结、案例管理、培训考试、文件管理等，经验知识管理模型的重点应是隐性知识的管理，特别是工作经验的总结及交流、校园文化及精神的凝练等。
2.2建立知识检索系统。知识库就是为了方便行政管理人员的学习与运用，当然方便、简捷的检索系统及运行网络必须能与之相配套。
2.3 建立知识交流平台，包括电子公告板、个人留言板、内部E-mail通知等。内部知识的交流和共享，是知识管理最普通的应用。建立知识交流平台，就是为了使隐性知识转化为显性知识。要建立内部信息网以便于管理人员进行知识交流，利用各种知识数据库、专利数据库存放和积累信息，从而在行政组织内部营造有利于职员生成、交流和验证知识的宽松环境，并制定激励政策鼓励职员进行知识交流。
2.4设立知识管理部门，负责知识库的管理，协调各部门向知识库提供知识，帮助用户用各种方式检索知识，检查向知识库提供的知识的精确性，以保证知识不受污染，还要保证知识库的安全性，以保证不受到损害。
3.高校行政组织知识管理的特征
3.1 价值取向从重方法向重人才过渡。传统的行政组织主要靠行政手段、规章等方法进行管理，在知识社会，知识与人才是学校最大的资产和推动力。高校知识管理所要管理的主要是无形知识资产。学校要有效地管理知识，需要高度重视和培育大量新型知识人才。对显性知识的取得和分享，可以通过计算机的网络化和软件系统实现；对于隐性知识，除了重视发挥行政工作人员自身潜能以外，学校应重视内外专家学者及领导层的知识作用，即人才智力的高效能发挥。行政组织需要更多的技术和专家系统提供支持，在知识经济时代的高等院校必须成为学习型组织。要求行政管理人员从被动培训向主动学习转变，把自己置于学习的中心地位，不断地获取知识；注重创造知识和应用知识，而不仅仅是积累知识，发挥知识团队的整合效应。
3.2领导方法从重一把手决策向民主决策过渡。强调工作人员人人参与，集体领导。有人认为知识经济时代知识会自然而然地被充分利用，这是种错误的观念。同知识经济的时代特征相适应，学校行政组织有必要提高收集、分析和传播知识的能力，才能竭尽全力去未雨绸缪，把握住高等教育发展的方向。未来的领导是集体领导，是集中行政管理人员智慧，统一工作人员行为的领导，使工作人员人人参与，并在参与过程中扩展自身能力的领导。组织获取信息的方式由纵横方向向网络化、交互化方向发展，组织的动力结构也将由控制型向参与型、自主型转变。
3.3激励从重物质奖励向多层次精神奖励过渡。学校知识管理机构的目标，应该是帮助内部工作人员和外部其他人对知识进行创造性分配和利用。学校中行政管理人员之所以重要，并不是因为他们已经掌握了某些秘密知识，而是因为他们拥有不断创造新知识的能力。在知识经济时代，学校行政组织尤其注重精神激励，不只是那种给予赞赏、表扬或荣誉的传统式的精神激励，而是一种新的强有力的导向和精神激励，即赋予行政人员更大的权力和责任，使被管理者意识到自己也是管理者的一员，建立起对识别、保持和扩展自身知识以及更新和共享知识资产的责任感。认识到知识对他们担负工作的价值，进而更好地发挥自己的自觉性、能动性和首创性，充分挖掘自己的潜能，以实现自身的价值。
要重视对知识共享的激励。许多不成功的经验和教训对于管理来说都是非常有价值的，但行政人员由于害怕受到处理，不愿意将这些知识与他人共享。还有许多人员掌握丰富的经验和技术，由于这些与他们的地位和待遇相联系，也不愿意与他人共享。因此建立知识生产、应用的激励机制很关键，要建立长期的激励、评价机制，使应用知识、交流知识的人员得到适时的奖励。
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（作者单位：烟台师范学院图书馆）（2004.4期）