[原创]你管理好你的邮件了吗

来源:百度文库 编辑:神马文学网 时间:2024/03/28 20:13:44
人人都是管理者。德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中这样说。
是的,我们每天要对很多事情进行管理:时间、邮件、各类其他事务。我们是管理者,但是,我们卓有成效吗?
当我们发了邮件给人,再问到的时候,往往会有这样的回答:没看,没时间。
对于说没时间看邮件的同事,我一般会问一个问题:你每天会收到多少封邮件?
好象很多人没有数过。我统计过自己每天的邮件,平均约在100封左右(较多的一天是200多封)。
我没有压过邮件,处理一般都很及时。
这个数量(日均100封)对于很多同事来讲,可能还是少了,不过我有信心,即使数量更多,我也还是会处理好。在此总结一下自己的经验:
1、正心,诚意。
我相信我应该并且可以处理好所有的邮件。由于邮件太多,可能很多同事都麻木了,觉得多就多吧,反正是处理不完的。我们应该把快速响应、结果导向的理念贯彻到邮件处理中。事实上,对于IT从业人员,邮件的处理有可能是主要事务。
2、善用工具。
GTD是一种很好的工具(或者说是理念),来自于David Allen的一本畅销书《Getting ThingsDone》,那么什么是GTD呢?"GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。""GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。"
而GTD又如何和邮件管理结合起来呢?这里,摘抄一段别人的经验:GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理,安排好它的下一步,所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器,让他们全都进入收件箱,当然这并不是任它们呆在收件箱中,我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理,所有从inbox出来的东西只有三个归宿:删除、归档和确定下一步行动(包括行动、未来某天与等待)。"
所以,比较好的做法是:看所有的邮件,确定处理方式。
3、根据自己的需要设定合理的分类。
很多同事或者是根据发件人是谁决定处理顺序,或者是从标题判定处理顺序。按照发件人分别放进不同的分类夹。但这种方式,容易导致两个问题:一是容易忽略非重要人物发来的紧急事务,二是未读邮件越积越多,处理起来更加麻烦。
我是用outlook管理邮件的。在outlook中设立的分类文件夹,不是按人,很简单的分成:
(1)01week plan存放周工作计划,领导的、相关部门的、自己部门的。我是用HR系统中的周计划来进行,周计划当然会抄送自己,收到后,周一,打印出来,放在面前的墙上,每天进行检查,看进度如何。(对于进程,尤其是完成的,及时用笔在上面做出标志)。同时通过这一分类夹,查看部门同事的工作计划,检查进度。
(2)02important存放重要信息。这一般是一些不愿意记但又经常用到的信息,配合我桌面文件夹中的"important"(存放内容如直接上级的经营目标责任书、我的岗位目标责任书、核心合作伙伴名录、机构总经理名录等)使用,存放如人才热线账号、我的FTP账号重要邮件,这样便于快速找到。
(3)03backup 存放以前的邮件,这个是因为重装系统后,导入以前的邮件备查。
(4)04office发文 存放来自office的发文,因为office发文代表着公司的信息,很多时候都会用到,所以单独存放。
(5)05技术 存放技术类的邮件,比如信息部发的"反垃圾邮件系统客户端使用说明",有些技术,用久了,形成坚固的技能,就可以不用放在里面。放里面的主要是生疏而又重要的技术。
每个人可以依据自己的需要,设定不同的分类。我上面仅是举例。
4、邮件的阅读。
收到邮件后,我会先看标题,把一看就是垃圾邮件的,直接删除。然后再根据标题中显示出的事件的重要性,排定顺序阅读。这样做的好处一是不会遗漏,二是可以根据标题进行统筹安排,比如有些邮件可以先处理,在处理后等待回复的过程中再处理其他,就节约时间,而若把需要等待别人回复的放到最后再处理,等待的时间可能会更长,不合算。
我一般不会直接把未读邮件标成已读,除非是在时间很紧张的时候,收到象"世界经理人网站"等发来的邮件,我会单独存放,回头阅读。
对于邮件,也没有必要收到后五分钟内立刻处理,这样势必会对手头的事情形成干扰。所以首先我会把邮件自动收取时间间隔设长一点(说长,其实也就是五分钟,这样也是为了确保紧急事件能够及时处理),然后,在我处理其他事情时,不会去关注邮箱的自动通知(但我会打开自动通知,这样会知道有邮件到来需要处理),等我处理完手里的事情,再去阅读邮件,进行处理。
对于邮件的阅读我一般会很认真,争取看完全部信息(说一般,是因为的确有时候也会看得不够全面,但这种情况非常少)。这样,就不会因为自己未看完全信息而对整个事情了解度不够,再去问发件人。而关于这一点,很多同事做得不好,比如我们发的一周知识荟萃,有时候我会接到机构询问某些知识有没有、放在哪里的电话或邮件,事实上,那些知识我们都发过邮件、并放在论坛、BLOG上,但是,很多人不去关注,用到的时候才紧急去找。这不是一个好的习惯。
另外是很多时候我们发的邮件(尤其是发给机构的),要求回馈但往往无回馈,这种情况下只能再打电话,非常累如果大家都有好的邮件沟通习惯,可能就能够避免了。
5、邮件的处理。
对于紧急情况的邮件,我会先安排处理,再立刻回复说邮件已收到并已安排,有结果后再回复。这样可以让收件人放心,知道信息我已经知道,然后等结果。对于这类邮件,我会加上outlook中的"后续"标志,必要时加上提醒,这样确保不会遗忘。等到处理完毕,把后续标志改成"完成"即可,非常方便。
一切的邮件处理,需要结果。我如果转发给了别人处理,也会追问结果。我觉得所有同事都该养成这样的习惯:如果自己是事件负责人,应当给出回馈,如果自己不是,可以说明,要求转发给其他人处理,但不能一点回音没有。我会每天检查后续邮件,如果看到没有回音的,会再发邮件或打电话催问。
6、邮件的整理。
其实邮件不用特别的整理,重要邮件可以单独存放,以便查找和应用(象我的important)。outlook自带有很好的邮件分类查找功能,比如按发件人、按主题、按时间等。(事实上outlook的功能非常强大,用好这个软件对我们的工作会有很大帮助)。除了自带查找功能外,我还使用Google桌面搜索进行辅助。当然,这里也就有一个问题,即要对邮件有印象,比如发件人、邮件主题和正文中的关键词,这样才便于查找。
7、邮箱的整理。
我们部门因为经常群发邮件,也就会经常收到大批的退信。这种情况,我认为是不正常的。我们的邮箱大小是有限制的,也不应把公司邮箱当成存储资料的空间(如果真要存储,可以采用Gmail等邮箱。)只要邮件存在本地就可以了,没必要放在服务器上。服务器邮箱中的邮件不及时清理,就会导致空间占满,这样,新发进来的邮件就无法或难以收到,贻误事情。所以及时清理邮箱也是一个好的习惯。
8、邮件的撰写。
邮件的撰写,我认为也是一门学问。要尽量简洁,条理分明地把事情说清楚;要突出重点;要尽量避免错别字;要有礼貌,尤其是商务信函;此处涉及文字表达能力,不多述。
9、道歉与感谢。
人总有疏忽的时候,有时候发邮件会忘带附件。这种时候,一定要道歉:因为忘带附件而必须重发,带给对方打扰。这是一种基本礼貌。我们部门有一个邮件外发checklist,要求在发送邮件时进行检查,当然有时候还是会忘,这种时候下必须道歉。而对于求助于别人的事情别人处理完毕,一定要道谢,必要时要抄送对方的上级领导。我经常会收到求助邮件,很多是给了对方结果后就如石沉大海,没有多少人感谢。一般来说,如果下次这个人再找到我,我不会太热心帮助,原因非常简单:其实这是一种沟通礼仪,代表了人的基本素质,如果连这点礼貌都没有而要求对方不断帮忙,我觉得是不正确不适宜的行为。基于此,对自己和部门一直是严格要求的。这超越了邮件处理的范畴,而是其他了。但我认为很重要。