神马文学网公文办理与写作的若干问题
来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/19 21:02:07
一、什么是公文
随着社会的不断发展，在人们长期写作实践中，逐渐地形成了各具特点的诸种文体。每一种文体的写作，都积累了一定的写作知识，尽管这些知识，互相影响，互相渗透，但是它们都有着相对的独立性。公文就是这样一种有其独自特点的应用文体。学习并掌握好这种文体的写作知识，对我们从事机关文字材料的写作，无疑是十分有益的。
（一）公文的含义
大家知道，人们在日常事务中，常常写一些有惯用格式的文章，例如书信、通知、便条、合同、公约等，这些都是我们平常使用的应用文体。我们要说的公文，则是在机关要经常使用的一种应用文体。这里所说的机关，是比较广泛意义的机关，既包括通常所指的党政机关，又包括厂矿、学校、部队等各企事业单位的机关。公文的定义是什么呢？一些有关公文写作的书籍或者辞典说，公文是一个国家的统治阶级，在管理国家、处理各种政务时使用的一种书面文字工具。也有的书籍和辞典说，公文是机关相互往来联系事务的文件。第一个说法，我看不太全面，明显是受了斯大林的影响的。斯大林在《马克思主义与语言学问题》一书中说，“生产的继续发展、阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书”（《斯大林选集》下卷第518页）。应该说，只要人类社会还存在着阶级、存在着国家，这个定义还是有一定的道理的。但如果将来人类社会发展成为马克思所说的，阶级消灭了，国家不存在了，人类社会已经成为马克思说的“自由人的联合体”了，我们就不需要公文了吗？我看公文还是要有的，而且将有新的发展。因此，作为公文，定义在机关管理社会、处理事务时相互往来、相互联系的一种书面文字工具，比较合适。它主要用来发布法规、传达贯彻政策法令、请示答复问题、沟通汇报情况、联系指导布置工作、总结交流经验，以及记载各种活动等。从文章体裁上说，公文是属于说明文范畴的。它是区别于文学文体和科技文体的一种应用文体。
目前，我国各机关、团体、企业、学校、部队等单位经常使用的公文一般分为：上行公文、下行公文、平行公文。上行公文包括：请示、报告。下行公文包括“令、命令、指令；决定、决议；通知；布告、公告、通告；通报；批复。平行公文包括，即指函。此外，象简报、动态、会议纪要、调查报告、会议报告、工作计划、工作总结等，这类应用文体也是机关经常使用的。
（二）公文的由来和发展
公文作为管理国家、处理政务的一种工具，它的使用在我国由来已久。根据已经发现的大量的甲骨文考证，可以知道我国早在公元前十三世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地应用它作为管理国家的工具。西周时期的诰、命、誓一类文件，就是上对下的公文。诰命文件是周王与诸侯用来赏赐、任命和告诫臣工的。这类文件遗留至今的有《尚书·周书》部分，如《大诰》、《洛诰》、《诏诰》、《康王之诰》、《立政》等篇。“誓”是周王朝在兴师作战、讨伐敌人用来誓告军旅的文件，类似今天的动员令、宣言书。后来，由于社会的发展，特别是进入封建社会后，随着封建王朝的多次更迭，封建专制主义的中央集权制不断加强，为了适应中央集权政治以及封建等级制度、封建礼教的需要，又发展并形成了上下左右之间文书往来的一系列繁文缛节。自秦汉至明清期间，上对下的下行公文就发展成为包括：制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨等一、二十个种类。下对上的上行公文，在秦时只有奏一种，到两汉时期又增加章、表、驳议三种，后来也发展成为包括：牒、申、启、呈、笺、题、状、文册、揭帖等多种。官吏或机关之间的平行公文，两汉时称为移文或移书，后来发展又增加有：关、刺、咨、照会等种。鸦片战争后，由于外国资本主义的入侵，清朝统治者所维护的封建公文制度，如行文关系、文件名称、公文形式和称谓，也遭到外国侵略者的摧毁和破坏，随着中国社会的半殖民地化，公文制度也半殖民地化了。1911年辛亥革命后，南京临时政府颁布了一个公文程式条例，专门规定了公文名称和使用范围，废除了几千年来封建王朝所使用的制、诏、诰、刺、题、奏、表、笺等公文名称，表现了革命党人反对封建专制思想，也是公文名称上的一次革命。此后，北洋军阀政府在原南京临时政府所订条例的基础上，经过补充修改，又公布了一个公文程式条例；国民党政府时期先后公布了三个公文程式条例，对公文种类、名称和用法，根据他们的需要，做了若干具体规定。
中国共产党成立后，我们党及其所领导的革命政权，从建立自己的工作机关开始，就相应地有了简单的公文，在各个不同历史时期，充分利用了各种公文形式，为夺取政权和建设社会主义服务。在建党初期和第一次国内革命战争时期，我们党和党所领导下的工会、农会组织，就运用了多种公文形式，如布告、通告、通电、通令、函、信等，公开自己的主张，揭露敌人的本质，号召与组织全国人民向反动统治阶级进行斗争。在第二次国内革命战争时期，无论地下党机关还是农村革命根据地的苏维埃政权机关，都以各自不同特点，发挥公文写作为革命斗争服务的作用。当时，苏维埃政权机关在公文种类上，上级对下级的有命令、指令、指示、决定；下级对上级的有报告书，平行的有信、电等。抗日战争时期，边区政府成立不久，就把改革旧公文、创造新公文程式的问题提到日程上来，并列为当时机关工作的一项迫切任务。1938年4月，晋察冀行政委员会发出了《改革公文程式的理论与实际》的指示信，重点改革了公文的名称和格式。新公文名称规定，上级对下级的有：指示信、复、函、令；下级对上级的有：报告、请示。公文的格式，分别规定为指示信（复、函、令）、报告和请示三种。1942年1月陕甘宁边区政府又颁布了《陕甘宁边区新公文程式》，将公文规定为主要的公文和辅助的公文两种。主要公文规定为命令、布告、批答、公函、呈文五种；辅助公文也规定为指示信、报告、快邮代电、签条、通知五种。命令、布告、批答、指示信为下行文，呈文、报告为上行文，公函、通知为平行文，快邮代电和签条不分上、下、平行，但签条只限于机关内部使用。第三次国内革命战争时期，由于革命形势的发展，机关职能的扩大，事务的增加和各机关联系的加强，原来规定的几种公文名称已经不适应了，因此各机关又增加了一些新的公文名称，归纳起来主要有以下几种：令、训令、指令、指示、决定、布告、批复、通知、通报、呈、报告、函、电。总之，在建国前，我们的党政机关为建立自己的一套新的公文制度，进行了一系列的改革和创新，这为建国后的机关公文工作建立和发展，奠定了很好的基础。
建国后，党和国家对于充分发挥公文作用和加强公文工作给予了高度重视，进行了一系列的改进与健全的工作。1951年中央人民政府政务院颁布了由全国秘书长会议通过的《公文处理暂行办法》，明确指出公文是政府机关宣布和传达政策、法令，报告、商洽、指导工作和交流经验的一种重要工具，详细规定了公文的种类和体式等。为了在公文写作中，端正文风，重视语法修辞，1951年初，中共中央发出了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》。此后，中央人民政府政务院发出《关于学习标点符号的指示》。随着实际工作的需要和公文工作的加强，中共中央和国务院有关部门以后又多次发出指示和决定，提出了进一步统一和改进机关公文工作的具体要求。1955年中共中央批准了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》；1981年国务院办公厅又发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。
（三）公文的种类和格式
1、公文种类
①文件
适用于依照上级有关规定发布实施措施；对重要事项或者重大行动做出决定；对下级机关布置工作, 阐明工作活动的指导原则；宣布重要事项；批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文；奖惩有关项目和人员。
②通知
适用于发布规章制度；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；撤销下级机关不适当的决定；干部任免、机构和人事方面的调整和调动等。
③函
适用于与会外单位商洽工作、询问和答复问题; 对下级请示的批复等。
④请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
⑤报告
适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 提出意见或者建议, 答复上级机关的询问。
⑥电报
适用于在时间紧迫的情况下, 用明电或者密电的形式向有关单位发出公文。
⑦会议纪要
适用于记载和传达会议的情况和议定事项。
⑧电话记录
适用于记录来自上级或外单位需要向领导报告、批示的电话内容。
我们有些同志草拟公文，在呈送领导审批时，不明确标明文件的文种，这是不规范的。
2、公文格式
公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、文件编号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
⑴发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文,主办机关可排列在前。发文机关的名称一般是套红印在公文首页上端。
⑵秘密公文应当根据内容分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”;密级标在公文首页或正文标题的左上角。
⑶本会公文一般分为“平件”、“急件”和“特急件”（含电报的“特提件”）三种。办理紧急公文，办公室必须批注办理时限。“平件”要求在收文后三天内送到文件的阅办人手里，送出三天后开始催办；“急件”（黄色三角标志）要求在收文后一天内送到文件的阅办人手里，送出一天后开始催办；特急件（含电报的“特提件”，红色三角标志）要求收文后立即送到文件的阅办人手里，并要随送随办。其实，我会办公室不管什么文件，除特殊情况外，要求都当天处理完毕不过夜。
⑷文件编号包括机关代号、年份、序号，一般标注在发文机关名称下方居中位置（现在也有些正规公文将文件编号标注在发文机关名称下方的左面位置），普通函件和电报可标注在公文标题右上方位置；联合行文只标明主办机关的文件编号。
⑸上报的公文特别是“请示”, 可根据需要在文件首页标题的右上方印注签发人的姓名。
⑹公文标题一般由发文机关、公文的主要内容、文种三部分组成，如“广东省社会科学界联合会关于召开‘学习党的十六届五中全会精神座谈会’的通知”; 标题中除名称加引号或书名号外，一般不用标点符号。
⑺主送机关是指主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称（“省委宣传部”是规范简称，在省直宣传系统内部行文是可以的，如果是向社会的部门和单位发文就会引起异议。因为“省委宣传部”到底是中国共产党的省委宣传部还是其他党派的省委宣传部，其含义是不清的。主送机关名称位于正文上方，顶格排印。
⑻正文是公文的主体，用于表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
⑼公文附件应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件顺序和名称。
⑽发文机关的署名应用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
⑾成文日期一般署会议通过或者领导签发日期；联合行文署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写年、月、日，位于发文机关署名右下方（退两格）。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
⑿除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,本会公文应当加盖印章。联合上报的非法规性的文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印位置要求在发文机关署名的正中央，上不压正文, 下要压日期。
⒀主题词。根据中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》的要求，文件要标注主题词，主题词位于抄送机关上方。标注主题词是为了便于检索。现在由于电脑技术的发展，检索已经非常方便，因此，很多文件一般都不使用主题词了。主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《广东省社会科学联合会关于进一步加强社科普及工作的通知》，先标类别词“社科”，再标类属词“社科普及”，最后标上“通知”。主题词应按照中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》规范词条标注。
⒁除主送机关外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关都用“抄送”。抄送机关名称标注于印刷版记上方（还有仍然沿用“报”——给上级、“送”——不相隶属的机关、“发”——本单位内部或下级）。
⒂印刷版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
⒃党委系统的公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）。政府系统的用A4型。左侧装订。
二、公文的处理
1、行文规则
⑴机关的行文关系，根据机关的隶属关系和职权范围确定。
⑵向上级机关行文,一般只报送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知, 可以“抄送”或者“报”。
⑶向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。未经上级部门同意或授权，不得越级向更高一级的领导机关请示问题，更不能同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不应直接送领导者个人。
⑷可与同级机关联合行文，如请示等；也可与不同隶属关系的单位在工作联系、业务洽商等方面用函行文。
⑸一般不越级行文，如必须越级行文，应当抄送被越过的机关。本会向下级机关的重要行文,要同时报送省委宣传部。在一般情况下，本会不对市、县党委部门发布指示性文件。
⑹在报刊发表的公文, 如已注名不另行文, 则应视为正式公文依照执行。
2、公文办理
⑴公文的收发。公文的办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
⑵公文的登记。凡是公文（包括我们自己起草的文稿、与上级领导或其他部门协商的白头件），无论是收、发、传递都应按类别顺序进行登记,以便查找和使用。
⑶拟办意见。需要办理的公文,首先由办公室的办文人员提出拟办意见，然后经办公室领导审核后送有关业务处室办理。紧急公文,办公室应批注办理时限。
⑷公文的承办。主办公文的处室应高效率地处理公文,不得延误、推诿。特殊情况需延时应将原因告办公室和分管的领导，重要的公文还要以阶段性报告报对上级部门。
⑸公文的审批。处室对公文提出办理意见或拟出文稿后应连同原文送回办公室，由办公室呈领导审批。审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。
⑹公文的催办。送领导批示或者交有关业务处室办理的公文,办公室文秘科要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应及时了解和反馈执行情况。
⑺公文的签发。凡以单位名义发出的、需全省系统贯彻执行的重要文件、请示、报告、函件、通知一把手或者一把手委托的副职签发。特别重要的要经党委（党组）会议讨论。一般的、涉及面不广的请示、报告、函件、通知，可由分管的领导签发。如领导已有明确批示的简单公文，可由办公室主任签发。
⑻公文的审稿。起草各类文件必须使用文件稿纸（现在已经大量使用电脑打印稿）,做到字迹清楚、格式规范。草拟、修改和签批公文, 用笔用墨必须符合存档要求,不得在文稿装订线外书写（即在稿纸的天、地、右侧书写，在左侧书写则不规范）。办公室文秘科和其他处室负责公文处理工作的人员,要认真把好文件的审稿关和校对关。对要求发文的文稿, 在审稿时一般应做到“七查”:
一查是否需要批转发文。根据工作的需要、领导的意图和文稿的内容,看文稿是否需要批转发文。凡是通过电话或面谈能解决问题的,就不书面发文,但要做好电话记录或谈话记录;凡可发函件或电报的,就不正式发文;凡与过去发的文件内容相似,没有新见解、新经验、新措施、新办法的,就不重复发文;几个部门起草的文稿，内容相同可合并发的,就不单独发文。
二查与上级机关和本会以及与本会平行机关已发的文件精神有无矛盾抵触。文稿的基本精神和所提的方针、政策性意见,应与党和国家已发布的方针政策、法律法令和有关规定相一致;凡与本会以及与本会平行机关已发布的有关规定有矛盾的,应提出是否需要修改或废止以前的规定。
三查政策界限是否明确。凡文稿中出现该划界限而没有划以及政策界限规定过严、过宽、繁琐、笼统等情况的,应提出修改或退回文稿的起草单位（人）。
四查措施是否切实可行。对文稿提出的措施和要求是否明确具体,是否符合实际,是否行得通、由谁执行，怎么执行,执行期限等规定是否恰当、涉及有关部门的问题是否已经征得同意等问题进行把关。
五查文字的表达、标点符号的使用是否准确,各章节段落、条款之间有无矛盾和错漏。文稿结构的层次序数，第一层为“一、”, 第二层为“(一)”, 第三层为“1.”，第四层为“(1)”。公文中的编号应用仿宋3号字,公文中的题目应用标宋2号字, 公文中的正文用仿宋3号字,公文中的主题词用黑体3号字;公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
六查文稿的审批手续是否完备,包括文稿是否经过来文单位的领导审阅、重要的文稿是否经过领导的讨论和签发等。
七查格式是否符合规范,包括文稿是否准确体现发文机关同受文机关的关系,文种和行文的语气是否恰当,主送机关和抄送机关、紧急程度和密级定得是否准确等。
⑼公文印制,由办公室文秘组统一负责。以单位名义发出的文件、材料（无论任何处室起草的），须经单位领导审批后由办公室主任签印；除办公室以及《细则》规定的部门外，其他处室不能以单位的名义发出的函件、材料。一般说，以机关单位的名义或者单位办公室的名义发出的文件才可视为正式文件，单位内部其他组成机构发出的文件不能视为正式公文。未经审批和签印的文稿,办公室文秘组不予编号，打字室不安排打印, 保密室不给予盖章,一律退回重新办理。
⑽文件的校对。原则上谁起草谁负责;文件印制完成后, 必须将经领导修改、审定、签发、签印的底稿和3份正式文件办公室存档。
⑾公文的复制。上级机关下发的公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经领导或办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。秘密级（含秘密级）以上的公文不得采用未安装加密装置的计算机、传真机传输。未经领导或办公室主任批准的公文、信息和材料，不得自行在“国际互联网”(INTERNET)上上载。
3、公文的立卷、归档和销毁
⑴公文的立卷。公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文的领导修改稿、定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
⑵公文的归档。应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷, 要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便保管和利用。
联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
⑶公文的销毁。没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和办公室主任批准, 可以定期销毁。销毁秘密公文, 应当进行登记,由二人监销;保证不丢失、不漏销。
4、行文程序
因各单位的实际情况不同，行文的程序、流程也有所不同。这里，我还是以我会的行文程序为例，说明应根据本单位的实际情况制定行文程序的必要性。
⑴上行文
第一，向上级机关报送的公文，须经本单位领导审定；除有关上级领导直接交办的外，一般不直接送上级领导个人。
第二，向上级机关的行文，只能报送一个上级机关或一位领导同志。如需同时报送“省委、政府”或“省委办公厅、政府办公厅”的公文，只送省委或省委办公厅，不再另送政府或政府办公厅。“请示”类的公文不使用“并报”这种行文形式。“工作报告”类的公文如需报送相关的上级机关或领导，用“抄送”的形式。
第三，省委办公厅处室（如信访处、综合督查处）、省委宣传部的处室以及其他部委办虽然不是上级单位，但他们转来的有关省委、省政府领导的批示，办理情况应及时回复这些单位，不直接报送省有关领导。
⑵下行文
第一，可与同级机关联合发文。一般情况下，不与非同级机关联合发文。
第二，一般不越级行文，如必须越级行文，应抄送被越过的机关。本会向下级机关的重要行文，要同时抄送省委宣传部。有的还要抄送主管意识形态工作的省委副书记、常委宣传部长。
第三，除省委或省委办公厅直接交办外，本会不对市、县党委、政府发布指示性文件。
第四，本会会内的办文呈批件原则上不得复印、传真给下属呈报单位。
⑶平行文
同级机关之间相互行文，一般以函件为主。
三、公文的写作
公文的写作是件非常严肃的事情，因此，必须十分注意写作的质量。公文的质量如何直接关系到机关工作的效率，关系到党和国家方针政策的贯彻执行。凡是具有较高质量的机关文字材料，都对提高机关工作效率，推动事业的发展起着积极有效的作用。相反，如果文字材料的质量不高，不仅是个浪费，甚至贻误工作。因此，要下功夫提高写作质量。
1、写好公文的几点主要要求
一是在政治上必须正确，要准确地表达、体现党和国家方针、政策、法令的精神，在政治上同中央保持一致；
二是在业务上必须符合科学性，符合工作规律，不讲外行话；
三是必须密切结合实际，有针对性，不无的放矢，不言之无物；
四是必须符合规定的体式，不违背规范，不张冠李戴；
五是文字表达必须层次清楚，词意准确，语言精练，合乎逻辑和语法。
要使公文的写作真正达到以上几点要求，并非一蹴而就的事情，它同其他文章写作一样也必须经过一定修养、训练、学习和实践，没有一个不断的、反复的过程，要提高写作质量是困难的。以上五点，前四点我不再多说，确实要靠大家平常的练习。第五点中的文字表达，特别是公文的一些专用语，我准备多说几句。公文的一些常用事务性词汇，或者叫公文专用语，反映了公文的行文关系和工作程序。它在公文中虽然时常出现，但并未形成固定的语言程式，可以根据需要灵活运用。这些专用语主要包括：
开端用语：根据、查、兹、为了（为）、关于、按照（遵照、依照）等。开端用语主要用来表述引文的目的、依据、范围，或用来表述时间，或作为发语词。
称谓用语：本（会）、你（会）、该（会）、我（会）。这四个称谓，第一人称用本（会）、我（会），第二人称用你（会），第三人称用该（会）。使用时没有等级色彩，上下级均可据情使用。有人为对上级部门或第三人称部门表示尊重，使用“贵部”、“贵局”的提法，这是一般用于对友党或党外人士的，党内中用这个称呼反而不规范。
经办用语：经、业经、兹经。经办用语说明工作处理过程，表明处理时间及前后情况。如，经召集有关部门研究，······。某某方案，业经市委批准，······。关于某某同志的问题，兹经调查······。
引叙用语:前接、近接、悉。引叙用语是引叙来文时的用语。如，前接你会来电，关于某某问题······。你会某年某月某日某字某号请示悉。
期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟请、希。期请用语是用以表达公文作者的期望、请求的。即请查照，在给同级机关了解、存查或办理某事的函中，用于文件之末尾。希即遵照，在上级指示下级机关有关某事使其遵照执行时用于末尾。拟请，带有协商语气。请，希，上下级可通用。
表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可、可发、不发、留用、存档。照办、同意、不同意，上下级均可通用。可行、不可，多用于上级机关之行文。
征询期复用语：征询用语有，当否、是否可行、可否、是否同意；期复用语有，请批示、请核示、请回复、请指示。这两种用语经常放在一起使用。常用于请示、报告的末尾。如，当否，请批示。有时，根据工作需要，可略有变化。如请上级批转的报告，可写作：如无不妥，请批转某某单位参照执行。一般工作中的请示或报告的结尾部，都写有这种征询期复用语，但用意略有不同。一般请示或请示性的报告，写这种用语，是名副其实地要求上级给予“批示”、“回复”，而一般汇报性的报告，写这种用语，只是表示客气、尊敬之意罢了。
综述过渡用语：为此、对此。综述过渡用语，往往用在开头的总叙之末，用以连接以下分叙，起过渡作用，或者叫做承前启后的连接作用。如，[开头]某某问题，如何如何。对此，特提出以下几点意见：……。
结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（通报、函复）。这里所说的结尾用语，是指一般公函和有些通知、批复、通报的结尾语，不是所有公文的结尾语。为盼、为荷，一般用于平行机关的行文，带有期望、加强语气的意味，不表客气。“特此通知”之类，只是加强语气，根据情况，可用，也可不用。
2、几种主要机关公文的特点
⑴批复
批复是上级机关答复下级机关请示的一种下行文，它只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：
一是下行性。它只能由上级机关对下级机关使用。
二是针对性。批复是针对下级机关的请示而写的，下级请示什么，上级就批复什么，不能离开所请示的问题答非所问。也不能含糊其辞、模棱两可，同意就同意，不同意就不同意。请示是一事一请示，批复也应一请示一批复，不能搞“综合批复”。批复既要根据现行政策作答，又要照顾请示的问题，因此内容比较单纯，针对性极强。失去针对性，就不成为批复了。
三是及时性。批复请示件应当十分及时，因为下级有问题解决不了或无权解决，才向上级请示，有时所请示的问题非常急迫，所以上级批复请示件要及时研究，否则就会误事。如果对请示的问题实在没有时间研究，应该先去函电告知，否则长期拖压，超过一定期限，下级就会认为默许了，这将会给工作带来被动局面。
四是制约性。这就是说上级对下级请示所作的批复有一定的制约力，下级必须照办，不允许顶着不办，这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复的权威性、制约性在所有文种中是比较突出的一种。
五是实践性。批复的目的在于指导下级工作。要体现上级机关工作的领导与指导作用，必须在表明态度以后，概括地说明方针、政策以及执行中注意的事项。
⑵会议通知
一是结构要完整。会议通知一般应由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间、联系人及电话等部分组成，缺一不可。
二是内容要全面。会议通知的内容一般应具备十个要素：①会名；②开会时间；③地点；④会议任务；⑤议程；⑥参加人员范围；⑦参加人数；⑧入场凭证（车证）；⑨报到时间及地点（必要时附上简要地图）；⑩与会人员须携带的文件材料或其他要求事项。这些内容必须无遗漏地写清楚，否则，就会使人产生疑问。
三是事项要清楚。通知中所交代的每一事项，都应明确清楚、一目了然，切忌含糊不清。例如，开会时间不能只写某月某日，还要写明上午或下午某时某分。又如与会人员不能笼统写成“有关负责同志”，应写明出席对象、职务，人数等。
四是文字要简练。会议通知不是文艺作品，也不同于政论文章，它具有简明扼要、开门见山的特点。因此，拟写时必须用词准确、合乎语法、言简意明、意尽言止、切忌冗长累赘。
五是通知要及时。会议通知要适当地提前发文，以免临阵忙乱。如果事情严重，时间紧迫，可注明“紧急通知”，以提请到会单位和与会者的注意。如果因种种原因，会议通知要一发再发，就要注明根据什么原因要重新发通知，而且要写明上次通知的标题、文号是什么，这次通知修改了什么，并要明确指出除了修改部分，其余与上次通知相同不变。
⑶公函
一是公函的称谓。即发文对象（收函单位）的名称，写全称或规范的简称。在标题之下，正文之前，顶格书写。
二是公函的正文。包括开头、主体、结尾三部分内容。
开头部分，如果是某机关主动发函给另一单位，就要说明去函的原因；如果是针对来函给予复函，就要首先引用对方来函的标题或发函编号，或概括来函提出的主要问题，然后写明对此经过研究后给予答复。
主体部分，如果是主动去函，就要陈述自己的要求，写明请求对方协办什么事情，或者将有关信息告知对方；如果是答复对方来函，就要针对来函提出的问题，表明自己的态度，把自己的意见、办法、要求等叙述明白。如不同意对方的意见，或不能满足对方要求，还需写清理由，作出解释，望对方谅解。
结尾部分，如果是去函，而且要求对方回复，可用“盼复”、“请研复”、“请复函”等语结束；如果回答对方来函，可用“此复”、“特此函告”、“特函复”等语结尾。
为了提高办文效率，一般应附上有关的复印件。
三是公函的行文。公函行文时，要有完整的公文制作规格，有版头、版尾、编写年号。公函因为主要用于平行机关或不相隶属的机关之间，因此，在撰写时，要注意态度坦诚，语气平和，措辞严谨，切忌使用指示、命令语言。
⑷报告
报告主要有综合报告、专题报告、例行报告、调查报告、会议报告。报告和请示的主要区别是：报告一般是事后或事情进行当中行文，请示则要事前行文；请示需要上级批复，报告则不一定批复。报告与请示比较相同的是在格式上，只是报告要在标题的结尾处写明“报告”二字；在正文写完后，要另起一行写：“以上报告当否，请指示”，如需上级机关批转，可写“以上报告如无不妥，请批转各地执行”。这里主要讲讲综合报告、专题报告、例行报告：
综合报告突出的难度是，既要综合各方面的情况，又要容于有限的篇幅之中，这是一个比较特殊的矛盾。要处理好这个矛盾，需要努力做到：一是必须突出重点。这里所说的重点，一般指影响全局，或上级领导机关经常关心的事情，或本地区、本单位具有普遍指导意义的经验教训和倾向性的问题等。抓住这个重点来写，也就反映了一般，使人看后留下深刻印象。二是必须搞好综合分析。搞好综合分析，是写好综合报告的关键。因为只是把客观的多方面的情况、问题，简单地罗列起来，势必造成冗长、庞杂，缺乏条理性。只有把所有打算纳入报告的情况和问题，综合到一起，然后认真地加以分析，从中找出本质性、规律性的东西来，才能创出新意。三是要注意处理好点面关系。综合报告为了说明问题，除了要有一些必要的、面上的概括情况外，往往要引证一些点上材料，以增强说服力。只有面上情况，没有点上的情况，报告就显得干瘪、不具体；如果只有点上情况，没有面的情况，报告就显得零碎，不概括。如果使用点上的情况没有代表性，还会造成以点代面，以偏概全的错误，影响上级机关全面、正确地了解情况。四是要努力发现新情况、提出新问题，总结新经验。
专题报告是机关比较常见的一种上行公文。专题报告与综合报告的主要区别是汇报的情况和反映的问题专一，一篇专题报告就是反映某一方面的情况和问题。写专题报告一是要不失时机。只有及时，对领导机关掌握情况，指导工作才有意义。否则时过境迁，再作报告也就意义不大了。二是一事一报。三是不能带请示事项。报告一般不作批复，如带请示事项，就会误事。需要请示的事宜要另用“请示”行文。
例行报告就是由于工作性质或工作需要，下级机关定期地、连续地向上级机关所作的报告。主要有日报、周报、旬报、月报、季报。
⑸请示
要写好请示起码要做到两点：一是必须搞清楚请示问题的原由。这是提出请示的依据，也即必要性。这个问题写不清，请示就缺乏坚实的基础。写这部分内容容易出现的毛病是，“原由”往往写不准确、不充分。有的追溯时间过长，拉长了篇幅，显得累赘。二是努力提出恰当的意见供上级机关作出正确的判断和抉择。这部分写不好，就会影响上级机关对你请示问题的判断力。此外，写请示还要注意：第一，要一事一请示；第二，不要搞多头请示；第三，不能越级请示，必须越级的，应当抄报越过的机关；第四，联合请示要搞好会签，最好是有统一的意见和要求。如果有不同意见，必须将不同的意见以及本单位意见反映清楚，以供上级部门参考。
机关公文当然不只这五种，但这五种是我们最常用又经常发生错误的文种，希望大家多加注意。
3、机关公文写作中一些常见的问题
⑴篇幅冗长。有的报告动辄一、二万字，文中套话连篇，空洞无物。长而空不好，短而空也不好，关键是要有实际内容。现在的问题是写长文章易，写短文章难。鲁迅说过：写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。这句话至今依然是我们的警句。
⑵照抄照搬。据我所知，现在一些单位照抄照搬上级文件已经达到了这样一种可悲的地步，将上级文件中的主送机关和落款机关名称改一下就发出去，这简直就是消极怠工。
⑶观点模糊。表现在向上级写报告、请示工作，叙述情况，若明若暗，分析问题含含糊糊；向下发通知、作规定，政策界限不清，模棱两可，下级无法贯彻执行。
⑷政策矛盾。主要表现在现职的干部不了解自己部门过去发出过什么文件、上级有过什么精神，其他业务部门有过什么政策规定就轻易规定政策，下发文件，结果造成政出多门，政策矛盾，使下级难以执行。
⑸不合语法。一是搭配不当。如：“改革的成败，关键在于领导要破除旧观念”。主语部分是从“成”、“败”两个方面说的，而谓语部分只讲“破除旧观念”一个方面，主谓搭配不当。应将“成败”改为“成功”，或者主语部分不动，谓语部分中的“要”字改为“能否”二字。二是成分残缺。如：“通过三讲学习，使领导班子成员提高了思想觉悟”。该例滥用介词“通过”，造成了主语残缺。如果把“通过”二字去掉，句子就没有毛病了。如果保留“通过”二字，就应该去掉“使”字。三是词语位置不当。如“要教育广大树立远大理想，把自己的青春应该献给祖国和人民”。这是助动词“应该”的位置不当，如果将“应该”二字放在“把”字前边就对了。
⑹滥用省略和简称。
⑺文种不分、明密不分。文种不分主要是前面讲过的请示与报告不分，综合报告与专题报告不分，工作情况报告与调查报告不分，会议情况报告与会议纪要不分；明密不分，就是将密电用明电发出，或者本来可用明电的，却偏要加个机密上去，贻误了工作。
⑻行文关系不顺。主要表现在：一是行文关系混乱。重大问题不以省社科联的名义上报，而以办公室(秘书科)或业务处（科）室的名义上报；主报省委宣传部的文件只报给主管的部领导，不报送省委宣传部；请示件中一文数事，急事慢事易事难事混合上报；上报文件的主送机关不明确，或多头主送，等等。这些问题都会影响公文处理的效果，给工作造成不应有的损失；二是上下行文党政不分，该向党委行文的却向政府行文，反过来一样；三是不平行单位联合行文，如省社科联和下属学会联合行文；四是不对口行文，在没有上级部门授权的情况下，向政府部门或下一级党委、政府下文（函件除外）。
⑼行文口气不当。主要表现在用语不当，向上级请示问题后，公文末尾用“请尽快解决”，甚至下命令般地要求何时答复。我接到一个下级单位来的请款公文，首页赫然盖上一行黑字：一个月内不答复将视作同意处理。有的单位对平行单位行文时下达任务：于何月何日前将办理结果报我单位。其实，上述情况应用：请考虑为盼、请函复、请将处理结果函告我单位，等等。
⑽越级请示。主要有三种情况：一是县(市、区)直接向省报送请示；二是县(市、区)直接向省委省政府领导报送请示；三是处室越过分管领导直接向一把手报送请示、报告、意见、材料，以为这样越级容易解决问题，其实，效果正相反，有时甚至造成领导之间的猜疑和矛盾。
⑾上报时间延误。除非特殊情况，一般都要尽早上报，以免影响批复而误事。
⑿不按时限办文。前面已经说过，公文一般分为平件、急件和特急件三种。按照规定，平件按一般情况办理，送出三天后开始催办；急件要加紧办理，送出一天后开始催办；特急件要随送随办。现在普遍存在的问题是缺乏办文时限意识，没有按照有关规定办理。特别对于一些平件，拖的时间较长，到后来，平件也拖成为急件了。
另外，有些单位在上报的请示件中不盖公章；有的单位用传真件做为正式公文处理，甚至申请拨款或请示时效性并不强的事情；有的单位的请示或报告不是先送到办公室，而是直接交给有关业务处室，等等。以上这些情况，都是不规范或不正确的，不利于办文工作。各处室都应与办公室共同把关，杜绝这些不规范的做法。
上述问题，在日常的办文工作中并不少见，必须引起我们的重视，予以纠正，要注意做好以下三个方面的工作：
首先，要认真贯彻落实办文制度。中办《中国共产党机关公文处理条例》，是当前和今后指导党的机关公文处理工作的基本准则。《条例》包括丰富的内容，涉及到公文处理的方方面面。我会根据《条例》要求，结合社联自己的实际情况，经过党组会议批准，已经制定出省社科联公文处理实施细则（试行）。针对当前存在的问题，希望大家注意把握好以下几个原则：一是严格按照《细则》规定精减文件，可发可不发的文件坚决不发，可长可短的文件要短。二是公文内容要实在，措施办法要可行。照搬照抄上级文件内容的公文，内容没有新意或措施失当的公文，都应杜绝。三是严格按规范程序办文。要注意克服请示和报告混用、越级行文、超出职责范围行文等做法。特别要严格公文上报程序，要逐级请示，一级请示一级。当然，在特殊情况下，可以越级请示，但越级请示的同时，须将请示抄送直接上级机关。这里讲的特殊情况有三种情况：一种是指重大的、紧急的、不越级请示就可能误大事的事项；一种是被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；第三种是与直接上级机关意见分歧，一时难以协调，但又急于处理的事项。除此之外，正常情况都要按请示的原则，逐级请示。
其次，要注意提高公文处理的质量和效率。一方面要制订规范的公文处理程序，建立健全高效的公文处理机制。另一方面，要做好把关工作。办公室与业务处室之间要进一步加强沟通和协调，重视文件审核工作，严格把好文件的政策法规关、内容协调关、体例格式关、文字质量关。各处室负责办文工作的同志要以高度的政治责任感和饱满的工作热情，发挥积极主动性，切实提高自己的政治思想水平和政策水平，提高自己的公文处理和写作能力。
第三，要注意提高办公自动化的能力。随着社会的发展，信息量的增多，办公室要处理的公文量也越来越大，这就要求我们必须注意提高办公自动化的能力，尽快掌握办公自动化网络操作知识和技术，通过网上公文处理，提高办文效率。