开发与项目管理

实验七  开发计划与项目管理

一、  实验目的

1．  了解IT项目管理的基本概念和项目管理核心领域的一般知识；

2．  初步掌握Microsoft Project项目管理应用。

二、  实验环境

安装有Microsoft Project Professional 2003软件的计算机。

三、  背景知识

1．所谓项目管理。

项目管理是指对于一个项目要实现的目标，所要执行的任务与进度及资源所做的管理，它包含了如何制定目标、安排日程，以及跟踪及管理等。

项目管理也可以定义为：将知识、工具和技术应用于项目的各项活动中，以实现或超过项目干系人的要求和期望(PMBOK)。这一定义不仅强调了使用专门的知识和技能，还强调项目管理中各参与人的重要性。图6-7是项目管理概念的框架示意图，其中的关键要素包括项目干系人、项目管理知识领域以及项目管理工具和技术。

图 6- 7项目管理框架

图6-7中，项目干系人(相关人员)是指参与项目或受项目活动影响的个人和组织，包括项目发起人、项目组、协助人员、顾客、使用者、供应商，甚至是项目的反对人。人们的需要和期望在项目开始直至结束都是非常重要的。

知识领域是指项目经理必须具备的一些重要的知识和能力。图6-7的中间表示项目管理的九大知识领域。

项目管理的四大核心知识领域是指范围、时间、成本和质量，这是因为在这几个方面会形成具体项目的项目目标。

·  项目范围管理(SM)是确定和管理为成功完成项目所要做的全部工作。

·  项目时间管理(TM)包括项目所需时间的估算，制定可以接受的项目进度计划，并确保项目的及时完工。

·  项目成本管理(CM)包括项目预算的准备和管理工作。   

·  项目质量管理(QM)是要确保项目满足明确约定的或各方默认的需要。

四大项目管理辅助知识领域包括人力资源管理、风险管理和采购管理。之所以称其为辅助知识领域，是因为项目目标是通过他们来实现的。

·  项目人力资源管理(HM)关心的是如何有效地利用参与项目的人。

·  项目沟通管理(COM)包括产生、收集、发布和保存项目信息。

·  项目风险管理(RM)包括对项目相关的风险进行识别、分析和应对。

·  项目采购管理(PM)是指根据项目的需要从项目执行组织外部获取和购进产品和服务。

Project为项目管理提供了灵活的协作计划与项目追踪的能力，并且可以将项目的所有信息有效地传达给项目有关的人员。

Project可以从所有项目管理九个知识领域的角度来帮助用户实施项目管理，但它主要还是用来辅助项目范围、时间、成本、人力资源和沟通的管理。而用户能用好Project工具的条件是，他必须理解项目管理的基本概念。

Project能够实现的项目管理的部分功能包括：

1)范围管理：使用的是WBS技术。Project能方便地对项目进行分解，且项目分解的层次可达到5万个以上，还可以在任何层次上进行各种信息的汇总。

2)时间管理：使用的最主要技术就是关键路径法(CPM)。Project最强大的功能就是进度计划管理，它为用户提供了多种方法，以在已经分解的工作任务之间建立相关性，按CPM的规则计算每个任务和项目的开始、完成时间，每个任务的时差，自动计算并指出关键路径。Project中还提供了其他多种时间管理的方法，如甘特图、网络图、日历图等，并且能够实现项目的动态跟踪。

3)成本管理：“自底向上费用估算”技术使得项目费用的估算更为准确， Project还可以与其他技术结合，用挣得值评价技术对项目进展进行评价。

4)人力资源管理：包括“责任矩阵”、“资源需求直方图”、“资源均衡”等，它可以帮助用户做好资源的合理分配，进行资源的工作量、成本、工时信息的统计等工作。

5)沟通管理：丰富的视图和报告为项目中的不同人员提供了所需的信息， Project Central和电子邮件则为沟通提供了渠道。项目经理可以通过这两个渠道来分配任务，更新任务信息，询问或上报任务完成情况。

6)集成管理：就是对整个项目的范围、时间、费用、资源等进行综合管理和协调，而Project是一个良好的项目集成管理工具。

事实上，Project并没有覆盖项目管理的全部技术，但它的确包含了项目管理的多方面的、重要的技术和方法。使用Project，能够改善项目管理的过程，提高管理水平，更好地实现项目的目标。

（1）                                               Project范围管理：

（1）       创建一个新的项目文件。

为创建一个新的项目文件，可按以下步骤执行：

步骤1：进入Project系统。从“文件”菜单中单击“新建”命令，屏幕显示空白项目操作界面。

步骤2：从“项目”菜单中单击“项目信息”命令，弹出“项目信息”对话框，如图6-8所示。

图 6- 8 “项目信息”对话框

可以在“项目信息”对话框中设置项目日期、选择日历和浏览项目统计信息。项目的默认日期就是创立文件的日期。默认的文件名是项目l，项目2，以此类推。

步骤3：在“开始日期”的文本框中输入或选择日期，例如2004年1月31日，然后单击“确定”按钮。保留当前日期作为默认值。

步骤4：从“文件”菜单中单击“属性”命令,在“项目属性”的“摘要”对话框中输入项目标题、主题、作者、经理、单位等：在“标题”文本框中输入“项目跟踪数据库项目”，在“作者”文本框中输入你的姓名等，单击“确定”。

步骤5：从“文件”菜单中单击“保存”命令。在文件名框中输入dbscope,在预先设置好的文件夹中保存dbscope文件。

(2)创建工作分解结构(WBS)

可以将项目任务输入Project，从而形成一个工作分解结构(WBS)。在使用 Project之前应先创建WBS，这样可以更容易地将任务输入到Project的工作表格中。利用表6-1中的信息来为“项目跟踪数据库”项目创建WBS图，操作步骤如下：

步骤1：打开“项目跟踪数据库”项目文件dbscope。

步骤2：从第一行开始，在工作表格的“任务名称”栏中，按表6-1中的内容顺序输入30个任务的名字。如果偶然跳过了一项任务，可以选择“插入”菜单的“新任务”命令，得到空白行并输入内容。

表6-1项目跟踪数据库的任务

  序号

    任务

序号

    任务

    l

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    ll

    12

    13

    14

    15

项目启动

启动任务

与项目发起人的启动会议

研究类似项目

草拟项目要求

同发起人和其他项目干系人一起检查项目要求

制订项目章程

签署合同

编制任务计划

创建WBS

估算工期

分配资源

决定任务关系

输入成本信息

预览甘特图和PERT图

    16

    17

    18

    19

    20

    2l

    22

    23

    24

    25

    26

    27

    28

    29

    30

同项目干系人一起检查计划

执行任务

分析任务

设计任务

执行任务

控制任务

状态报告(作为循环任务输入)

输入项目实际信息

浏览报告

如果有必要，调整计划

结束任务

准备最后项目报告

向项目干系人提交最后项目

总结项目经验和教训

项目结束

步骤3：调整任务名称栏的大小，显示任务栏内全部内容。

这种WBS分离任务是以项目启动、计划、执行、控制和收尾这样的项目过程为基础的。WBS应该包括项目要求的所有工作，而不是仅仅包括那些需要执行的任务。

对于一个实际项目来说，为了更好地描述制造项目产品所包含的工作，应该提供更多的有关执行任务的具体细节。例如，任务分析也许要包括数据库实体关系图，以及用户界面开发的指导思想。设计任务也许包括准备原型、考虑用户反馈、录入数据和测试数据库。执行任务也许包括安装新的硬件和软件、培训用户、以及项目文件归档等。

(3)创建摘要任务

 WBS任务输入之后，第二步是创建摘要任务。本例中的摘要任务就是表中的任务2(启动任务)、9(计划任务)、17(执行任务)、2l(控制任务)和26(结束任务)。可以用突出的显示方式来创建摘要任务，同时相应的子任务呈现缩排形式。

创建摘要任务的操作步骤是：

步骤1：缩排任务3至任务8，将它们标识为子任务。从任务3的文本开始，按住鼠标左键并拖动至任务8的文本，选中这6行任务文本。

步骤2：在格式工具栏上单击“降级”按钮，子任务(任务3至任务8)就被缩排了，注意此时任务2自动变为黑体，标志它是一项摘要任务，同时甘特图中的摘要任务符号也由蓝线变为带箭头的黑线，表示任务开始和结束日期。

步骤3：接着，按相同步骤，为任务9、17、2l和26创建子任务和摘要任务。即缩排任务10到16；缩排任务18到20；缩排任务22到25；缩排任务27到29。也可以对一项任务使用“升级”按钮，把它从子任务改变为摘要任务。可以使用Tab键和Alt+Tab键来对任务进行降级和升级。

在完成任务输入，创建摘要任务和子任务之后，项目文件如图6-9所示。

图 6- 9显示所有任务、区分摘要任务和子任务的项目文件

（2）                                               Project时间管理

2、  根据模拟的题目输入任务工期。

使用项目时间管理功能的第一步，是输入任务工期或者任务开始的特定日期。输入的工期和特定日期将会自动更新甘特图。如果要做关键路径分析，还必须设置任务之间的依赖关系。在输入任务工期和依赖关系之后，就能看到PERT图和关键路径信息。

    (1)输入任务工期

    每输入一个任务，Project会自动分配一个默认的工期“l天”。要想改变默认工期，可在“工期”栏目中输入任务估计工期。工期长度单位符号包括：

d=天

w=星期

m=分钟

h=小时

    例如，若一个任务工期为1个星期，可以在工具栏中输入1w等。

    输入时间估计和工期必须遵守下列规则：

    1)不要为摘要任务输入工期，摘要任务工期是基于子任务工期自动计算的。

    2)要把一个任务标记为里程碑，可对其输入零工期。

    3)对于周期性任务，例如每周的会议，每月的状态报告等，可从“插入”菜单中选择“周期性任务”命令，输入任务名称和工期。Project将会根据项目工期和要求发生的周期性任务的数量自动插入于任务的恰当位置。

    4)可以输入一项活动的开始日期和结束日期来代替输入工期。

    接着，在“项目跟踪数据库”项目中设置任务日期，创建一个周期性任务和输入日期。首先将任务22的“状态报告”作为周期性任务。其次，为其他任务输入工期。

    将任务22(状态报告)设置为周期性任务的操作步骤是：

    步骤1：在“任务名称”栏中单击“状态报告”，选择任务22。单击“插入”菜单中的“周期性任务”命令，弹出“周期性任务信息”对话框，如图6-10所示。

图 6- 10 设置“周期性任务信息”

    步骤2：在“任务名称”文本框中输入“状态报告”，在“工期”文本框中输入l小时，在“重复发生方式”组中选择每周，从每周下拉列表中选择“每一”，在日期选项中选择“周三”，在“重复范围”框中输入从“2004年1月31日”到“2004年5月28日”。

    步骤3：单击“确定”。Project在“任务名称”这一栏中插入了一个新的“状态报告”子任务。注意这一新的子任务是粗体，且在任务名称左边有一个加号和提示标记。

    步骤4：右键单击第二个状态报告子任务的序号(任务40)并选择“删除”命令，删除原来的状态报告任务，这样就只有一个状态报告子任务，即循环任务。

    这时，屏幕显示如图6-ll所示。注意到循环任务在甘特图上显示出相应的日期。可扩展和折叠时间刻度，来查看循环任务。

图 6- 11 设置了循环任务的项目文件

    根据表6-2给出的信息，录入其他任务的工期。因为已经录入了循环任务的工期，循环任务自动地往各周项目状态报告里增加了几行(23行到39行)。

    单击表格中“工期”列的相应行，可键入任务工期。例如第一项任务，就录入0d，然后回车。

表6.2 项目跟踪数据库任务的工期

  序号

    任务

  工期(天)

    前置任务

    l

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    lO

    ll

    12

    13

    14

    15

    16

    17

    18

    19

    20

    2l

  22～39

    40

    4l

    42

    43

    44

    45

    46

    47

项目启动

启动任务

  与项目发起人的启动会议

  研究类似项目

  草拟项目要求

  同发起人和其他项目干系人检查项目要求

  制订项目章程

  签署合同

编制任务计划

  创建WBS

  估算工期

  分配资源

  决定任务关系

  输入成本信息

  预览甘特图和PERT图

  同项目干系人一起检查计划

执行任务

  分析任务

  设计任务

  执行任务

控制任务

状态报告(作为循环任务输入)

输入项目实际信息

预览报告

如果有必要，调整计划

结束任务

  准备最后项目报告

  向项目干系人提交最后项目

  总结项目经验和教训

项目结束

    O

    l

    5

    3

    l

    l

    O

    5

    5

    4

    2

    3

    l

    l

    20

    30

    20

    60

    60

    l

    3

    l

    2

    0

 1

 l

 3

 4

 5

 6

 7

 8

 8

 10

 10

 lO

 lO

 13

 11,12,13,15

 16

 16

 18

 19

 8

 8

 8

 8

 8

 20

 20

 44

 45

 46

  (2)任务依赖关系

  要想用Project自动调整进度计划并进行关键路径分析，则必须确定任务之间的依赖关系。Project提供了创建任务依赖关系的3种方法：第一，使用“常用”工具栏的“链接任务”按钮；第二，使用数据录入表中的前置任务列；第三，在甘特图上单击并拖动具有依赖关系的任务符号。

    如果用“链接任务”按钮创建依赖关系，则先选中相互关联的任务，再单击“链接任务”按钮。例如，如要创建任务1与任务2之间的完成-开始依赖关系，可单击l行任一单元格，并拖到第2行，然后单击“链接任务”按钮，默认的链接方式就是“完成-开始”。在“项目跟踪数据库”的例子中，所有任务都采用这种依赖关系。

    当用数据录入表中的“前置任务”列创建依赖关系时，需要输入相关信息。可在数据录入表的“前置任务”列中键入前置任务的任务行号。例如，表6.2中的任务2的前置任务的行号为l，则在“前置任务”列中的相应位置录入l，表示任务2在到任务l结束后才能开始。

    也可以在甘特图上单击并拖动具有依赖关系的任务符号来创建任务依赖关系。例如，单击任务1的里程碑符号，按住鼠标按钮，并拖到任务2的摘要任务栏符号以创建依赖关系。

    下一步，使用表6-2中的信息为所示的任务录入前置任务。通过在“前置任务”列中录入前置任务，就创建了一些依赖关系；其他依赖关系是用“链接任务”图标创建的。

    为链接任务和建立依赖关系，可按以下步骤操作：

    步骤1：调整屏幕拆分条，显示出“前置任务”列。

    步骤2：单击任务2的前置任务单元格，键入l然后回车。对任务3～47重复这一过程来输入前置任务。注意，录入任务依赖关系时，甘特图会发生相应的变化，显示出一个新的进度计划。

    如果正确地录入了所有的任务，项目应该在2004年6月16日结束。完成上述工作后，单击“常用”工具栏的“缩小”按钮调整(折叠)时间刻度，再单击“打印预览”按钮，屏幕显示如图6．12所示。

    任务依赖关系反映了一项任务是如何与另一项任务的开始或完成相互联系的。通过有效地使用依赖关系，可以变动关键路径，并缩短项目进度。

    为要改变依赖关系的类型，可按以下步骤进行：

    步骤1：双击具有前置任务的任务。弹出“任务信息”对话框。

    步骤2：单击“前置任务”标签。

    步骤3：单击“类型”列的第一个单元格，然后单击列表箭头来查看和选择新的依赖关系类型。

    可以通过“前置任务”的“延隔时间”列向一个依赖关系录入超前或滞后时间。超前时间是具有依赖关系的任务之间的重叠。例如，如果任务B在其前置任务A完成一半时开始，就可以规定一个具有50％超前于后续任务的完成-开始依赖关系。超前时间用负数表示。增加超前时间也被称为赶工，它是压缩项目进度的一种方法。