不可小瞧的库存查询功能

在ERP中，查询功能用的最多的非仓库管理模块莫属。我接触过的ERP软件业不少，但是，不同的ERP软件，在仓库管理的查询功能上，设计的有好有坏。好的ERP系统，设计的库存相关报表非常实用，也非常易于操作，提供的信息也比较简便。但是，有些小的ERP系统，在这方面，还有待改进。

　　下面，我总结一下库存查询的相关经验，或许，能够给大家一点帮助。

　　一、库存错了咱们办？查询历史交易记录。

　　根据我的项目经验，任何客户管理的再好，也难免有出错的时候。而库存的准确率不仅仅只跟一个部门有关，其关系到采购、生产、仓库等多个相关的部门。所以，库存难免有不准确的时候。库存不准，固然问题重大，但是，若不能够迅速查找出问题出在哪里，则问题更加重大。因为不能查清问题所在，即使把库存改正确了，也不能够保证下次不再犯类似的错误。

　　所以，就要求ERP系统有个快速方便的功能，能够迅速查找出该材料的历史出入库记录，并且，可以关联到相关的单据，方便用户进行核对。

　　有些ERP系统，不能在同一个窗口中查询所有的跟材料出入库相关的交易记录。如可能一次查询时，只能查看所有的入库记录或者出库记录。这就设计的不合理。

　　一般我发现某个原材料库存数量有误，在查询时，要能够实现以下功能。

　　1、输入这个原材料的编号或者名字，要能够查询出这个材料的所有交易记录。如该材料的进货记录、生产部门的领料记录，等等。还要包括库存调整记录、内部移库记录、盘点记录等等，总之是跟库存数量有关的交易，都要能够显示出来。

　　2、要支持分段查询。如现在是10月份，我要查询7、8、9月份的库存交易明细。这一般软件都可以实现，没有什么难度。但是，我要知道，9月31日到时的库存情况，或者8月15日那个时点的库存情况，就有点困难。而这个固定时点库存的查询功能，是我们迅速发现问题的一个很重要的工具。

　　3、我们查询到某条记录时，还要能够根据这个报表迅速找到可能有问题的原始单据。这最简单的方法，就是根据这个报表的特定字段可以直接打开这个单据查看具体信息。而不是先复制这个单号，然后再打开相关窗口，去查询单据。如此，太费事。

　　二、原材料不足如何办？替代品等关联查询。

　　在实际生产中，我们常会遇到某种原材料缺料的情况。遇到这种事情时，我们是停止生产直到材料补齐呢？这显然会影响生产计划，可能导致交货不及时。遇到类似的情况是，我们会查询库存，看看该材料有没有其他的替代品。

　　所以，在库存查询中，要有这个功能。如我看到过一个ERP系统，其这方面设计的非常的不错。其在查询某个材料的库存时，旁边有个按钮“查询替代品”库存，按一下这个按钮，其就可以自动查询出该材料所有替代品的库存数量，而且，若有多个替代品的话，还会列出其替代的先后顺序。这个功能非常的实用。用户在查询时，就不用先去查找这个材料有哪些替代品，然后再一个个的去查询库存，然后，再确定该用哪个材料来替代。

　　在一般企业中，是否允许该材料进行替代往往由销售员来决定。而销售员对于该材料到底有哪些替代料并不熟悉。所以这个替代品的关联查询对他们来说，利益特别大。不用物料管理员先把数据导出来后，再发给业务员看。业务员可以一步到位，直接在系统中查询相关信息。

三、未来预计进货查询。

　　有时候，我不仅要知道我现在库存中有多少材料，用户还想知道，在未来的几天内，企业还可能收到哪些材料。这个资料，对很多人来说，都是非常有用的。

　　如对于进货检验人员，他们可以根据这份资料做进货检验的相关准备工作。如安排检验人员、安排检验设备等等。而不用货已经到公司大门口的时候，再临时抱佛脚。

　　如对于仓库人员，他们也可以根据进货数量的多少安排卸货人员及相关的工具。而不用到收货了，才发现人手不够或者工具没有准备无法卸货等等。

　　如对于生产人员，他们也关心自己的货能否及时到达。因为货若不能及时到达，就会影响他们的生产计划。所以，一般生产部门会有专门人员跟踪物料的到料情况。若现在有这份报表，则他们根据这份报表内容，就可以方便的去跟踪物料的到货情况。

　　当然，原材料是如此，成品预计完工也是如此。也要有相关的报表，能够查询到公司自己生产的半成品、成品的预计入库情况。

　　另外，未来预计进货还分为好几种情况。如采购已经下了采购单的，或者已经订了一揽子合同还没下采购单等等，又或者生产部门已经下了物料请购单而采购还没下采购单等等，这些情况，要能够在报表中都显示出来。我见过一款ERP系统，其是利用预计进货量、预计请购量、预计采购量等数量来表示这些情况的，我觉得就非常的好。用户查询起来，也特别的方便。其实，从ERP原理上来说，有十二大量，来表示企业生产经营过程中发生的数量管理。这是一个非常复杂的模型，不过，确实能够非常清晰的表示出企业库存数量的变动情况。

　　四、库存分配量查询。

　　库存帐上某领料有一万个库存，是否表示这些零件我都可以拿来用呢？当然不是。因为这些零件可能已经被分配给其他生产订单了或者已经被某个客户预订了。若我们现在拿来用的话，虽然可以解决眼前的问题，但是，很可能影响到其他的生产订单。

　　所以，我们在库存查询时，还需要一个功能，就是可以查询出这个零件的分配情况。通俗的话，就是要能够知道这个零件有没有被其他订单所预定，若有的话，分别是哪些订单留用了。如此的作用是，在有必要的情况下，可以方便物料计划员作出调整，释放一些不急订单的材料占用。也就是我们通常说的订单之间的材料挪用。虽然在一般情况下，是不赞成接单生产的企业，进行订单之间材料的挪用的，但是，在不得已的时候，我们也只好为之。而系统要能够提供这个功能，可以给用户方便的查询到，该库存被哪些订单所留用了，如此，他们就可以方便的作出判断。

　　这对成品也适用。我在项目实施过程中，经常碰到客户这样的问题。如我本来该批成品是为某个客户准备的，但是，现在另外一个客户，也下了订单而且其订单交期比较急，也提供了比较有吸引力的价格。客户衡量利弊后，决定把该库存成品发给另外一个客户。如此的话，销售人员就要查询该产品库存，同时，要知道该产品原先是下给哪个客户的，如此销售人员就可以根据这些资料作出正确的判断。

　　这个功能一般是要跟批号管理结合，才能做到。不过值得庆幸的是，现在很多ERP系统也已经都提供了批号管理的作业。

　　五、其他单据库存关联查询。

　　不仅要有独立的报表能够查询出库存数量，而且，在一些相关单据上，还要能够实时显示出库存数量。如在领料单上，还要能够显示出当前原材料库存的实时数量；如客户下订单的时候，在系统中要能够显示出该产品当前的可用库存；如采购员做生产计划、下采购单时，也要能够显示当前对应产品的库存信息。这对于用户进行相关的操作，是非常有帮助的。他们不用再去查询库存，就可以知道这些内容。

　　以上这些查询功能或许不起眼。有不少客户，平时没接触过这些功能还好，但是，以前使用过这些功能的人，现在要是这个功能没了，他们就觉得特别的不习惯。我以前有一个客户，由于ERP系统升级时存在一个漏洞，在领料时不能显示当前的库存数量。他们在领料时，就非常的不方便，天天吵着让我尽快解决。我说你们以前没有这个功能不是照常用吗。他们反驳我说，以前没汽车的时候，骑自行车照样上班；现在有汽车了，就不想骑自行车上班了。确实如此。

　　所以，我们不要小瞧这些查询功能。虽然只是查询，不会给ERP系统带来实际的影响，但是，确会给我们的工作带来质的改善，可以大大提高我们的工作效率；同时，也会减少用户操作系统时出错的几率。故，企业用户在选择ERP系统的时候，要关注这些功能。

来源：eNet硅谷动力