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来源：百度文库 编辑：神马文学网 时间：2024/04/26 06:44:59

[原创]个人知识管理实践（1）——使用GTD思想管好你的邮件

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作为个人知识的一个部分，邮件在我们的日常沟通中起到了重要的作用。但随着工作内容的增加，SPAM的泛滥，可能很多人都会面临邮件管理的问题。根据GTD的思想，我自己实践了一套邮件管理的方法，下面做一下简单的分享。由于自己工作的量级有限，希望能够抛砖引玉，跟大家一起探讨邮件管理的方法。另外说明一点，这篇文章只专注于邮件的管理，不涉及邮件的写法和礼仪。1．多个账户的管理据统计，国内的网民，每个人有4-6个邮箱账户，但邮箱越多越难管理，所以我将自己的若干个账户都停用，只保留三个账户：公司邮箱、私人沟通邮箱和网络注册专用账户。（1）关于公司的邮箱，顾名思义，只用于工作中与同事和客户的沟通，名片上也是这个。再此，提示一点，外出参会的时候，不要随意的发名片，很容易被EDM公司收去，然后每天给你发几十封垃圾邮件！那就杯具了。（2）私人邮箱，这个很有必要。很多童鞋只记住了一定要减少邮箱，所以将私人沟通的邮件也用公司的邮箱发。这样很危险！为什么用危险这个词呢？首先，用公司的资源做自己的事，一方面会显得自己很不“专业”；另外，据我所知，很多公司是对邮箱监控的，还有不要以为大公司就不会做这种事情。如果你不想让自己的隐私泄露，就申请专门用于私人沟通的邮箱。（3）网络注册专用账户，这个真的很有用。网络很大，什么样的公司都有。今天你用邮箱注册了他们的网站，明天早上可能收他们发给你的垃圾邮件。所以配备一个注册专用邮箱账户，相当于十个反垃圾邮件过滤器。不过，再次提醒一下，注册时习惯用的密码最好不要跟邮箱的一样，或许有些好奇的网管会抽空看看你的邮箱有点什么稀奇的东西，所以千万要小心，不要给他们可乘之机。  2．使用GTD的思想管理邮件GTD的核心思想是什么？清空大脑，将杂事（工作、琐事的统称）整理分类，使自己专注到现在要处理的事物上，最终达到无压工作。(更多GTD思想请参考我的时间管理专题方面的文章)在我们的邮箱中，收到的邮件代表我们要处理的事物，所以管控的重点应当是收件箱。很多人的收件箱，打开后像一个堆满了杂物即将倾泻的储物柜，几千封的邮件列表，有处理过的，有待处理的，有没看的，如下图，面对这么多处理和待处理的邮件，很难说心情会轻松到哪里去。 下面我以工作邮件为例，在Outlook环境中，介绍一下我的GTD邮件管理方法。 第一步：设置邮件分类分类的维度很多，主要取决于你自己工作的环境。由于我的工作内容主要是以项目为中心额，所以我的分类维度是时间+项目，具体分类如下图： （1）过往的邮件单独存档。一般一年以前的邮件很难再被用到，所以放到存档邮件，下面设2009年、2010年……。（2）将自己的主业放到首位，并做细分。我的主业是知识管理部的工作，所以，加上个“！”，自然就到最上面了。目录的细分最好不要超过3层，否则查阅的时候就麻烦了（3）副业工作、临时工作全放到“其他事宜”，同样做细分。这样做的好处是，即使你的杂事再多也不会冲淡你的主要目标。（4）对于常规性的定制邮件设置规则，定向到[周期邮件]。这些邮件一般是每天或每周发给你，邮件地址固定，直接在邮箱终端的设置中，设定收到后就转到指定目录，查找方便。邮箱规则的设定，路径为菜单栏【工具】-->【规则和通知】（5）使用【重要通知】专门存放公司的下发的条文、文件。如公司的活动通知、规章、人事任命等等通知。这个很重要，所以单独放。
第二步：处理邮件并放入分类时间管理专题方面的文章）对于邮件的处理，我采用的是“2分钟原则”。（这里会用到GTD时间管理方法，请参考我的（1）对于随手就可以处理掉的邮件（<2分钟），马上处理掉，处理完毕后，马上将邮件拖放到分类中。（2）对于需要大量时间来处理的邮件，安排到自己的任务清单中，将这些工作整合到GTD时间管理体系中，然后根据任务清单来安排时间处理。当处理完毕后，再将收件箱中对应的邮件拖放到相应的分类最终处理的原则是，一定要不断的清空你的收件箱！如果你长期坚持这么处理邮件，那么你的收件箱会跟我的一样，“整个世界都清静了”！  3．邮件的检索当然，在工作中，还是不可避免的需要回头查看之前的邮件，通常使用的方法只有两种，分类查找和直接检索。（1）分类查找。之前已经有了比较细的分类，如果想找某封邮件，只要到相应的分类中，按照收件时间排序、按照发件人排序。一般我会首先按发件人排序找，因为涉及一个项目的人，通常不会有很多人，很容易就找到要找的邮件了。（2）善用搜索工具。一般outlook2007和其他的一些邮件工具都会内置邮件的搜索，如果你对邮件的主题或内容有较清晰的记忆，使用关键字搜索会事半功倍。另外，使用Googledesk也可以全文检索邮件，也很好很强大。 以上是使用outlook的邮件终端作为示例工作邮件，对于其他类型的邮箱和邮箱终端也可以使用类似的方法管理。如果将这个方法精炼一下，可以概括为：“分类—清空—检索”。 

 

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